در حال حرکت به مقصد دیگری از سفر "بازگشت به اصول" ما، امروز درباره مدیریت صفحات گسترده خود بیشتر به شما خواهم گفت. شما یاد خواهید گرفت که چگونه داده های خود را در Google Sheets به اشتراک بگذارید، انتقال دهید و از آنها محافظت کنید.

همانطور که قبلاً در مقاله قبلی خود اشاره کردم، مزیت اصلی Google Sheets این است که امکان کار همزمان چند نفر با جداول. دیگر نیازی به ایمیل کردن فایل ها یا حدس زدن تغییراتی که توسط همکاران شما ایجاد شده است وجود ندارد. تنها کاری که باید انجام دهید این است که اسناد Google Sheets را به اشتراک بگذارید و شروع به کار کنید.

نحوه اشتراک گذاری فایل های Google Sheets

1. برای اجازه دسترسی به جداول خود، Share<2 را فشار دهید> را در گوشه سمت راست بالای صفحه وب Google Sheets فشار دهید و نام کاربرانی را که با جدول کار می کنند وارد کنید. تصمیم بگیرید که آیا به شخص حق ویرایش یا نظر دادن در جدول را بدهید یا فقط برای مشاهده داده ها:

   

2. علاوه بر این، می توانید یک پیوند خارجی به جدول خود دریافت کنید. و برای همکاران و همکاران خود ارسال کنید. برای انجام این کار، روی دریافت پیوند قابل اشتراک‌گذاری در گوشه سمت راست بالای پنجره اشتراک‌گذاری کلیک کنید.
3. در ادامه، اگر روی پیوند پیشرفته در گوشه سمت راست پایین کلیک کنید. در همان پنجره، تنظیمات اشتراک گذاری :

   

   پیشرفته را مشاهده خواهید کرد، نه تنها همان پیوند قابل اشتراک گذاری، بلکه دکمه های اشتراک گذاری را نیز مشاهده خواهید کرد. فایل کاربرگ‌نگار Google در رسانه‌های اجتماعی.

4. درستدر زیر لیستی از کسانی که قبلاً به جدول دسترسی دارند وجود دارد. اگر روی گزینه تغییر کلیک کنید، می‌توانید وضعیت حریم خصوصی را از عمومی به هر کسی که پیوند دارد یا به افراد خاص<2 تغییر دهید>.
5. هر فردی که جدول را با او به اشتراک می گذارید می تواند به صورت پیش فرض سند را مشاهده کند. برای اینکه آنها بتوانند آن را ویرایش کنند، باید از گزینه دعوت از افراد از تنظیمات پیشرفته استفاده کنید، جایی که نام یا آدرس آنها را وارد کرده و نوع دسترسی مناسب را تنظیم کنید. اگر آن را رد کنید، کاربران باید وقتی پیوند فایل را دنبال می کنند، درخواست دسترسی کنند.

   نکته. می‌توانید با کلیک کردن روی نمادی که در کنار نام او به سمت پایین نشان داده شده است و انتخاب مالک است، مالک جدید فایل را انتخاب کنید.

6. در نهایت، گزینه‌های Owner settings را فعال می‌کند. تعداد دعوت‌نامه‌ها را محدود کنید و همچنین دانلود، کپی و چاپ صفحات را برای کسانی که مجاز به تغییر در جداول نیستند ممنوع کنید.

نحوه انتقال صفحات گسترده Google

ذخیره فایل ها هرگز به این آسانی نبوده است. دیگر نیازی به انجام کار خاصی برای ذخیره تغییرات ندارید. کاربرگ‌نگار Google با هر تغییری که ایجاد می‌شود، داده‌ها را به‌طور خودکار ذخیره می‌کند. بیایید ببینیم چگونه کل سند را در Google Drive ذخیره کنیم.

• همه فایل ها به طور پیش فرض در فهرست اصلی Google Drive ذخیره می شوند. با این حال، می‌توانید زیرپوشه‌هایی را در Google Drive ایجاد کنید و پروژه‌های خود را در آن مرتب کنیدراحت ترین راه برای انتقال جدول به هر پوشه دیگری، فقط سند را در لیست پیدا کنید، روی آن کلیک راست کرده و گزینه Move to را انتخاب کنید.
• یک راه دیگر این است که روی پوشه کلیک کنید. icon درست هنگام ویرایش جدول:

  

  همچنین ببینید: داده ها را در دو صفحه یا ستون Google برای مطابقت و تفاوت مقایسه کنید
• البته، همچنین می توانید اسناد را در Google Drive بکشید و رها کنید همانطور که در Google Drive انجام می دهید Windows File Explorer.

