De handleiding legt uit hoe u gegevens valideert in Excel: maak een validatieregel voor getallen, data of tekstwaarden, maak lijsten met gegevensvalidatie, kopieer gegevensvalidatie naar andere cellen, zoek ongeldige invoer, repareer en verwijder gegevensvalidatie.

Bij het opzetten van een werkmap voor uw gebruikers wilt u vaak de invoer van gegevens in specifieke cellen controleren om ervoor te zorgen dat alle gegevensinvoer nauwkeurig en consistent is. U kunt onder andere alleen bepaalde gegevenstypen zoals getallen of datums in een cel toestaan, of getallen beperken tot een bepaald bereik en tekst tot een bepaalde lengte. U wilt misschien zelfs een vooraf gedefinieerde lijst van aanvaardbareinvoer om mogelijke fouten te elimineren. Met Excel Data Validation kunt u al deze dingen doen in alle versies van Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, 20013, 2010 en lager.

Wat is gegevensvalidatie in Excel?

Excel gegevensvalidatie is een functie die de invoer van gebruikers in een werkblad beperkt (valideert). Technisch gezien maakt u een validatieregel die bepaalt welk soort gegevens in een bepaalde cel kunnen worden ingevoerd.

Hier volgen enkele voorbeelden van wat de gegevensvalidatie van Excel kan doen:

• Alleen toestaan numeriek of tekst waarden in een cel.
• Laat alleen nummers toe binnen een bepaalde reeks .
• Sta gegevensinvoer toe van een specifieke lengte .
• Beperk data en tijden buiten een bepaalde reeks .
• Beperk de invoer tot een selectie uit een keuzelijst .
• Een vermelding valideren op basis van een andere cel .
• Toon een invoerbericht wanneer de gebruiker een cel selecteert.
• Toon een waarschuwingsbericht wanneer onjuiste gegevens zijn ingevoerd.
• Zoek onjuiste vermeldingen in gevalideerde cellen.

U kunt bijvoorbeeld een regel instellen die de gegevensinvoer beperkt tot getallen van 4 cijfers tussen 1000 en 9999. Als de gebruiker iets anders intikt, toont Excel een foutmelding waarin wordt uitgelegd wat hij verkeerd heeft gedaan:

Gegevens valideren in Excel

Voer de volgende stappen uit om gegevensvalidatie toe te voegen in Excel.

1. Open het dialoogvenster Gegevensvalidatie

Selecteer een of meer cellen om te valideren, ga naar de Gegevens tab> Gegevensinstrumenten groep, en klik op de Validatie van gegevens knop.

U kunt het dialoogvenster Gegevensvalidatie ook openen door op Alt> D> L te drukken, waarbij elke toets afzonderlijk wordt ingedrukt.

2. Maak een Excel-validatieregel

Op de Instellingen tabblad, definieer de validatiecriteria volgens uw behoeften. In de criteria kunt u een van de volgende invoeren:

• Waarden - Typ nummers in de criteriaboxen zoals in de onderstaande schermafbeelding.
• Celverwijzingen - een regel maken op basis van een waarde of formule in een andere cel.
• Formules - maken het mogelijk complexere voorwaarden uit te drukken, zoals in dit voorbeeld.

Laten we als voorbeeld een regel maken die gebruikers beperkt tot het invoeren van een geheel getal tussen 1000 en 9999:

Als de validatieregel is geconfigureerd, klikt u op OK om de Validatie van gegevens venster of schakel naar een ander tabblad om een invoerbericht en/of foutmelding toe te voegen.

3. Voeg een invoerbericht toe (optioneel)

Als u een bericht wilt weergeven dat de gebruiker uitlegt welke gegevens in een bepaalde cel zijn toegestaan, open dan de Invoerbericht en doe het volgende:

• Zorg ervoor dat de Toon invoerbericht wanneer cel is geselecteerd vakje is aangevinkt.
• Voer de titel en de tekst van uw bericht in de overeenkomstige velden in.
• Klik op OK om het dialoogvenster te sluiten.

Zodra de gebruiker de gevalideerde cel selecteert, verschijnt het volgende bericht:

4. Geef een foutmelding weer (optioneel)

Naast het invoerbericht kunt u een van de volgende foutmeldingen tonen wanneer ongeldige gegevens in een cel zijn ingevoerd.

