De handleiding laat zien hoe u aangepaste regels voor gegevensvalidatie kunt maken in Excel. U vindt enkele voorbeelden van E Formules voor gegevensvalidatie in xcel om alleen getallen of tekstwaarden in bepaalde cellen toe te staan, of alleen tekst die met bepaalde tekens begint, om unieke gegevens toe te staan die duplicaten voorkomen, en meer.

In de tutorial van gisteren zijn we begonnen met het bekijken van Excel-gegevensvalidatie - wat het doel ervan is, hoe het werkt, en hoe je ingebouwde regels kunt gebruiken om gegevens in je werkbladen te valideren. Vandaag gaan we een stap verder en gaan we het hebben over de kleine details van aangepaste gegevensvalidatie in Excel en gaan we experimenteren met een handvol verschillende validatieformules.

Hoe maak je aangepaste gegevensvalidatie met formule

Microsoft Excel heeft verschillende ingebouwde regels voor gegevensvalidatie voor getallen, datums en tekst, maar die dekken alleen de meest elementaire scenario's. Als u cellen wilt valideren met uw eigen criteria, maak dan een aangepaste validatieregel op basis van een formule. Zo gaat u te werk:

1. Selecteer een of meer cellen om te valideren.
2. Open het dialoogvenster Gegevensvalidatie. Klik hiervoor op de knop Validatie van gegevens knop op de Gegevens tabblad, in de Gegevensinstrumenten groep of druk op de toetsenreeks Alt> D> L (elke toets moet afzonderlijk worden ingedrukt).
3. Op de Instellingen tabblad van de Validatie van gegevens dialoogvenster, selecteer Aangepaste in de Sta toe. vak, en voer uw formule voor gegevensvalidatie in het Formule doos.
4. Klik op OK .

Optioneel kunt u een aangepast invoerbericht en foutmelding toevoegen die respectievelijk verschijnen wanneer de gebruiker de gevalideerde cel selecteert of ongeldige gegevens invoert.

Hieronder vindt u enkele voorbeelden van aangepaste validatieregels voor verschillende gegevenstypen.

Opmerking. Alle Excel-gegevensvalidatieregels, zowel ingebouwde als aangepaste, controleren alleen nieuwe gegevens die in een cel worden ingevoerd nadat de regel is gemaakt. Gekopieerde gegevens worden niet gevalideerd, evenmin als de gegevens die zijn ingevoerd in de cel voordat de regel werd gemaakt. Om bestaande gegevens die niet voldoen aan uw criteria voor gegevensvalidatie vast te leggen, gebruikt u de optie Omcirkel ongeldige gegevens functie zoals getoond in Hoe ongeldige gegevens te vinden in Excel.

Excel-gegevensvalidatie om alleen getallen toe te staan

Verrassend genoeg biedt geen van de ingebouwde regels voor gegevensvalidatie in Excel een oplossing voor een zeer typische situatie waarin gebruikers alleen getallen mogen invoeren in specifieke cellen. Maar dit kan eenvoudig worden gedaan met een aangepaste formule voor gegevensvalidatie op basis van de functie ISNUMBER, zoals deze:

=ISNUMBER(C2)

Waarbij C2 de bovenste cel is van het bereik dat u wilt valideren.

Opmerking. Met de functie ISNUMBER kunnen alle numerieke waarden in gevalideerde cellen worden ingevoerd, met inbegrip van gehele getallen, decimalen, breuken, alsmede datums en tijden, die in termen van Excel ook getallen zijn.

Excel-gegevensvalidatie om alleen tekst toe te staan

Als u het tegenovergestelde zoekt - om alleen tekstinvoer toe te staan in een bepaald bereik van cellen, maak dan bijvoorbeeld een aangepaste regel met de ISTEXT-functie:

=ISTEXT(D2)

Waarbij D2 de bovenste cel van het geselecteerde bereik is.

