Om aan te beweeg na nog 'n stop van ons "Back to Basics"-reis, vandag sal ek jou meer vertel oor die bestuur van jou sigblaaie. Jy sal leer hoe om jou data in Google Sheets te deel, te skuif en te beskerm.

Soos ek reeds in my vorige artikel genoem het, is die grootste voordeel van Google Sheets die moontlikheid vir verskeie mense om gelyktydig met die tafels te werk. Dit is nie nodig om die lêers te e-pos of om te raai watter veranderinge deur jou kollegas aangebring is nie. Al wat jy hoef te doen is om Google Sheets-dokumente te deel en te begin werk.

Hoe om Google Sheets-lêers te deel

1. Om toegang tot jou tabelle te verleen, druk die Deel knoppie in die regter boonste hoek van die Google Blaaie-webblad en voer die name in van daardie gebruikers wat met die tabel sal werk. Besluit of jy die persoon die regte wil gee om die tabel te wysig of kommentaar te lewer of net om die data te bekyk:

   

2. Wat meer is, jy kan 'n eksterne skakel na jou tabel kry en stuur dit aan jou kollegas en vennote. Om dit te doen, klik Kry deelbare skakel in die regter boonste hoek van die deelvenster.
3. Verder, as jy die Gevorderde -skakel in die onderste regterhoek klik van dieselfde venster, sal jy die gevorderde Delingsinstellings sien:

   

   Daar sal jy nie net dieselfde deelbare skakel sien nie, maar ook die knoppies om die Google Blaaie-lêer op sosiale media.

4. Reghieronder is daar 'n lys van diegene wat reeds toegang tot die tabel het. As jy die Verander -opsie klik, sal jy die privaatheidstatus kan verander van Publiek na Enigiemand met die skakel of na Spesifieke mense .
5. Elke persoon met wie jy die tabel deel, kan die dokument by verstek bekyk. Vir hulle om dit te kan redigeer, moet jy die Nooi mense -opsie van die gevorderde instellings gebruik waar jy hul name of adresse invoer en die toepaslike toegangstipe stel. As jy dit oorslaan, sal die gebruikers toegang moet versoek wanneer hulle die skakel na die lêer volg.

   Wenk. Jy kan die nuwe eienaar van die lêer aanwys deur op die ikoon te klik met 'n pyltjie wat na onder langs sy of haar naam wys en Is eienaar te kies.

6. Laastens, Eienaarinstellings -opsies stel dit in staat om beperk die aantal uitnodigings en verbied die aflaai, kopieer en druk van die bladsye vir diegene wat nie enige veranderinge in die tabelle mag maak nie.

Hoe om Google Spreadsheets te skuif

Die stoor van die lêers was nog nooit so maklik nie. Jy hoef nie meer iets spesiaals te doen om die veranderinge te stoor nie. Google Blaaie stoor die data outomaties met elke verandering wat gemaak word. Kom ons kyk hoe om die hele dokument in Google Drive te stoor.

• Al die lêers word by verstek in die Google Drive-wortelgids gestoor. U kan egter subvouers in Google Drive skep en u projekte in diemees gerieflike manier. Om die tabel na enige ander vouer te skuif, vind net die dokument in die lys, regskliek dit en kies die Skuif na -opsie.
• 'n Ander manier is om die vouer te klik ikoon net wanneer jy die tabel wysig:

  

• Natuurlik kan jy ook die dokumente sleep en los in Google Drive soos jy doen in die Windows-lêerverkenner.

Hoe om selle in Google Blaaie te beskerm

Wanneer baie mense toegang tot jou dokumente het, wil jy dalk die tabel, die werkblad of die reeks beskerm van selle.

"Waarvoor?", kan jy vra. Wel, een van jou kollegas kan toevallig die data per ongeluk verander of verwyder. En hulle sal dit dalk nie eers agterkom nie. Natuurlik kan ons altyd die weergawe of selwysigingsgeskiedenis bekyk en die veranderinge ongedaan maak. Maar dit sal 'n rukkie neem om deur die hele lys te kyk en boonop sal dit die res van die "korrekte" veranderinge kanselleer. Om dit te vermy, kan jy die data in Google Blaaie beskerm. Kom ons kyk hoe ons dit kan laat gebeur.

Beskerm die hele sigblad

Aangesien ons reeds gedek het hoe om toegang tot jou tabelle te gee en watter regte jy aan die gebruikers kan toeken, die eerste heel eenvoudige raad sou dit wees - probeer om toe te laat om die tabel te bekyk in plaas van om te wysig . Jy sal dus die aantal onbedoelde veranderinge tot die minimum verminder.

Beskerm 'n blad

Regsklik op die werkbladoortjie en kies om Beskermblad. Maak seker dat die Veld -knoppie reeds gedruk is:

Wenk. Die Voer 'n beskrywing -veld word nie vereis nie, alhoewel ek aanbeveel om dit in te vul om te onthou wat en hoekom jy besluit het om teen die veranderinge te beskerm.

Wenk. Jy kan die wysiging van slegs spesifieke selle van die tabel toelaat deur die Behalwe sekere selle opsie te merk en die selle of die reekse van selle in te voer.

Die volgende stap sal wees om die instellings vir die gebruikers. Druk die blou Stel toestemmings -knoppie:

• As jy die Wys 'n waarskuwing wanneer jy hierdie reeks wysig -radioknoppie kies , sal almal met toegang tot die lêer ook toegang tot hierdie blad hê. Sodra hulle probeer om iets te verander, sal hulle 'n waarskuwing kry oor die wysiging van die beskermde reeks en hulle sal die aksie moet bevestig. Terselfdertyd sal jy 'n e-pos kry met die aksies wat jou kollegas in die dokument uitvoer.
• As jy die Beperk wie hierdie reeks kan wysig -radioknoppie kies, sal jy moet voer elke enkele gebruiker in wat die werkblad sal kan redigeer.

Gevolglik sal jy die ikoon van die hangslot op die werkblad-oortjie sien wat beteken dat die blad beskerm is. Regskliek daardie oortjie en kies die Beskerm Blad -opsie weer om dit te ontsluit:

Die instellingspaneel sal verskyn sodat jy die instellings kan verander of verwyder die beskerming deur op die asblik te klikbin-ikoon.

Beskerm selle in Google Sheets

Om spesifieke selle in Google Sheets te beskerm, kies die reeks, regskliek daarop en kies om Beskerm reeks :

Jy sal 'n bekende instellingspaneel sien en die nodige toestemmings kan stel.

Maar wat as jy mettertyd vergeet wat beskerm word en wie kan toegang tot die data? Geen bekommernisse nie, dit kan maklik herroep word. Kies net Data > Beskermde blaaie en reekse vanaf die Google Blaaie se hoofkieslys:

Kies enige van die beskermde reekse en wysig die toestemmings, of vee die beskerming uit deur op die asblik-ikoon te klik .

Om dit alles op te som, tot dusver het jy geleer hoe om veelvuldige werkblaaie met tabelle te skep, dit in verskillende vouers te stoor, dit met ander te deel en sel in Google Blaaie te beskerm sonder om bang te wees om enige iets te verloor of te beskadig belangrike stukke inligting.

Volgende keer sal ek dieper delf in sommige aspekte van die redigering van die tabelle en 'n paar eienaardige aspekte van werk in Google Blaaie deel. Sien jou dan!