De handleiding legt de basisbeginselen van de Flash Fill-functie uit en geeft voorbeelden van het gebruik van Flash Fill in Excel.

Flash Fill is een van de meest verbazingwekkende functies van Excel. Het pakt een vervelende taak die uren handmatig zou duren en voert die in een handomdraai automatisch uit (vandaar de naam). En het doet dat snel en eenvoudig zonder dat u er iets voor hoeft te doen.

Wat is Flash Fill in Excel?

Excel Flash Fill is een speciale tool die de informatie die u invoert analyseert en automatisch gegevens vult wanneer het een patroon herkent.

De functie Flash Fill werd geïntroduceerd in Excel 2013 en is beschikbaar in alle latere versies van Excel 2016, Excel 2019, Excel 2021 en Excel voor Microsoft 365.

Begonnen in december 2009 als een poging van Sumit Gulwani, een senior onderzoeker bij Microsoft, om een zakenvrouw die hij toevallig op het vliegveld ontmoette te helpen met haar uitdaging op het gebied van samenvoegen, is het een paar jaar later uitgegroeid tot een krachtige mogelijkheid om veel Excel-klussen te automatiseren.

Flash Fill kan gemakkelijk tientallen verschillende taken aan die anders complexe formules of zelfs VBA-code zouden vereisen, zoals het splitsen en combineren van tekstreeksen, het opschonen van gegevens en het corrigeren van inconsistenties, het opmaken van tekst en getallen, het omzetten van datums in het gewenste formaat, en nog veel meer.

Elke keer combineert Flash Fill miljoenen kleine programma's die de taak zouden kunnen volbrengen, sorteert vervolgens die stukjes code met behulp van machine-learning technieken en vindt degene die het best geschikt is voor de taak. Dit alles gebeurt in milliseconden op de achtergrond, en de gebruiker ziet het resultaat vrijwel onmiddellijk!

Waar is Flash Fill in Excel?

In Excel 2013 en later bevindt de Flash Fill tool zich in de Tabblad gegevens in de Gegevensinstrumenten groep:

Excel Flash Fill snelkoppeling

Wie meestal liever met het toetsenbord werkt, kan Flash Fill uitvoeren met deze toetsencombinatie: Ctrl + E

Hoe Flash Fill gebruiken in Excel

Meestal start Flash Fill automatisch, en hoeft u alleen een patroon op te geven. Hier ziet u hoe:

1. Voeg een nieuwe kolom in naast de kolom met uw brongegevens.
2. Typ in de eerste cel van een nieuw toegevoegde kolom de gewenste waarde.
3. Begin te typen in de volgende cel, en als Excel een patroon voelt, toont het een voorbeeld van gegevens die automatisch worden ingevuld in de cellen eronder.
4. Druk op de Enter-toets om het voorbeeld te accepteren. Klaar!

Tips:

• Als u niet tevreden bent met de Flash Fill resultaten, kunt u deze ongedaan maken door op Ctrl + Z te drukken of via het menu Flash Fill opties.
• Als Flash Fill niet automatisch start, probeer dan deze eenvoudige probleemoplossingstechnieken.

Hoe Flash Fill in Excel te gebruiken met een klik op een knop of een snelkoppeling

In de meeste situaties treedt Flash Fill automatisch in werking zodra Excel een patroon vaststelt in de gegevens die u invoert. Als er geen voorbeeld verschijnt, kunt u Flash Fill op deze manier handmatig activeren:

1. Vul de eerste cel in en druk op Enter.
2. Klik op de Flitsvulling knop op de Gegevens of druk op de sneltoets Ctrl + E.

Excel Flash Fill opties

Wanneer u Flash Fill in Excel gebruikt om de gegevensinvoer te automatiseren, is de Opties voor flitsvulling knop verschijnt in de buurt van de automatisch gevulde cellen. Als u op deze knop klikt, opent het menu waarmee u het volgende kunt doen:

• Maak de Flash Fill resultaten ongedaan.
• Selecteer lege cellen die Excel niet heeft ingevuld.
• Selecteer bijvoorbeeld de gewijzigde cellen om ze allemaal tegelijk op te maken.

Excel Flash Fill voorbeelden

Zoals reeds gezegd, is Flash Fill een zeer veelzijdig instrument. De onderstaande voorbeelden tonen enkele van de mogelijkheden, maar er is nog veel meer mogelijk!

Tekst uit cel halen (kolommen splitsen)

Voordat Flash Fill bestond, was voor het splitsen van de inhoud van een cel in meerdere cellen het gebruik van de functie Tekst naar kolommen of Excel-tekstfuncties nodig. Met Flash Fill krijgt u de resultaten direct zonder ingewikkelde tekstmanipulaties.