Tekst toestaan die begint met een specifiek teken

Als alle waarden in een bepaald bereik moeten beginnen met een bepaald teken of substring, doe dan Excel-gegevensvalidatie op basis van de COUNTIF-functie met een jokerteken:

Om er bijvoorbeeld voor te zorgen dat alle bestel-id's in kolom A beginnen met het voorvoegsel "AA-", "aa-", "Aa-", of "aA-" (hoofdletterongevoelig), definieert u een aangepaste regel met deze gegevensvalidatieformule:

=COUNTIF(A2,"aa-*")

Validatieformule met de OR-logica (meerdere criteria)

Indien er 2 of meer geldige voorvoegsels zijn, voeg dan meerdere COUNTIF functies toe, zodat uw Excel gegevensvalidatieregel werkt met de OR-logica:

=COUNTIF(A2,"aa-*")+COUNTIF(A2,"bb-*")

Hoofdlettergevoelige validatieformule

Als de hoofdletter belangrijk is, gebruik dan EXACT in combinatie met de functie LINKS om een hoofdlettergevoelige validatieformule te maken voor invoer die begint met specifieke tekst:

Om bijvoorbeeld alleen die order-ids toe te staan die beginnen met "AA-" (noch "aa-" noch "Aa-" is toegestaan), gebruikt u deze formule:

=EXACT(LEFT(A2,3),"AA-")

In de bovenstaande formule haalt de LEFT-functie de eerste drie tekens uit cel A2, en EXACT voert een hoofdlettergevoelige vergelijking uit met de hard gecodeerde substring ("AA-" in dit voorbeeld). Als de twee substrings precies overeenkomen, geeft de formule WAAR en is de validatie geslaagd; anders wordt FALSE teruggegeven en mislukt de validatie.

Vermeldingen met bepaalde tekst toestaan

Om invoer met specifieke tekst overal in een cel (in het begin, midden of einde) toe te staan, gebruikt u de functie ISNUMBER in combinatie met ofwel FIND ofwel SEARCH, afhankelijk van of u hoofdlettergevoelige of hoofdletterongevoelige overeenkomsten wilt:

• Hoofdlettergevoelige validatie: ISNUMBER(SEARCH( tekst , cel ))
• Hoofdlettergevoelige validatie: ISNUMBER(FIND( tekst , cel ))

Om in onze voorbeeldgegevensverzameling alleen invoer met de tekst "AA" in de cellen A2:A6 toe te staan, gebruikt u een van deze formules:

Hoofdlettergevoelig:

=ISNUMMER(ZOEK("AA", A2))

Hoofdlettergevoelig:

=ISNUMMER(FIND("AA", A2))

De formules werken met de volgende logica:

U zoekt de substring "AA" in cel A2 met FIND of SEARCH, en beide geven een positie van het eerste teken in de substring terug. Als de tekst niet wordt gevonden, wordt een fout geretourneerd. Voor elke numerieke waarde die als resultaat van het zoeken wordt geretourneerd, geeft de functie ISNUMBER TRUE, en is de gegevensvalidatie geslaagd. In geval van een fout geeft ISNUMBER FALSE terug, en wordt de invoer niet toegestaan in een cel.

Gegevensvalidatie om alleen unieke vermeldingen toe te staan en duplicaten te weigeren

In situaties waarin een bepaalde kolom of een celbereik geen duplicaten mag bevatten, configureert u een aangepaste gegevensvalidatieregel om alleen unieke vermeldingen toe te staan. Hiervoor gaan we de klassieke COUNTIF-formule gebruiken om duplicaten te identificeren:

Om er bijvoorbeeld voor te zorgen dat alleen unieke bestelcodes worden ingevoerd in de cellen A2 tot A6, maakt u een aangepaste regel met deze formule voor gegevensvalidatie:

=COUNTIF($A$2:$A$6, A2)<=1

Wanneer een unieke waarde wordt ingevoerd, geeft de formule TRUE terug en slaagt de validatie. Als dezelfde waarde al bestaat in het opgegeven bereik (aantal groter dan 1), geeft COUNTIF FALSE terug en mislukt de validatie van de invoer.

Let op: we vergrendelen het bereik met absolute celverwijzingen (A$2:$A$6) en gebruiken een relatieve verwijzing voor de bovenste cel (A2) om de formule goed aan te passen voor elke cel in het gevalideerde bereik.