Type waarschuwing	Beschrijving
Stop (standaard)	Het strengste waarschuwingstype dat voorkomt dat gebruikers ongeldige gegevens invoeren. Je klikt Opnieuw proberen om een andere waarde in te voeren of Annuleren om de vermelding te verwijderen.
Waarschuwing	Waarschuwt gebruikers dat de gegevens ongeldig zijn, maar voorkomt niet dat ze worden ingevoerd. Je klikt Ja om de ongeldige invoer in te voeren, Geen om het te bewerken, of Annuleren om de vermelding te verwijderen.
Informatie	Het meest permissieve waarschuwingstype dat gebruikers alleen informeert over een ongeldige gegevensinvoer. Je klikt OK om de ongeldige waarde in te voeren of Annuleren om het uit de cel te verwijderen.

Om een aangepaste foutmelding te configureren, ga naar de Foutmelding en definieer de volgende parameters:

• Controleer de Foutmelding tonen nadat ongeldige gegevens zijn ingevoerd vakje (meestal standaard geselecteerd).
• In de Stijl vak, selecteert u het gewenste waarschuwingstype.
• Voer de titel en de tekst van de foutmelding in de overeenkomstige vakken in.
• Klik op OK .

En als de gebruiker nu ongeldige gegevens invoert, geeft Excel een speciale waarschuwing met uitleg over de fout (zoals in het begin van deze tutorial).

Opmerking. Als u uw eigen bericht niet typt, wordt het standaard Stopwaarschuwing met de volgende tekst: Deze waarde komt niet overeen met de beperkingen voor gegevensvalidatie die voor deze cel zijn gedefinieerd. .

Excel voorbeelden van gegevensvalidatie

Bij het toevoegen van een gegevensvalidatieregel in Excel kunt u kiezen voor een van de vooraf gedefinieerde instellingen of aangepaste criteria opgeven op basis van uw eigen validatieformule. Hieronder bespreken we elk van de ingebouwde opties, en volgende week zullen we in een aparte tutorial nader ingaan op Excel-gegevensvalidatie met aangepaste formules.

Zoals u reeds weet, worden de validatiecriteria gedefinieerd op de Instellingen tabblad van de Validatie van gegevens dialoogvenster ( Gegevens tab> Validatie van gegevens ).

Hele getallen en decimalen

Om de gegevensinvoer te beperken tot een geheel getal of decimaal selecteer het corresponderende item in de Sta toe. en kies vervolgens een van de volgende criteria in het vakje Gegevens doos:

• Gelijk aan of niet gelijk aan het opgegeven aantal
• Meer dan of minder dan het opgegeven aantal
• Tussen de twee nummers of niet tussen om die reeks getallen uit te sluiten

Zo maakt u bijvoorbeeld een Excel-validatieregel die elk geheel getal groter dan 0 toestaat:

Datum- en tijdvalidatie in Excel

Om data te valideren, selecteert u Datum in de Sta toe. vak, en kies dan een geschikt criterium in het Gegevens box. Er zijn heel wat voorgedefinieerde opties om uit te kiezen: alleen data tussen twee data toestaan, gelijk aan, groter dan of kleiner dan een specifieke datum, en meer.

Evenzo, om tijden te valideren, selecteert u Tijd in de Sta toe. vakje, en stel vervolgens de vereiste criteria vast.

Bijvoorbeeld, om alleen data toe te staan tussen Startdatum in B1 en Einddatum in B2 deze Excel-datumvalidatieregel toepassen:

Om invoer te valideren op basis van de gegevens van vandaag en de huidige tijd, maakt u uw eigen formules voor gegevensvalidatie, zoals in deze voorbeelden:

• Valideer data op basis van de datum van vandaag
• Valideer tijden op basis van de huidige tijd

Lengte van de tekst

Om gegevensinvoer van een specifieke lengte toe te staan, selecteert u Lengte van de tekst in de Sta toe. en kies de validatiecriteria in overeenstemming met uw bedrijfslogica.

Om bijvoorbeeld de invoer te beperken tot 10 tekens, maakt u deze regel:

Let op. Lengte van de tekst optie beperkt het aantal tekens maar niet het gegevenstype, wat betekent dat de bovenstaande regel zowel tekst als getallen van minder dan 10 tekens of 10 cijfers toestaat.