نحوه محافظت از سلول ها در Google Sheets

وقتی افراد زیادی به اسناد شما دسترسی دارند، ممکن است بخواهید از جدول، کاربرگ یا محدوده محافظت کنید. ممکن است بپرسید "برای چه؟" خوب، ممکن است یکی از همکاران شما به طور تصادفی داده ها را تغییر داده یا حذف کند. و حتی ممکن است متوجه این موضوع نشوند. البته، همیشه می‌توانیم تاریخچه نسخه یا ویرایش سلولی را مشاهده کرده و تغییرات را لغو کنیم. اما بررسی کل لیست مدتی طول می کشد و علاوه بر این، بقیه تغییرات "درست" را لغو می کند. برای جلوگیری از آن، می‌توانید از داده‌های Google Sheets محافظت کنید. بیایید ببینیم چگونه می‌توانیم این کار را انجام دهیم.

از کل صفحه‌گسترده محافظت کنید

از آنجایی که قبلاً نحوه دسترسی به جداول خود و حقوقی را که می‌توانید به کاربران اعطا کنید، پوشش داده‌ایم، اولین مورد یک توصیه ساده این است - سعی کنید اجازه مشاهده جدول را به جای ویرایش کنید . بنابراین، تعداد تغییرات ناخواسته را به حداقل کاهش خواهید داد.

محافظت از یک برگه

روی برگه کاربرگ راست کلیک کرده و Protect را انتخاب کنید.ورق مطمئن شوید که دکمه صفحه قبلا فشار داده شده باشد:

نکته. فیلد وارد کردن توضیحات الزامی نیست، اگرچه توصیه می‌کنم آن را پر کنید تا به خاطر داشته باشید که چه چیزی و چرا تصمیم گرفتید از تغییرات محافظت کنید.

نکته. می‌توانید با علامت زدن گزینه به جز سلول‌های خاص و وارد کردن سلول‌ها یا محدوده سلول‌ها اجازه ویرایش تنها سلول‌های خاص جدول را بدهید.

مرحله بعدی تنظیم تنظیمات برای کاربران دکمه آبی تنظیم مجوزها را فشار دهید:

• اگر دکمه رادیویی نمایش هشدار هنگام ویرایش این محدوده را انتخاب کنید ، هرکسی که به فایل دسترسی داشته باشد به این برگه نیز دسترسی خواهد داشت. هنگامی که آنها سعی می کنند چیزی را تغییر دهند، هشداری در مورد ویرایش محدوده محافظت شده دریافت می کنند و باید این عمل را تأیید کنند. در همان زمان، ایمیلی حاوی اقداماتی که همکارانتان در سند انجام می‌دهند دریافت خواهید کرد.
• اگر دکمه رادیویی محدود کردن افرادی که می‌توانند این محدوده را ویرایش کنند انتخاب کنید، باید هر کاربری را که می‌تواند کاربرگ را ویرایش کند، وارد کنید.

در نتیجه، نماد قفل را در برگه کاربرگ خواهید دید به این معنی که برگه محافظت شده است. روی آن برگه کلیک راست کرده و یک بار دیگر گزینه Protect Sheet را انتخاب کنید تا قفل آن باز شود:

پنجره تنظیمات برای شما ظاهر می شود تا تنظیمات را تغییر دهید یا با کلیک کردن روی سطل زباله، محافظت را حذف کنیدنماد bin.

محافظت از سلول‌ها در کاربرگ‌نگار Google

برای محافظت از سلول‌های خاص در کاربرگ‌نگار Google، محدوده را انتخاب کنید، روی آن کلیک راست کنید و محافظت از محدوده را انتخاب کنید:

یک صفحه تنظیمات آشنا را می‌بینید و می‌توانید مجوزهای لازم را تنظیم کنید.

اما اگر به موقع فراموش کنید چه چیزی محافظت می‌شود و چه کسی می‌تواند دسترسی به داده ها؟ نگران نباشید، این را می توان به راحتی یادآوری کرد. فقط داده > برگه‌ها و محدوده‌های محافظت‌شده از منوی اصلی کاربرگ‌نگار Google:

هر یک از محدوده‌های محافظت‌شده را انتخاب کنید و مجوزها را ویرایش کنید، یا با کلیک کردن روی نماد سطل زباله، حفاظت را حذف کنید. .

به طور خلاصه، تا کنون یاد گرفته اید که چگونه چندین کاربرگ را با جداول ایجاد کنید، آنها را در پوشه های مختلف ذخیره کنید، آنها را با دیگران به اشتراک بگذارید و از سلول در Google Sheets محافظت کنید، بدون ترس از از دست دادن یا خراب شدن اطلاعات مهمی است.

دفعه بعد به برخی از جنبه های ویرایش جداول عمیق تر می پردازم و برخی از جنبه های عجیب کار در Google Sheets را به اشتراک می گذارم. پس می بینمت!