Переходячи до наступної зупинки нашої подорожі "Назад до основ", сьогодні я розповім вам більше про управління електронними таблицями. Ви дізнаєтеся, як ділитися, переміщати та захищати свої дані в Google Таблицях.

Як я вже згадував у своїй попередній статті, головною перевагою Google Таблиць є можливість одночасної роботи з таблицями кількох людей. Більше не потрібно пересилати файли електронною поштою або здогадуватися, які зміни внесли ваші колеги. Достатньо надати спільний доступ до документів Google Таблиць і почати роботу.

Як надати спільний доступ до файлів Google Таблиць

1. Щоб надати доступ до своїх столів, натисніть кнопку Поділитися у правому верхньому куті сторінки Google Таблиці та введіть імена тих користувачів, які будуть працювати з таблицею. Вирішіть, чи надавати людині права на редагування або коментування таблиці, чи тільки на перегляд даних:

   

2. Крім того, ви можете отримати зовнішнє посилання на вашу таблицю та надіслати його своїм колегам і партнерам. Для цього натисніть Отримайте посилання, яким можна поділитися у правому верхньому куті вікна спільного доступу.
3. Далі, якщо натиснути на кнопку Просунутий в правому нижньому кутку цього ж вікна, ви побачите розширену Налаштування спільного доступу :

   

   Там ви побачите не тільки те саме посилання, яким можна поділитися, але й кнопки, за допомогою яких можна поділитися файлом Google Таблиць у соціальних мережах.

4. Прямо під ним знаходиться список тих, хто вже має доступ до таблиці. Якщо ви натиснете на кнопку Зміна ви зможете переключити статус конфіденційності з Громадськість до Всі, хто має посилання або до Конкретні люди .
5. За замовчуванням документ може переглядати кожен, кому ви надаєте спільний доступ до таблиці. Для того, щоб він міг його редагувати, необхідно скористатися кнопкою Запрошуємо людей в додаткових налаштуваннях, де ви вводите їхні імена або адреси та встановлюєте відповідний тип доступу. Якщо ви пропустите цю опцію, користувачі повинні будуть запитувати доступ при переході за посиланням на файл.

   Порада: Ви можете призначити нового власника файлу, натиснувши на іконку зі стрілкою, спрямованою вниз, поряд з його ім'ям і вибравши пункт "Є власником".

6. Нарешті, Налаштування власника опції дозволяють обмежити кількість запрошень, а також заборонити завантаження, копіювання та друк сторінок для тих, хто не має права вносити будь-які зміни в таблиці.

Як перенести електронні таблиці Google

Збереження файлів ще ніколи не було таким простим. Більше не потрібно робити нічого особливого, щоб зберегти зміни. Google Таблиці зберігають дані автоматично при кожній зміні. Розглянемо, як зберегти весь документ на Google Диск.

• За замовчуванням всі файли зберігаються в кореневому каталозі Google Диску. Однак ви можете створювати в Google Диску підпапки і розташовувати свої проекти найбільш зручним для вас способом. Щоб перемістити таблицю в будь-яку іншу папку, просто знайдіть документ в списку, клацніть по ньому правою кнопкою миші і виберіть пункт "Перемістити". Перейдіть до варіант.
• Інший спосіб - натиснути на кнопку значок папки безпосередньо при редагуванні таблиці:

  

• Звичайно, ви також можете перетягування документів в Google Диску, як це робиться у Провіднику файлів Windows.

Як захистити комірки в Google Таблицях

Коли багато людей мають доступ до ваших документів, ви можете захотіти захистити таблицю, аркуш або діапазон клітинок.

"Навіщо?" - запитаєте ви. Ну, хтось із ваших колег може випадково змінити або видалити дані. І навіть не помітити цього. Звичайно, ми завжди можемо переглянути історію редагувань версії або комірки і скасувати зміни. Але це займе деякий час, щоб переглянути весь список і, крім того, скасує решту "правильних" змін. Щоб уникнути цього, ви можете захистити дані в GoogleПростирадла. Давайте подивимося, як ми можемо це зробити.

Захистіть всю електронну таблицю

Оскільки ми вже розглянули, як надавати доступ до ваших таблиць і які права ви можете надати користувачам, перша дуже проста порада буде такою - спробуйте дозволити перегляд таблиці замість редагування Таким чином, ви зведете кількість ненавмисних змін до мінімуму.

Захистити аркуш

Клацніть правою кнопкою миші на вкладці робочого аркуша і виберіть Захисний лист. Переконайтеся в тому, що Лист кнопка вже натиснута:

Порада. Введіть опис поле не є обов'язковим, але я б рекомендував його заповнити, щоб пам'ятати, що і чому Ви вирішили захистити від змін.

Порада. Ви можете дозволити редагування тільки певних комірок таблиці, встановивши прапорець За винятком певних осередків та введення клітинок або діапазонів клітинок.

Наступним кроком буде налаштування параметрів для користувачів. Натисніть синю кнопку Встановити дозволи кнопку:

• Якщо ви обираєте опцію Показувати попередження при редагуванні цього діапазону всі, хто має доступ до файлу, матимуть доступ і до цього аркуша. При спробі щось змінити вони отримають попередження про редагування захищеного діапазону і повинні будуть підтвердити дію. Одночасно з цим ви отримаєте лист на електронну пошту з діями, які виконують ваші колеги в документі.
• Якщо ви обираєте опцію Обмежте, хто може редагувати цей діапазон вам потрібно буде ввести кожного користувача, який зможе редагувати аркуш.

В результаті на вкладці аркуша з'явиться значок замка, що означає, що аркуш захищено. Клацніть правою кнопкою миші на цій вкладці і виберіть пункт Захисний лист можливість ще раз його розблокувати:

З'явиться панель налаштувань, де ви зможете змінити налаштування або зняти захист, натиснувши на значок кошика.

Захист комірок в Google Таблицях

Щоб захистити певні комірки в Google Таблицях, виділіть діапазон, клацніть по ньому правою кнопкою миші і виберіть Діапазон захисту :

Ви побачите знайому панель налаштувань і зможете встановити необхідні дозволи.

Але що, якщо з часом ви забудете, що саме захищено і хто може отримати доступ до даних? Не хвилюйтеся, про це можна легко згадати. Просто оберіть Дані> Захищені листи і діапазони з головного меню Google Таблиць:

Виберіть будь-який із захищених діапазонів і відредагуйте дозволи, або видаліть захист, натиснувши на іконку кошика.

Підводячи підсумок, можна сказати, що ви навчилися створювати кілька робочих аркушів з таблицями, зберігати їх у різних папках, ділитися ними з іншими та захищати клітинки в Google Таблицях, не боячись втратити або зіпсувати важливу інформацію.

Наступного разу я заглиблюся в деякі аспекти редагування таблиць та поділюся деякими особливостями роботи в Google Таблицях. До зустрічі!