Presúvame sa na ďalšiu zastávku našej cesty "Späť k základom", dnes vám poviem viac o správe tabuliek. Dozviete sa, ako zdieľať, presúvať a chrániť svoje údaje v tabuľkách Google.

Ako som už spomínal v predchádzajúcom článku, hlavnou výhodou tabuliek Google Sheets je možnosť, aby s tabuľkami pracovalo niekoľko ľudí súčasne. Už nemusíte posielať súbory e-mailom ani hádať, aké zmeny vykonali vaši kolegovia. Stačí zdieľať dokumenty Google Sheets a začať pracovať.

Ako zdieľať súbory hárkov Google

1. Ak chcete udeliť prístup k tabuľkám, stlačte tlačidlo Zdieľať Tlačidlo v pravom hornom rohu webovej stránky Tabuľky Google a zadajte mená používateľov, ktorí budú s tabuľkou pracovať. Rozhodnite, či daná osoba bude mať právo upravovať tabuľku alebo ju komentovať, alebo len zobrazovať údaje:

   

2. Navyše môžete získať externý odkaz na svoju tabuľku a poslať ju kolegom a partnerom. Ak to chcete urobiť, kliknite na Získajte zdieľateľné prepojenie v pravom hornom rohu okna zdieľania.
3. Ak ďalej kliknete na Pokročilé odkaz v pravom dolnom rohu toho istého okna, zobrazí sa rozšírené Nastavenia zdieľania :

   

   Tam sa zobrazí nielen rovnaké zdieľateľné prepojenie, ale aj tlačidlá na zdieľanie súboru tabuliek Google na sociálnych sieťach.

4. Priamo pod ním sa nachádza zoznam tých, ktorí už majú prístup k tabuľke. Ak kliknete na Zmena budete môcť prepnúť stav súkromia z Verejnosť na Ktokoľvek s odkazom alebo na Konkrétni ľudia .
5. Každá osoba, s ktorou zdieľate tabuľku, si môže dokument štandardne prezerať. Aby ho mohla upravovať, mali by ste použiť príkaz Pozývajte ľudí možnosť z rozšírených nastavení, kde zadáte ich mená alebo adresy a nastavíte príslušný typ prístupu. Ak ju vynecháte, používatelia budú musieť požiadať o prístup, keď budú nasledovať odkaz na súbor.

   Tip. Nového vlastníka súboru môžete určiť kliknutím na ikonu so šípkou smerujúcou nadol vedľa jeho mena a výberom možnosti Is owner (Je vlastník).

6. Nakoniec, Nastavenia vlastníka možnosti umožňujú obmedziť počet pozvánok, ako aj zakázať sťahovanie, kopírovanie a tlač stránok pre tých, ktorí nesmú vykonávať žiadne zmeny v tabuľkách.

Ako presunúť tabuľky Google

Ukladanie súborov ešte nikdy nebolo také jednoduché. Na uloženie zmien už nemusíte robiť nič špeciálne. Tabuľky Google ukladajú údaje automaticky pri každej vykonanej zmene. Pozrime sa, ako uložiť celý dokument na Disk Google.

• Všetky súbory sú predvolene uložené v koreňovom adresári služby Disk Google. V službe Disk Google však môžete vytvárať podpriečinky a usporiadať svoje projekty tak, ako vám to najviac vyhovuje. Ak chcete tabuľku presunúť do iného priečinka, stačí nájsť dokument v zozname, kliknúť naň pravým tlačidlom myši a vybrať Presun do možnosť.
• Ďalším spôsobom je kliknúť na ikona priečinka priamo pri úprave tabuľky:

  

• Samozrejme, môžete tiež ťahanie a púšťanie dokumentov v službe Disk Google rovnako ako v Prieskumníkovi súborov systému Windows.

Ako chrániť bunky v tabuľkách Google

Ak má k vašim dokumentom prístup veľa ľudí, možno budete chcieť chrániť tabuľku, pracovný hárok alebo rozsah buniek.

