Avui a una altra parada del nostre viatge "Tornada a les bases", avui us explicaré més sobre com gestionar els vostres fulls de càlcul. Aprendràs a compartir, moure i protegir les teves dades a Fulls de càlcul de Google.

Com ja he comentat al meu article anterior, el principal avantatge de Fulls de càlcul de Google és el possibilitat que diverses persones treballin amb les taules simultàniament. Ja no cal enviar els fitxers per correu electrònic ni endevinar quins canvis han fet els vostres companys. Tot el que heu de fer és compartir documents de Google Sheets i començar a treballar.

Com compartir fitxers de Google Sheets

1. Per concedir accés a les vostres taules, premeu el botó Comparteix botó a l'extrem superior dret de la pàgina web de Fulls de càlcul de Google i introduïu els noms dels usuaris que treballaran amb la taula. Decidiu si voleu donar a la persona els drets per editar o comentar la taula o només per veure les dades:

   

2. A més, podeu obtenir un enllaç extern a la vostra taula. i envia'l als teus col·legues i socis. Per fer-ho, feu clic a Obtén un enllaç compartible a l'extrem superior dret de la finestra per compartir.
3. Més endavant, si feu clic a l'enllaç Avançat a l'extrem inferior dret. de la mateixa finestra, veureu la Configuració avançada de compartir :

   

   Allà, veureu no només el mateix enllaç compartible, sinó també els botons per compartir el Fitxer de Fulls de càlcul de Google a les xarxes socials.

4. Correctea sota hi ha una llista dels que ja tenen accés a la taula. Si feu clic a l'opció Canvia , podreu canviar l'estat de privadesa de Públic a Qualsevol persona amb l'enllaç o a Persones específiques .
5. Totes les persones amb qui compartiu la taula poden veure el document de manera predeterminada. Perquè puguin editar-lo, hauríeu d'utilitzar l'opció Convida persones de la configuració avançada on introduïu els seus noms o adreces i establiu el tipus d'accés adequat. Si l'ometeu, els usuaris hauran de sol·licitar l'accés quan segueixin l'enllaç al fitxer.

   Consell. Podeu designar el nou propietari del fitxer fent clic a la icona amb una fletxa que apunta cap avall al costat del seu nom i escollint És propietari.

6. Finalment, les opcions Configuració del propietari permeten limitar el nombre d'invitacions així com prohibir la descàrrega, la còpia i la impressió de les pàgines per a aquells que no tinguin permís per fer cap canvi a les taules.

Com moure els fulls de càlcul de Google

Desar els fitxers mai no ha estat tan fàcil. Ja no cal que feu res especial per desar els canvis. Fulls de càlcul de Google desa les dades automàticament amb cada canvi fet. Vegem com desar tot el document a Google Drive.

• Tots els fitxers s'emmagatzemen al directori arrel de Google Drive de manera predeterminada. Tanmateix, podeu crear subcarpetes a Google Drive i organitzar els vostres projectes al fitxermanera més convenient. Per moure la taula a qualsevol altra carpeta, només cal que cerqueu el document a la llista, feu-hi clic amb el botó dret i trieu l'opció Mou a .
• Una altra manera és fer clic a la carpeta icona just quan editeu la taula:

  

• Per descomptat, també podeu arrossegar i deixar anar els documents a Google Drive com ho feu a l'Explorador de fitxers de Windows.

Com protegir les cel·les a Fulls de càlcul de Google

Quan molta gent té accés als vostres documents, és possible que vulgueu protegir la taula, el full de treball o l'interval de cel·les.

"Per a què?", us podeu preguntar. Bé, és possible que un dels vostres companys canviï o elimineu les dades accidentalment. I potser ni tan sols se n'adonen. Per descomptat, sempre podem veure la versió o l'historial d'edició de cel·les i desfer els canvis. Però trigarà un temps a mirar tota la llista i, a més, cancel·larà la resta de canvis "correctes". Per evitar-ho, podeu protegir les dades a Fulls de càlcul de Google. Vegem com podem fer-ho possible.

Protegiu tot el full de càlcul

Com que ja hem explicat com donar accés a les vostres taules i quins drets podeu concedir als usuaris, el primer Un consell senzill seria aquest: proveu de permetre veure la taula en lloc d'editar . Així, reduireu el nombre de canvis no intencionats al mínim.

Protegiu un full

Feu clic amb el botó dret a la pestanya del full de treball i trieu Protegiufulla. Assegureu-vos que el botó Full ja estigui premut:

Consell. El camp Introduïu una descripció no és obligatori, tot i que us recomano que l'ompliu per recordar què heu decidit protegir dels canvis i per què.

Consell. Podeu permetre l'edició només de cel·les concretes de la taula marcant l'opció Excepte algunes cel·les i introduint les cel·les o els intervals de cel·les.

El següent pas seria ajustar la configuració de la taula. usuaris. Premeu el botó blau Estableix permisos :

• Si seleccioneu el botó d'opció Mostra un avís en editar aquest interval , totes les persones que tinguin accés al fitxer també tindran accés a aquest full. Un cop intentin canviar alguna cosa, rebran un avís sobre l'edició de l'interval protegit i hauran de confirmar l'acció. Al mateix temps, rebràs un correu electrònic amb les accions que realitzen els teus companys al document.
• Si selecciones el botó d'opció Restringeix qui pot editar aquest interval , hauràs de introduïu tots els usuaris que podran editar el full de treball.

Com a resultat, veureu la icona del cadenat a la pestanya del full de treball, el que significa que el full està protegit. Feu clic amb el botó dret a aquesta pestanya i trieu l'opció Protegeix el full una vegada més per desbloquejar-lo:

Apareixerà el panell de configuració perquè pugueu canviar la configuració o elimina la protecció fent clic a la papereraicona de la paperera.

Protegiu les cel·les a Fulls de càlcul de Google

Per protegir cel·les específiques de Fulls de càlcul de Google, seleccioneu l'interval, feu-hi clic amb el botó dret i trieu Protegiu l'interval :

Veureu un panell de configuració familiar i podreu establir els permisos necessaris.

Però què passa si amb el temps oblideu què està protegit i qui pot accedir a les dades? No us preocupeu, això es pot recordar fàcilment. Només has de triar Dades > Fulls i intervals protegits al menú principal de Fulls de càlcul de Google:

Seleccioneu qualsevol dels intervals protegits i editeu els permisos o suprimiu la protecció fent clic a la icona de la paperera .

Per resumir-ho tot, fins ara heu après a crear diversos fulls de treball amb taules, emmagatzemar-los en carpetes diferents, compartir-los amb altres persones i protegir la cel·la a Fulls de càlcul de Google sense por de perdre'ls ni corrompre'ls. informació important.

La propera vegada aprofundiré en alguns aspectes de l'edició de les taules i compartiré alguns aspectes peculiars del treball a Fulls de càlcul de Google. Ens veiem aleshores!