Сегодня я расскажу вам о том, как управлять электронными таблицами. Вы узнаете, как делиться, перемещать и защищать данные в Google Sheets.

Как я уже говорил в предыдущей статье, главное преимущество Google Sheets - это возможность одновременной работы с таблицами нескольких человек. Больше нет необходимости пересылать файлы по электронной почте или гадать, какие изменения внесли ваши коллеги. Все, что вам нужно сделать, - это поделиться документами Google Sheets и начать работу.

Как обмениваться файлами Google Sheets

1. Чтобы предоставить доступ к своим таблицам, нажмите кнопку Поделиться кнопку в правом верхнем углу веб-страницы Google Таблиц и введите имена пользователей, которые будут работать с таблицей. Решите, нужно ли дать человеку права на редактирование или комментирование таблицы или только на просмотр данных:

   

2. Более того, вы можете получить внешнюю ссылку на свою таблицу и отправить ее своим коллегам и партнерам. Для этого нажмите кнопку Получить ссылку для совместного использования в правом верхнем углу окна совместного доступа.
3. Далее, если вы нажмете на кнопку Расширенный ссылку в правом нижнем углу того же окна, вы увидите расширенное окно Настройки совместного доступа :

   

   Там вы увидите не только ту же ссылку, которой можно поделиться, но и кнопки, позволяющие поделиться файлом Google Sheets в социальных сетях.

4. Прямо под ним находится список тех, кто уже имеет доступ к таблице. Если вы нажмете на кнопку Изменить вы сможете переключить статус конфиденциальности с Общественность на У кого-нибудь есть ссылка или к Конкретные люди .
5. Каждый человек, которому вы предоставили общий доступ к таблице, по умолчанию может просматривать документ. Чтобы они могли редактировать его, вы должны использовать параметр Приглашайте людей опцию из расширенных настроек, где вы вводите их имена или адреса и устанавливаете соответствующий тип доступа. Если вы пропустите эту опцию, пользователям придется запрашивать доступ, когда они перейдут по ссылке на файл.

   Совет. Вы можете назначить нового владельца файла, щелкнув значок со стрелкой, направленной вниз, рядом с его или ее именем и выбрав Is owner.

6. Наконец-то, Настройки владельца опции позволяют ограничить количество приглашений, а также запретить загрузку, копирование и печать страниц для тех, кому запрещено вносить какие-либо изменения в таблицы.

Как перемещать электронные таблицы Google

Сохранение файлов еще никогда не было таким простым. Вам больше не нужно делать ничего особенного для сохранения изменений. Google Sheets сохраняет данные автоматически при каждом внесенном изменении. Давайте посмотрим, как сохранить весь документ на Google Диске.

• По умолчанию все файлы хранятся в корневом каталоге Google Drive. Однако вы можете создавать в Google Drive вложенные папки и организовывать свои проекты наиболее удобным образом. Чтобы переместить таблицу в любую другую папку, просто найдите документ в списке, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите команду Перейти к вариант.
• Другой способ заключается в том, чтобы нажать кнопку значок папки прямо при редактировании таблицы:

  

• Конечно, вы также можете перетаскивание документов в Google Диске, как это делается в проводнике файлов Windows.

Как защитить ячейки в Google Sheets

Если к вашим документам имеет доступ множество людей, вы можете захотеть защитить таблицу, рабочий лист или диапазон ячеек.

"Зачем?", - спросите вы. Ну, кто-то из ваших коллег может случайно изменить или удалить данные. И они могут даже не заметить этого. Конечно, мы всегда можем просмотреть историю версий или редактирования ячеек и отменить изменения. Но это займет некоторое время, чтобы просмотреть весь список, и, кроме того, это отменит остальные "правильные" изменения. Чтобы избежать этого, вы можете защитить данные в GoogleЛисты. Давайте посмотрим, как мы можем это сделать.

Защитите всю электронную таблицу

Поскольку мы уже рассмотрели, как предоставить доступ к вашим таблицам и какие права вы можете предоставить пользователям, первый очень простой совет будет следующим - постарайтесь позволяют просматривать таблицу вместо редактирования Таким образом, вы сведете количество непреднамеренных изменений к минимуму.

Защитить лист

Щелкните правой кнопкой мыши вкладку рабочего листа и выберите пункт Защитный лист. Убедитесь, что Лист уже нажата:

Совет. Введите описание поле не является обязательным, хотя я бы рекомендовал заполнить его, чтобы помнить, что и почему вы решили защитить от изменений.

Совет. Вы можете разрешить редактирование только определенных ячеек таблицы, установив флажок За исключением некоторых клеток и введите ячейки или диапазоны ячеек.

Следующим шагом будет настройка параметров для пользователей. Нажмите на синюю кнопку Установить разрешения кнопка:

• Если вы выберете Показать предупреждение при редактировании этого диапазона все, кто имеет доступ к файлу, будут иметь доступ и к этому листу. Как только они попытаются что-то изменить, они получат предупреждение о редактировании защищенного диапазона и должны будут подтвердить действие. В то же время вы получите электронное письмо с действиями, которые ваши коллеги выполняют в документе.
• Если вы выберите Ограничьте, кто может редактировать этот диапазон вам придется ввести всех пользователей, которые смогут редактировать рабочий лист.

В результате на вкладке рабочего листа появится значок замка, означающий, что лист защищен. Щелкните правой кнопкой мыши на этой вкладке и выберите команду Защитный лист еще раз, чтобы разблокировать его:

Появится панель настроек, где вы сможете изменить настройки или снять защиту, нажав на значок корзины.

Защита ячеек в таблицах Google

Чтобы защитить определенные ячейки в Google Sheets, выделите диапазон, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите пункт Диапазон защиты :

Вы увидите знакомую панель настроек и сможете установить необходимые разрешения.

Но что если со временем вы забудете, что именно защищено и кто может получить доступ к данным? Не беспокойтесь, это можно легко вспомнить. Просто выберите Данные> Защищенные листы и диапазоны из главного меню Google Таблиц:

Выберите любой из защищенных диапазонов и измените разрешения, или удалите защиту, нажав на значок мусорной корзины.

Подводя итог, можно сказать, что к настоящему времени вы узнали, как создавать несколько рабочих листов с таблицами, хранить их в разных папках, делиться ими с другими и защищать ячейки в Google Sheets, не боясь потерять или повредить важные фрагменты информации.

В следующий раз я углублюсь в некоторые аспекты редактирования таблиц и поделюсь некоторыми особенностями работы в Google Sheets. До встречи!