Excel-gegevensvalidatielijst (drop-down)

Om een keuzelijst met items toe te voegen aan een cel of een groep cellen, selecteert u de doelcellen en doet u het volgende:

1. Open de Validatie van gegevens dialoogvenster ( Gegevens tab> Validatie van gegevens ).
2. Op de Instellingen tabblad, selecteer Lijst in de Sta toe. doos.
3. In de Bron vak, typ de items van uw Excel-validatielijst, gescheiden door komma's. Bijvoorbeeld, om de gebruikersinvoer te beperken tot drie keuzes, typt u Ja, Nee, N/A .
4. Zorg ervoor dat de In-cel dropdown vak is geselecteerd zodat de pijl naast de cel verschijnt.
5. Klik op OK .

De resulterende Excel-gegevensvalidatielijst ziet er ongeveer zo uit:

Let op. Wees voorzichtig met de Blanco negeren Als u een vervolgkeuzelijst maakt op basis van een genoemd bereik dat ten minste één lege cel heeft, kunt u door dit selectievakje in te schakelen elke willekeurige waarde invoeren in de gevalideerde cel. In veel situaties geldt dit ook voor validatieformules: als een cel waarnaar in de formule wordt verwezen leeg is, is elke willekeurige waarde toegestaan in de gevalideerde cel.

Andere manieren om een gegevensvalidatielijst in Excel te maken

Het rechtstreeks aanleveren van door komma's gescheiden lijsten in de Bron box is de snelste manier die goed werkt voor kleine dropdowns die waarschijnlijk nooit veranderen. In andere scenario's kun je een van de volgende manieren gebruiken:

• Dropdown gegevens validatie lijst van een reeks cellen
• Dynamische gegevensvalidatielijst van een genoemd bereik
• Dynamische gegevensvalidatielijst uit Excel-tabel
• Cascading (afhankelijke) vervolgkeuzelijst

Aangepaste regels voor gegevensvalidatie

Naast de ingebouwde validatieregels voor Excel-gegevens die in deze handleiding worden besproken, kunt u het volgende maken aangepaste regels met uw eigen formules voor gegevensvalidatie. Hier zijn enkele voorbeelden:

• Alleen nummers toestaan
• Alleen tekst toestaan
• Sta tekst toe die begint met specifieke tekens
• Alleen unieke vermeldingen toestaan en duplicaten niet toestaan

Voor meer voorbeelden, zie Aangepaste regels en formules voor gegevensvalidatie.

Gegevensvalidatie bewerken in Excel

Voer de volgende stappen uit om een Excel-validatieregel te wijzigen:

1. Selecteer een van de gevalideerde cellen.
2. Open de Validatie van gegevens dialoogvenster ( Gegevens tab> Validatie van gegevens ).
3. Breng de nodige wijzigingen aan.
4. Selecteer de Pas deze wijzigingen toe op alle andere cellen met dezelfde instellingen selectievakje om de wijzigingen die u hebt aangebracht te kopiëren naar alle andere cellen met de oorspronkelijke validatiecriteria.
5. Klik op OK om de wijzigingen op te slaan.

U kunt bijvoorbeeld uw Excel-gegevensvalidatielijst bewerken door items toe te voegen of te verwijderen uit de Bron vak, en laat deze wijzigingen toepassen op alle andere cellen die dezelfde keuzelijst bevatten:

Hoe Excel gegevens validatie regel kopiëren naar andere cellen

Als u gegevensvalidatie hebt geconfigureerd voor één cel en andere cellen wilt valideren met dezelfde criteria, hoeft u de regel niet helemaal opnieuw te maken.

Voer deze 4 snelle stappen uit om de validatieregel in Excel te kopiëren:

1. Selecteer de cel waarop de validatieregel van toepassing is en druk op Ctrl + C om deze te kopiëren.
2. Selecteer andere cellen die u wilt valideren. Om niet-aangrenzende cellen te selecteren houdt u de Ctrl-toets ingedrukt terwijl u de cellen selecteert.
3. Rechtsklik op de selectie, klik op Plakken Speciaal en selecteer vervolgens de Validatie optie.

   U kunt ook op de Speciaal plakken > Validatie sneltoets: Ctrl + Alt + V , dan N .

4. Klik op OK .

Tip. In plaats van de gegevensvalidatie te kopiëren naar andere cellen, kunt u uw dataset converteren naar een Excel-tabel. Naarmate u meer rijen toevoegt aan de tabel, past Excel uw validatieregel automatisch toe op nieuwe rijen.

