Prelazimo na drugu stanicu našeg putovanja "Povratak osnovama", danas ću vam reći više o upravljanju proračunskim tablicama. Naučit ćete kako dijeliti, premještati i zaštititi svoje podatke u Google tablicama.

Kao što sam već spomenuo u svom prethodnom članku, glavna prednost Google tablica je mogućnost da više ljudi radi sa tablicama istovremeno. Više nema potrebe slati datoteke e-poštom ili nagađati koje su promjene napravili vaši kolege. Sve što trebate učiniti je podijeliti dokumente Google tablica i početi raditi.

Kako dijeliti datoteke Google tablica

1. Da biste odobrili pristup svojim tablicama, pritisnite Dijeli u gornjem desnom kutu web-stranice Google Sheets i unesite imena onih korisnika koji će raditi s tablicom. Odlučite hoćete li osobi dati prava na uređivanje ili komentiranje tablice ili samo na pregled podataka:

   

2. Štoviše, možete dobiti vanjsku vezu na svoju tablicu i pošaljite svojim kolegama i partnerima. Da biste to učinili, kliknite Dohvati vezu za dijeljenje u gornjem desnom kutu prozora za dijeljenje.
3. Nadalje, ako kliknete vezu Napredno u donjem desnom kutu u istom prozoru, vidjet ćete napredne Postavke dijeljenja :

   

   Tamo ćete vidjeti ne samo istu vezu za dijeljenje, već i gumbe za dijeljenje Datoteka Google tablica na društvenim medijima.

4. Tačnoispod je popis onih koji već imaju pristup stolu. Ako kliknete opciju Promijeni , moći ćete promijeniti status privatnosti s Javno na Svatko s vezom ili na Određene osobe .
5. Svaka osoba s kojom dijelite tablicu može vidjeti dokument prema zadanim postavkama. Da bi oni to mogli uređivati, trebali biste koristiti opciju Pozovi osobe iz naprednih postavki gdje unesite njihova imena ili adrese i postavite odgovarajuću vrstu pristupa. Ako ga preskočite, korisnici će morati zatražiti pristup kada slijede vezu do datoteke.

   Savjet. Možete imenovati novog vlasnika datoteke klikom na ikonu sa strelicom okrenutom prema dolje pored njegovog ili njezinog imena i odabirom Je vlasnik.

6. Konačno, opcije Postavke vlasnika omogućuju ograničiti broj pozivnica kao i zabraniti preuzimanje, kopiranje i ispis stranica onima kojima nije dopušteno mijenjati tablice.

Kako premjestiti Google proračunske tablice

Spremanje datoteka nikada nije bilo tako jednostavno. Više ne morate učiniti ništa posebno da biste spremili promjene. Google tablice automatski spremaju podatke sa svakom unesenom promjenom. Pogledajmo kako spremiti cijeli dokument na Google Drive.

• Sve su datoteke prema zadanim postavkama pohranjene u korijenskom direktoriju Google Drivea. Međutim, možete stvoriti podmape na Google disku i organizirati svoje projekte unajprikladniji način. Da premjestite tablicu u bilo koju drugu mapu, samo pronađite dokument na popisu, kliknite ga desnom tipkom miša i odaberite opciju Premjesti u .
• Drugi način je kliknuti mapu ikona odmah kada uređujete tablicu:

  

• Naravno, također možete povući i ispustiti dokumente na Google Drive kao što to činite u Windows File Explorer.

Kako zaštititi ćelije u Google tablicama

Kada puno ljudi ima pristup vašim dokumentima, možda biste trebali zaštititi tablicu, radni list ili raspon stanica.

"Zašto?", možete pitati. Pa, može se dogoditi da netko od vaših kolega slučajno promijeni ili ukloni podatke. A oni to možda niti ne primijete. Naravno, uvijek možemo pogledati verziju ili povijest uređivanja ćelija i poništiti promjene. Ali trebat će vam neko vrijeme da pregledate cijeli popis i, osim toga, poništit će ostale "ispravne" promjene. Kako biste to izbjegli, možete zaštititi podatke u Google tablicama. Pogledajmo kako to možemo ostvariti.

Zaštitite cijelu proračunsku tablicu

Budući da smo već obradili kako dati pristup svojim tablicama i koja prava možete dodijeliti korisnicima, prvi vrlo jednostavan savjet bi bio sljedeći - pokušajte dopustiti pregled tablice umjesto uređivanja . Tako ćete smanjiti broj nenamjernih promjena na minimum.

Zaštitite list

Desnom tipkom miša kliknite karticu radnog lista i odaberite Zaštitilist. Provjerite je li gumb Sheet već pritisnut:

Savjet. Polje Unesite opis nije obavezno, iako bih preporučio da ga ispunite kako biste zapamtili što ste i zašto odlučili zaštititi od promjena.

Savjet. Možete dopustiti uređivanje samo određenih ćelija tablice tako da označite opciju Osim određenih ćelija i unesete ćelije ili raspone ćelija.

Sljedeći korak bio bi prilagoditi postavke za korisnika. Pritisnite plavi gumb Postavi dopuštenja :

• Ako odaberete radio gumb Prikaži upozorenje prilikom uređivanja ovog raspona , svatko s pristupom datoteci imat će pristup i ovom listu. Nakon što pokušaju nešto promijeniti, dobit će upozorenje o uređivanju zaštićenog raspona i morat će potvrditi radnju. Istodobno ćete dobiti e-poruku s radnjama koje vaši kolege izvode u dokumentu.
• Ako odaberete radio gumb Ograniči tko može uređivati ​​ovaj raspon , morat ćete unesite svakog pojedinog korisnika koji će moći uređivati ​​radni list.

Kao rezultat toga, vidjet ćete ikonu lokota na kartici radnog lista što znači da je list zaštićen. Desnom tipkom miša kliknite tu karticu i odaberite opciju Protect Sheet još jednom da biste je otključali:

Pojavit će se okno s postavkama za promjenu postavki ili uklonite zaštitu klikom na smećeikona bin.

Zaštitite ćelije u Google tablicama

Da biste zaštitili određene ćelije u Google tablicama, odaberite raspon, desnom tipkom miša kliknite na njega i odaberite Zaštiti raspon :

Vidjet ćete poznato okno postavki i moći ćete postaviti potrebna dopuštenja.

Ali što ako s vremenom zaboravite što je zaštićeno i tko može pristupiti podacima? Bez brige, ovo se lako može prisjetiti. Samo odaberite Podaci > Zaštićeni listovi i rasponi iz glavnog izbornika Google tablica:

Odaberite bilo koji od zaštićenih raspona i uredite dozvole ili izbrišite zaštitu klikom na ikonu kante za smeće .

Da sve sažmemo, do sada ste naučili kako izraditi više radnih listova s ​​tablicama, pohraniti ih u različite mape, dijeliti s drugima i zaštititi ćeliju u Google tablicama bez straha od gubitka ili oštećenja važne informacije.

Sljedeći put dublje ću istražiti neke aspekte uređivanja tablica i podijeliti neke osebujne aspekte rada u Google tablicama. Vidimo se onda!