Opmerking. Deze formules voor gegevensvalidatie zijn hoofdletterongevoelig Het maakt geen onderscheid tussen hoofdletters en kleine letters.

Validatieformules voor datums en tijden

Ingebouwde datumvalidatie biedt heel wat vooraf gedefinieerde criteria om gebruikers te beperken tot het invoeren van alleen data tussen de twee door u opgegeven data, groter dan, kleiner dan of gelijk aan een bepaalde datum.

Als u meer controle wilt over de gegevensvalidatie in uw werkbladen, kunt u de ingebouwde functionaliteit repliceren met een aangepaste regel of uw eigen formule schrijven die verder gaat dan de ingebouwde mogelijkheden van Excel-gegevensvalidatie.

Sta data toe tussen twee data

Om de invoer te beperken tot een datum binnen een bepaald bereik, kunt u ofwel de vooraf gedefinieerde Datumregel met het criterium "tussen" gebruiken, ofwel een aangepaste validatieregel maken met deze generieke formule:

Waar:

• cel is de bovenste cel in het gevalideerde bereik, en
• start en eind datums zijn geldige datums die via de functie DATUM worden verstrekt of verwijzingen naar cellen die de datums bevatten.

Om bijvoorbeeld alleen data in de maand juli van het jaar 2017 toe te staan, gebruikt u de volgende formule:

=AND(C2>=DATE(2017,7,1),C2<=DATE(2017,7,31))

Of voer de begindatum en einddatum in enkele cellen in (F1 en F2 in dit voorbeeld), en verwijs naar die cellen in uw formule:

=AND(C2>=$F$1, C2<=$F$2)

Merk op dat de grensdata zijn vergrendeld met absolute celverwijzingen.

Laat alleen weekdagen of weekends toe

Om een gebruiker te beperken tot het invoeren van alleen weekdagen of weekends, configureert u een aangepaste validatieregel op basis van de functie WEEKDAY.

Met de return_type Als het argument WEEKDAY is ingesteld op 2, geeft het een geheel getal terug variërend van 1 (maandag) tot 7 (zondag). Voor weekdagen (ma t/m vr) moet het resultaat van de formule dus minder dan 6 zijn, en voor weekends (za en zo) meer dan 5.

Alleen toestaan werkdagen :

Alleen toestaan weekends :

Als u bijvoorbeeld alleen werkdagen in de cellen C2:C6 wilt invoeren, gebruikt u deze formule:

=WEEKDAG(C2,2)<6

Valideer data op basis van de datum van vandaag

In veel situaties wilt u misschien de datum van vandaag gebruiken als begindatum van het toegestane datumbereik. Om de huidige datum te krijgen, gebruikt u de functie TODAY, en voegt u vervolgens het gewenste aantal dagen toe om de einddatum te berekenen.

Bijvoorbeeld, om de gegevensinvoer te beperken tot 6 dagen vanaf nu (7 dagen inclusief vandaag), gaan we de ingebouwde Datumregel gebruiken met de op formules gebaseerde criteria:

1. Selecteer Datum in de Sta toe.
2. Selecteer tussen in de Gegevens
3. In de Startdatum vak, voer in =TODAY()
4. In de Einddatum vak, voer in =TODAY() + 6

Op dezelfde manier kunt u gebruikers beperken tot het invoeren van data voor of na de datum van vandaag. Hiervoor selecteert u ofwel minder dan of groter dan in de Gegevens vak, en voer dan in =TODAY() in de Einde datum of Start datumvak, respectievelijk.