"Načo?", pýtate sa možno. Nuž, môže sa stať, že niektorý z vašich kolegov omylom zmení alebo odstráni údaje. A nemusí si to ani všimnúť. Samozrejme, vždy si môžeme pozrieť históriu verzií alebo úprav buniek a zmeny vrátiť späť. Ale prejsť celý zoznam zaberie nejaký čas a okrem toho sa zruší zvyšok "správnych" zmien. Aby ste tomu predišli, môžete údaje chrániť v službe GoogleListy. Pozrime sa, ako to môžeme uskutočniť.

Ochrana celej tabuľky

Keďže sme sa už zaoberali tým, ako udeliť prístup k tabuľkám a aké práva môžete používateľom udeliť, prvá veľmi jednoduchá rada by mala znieť takto - pokúste sa umožniť zobrazenie tabuľky namiesto jej úpravy . Takto znížite počet neúmyselných zmien na minimum.

Chráňte list

Kliknite pravým tlačidlom myši na kartu pracovného hárka a vyberte možnosť Ochranný list. Uistite sa, že List tlačidlo je už stlačené:

Tip. Zadajte opis Pole nie je povinné, hoci by som ho odporúčal vyplniť, aby ste si pamätali, čo a prečo ste sa rozhodli chrániť pred zmenami.

Tip. Môžete povoliť úpravu len konkrétnych buniek tabuľky začiarknutím políčka Okrem niektorých buniek a zadanie buniek alebo rozsahov buniek.

Ďalším krokom bude úprava nastavení pre používateľov. Stlačte modré tlačidlo Nastavenie oprávnení tlačidlo:

• Ak vyberiete Zobrazenie upozornenia pri úprave tohto rozsahu prepínač, budú mať všetci s prístupom k súboru prístup aj k tomuto listu. Akonáhle sa pokúsia niečo zmeniť, dostanú upozornenie o úprave chráneného rozsahu a budú musieť akciu potvrdiť. Zároveň dostanete e-mail s akciami, ktoré vaši kolegovia v dokumente vykonajú.
• Ak vyberiete Obmedziť, kto môže upravovať tento rozsah prepínač, budete musieť zadať každého používateľa, ktorý bude môcť upravovať pracovný hárok.

V dôsledku toho sa na karte pracovného hárka zobrazí ikona visiaceho zámku, čo znamená, že hárok je chránený. Kliknite pravým tlačidlom myši na túto kartu a vyberte položku Ochranný list možnosť ešte raz odomknúť:

Zobrazí sa panel nastavení, v ktorom môžete zmeniť nastavenia alebo odstrániť ochranu kliknutím na ikonu koša.

Ochrana buniek v tabuľkách Google

Ak chcete chrániť konkrétne bunky v hárkoch Google, vyberte rozsah, kliknite naň pravým tlačidlom myši a vyberte možnosť Rozsah ochrany :

Zobrazí sa vám známy panel nastavení a budete môcť nastaviť potrebné oprávnenia.

Ale čo ak časom zabudnete, čo je chránené a kto má k údajom prístup? Žiadne obavy, dá sa to ľahko pripomenúť. Stačí vybrať Údaje> Chránené listy a rozsahy z hlavnej ponuky aplikácie Tabuľky Google:

Vyberte ktorýkoľvek z chránených rozsahov a upravte oprávnenia alebo odstráňte ochranu kliknutím na ikonu koša.

Ak to všetko zhrnieme, doteraz ste sa naučili vytvárať viacero pracovných hárkov s tabuľkami, ukladať ich do rôznych priečinkov, zdieľať ich s ostatnými a chrániť bunky v tabuľkách Google bez strachu zo straty alebo poškodenia dôležitých informácií.

Nabudúce sa budem hlbšie venovať niektorým aspektom úpravy tabuliek a podelím sa o niektoré zvláštne aspekty práce v tabuľkách Google. Dovidenia!