અમારી "બેક ટુ બેઝિક્સ" યાત્રાના બીજા સ્ટોપ પર આગળ વધીને, આજે હું તમને તમારી સ્પ્રેડશીટ્સનું સંચાલન કરવા વિશે વધુ જણાવીશ. તમે Google શીટ્સમાં તમારા ડેટાને કેવી રીતે શેર કરવા, ખસેડવા અને સુરક્ષિત કરવા તે શીખી શકશો.

જેમ કે મેં મારા અગાઉના લેખમાં ઉલ્લેખ કર્યો છે તેમ, Google શીટ્સનો મુખ્ય ફાયદો છે ટેબલ સાથે એકસાથે અનેક લોકો કામ કરી શકે છે. હવેથી તમારા સહકર્મીઓ દ્વારા ફાઈલોને ઈમેઈલ કરવાની અથવા અનુમાન લગાવવાની કોઈ જરૂર નથી. તમારે ફક્ત Google શીટ્સ દસ્તાવેજો શેર કરવાની અને કામ કરવાનું શરૂ કરવાની જરૂર છે.

Google શીટ્સ ફાઇલો કેવી રીતે શેર કરવી

1. તમારા કોષ્ટકોની ઍક્સેસ આપવા માટે, શેર કરો<2 દબાવો> Google શીટ્સ વેબ-પેજના ઉપરના જમણા ખૂણે બટન અને તે વપરાશકર્તાઓના નામ દાખલ કરો કે જેઓ ટેબલ સાથે કામ કરશે. નક્કી કરો કે વ્યક્તિને ટેબલ પર ફેરફાર કરવાનો અથવા ટિપ્પણી કરવાનો અધિકાર આપવો કે માત્ર ડેટા જોવાનો:

   

2. વધુ શું છે, તમે તમારા ટેબલની બાહ્ય લિંક મેળવી શકો છો અને તેને તમારા સાથીદારો અને ભાગીદારોને મોકલો. તે કરવા માટે, શેરિંગ વિંડોના ઉપરના જમણા ખૂણે શેર કરી શકાય તેવી લિંક મેળવો ને ક્લિક કરો.
3. વધુમાં, જો તમે નીચે જમણા ખૂણે આવેલી એડવાન્સ્ડ લિંકને ક્લિક કરો છો. તે જ વિન્ડોમાંથી, તમે અદ્યતન શેરિંગ સેટિંગ્સ :

   

   ત્યાં, તમે ફક્ત સમાન શેર કરી શકાય તેવી લિંક જ નહીં, પણ શેર કરવા માટેના બટનો પણ જોશો. સોશિયલ મીડિયા પર Google શીટ્સ ફાઇલ.

4. જમણેનીચે એવા લોકોની સૂચિ છે જેમની પાસે પહેલેથી જ ટેબલની ઍક્સેસ છે. જો તમે બદલો વિકલ્પ પર ક્લિક કરો છો, તો તમે ગોપનીયતા સ્થિતિને સાર્વજનિક થી લિંક ધરાવનાર કોઈપણ અથવા વિશિષ્ટ લોકો<2 પર સ્વિચ કરી શકશો>.
5. તમે જેની સાથે ટેબલ શેર કરો છો તે દરેક વ્યક્તિ મૂળભૂત રીતે દસ્તાવેજ જોઈ શકે છે. તેઓ તેને સંપાદિત કરી શકે તે માટે, તમારે અદ્યતન સેટિંગ્સમાંથી લોકોને આમંત્રિત કરો વિકલ્પનો ઉપયોગ કરવો જોઈએ જ્યાં તમે તેમના નામ અથવા સરનામાં દાખલ કરો અને યોગ્ય ઍક્સેસ પ્રકાર સેટ કરો. જો તમે તેને છોડો છો, તો વપરાશકર્તાઓ જ્યારે ફાઇલની લિંકને અનુસરે ત્યારે તેમને ઍક્સેસની વિનંતી કરવી પડશે.

   ટીપ. તમે તેના નામની બાજુમાં તીર સાથેના ચિહ્ન પર ક્લિક કરીને અને માલિક છે પસંદ કરીને ફાઇલના નવા માલિકની નિમણૂક કરી શકો છો.

