Symud ymlaen i arhosfan arall o'n taith "Yn ôl i'r Hanfodion", heddiw byddaf yn dweud mwy wrthych am reoli eich taenlenni. Byddwch yn dysgu sut i rannu, symud a diogelu eich data yn Google Sheets.

5>

Fel rwyf wedi crybwyll eisoes yn fy erthygl flaenorol, prif fantais Google Sheets yw'r posibilrwydd i nifer o bobl weithio gyda'r byrddau ar yr un pryd. Nid oes angen e-bostio'r ffeiliau na dyfalu pa newidiadau a wnaed gan eich cydweithwyr bellach. Y cyfan sydd angen i chi ei wneud yw rhannu dogfennau Google Sheets a dechrau gweithio.

Sut i rannu ffeiliau Google Sheets

1. I ganiatáu mynediad i'ch tablau, pwyswch y Rhannu botwm ar gornel dde uchaf tudalen we Google Sheets a nodwch enwau'r defnyddwyr hynny a fydd yn gweithio gyda'r tabl. Penderfynwch a ydych am roi'r hawl i'r person olygu neu wneud sylwadau ar y tabl neu ddim ond i weld y data:

   

2. Beth sy'n fwy, gallwch gael dolen allanol i'ch tabl a'i anfon at eich cydweithwyr a'ch partneriaid. I wneud hynny, cliciwch Cael dolen y gellir ei rhannu yng nghornel dde uchaf y ffenestr rannu.
3. Ymhellach, os cliciwch y ddolen Advanced yn y gornel dde isaf o'r un ffenestr, fe welwch y gosodiadau Rhannu datblygedig :

   

   Yna, fe welwch nid yn unig yr un ddolen y gellir ei rhannu, ond hefyd y botymau i rannu'r Ffeil Google Sheets ar gyfryngau cymdeithasol.

4. Deoddi tano mae rhestr o'r rhai sydd eisoes â mynediad at y bwrdd. Os cliciwch yr opsiwn Newid , byddwch yn gallu newid y statws preifatrwydd o Cyhoeddus i Unrhywun â'r ddolen neu i Pobl benodol .
5. Gall pob person rydych yn rhannu'r tabl gyda nhw weld y ddogfen yn ddiofyn. Er mwyn iddynt allu ei olygu, dylech ddefnyddio'r opsiwn Gwahodd pobl o'r gosodiadau uwch lle rydych chi'n rhoi eu henwau neu gyfeiriadau ac yn gosod y math mynediad priodol. Os byddwch yn ei hepgor, bydd yn rhaid i'r defnyddwyr ofyn am fynediad pan fyddant yn dilyn y ddolen i'r ffeil.

   Awgrym. Gallwch benodi perchennog newydd y ffeil drwy glicio'r eicon gyda saeth yn pwyntio i lawr wrth ymyl ei enw a dewis Is perchennog.

6. Yn olaf, mae opsiynau Gosodiadau perchennog yn galluogi cyfyngu ar nifer y gwahoddiadau yn ogystal â gwahardd llwytho i lawr, copïo ac argraffu'r tudalennau ar gyfer y rhai na chaniateir iddynt wneud unrhyw newidiadau yn y tablau.

Sut i symud Google Spreadsheets

Ni fu erioed mor hawdd cadw'r ffeiliau. Nid oes angen i chi wneud unrhyw beth arbennig i arbed y newidiadau mwyach. Mae Google Sheets yn arbed y data yn awtomatig gyda phob newid a wneir. Gawn ni weld sut i gadw'r ddogfen gyfan i Google Drive.

• Mae'r holl ffeiliau yn cael eu storio yng nghyfeiriadur gwraidd Google Drive yn ddiofyn. Fodd bynnag, gallwch greu is-ffolderi yn Google Drive a threfnu eich prosiectau yn yffordd fwyaf cyfleus. I symud y tabl i unrhyw ffolder arall, dewch o hyd i'r ddogfen yn y rhestr, de-gliciwch arni a dewiswch yr opsiwn Symud i .
• Ffordd arall yw clicio ar y ffolder icon yn union pan fyddwch yn golygu'r tabl:

  

• Wrth gwrs, gallwch hefyd llusgo a gollwng y dogfennau yn Google Drive fel y gwnewch yn y Windows File Explorer.

Sut i ddiogelu celloedd yn Google Sheets

Pan fydd gan lawer o bobl fynediad at eich dogfennau, efallai y byddwch am ddiogelu'r tabl, y daflen waith neu'r ystod o gelloedd.