Valideer tijden op basis van de huidige tijd

Om gegevens te valideren op basis van de huidige tijd, gebruikt u de voorgedefinieerde Tijdregel met uw eigen formule voor gegevensvalidatie:

1. In de Sta toe. vak, selecteer Tijd .
2. In de Gegevens box, kies ofwel minder dan om alleen tijden vóór de huidige tijd toe te staan, of groter dan om tijden na de huidige tijd toe te staan.
3. In de Eindtijd of Begintijd vak (afhankelijk van welke criteria u in de vorige stap hebt geselecteerd), voert u een van de volgende formules in:
   • Om te valideren data en tijden gebaseerd op de huidige datum en tijd:

     =NOW()

   • Om te valideren keer gebaseerd op de huidige tijd:

     =TIME( UUR(NU()), MINUUT(NU()), SECONDE(NU()))

De schermafbeelding hieronder toont een regel die alleen tijden groter dan de huidige tijd toestaat:

Aangepaste Excel-gegevensvalidatieregel werkt niet

Als uw formulegebaseerde gegevensvalidatieregel niet werkt zoals verwacht, zijn er 3 belangrijke punten die u moet controleren:

• De formule voor gegevensvalidatie is correct
• Validatieformule verwijst niet naar een lege cel
• De juiste celverwijzingen worden gebruikt

Controleer de juistheid van uw Excel-gegevensvalidatieformule

Om te beginnen kopieert u uw validatieformule naar een cel om er zeker van te zijn dat deze geen foutmelding geeft zoals #N/A, #VALUE of #DIV/0!

Als u een aangepaste regel moet de formule de logische waarden TRUE en FALSE of de daarmee overeenkomende waarden 1 en 0 opleveren.

Als u een op een formule gebaseerd criterium gebruikt in een ingebouwde regel (zoals we deden om tijden te valideren op basis van de huidige tijd), kan het ook een andere numerieke waarde teruggeven.

Excel formule voor gegevensvalidatie mag niet verwijzen naar een lege cel

In veel situaties, als u de Blanco negeren vak bij het definiëren van de regel (gewoonlijk standaard geselecteerd) en één of meer cellen waarnaar in uw formule wordt verwezen is leeg, dan wordt elke waarde in de gevalideerde cel toegestaan.

Hier is een voorbeeld in de eenvoudigste vorm:

Absolute en relatieve celverwijzingen in formules voor gegevensvalidatie

Bij het opzetten van een op formules gebaseerde Excel validatieregel, moet u er rekening mee houden dat alle celverwijzingen in uw formule ten opzichte van de cel linksboven in het geselecteerde bereik.

Als u een regel maakt voor meer dan één cel en uw validatiecriteria zijn afhankelijk van specifieke cellen Zorg ervoor dat u absolute celverwijzingen gebruikt (met het $-teken zoals $A$1), anders werkt uw regel alleen correct voor de eerste cel. Om het punt beter te illustreren, kunt u het volgende voorbeeld bekijken.

Stel dat u de gegevensinvoer in de cellen D2 tot en met D5 wilt beperken tot gehele getallen tussen 1 (minimumwaarde) en het resultaat van het delen van A2 door B2. U berekent dus de maximumwaarde met deze eenvoudige formule =A2/B2 zoals in de onderstaande schermafbeelding:

Het probleem is dat deze ogenschijnlijk correcte formule niet werkt voor de cellen D3 tot D5, omdat relatieve verwijzingen veranderen op basis van een relatieve positie van rijen en kolommen. Voor cel D3 verandert de formule dus in =A3/B3 en voor D4 wordt het =A4/B4 doen gegevensvalidatie helemaal verkeerd!

Om de formule op te lossen, typt u "$" voor de kolom- en rijverwijzingen om ze te vergrendelen: =$A$2/$B$2 Of druk op F4 om te wisselen tussen de verschillende referentietypes.

In situaties waarin u elke cel wilt valideren op basis van zijn eigen criteria, gebruikt u relatieve celverwijzingen zonder $-teken om de formule aan te passen voor elke rij en/of kolom:

Zoals u ziet is er geen "absolute waarheid", dezelfde formule kan goed of fout zijn, afhankelijk van de situatie en uw specifieke taak.

Zo gebruikt u gegevensvalidatie in Excel met uw eigen formules. Om meer inzicht te krijgen, kunt u ons voorbeeldwerkboek hieronder downloaden en de regelinstellingen bestuderen. Ik dank u voor het lezen en hoop u volgende week op onze blog te zien!

Praktijk werkboek om te downloaden

Excel voorbeelden van gegevensvalidatie (.xlsx bestand)