   આ પણ જુઓ: એક્સેલ ડોક્યુમેન્ટ પ્રોપર્ટીઝને કેવી રીતે જોવા, બદલવા, દૂર કરવા
6. આખરે, માલિક સેટિંગ્સ વિકલ્પો સક્ષમ કરે છે આમંત્રણોની સંખ્યાને મર્યાદિત કરો તેમજ જેમને કોષ્ટકોમાં કોઈ ફેરફાર કરવાની મંજૂરી નથી તેમના માટે પૃષ્ઠોને ડાઉનલોડ, કૉપિ કરવા અને છાપવા પર પ્રતિબંધ મૂકવો.

Google સ્પ્રેડશીટ્સને કેવી રીતે ખસેડવું

ફાઇલોને સાચવવી એટલી સરળ ક્યારેય ન હતી. ફેરફારોને સાચવવા માટે તમારે હવે કંઈ ખાસ કરવાની જરૂર નથી. Google શીટ્સ દરેક ફેરફાર સાથે આપમેળે ડેટા સાચવે છે. ચાલો જોઈએ કે આખો ડોક્યુમેન્ટ કેવી રીતે Google Drive પર સેવ કરવો.

• બધી ફાઈલો ડિફૉલ્ટ રૂપે Google Drive રૂટ ડિરેક્ટરીમાં સંગ્રહિત થાય છે. જો કે, તમે Google ડ્રાઇવમાં સબફોલ્ડર્સ બનાવી શકો છો અને તમારા પ્રોજેક્ટને આમાં ગોઠવી શકો છોસૌથી અનુકૂળ રીત. કોષ્ટકને કોઈપણ અન્ય ફોલ્ડરમાં ખસેડવા માટે, ફક્ત સૂચિમાં દસ્તાવેજ શોધો, તેના પર જમણું-ક્લિક કરો અને મૂવ ટુ વિકલ્પ પસંદ કરો.
• બીજી રીત એ છે કે ફોલ્ડરને ક્લિક કરો. જ્યારે તમે ટેબલ સંપાદિત કરો છો ત્યારે જ આયકન Windows ફાઇલ એક્સપ્લોરર.

Google શીટ્સમાં કોષોને કેવી રીતે સુરક્ષિત કરવું

જ્યારે ઘણા બધા લોકો પાસે તમારા દસ્તાવેજોની ઍક્સેસ હોય, ત્યારે તમે ટેબલ, વર્કશીટ અથવા શ્રેણીને સુરક્ષિત રાખવા માગી શકો છો કોષોનું.

"શાના માટે?", તમે પૂછી શકો છો. ઠીક છે, તમારા સહકર્મીઓમાંથી કોઈ આકસ્મિક રીતે ડેટા બદલી અથવા દૂર કરી શકે છે. અને તેઓ કદાચ તેની નોંધ પણ નહીં કરે. અલબત્ત, અમે હંમેશા સંસ્કરણ અથવા કોષ-સંપાદન ઇતિહાસ જોઈ શકીએ છીએ અને ફેરફારોને પૂર્વવત્ કરી શકીએ છીએ. પરંતુ આખી સૂચિને જોવામાં થોડો સમય લાગશે અને તે ઉપરાંત, તે બાકીના "સાચા" ફેરફારોને રદ કરશે. તે ટાળવા માટે, તમે Google શીટ્સમાં ડેટાને સુરક્ષિત કરી શકો છો. ચાલો જોઈએ કે અમે તે કેવી રીતે કરી શકીએ છીએ.

સમગ્ર સ્પ્રેડશીટને સુરક્ષિત કરો

તમારી કોષ્ટકોની ઍક્સેસ કેવી રીતે આપવી અને તમે વપરાશકર્તાઓને કયા અધિકારો આપી શકો છો તે અમે પહેલેથી જ આવરી લીધું હોવાથી, પ્રથમ સલાહનો સરળ ભાગ આ હશે - સંપાદનને બદલે ટેબલ જોવાની મંજૂરી આપવાનો પ્રયાસ કરો . આમ, તમે અજાણતાં ફેરફારોની સંખ્યાને ન્યૂનતમ સુધી ઘટાડશો.

શીટને સુરક્ષિત કરો

વર્કશીટ ટેબ પર જમણું-ક્લિક કરો અને સુરક્ષિત કરવાનું પસંદ કરોશીટ ખાતરી કરો કે શીટ બટન પહેલેથી જ દબાયેલું છે:

ટીપ. વર્ણન દાખલ કરો ફિલ્ડ આવશ્યક નથી, જો કે તમે ફેરફારોથી શું અને શા માટે રક્ષણ કરવાનું નક્કી કર્યું છે તે યાદ રાખવા માટે હું તેને ભરવાની ભલામણ કરીશ.