"Am beth?", gallwch ofyn. Wel, efallai y bydd un o'ch cydweithwyr yn digwydd i newid neu ddileu'r data yn ddamweiniol. Ac efallai na fyddant hyd yn oed yn sylwi ar hynny. Wrth gwrs, gallwn bob amser weld y fersiwn neu'r hanes golygu celloedd a dadwneud y newidiadau. Ond bydd yn cymryd peth amser i edrych trwy'r rhestr gyfan ac, ar wahân, bydd yn canslo gweddill y newidiadau "cywir". Er mwyn osgoi hynny, gallwch ddiogelu'r data yn Google Sheets. Gawn ni weld sut gallwn ni wneud i hynny ddigwydd.

Amddiffyn y daenlen gyfan

Gan ein bod ni eisoes wedi ymdrin â sut i roi mynediad i'ch tablau a pha hawliau y gallwch chi eu rhoi i'r defnyddwyr, yr un cyntaf darn syml o gyngor fyddai hyn - ceisiwch caniatáu i weld y tabl yn lle golygu . Felly, byddwch yn lleihau nifer y newidiadau anfwriadol i'r lleiafswm.

Amddiffyn dalen

De-gliciwch y tab taflen waith a dewis Amddiffyncynfas. Sicrhewch fod y botwm Taflen eisoes wedi'i wasgu:



Awgrym. Nid oes angen y maes Rhowch ddisgrifiad , er byddwn yn argymell ei lenwi i gofio beth a pham y penderfynoch chi amddiffyn rhag y newidiadau.

Gweld hefyd: Datganiadau Excel Nested IF - enghreifftiau, arferion gorau a dewisiadau eraill

Awgrym. Gallwch ganiatáu golygu celloedd arbennig o'r tabl yn unig drwy wirio'r opsiwn Ac eithrio rhai celloedd a mynd i mewn i'r celloedd neu'r ystodau o gelloedd.

Y cam nesaf fyddai addasu'r gosodiadau ar gyfer y defnyddwyr. Pwyswch y botwm glas Gosod caniatadau :



>
• Os dewiswch y botwm radio Dangoswch rybudd wrth olygu'r amrediad hwn , bydd gan bawb sydd â mynediad i'r ffeil fynediad i'r daflen hon hefyd. Unwaith y byddant yn ceisio newid rhywbeth byddant yn cael rhybudd am olygu'r amrediad gwarchodedig a bydd yn rhaid iddynt gadarnhau'r weithred. Ar yr un pryd, fe gewch e-bost gyda'r gweithredoedd mae eich cydweithwyr yn eu cyflawni yn y ddogfen.
• Os dewiswch y botwm radio Cyfyngu pwy all olygu'r amrediad hwn , bydd rhaid i chi rhowch bob defnyddiwr unigol a fydd yn gallu golygu'r daflen waith.

O ganlyniad, fe welwch eicon y clo clap ar dab y daflen waith sy'n golygu bod y ddalen wedi'i diogelu. De-gliciwch y tab hwnnw a dewiswch yr opsiwn Diogelwch Dalen unwaith eto i'w ddatgloi:

Bydd y cwarel gosodiadau yn ymddangos i chi newid y gosodiadau neu dileu'r amddiffyniad trwy glicio ar y sbwrieleicon bin.

Amddiffyn celloedd yn Google Sheets

I amddiffyn celloedd penodol yn Google Sheets, dewiswch yr ystod, de-gliciwch arno a dewiswch Amddiffyn ystod :

Byddwch yn gweld cwarel gosodiadau cyfarwydd ac yn gallu gosod y caniatadau angenrheidiol.

Ond beth os mewn amser y byddwch yn anghofio beth sydd wedi ei warchod a phwy all cyrchu'r data? Dim pryderon, gellir cofio hyn yn hawdd. Dewiswch Data > Dalennau ac ystodau gwarchodedig o brif ddewislen Google Sheets:

Dewiswch unrhyw un o'r ystodau gwarchodedig a golygu'r caniatâd, neu dilëwch y diogelwch trwy glicio ar eicon y bin sbwriel .

I grynhoi'r cyfan, hyd yn hyn rydych wedi dysgu sut i greu mwy nag un taflen waith gyda thablau, eu storio mewn ffolderi gwahanol, eu rhannu ag eraill a diogelu cell yn Google Sheets heb ofni colli na llygru unrhyw darnau pwysig o wybodaeth.

Y tro nesaf byddaf yn cloddio'n ddyfnach i rai agweddau ar olygu'r tablau ac yn rhannu rhai agweddau rhyfedd ar weithio yn Google Sheets. Welwn ni chi felly!