Hoe vind ik cellen met gegevensvalidatie in Excel

Om snel alle gevalideerde cellen in het huidige werkblad op te zoeken, gaat u naar het menu Home tab> Bewerken van groep, en klik op Vinden & selecteren > Validatie van gegevens :

Dit selecteert alle cellen waarop gegevensvalidatieregels zijn toegepast:

Hoe gegevensvalidatie verwijderen in Excel

In het algemeen zijn er twee manieren om validatie in Excel te verwijderen: de standaard aanpak ontworpen door Microsoft en de muisloze techniek bedacht door Excel-geeks die nooit hun handen van het toetsenbord halen tenzij absoluut noodzakelijk (bv. om een kop koffie te nemen).

Methode 1: Normale manier om gegevensvalidatie te verwijderen

Om gegevensvalidatie in Excel-werkbladen te verwijderen, gaat u normaal gesproken als volgt te werk:

1. Selecteer de cel(len) met gegevensvalidatie.
2. Op de Gegevens tabblad, klik op de Validatie van gegevens knop.
3. Op de Instellingen tabblad, klik op de Alles wissen knop, en klik dan op OK .

Tips:

1. Gegevensvalidatie verwijderen van alle cellen op het huidige blad, gebruik de functie Zoeken & selecteren om alle gevalideerde cellen te selecteren.
2. Om een bepaalde regel voor gegevensvalidatie , selecteer een cel met die regel, open de Validatie van gegevens dialoogvenster, controleer de Pas deze wijzigingen toe op alle andere cellen met dezelfde instellingen vak en klik dan op de Alles wissen knop.

Zoals u ziet, is de standaardmethode vrij snel, maar vereist ze wel een paar muisklikken, wat mij betreft geen probleem. Maar als u liever met het toetsenbord werkt dan met de muis, vindt u de volgende aanpak misschien aantrekkelijk.

Methode 2: Plak speciaal om gegevensvalidatieregels te verwijderen

De jure, Excel Plak Speciaal is ontworpen voor het plakken van specifieke elementen van gekopieerde cellen. De facto, kan het veel meer nuttige dingen doen. Onder andere, kan het snel gegevens validatie regels verwijderen in een werkblad. Hier is hoe:

1. Selecteer een lege cel zonder gegevensvalidatie, en druk op Ctrl + C om deze te kopiëren.
2. Selecteer de cellen waaruit u de gegevensvalidatie wilt verwijderen.
3. Druk op Ctrl + Alt + V , dan N , wat de snelkoppeling is voor Plakken Speciaal > Validatie van gegevens .
4. Druk op Enter. Klaar!

Excel tips voor gegevensvalidatie

Nu u de grondbeginselen kent van gegevensvalidatie in Excel, zal ik u een paar tips geven die uw regels een stuk effectiever kunnen maken.

Excel gegevens valideren op basis van een andere cel

In plaats van waarden rechtstreeks in de criteriavakken te typen, kunt u ze in enkele cellen invoeren, en dan naar die cellen verwijzen. Als u later besluit de validatievoorwaarden te wijzigen, typt u gewoon nieuwe getallen op het blad, zonder dat u de regel hoeft te bewerken.

Om een celverwijzing Typ het in het vak voorafgegaan door een gelijkheidsteken, of klik op de pijl naast het vak en selecteer vervolgens de cel met de muis. U kunt ook ergens in het vak klikken en vervolgens de cel op het blad selecteren.

Om bijvoorbeeld elk ander geheel getal dan het getal in A1 toe te staan, kiest u de optie niet gelijk aan criteria in de Gegevens en typ =$A$1 in de Waarde doos:

Om een stap verder te gaan, kunt u een formule in de cel waarnaar wordt verwezen, en laat Excel de invoer valideren op basis van die formule.

Bijvoorbeeld, om gebruikers te beperken tot het invoeren van data na de datum van vandaag, voert u de =TODAY() formule in een bepaalde cel, bijvoorbeeld B1, en stel dan een Date validation rule in op basis van die cel:

Of u kunt de =TODAY() formule rechtstreeks in de Startdatum box, die hetzelfde effect zal hebben.

Op formules gebaseerde validatieregels

In situaties waarin het niet mogelijk is om een gewenst validatiecriterium te definiëren op basis van een waarde of celverwijzing, kunt u dit uitdrukken met behulp van een formule.

Om bijvoorbeeld de invoer te beperken tot de minimum- en maximumwaarden in de bestaande lijst van getallen, zeg A1:A10, gebruikt u de volgende formules:

=MIN($A$1:$A$10)

=MAX($A$1:$A$10)

Let erop dat we het bereik vergrendelen met het $-teken (absolute celverwijzingen) zodat onze Excel-validatieregel correct werkt voor alle geselecteerde cellen.