Stel dat u een kolom met adressen hebt en u wilt de postcodes in een aparte kolom opnemen. Geef uw doel aan door de postcode in de eerste cel te typen. Zodra Excel begrijpt wat u probeert te doen, vult het alle rijen onder het voorbeeld met de geëxtraheerde postcodes. U hoeft alleen maar op Enter te drukken om ze allemaal te accepteren.

Formules om cellen te splitsen en tekst te extraheren:

• Extract substring - formules om tekst van een bepaalde lengte te extraheren of een substring voor of na een bepaald teken te krijgen.
• Getal uit tekenreeks halen - formules om getallen uit alfanumerieke tekenreeksen te halen.
• Namen splitsen in Excel - formules om voor-, achter- en middelnamen te extraheren.

uitpakken en splitsen:

• Text Toolkit for Excel - 25 tools om diverse tekstbewerkingen uit te voeren, waaronder het splitsen van een cel door een karakter zoals komma, spatie, regeleinde; het extraheren van tekst en getallen.
• Namen splitsen - snelle en gemakkelijke manier om namen in Excel te scheiden.

Gegevens uit verschillende cellen combineren (kolommen samenvoegen)

Als u een tegenovergestelde taak moet uitvoeren, geen probleem, Flash Fill kan ook cellen aan elkaar rijgen. Bovendien kan het de gecombineerde waarden scheiden met een spatie, komma, puntkomma of een ander teken - u hoeft Excel alleen de vereiste interpunctie in de eerste cel te tonen:

Deze methode is vooral nuttig voor het combineren van verschillende naamdelen in een enkele cel, zoals getoond in Hoe voor- en achternaam samenvoegen met Flash Fill.

Formules om celwaarden samen te voegen:

• CONCATENATE functie in Excel - formules om tekststrings, cellen en kolommen te combineren.

Fusiegereedschap:

• Wizard Tabellen samenvoegen - snelle manier om twee tabellen te combineren op basis van gemeenschappelijke kolommen.
• Wizard Duplicaten samenvoegen - Combineer vergelijkbare rijen tot één op basis van sleutelkolommen.

Schone gegevens

Als sommige gegevens in uw werkblad met een spatie beginnen, kan Flash Fill die in een oogwenk wegwerken. Typ de eerste waarde zonder voorafgaande spatie, en alle extra spaties in andere cellen zijn ook weg:

Formules om gegevens op te schonen:

• Excel TRIM functie - formules om overtollige spaties in Excel te verwijderen.

Tools voor het opschonen van gegevens:

• Text Toolkit for Excel - snijdt alle voorloop-, sleep- en tussenruimten weg, maar een enkele spatie tussen woorden.

Tekst, getallen en data opmaken

Vaak zijn de gegevens in uw spreadsheets op de ene manier geformatteerd, terwijl u ze op een andere manier wilt hebben. Begin gewoon de waarden te typen zoals u ze wilt hebben, en Flash Fill doet de rest.

Misschien hebt u een kolom met voor- en achternamen in kleine letters. U wilt de voor- en achternamen in hoofdletters, gescheiden door een komma. Een fluitje van een cent voor Flash Fill :)

Misschien werkt u met een kolom met getallen die moeten worden opgemaakt als telefoonnummers. Dat kan door een voorgedefinieerde Speciale opmaak te gebruiken of een aangepaste nummeropmaak te maken. Of u kunt het op een eenvoudige manier doen met Flash Fill:

Om de datums opnieuw te formatteren naar uw wens, kunt u de bijbehorende Datumopmaak toepassen of een correct geformatteerde datum in de eerste cel typen. Oeps, er zijn geen suggesties verschenen... Wat als we op de snelkoppeling Flash Fill ( Ctrl + E ) drukken of op de knop ervan op het lint klikken? Yep, het werkt prachtig!

Een deel van de celinhoud vervangen

Het vervangen van een deel van een tekenreeks door een andere tekst is een veel voorkomende bewerking in Excel, die Flash Fill ook kan automatiseren.

Stel, u hebt een kolom met sofinummers en u wilt deze gevoelige informatie censureren door de laatste 4 cijfers te vervangen door XXXX.

Om dit te laten doen, gebruikt u de functie REPLACE of typt u de gewenste waarde in de eerste cel en laat u Flash Fill de overige cellen automatisch vullen:

Geavanceerde combinaties

Flash Fill in Excel kan niet alleen eenvoudige taken uitvoeren zoals in de bovenstaande voorbeelden, maar ook meer geavanceerde herschikkingen van gegevens uitvoeren.