ટીપ. તમે ચોક્કસ કોષો સિવાય વિકલ્પને ચેક કરીને અને કોષો અથવા કોષોની શ્રેણી દાખલ કરીને કોષ્ટકના ફક્ત ચોક્કસ કોષોને સંપાદિત કરવાની મંજૂરી આપી શકો છો.

આગલું પગલું એ માટે સેટિંગ્સને સમાયોજિત કરવાનું હશે. વપરાશકર્તાઓ વાદળી પરમિશન સેટ કરો બટન દબાવો:

• જો તમે આ રેંજમાં ફેરફાર કરતી વખતે ચેતવણી બતાવો રેડિયો બટન પસંદ કરો છો , ફાઇલની ઍક્સેસ ધરાવતા દરેકને આ શીટની ઍક્સેસ પણ હશે. એકવાર તેઓ કંઈક બદલવાનો પ્રયાસ કરશે ત્યારે તેમને સુરક્ષિત શ્રેણીમાં ફેરફાર કરવા વિશે ચેતવણી મળશે અને તેમણે ક્રિયાની પુષ્ટિ કરવી પડશે. તે જ સમયે, તમને દસ્તાવેજમાં તમારા સાથીદારો જે ક્રિયાઓ કરે છે તેની સાથે તમને એક ઇમેઇલ મળશે.
• જો તમે આ શ્રેણીને કોણ સંપાદિત કરી શકે છે તે પ્રતિબંધિત કરો રેડિયો બટન પસંદ કરો, તો તમારે દરેક એક વપરાશકર્તાને દાખલ કરો જે વર્કશીટને સંપાદિત કરવામાં સક્ષમ હશે.

પરિણામે, તમે વર્કશીટ ટેબ પર પેડલોકનું ચિહ્ન જોશો જેનો અર્થ છે કે શીટ સુરક્ષિત છે. તે ટેબ પર જમણું-ક્લિક કરો અને તેને અનલૉક કરવા માટે ફરી એકવાર પ્રોટેક્ટ શીટ વિકલ્પ પસંદ કરો:

સેટિંગ્સ બદલવા માટે તમારા માટે સેટિંગ્સ ફલક દેખાશે અથવા ટ્રૅશ પર ક્લિક કરીને સુરક્ષા દૂર કરોબિન આયકન.

Google શીટ્સમાં કોષોને સુરક્ષિત કરો

Google શીટ્સમાં વિશિષ્ટ કોષોને સુરક્ષિત કરવા માટે, શ્રેણી પસંદ કરો, તેના પર જમણું-ક્લિક કરો અને શ્રેણીને સુરક્ષિત કરો :<પસંદ કરો 3>

તમે એક પરિચિત સેટિંગ્સ ફલક જોશો અને જરૂરી પરવાનગીઓ સેટ કરી શકશો.

પરંતુ જો તમે સમયસર ભૂલી જશો કે શું સુરક્ષિત છે અને કોણ કરી શકે છે ડેટા ઍક્સેસ કરો? ચિંતા કરશો નહીં, આ સરળતાથી યાદ કરી શકાય છે. ફક્ત ડેટા > Google શીટ્સના મુખ્ય મેનૂમાંથી સંરક્ષિત શીટ્સ અને શ્રેણીઓ :

કોઈપણ સુરક્ષિત રેન્જ પસંદ કરો અને પરવાનગીઓને સંપાદિત કરો અથવા ટ્રેશ બિન આઇકન પર ક્લિક કરીને સુરક્ષાને કાઢી નાખો .

તે બધાનો સરવાળો કરવા માટે, અત્યાર સુધી તમે શીખ્યા છો કે કેવી રીતે કોષ્ટકો સાથે બહુવિધ વર્કશીટ્સ બનાવવી, તેને અલગ-અલગ ફોલ્ડર્સમાં કેવી રીતે સંગ્રહિત કરવી, અન્ય લોકો સાથે શેર કરવી અને Google શીટ્સમાં કોષને ગુમાવવાના અથવા બગડવાના ભય વિના કેવી રીતે સુરક્ષિત કરવું. માહિતીના મહત્વપૂર્ણ ટુકડાઓ.

આગલી વખતે હું કોષ્ટકોને સંપાદિત કરવાના કેટલાક પાસાઓમાં ઊંડો અભ્યાસ કરીશ અને Google શીટ્સમાં કામ કરવાના કેટલાક વિશિષ્ટ પાસાઓ શેર કરીશ. પછી મળીએ!