Hoe ongeldige gegevens op het blad te vinden

Hoewel Microsoft Excel gegevensvalidatie kan toepassen op cellen waar al gegevens in staan, wordt u niet gewaarschuwd als sommige van de bestaande waarden niet voldoen aan de validatiecriteria.

Om ongeldige gegevens te vinden die in uw werkbladen terecht zijn gekomen voordat u gegevensvalidatie toevoegde, gaat u naar het menu Gegevens en klik op Validatie van gegevens > Omcirkel ongeldige gegevens .

Dit markeert alle cellen die niet voldoen aan de validatiecriteria:

Zodra u een ongeldige invoer corrigeert, wordt de cirkel automatisch verwijderd. Om alle cirkels te verwijderen, gaat u naar de Gegevens en klik op Validatie van gegevens > Duidelijke validatiecirkels .

Een werkblad beveiligen met gegevensvalidatie

Als u een werkblad of werkmap met een wachtwoord wilt beveiligen, configureert u eerst de gewenste instellingen voor gegevensvalidatie en beveiligt u vervolgens het blad. Het is belangrijk dat u ontsluiten van gevalideerde cellen voordat u het werkblad beveiligt, anders kunnen uw gebruikers geen gegevens in die cellen invoeren. Voor de gedetailleerde richtlijnen, zie Hoe ontgrendel ik bepaalde cellen op een beveiligd blad?

Een werkmap delen met gegevensvalidatie

Om meerdere gebruikers te laten samenwerken aan de werkmap, moet u de werkmap delen nadat u de gegevensvalidatie hebt uitgevoerd. Na het delen van de werkmap blijven uw gegevensvalidatieregels werken, maar u kunt ze niet meer wijzigen of nieuwe regels toevoegen.

Excel gegevensvalidatie werkt niet

Als de gegevensvalidatie in uw werkbladen niet goed werkt, is dat waarschijnlijk te wijten aan een van de volgende redenen.

Gegevensvalidatie werkt niet voor gekopieerde gegevens

Gegevensvalidatie in Excel is ontworpen om te voorkomen dat het typen van ongeldige gegevens rechtstreeks in een cel, maar het kan niet voorkomen dat gebruikers ongeldige gegevens kopiëren. Hoewel er geen manier is om snelkoppelingen voor kopiëren/plakken uit te schakelen (anders dan door VBA te gebruiken), kunt u op zijn minst voorkomen dat gegevens worden gekopieerd door cellen te verslepen. Ga hiervoor naar Bestand > Opties > Geavanceerd > Bewerkingsopties en de Vulgreep en verslepen van cellen inschakelen check box.

Excel gegevensvalidatie is niet beschikbaar in celbewerkingsmodus

De opdracht Gegevensvalidatie is niet beschikbaar (grijs weergegeven) als u gegevens in een cel invoert of wijzigt. Nadat u klaar bent met het bewerken van de cel, drukt u op Enter of Esc om de bewerkingsmodus af te sluiten, en vervolgens de gegevensvalidatie uit te voeren.

Gegevensvalidatie kan niet worden toegepast op een beveiligde of gedeelde werkmap

Hoewel de bestaande validatieregels blijven werken in beschermde en gedeelde werkmappen, is het niet mogelijk om de instellingen voor gegevensvalidatie te wijzigen of nieuwe regels op te stellen. Om dit te doen, moet u uw werkmap eerst onherkenbaar en/of onbeschermd maken.

Onjuiste formules voor gegevensvalidatie

Bij formulegebaseerde gegevensvalidatie in Excel zijn er drie belangrijke dingen om te controleren:

• Een validatieformule geeft geen fouten terug.
• Een formule verwijst niet naar lege cellen.
• De juiste celverwijzingen worden gebruikt.

Voor meer informatie, zie Aangepaste gegevensvalidatieregel werkt niet.

Handmatige herberekening is ingeschakeld

Als de handmatige berekeningsmodus is ingeschakeld in uw Excel, kunnen niet-berekende formules voorkomen dat gegevens correct worden gevalideerd. Om de Excel-berekeningsoptie weer terug te zetten naar automatisch, gaat u naar de Formules tab> Berekening groep, klik op de Berekeningsopties knop, en klik dan op Automatisch .

Voor meer informatie, zie Automatische berekening vs. Handmatige berekening.

Dat is hoe u gegevensvalidatie toevoegt en gebruikt in Excel. Ik dank u voor het lezen en hoop u volgende week op onze blog te zien!