Laten we als voorbeeld verschillende stukjes informatie uit 3 kolommen combineren en een paar aangepaste tekens aan het resultaat toevoegen.

Stel, u hebt voornamen in kolom A, achternamen in kolom B, en domeinnamen in kolom C. Op basis van deze informatie wilt u e-mailadressen genereren in dit formaat: [email protected] .

Voor ervaren Excel-gebruikers is het geen probleem om de beginletters te extraheren met de functie LINKS, alle tekens om te zetten in kleine letters met de functie LAAG en alle stukken samen te voegen met de aaneenschakelingsoperator:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

Maar kan Excel Flash Fill deze e-mailadressen automatisch voor ons aanmaken? Natuurlijk!

Excel Flash Fill beperkingen en voorbehouden

Flash Fill is een geweldig hulpmiddel, maar het heeft een paar beperkingen waarvan u zich bewust moet zijn voordat u deze functie gaat gebruiken op uw echte gegevenssets.

1. Flash Fill resultaten worden niet automatisch bijgewerkt

In tegenstelling tot formules zijn de resultaten van Flash Fill statisch. Als u wijzigingen aanbrengt in de oorspronkelijke gegevens, worden deze niet weerspiegeld in de resultaten van Flash Fill.

2. Kan een patroon niet identificeren

In sommige situaties, vooral wanneer uw oorspronkelijke gegevens anders zijn gerangschikt of geformatteerd, kan Flash Fill haperen en onjuiste resultaten produceren.

Als u bijvoorbeeld Flash Fill gebruikt om de middelste namen uit de lijst te halen, waarbij sommige items alleen de voor- en achternaam bevatten, zullen de resultaten voor die cellen verkeerd zijn. Het is dus verstandig om de uitvoer van Flash Fill altijd te controleren.

3. Negeert cellen met niet-afdrukbare tekens

Als sommige van de automatisch te vullen cellen spaties of andere niet-afdrukbare tekens bevatten, zal Flash Fill dergelijke cellen overslaan.

Dus, als een van de resulterende cellen leeg is, moet u die cellen wissen ( Home tab> Formaten groep> Duidelijk > Alles wissen ) en voer Flash Fill opnieuw uit.

4. Kan getallen omzetten in tekenreeksen

Als u Flash Fill gebruikt om getallen opnieuw op te maken, wees u er dan van bewust dat het uw getallen kan omzetten in alfanumerieke tekenreeksen. Als u liever de getallen behoudt, gebruik dan de mogelijkheden van Excel-opmaak die alleen de visuele weergave verandert, maar niet de onderliggende waarden.

Flash Fill in- en uitschakelen

Flash Fill in Excel staat standaard aan. Als u geen suggesties of automatische wijzigingen in uw werkbladen wilt, kunt u Flash Fill uitschakelen op deze manier:

1. Ga in uw Excel naar Bestand > Opties .
2. Klik in het linkerpaneel op Geavanceerd .
3. Onder Bewerkingsopties maak de Automatisch Flash Fill doos.
4. Klik op OK om de wijzigingen op te slaan.

Naar opnieuw inschakelen Flash Fill, selecteer dit vakje gewoon weer.

Excel Flash Fill werkt niet

In de meeste gevallen werkt Flash Fill zonder problemen. Wanneer het hapert, kan de onderstaande foutmelding verschijnen, en de volgende tips zullen u helpen het te verhelpen.

1. Geef meer voorbeelden

Flash Fill leert door het voorbeeld te geven. Als het niet in staat is een patroon in uw gegevens te herkennen, vul dan nog een paar cellen handmatig in, zodat Excel verschillende patronen kan uitproberen en het patroon kan vinden dat het meest geschikt is voor uw behoeften.

2. Forceer het om te draaien

Als Flash Fill suggesties niet automatisch verschijnen terwijl u typt, probeer het dan handmatig uit te voeren.

3. Zorg ervoor dat Flash Fill is ingeschakeld

Als het niet automatisch of handmatig start, controleer dan of de Flash Fill functionaliteit is ingeschakeld in uw Excel.

4. Flash Fill fout blijft bestaan

Als geen van de bovenstaande suggesties heeft gewerkt en Excel Flash Fill nog steeds een foutmelding geeft, kunt u niets anders doen dan de gegevens handmatig of met formules invoeren.

Zo gebruik je Flash Fill in Excel. Ik dank je voor het lezen en hoop je volgende week op onze blog te zien!