Deze handleiding gaat over twee manieren om contacten te importeren in Outlook desktop, van .csv en .pst bestand, en laat zien hoe je contacten overbrengt naar Outlook Online.

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom u contactpersonen wilt overbrengen naar uw Outlook-adresboek. U hebt bijvoorbeeld een externe database met een lijst contactpersonen geërfd, of u migreert van een andere mailserver, of misschien bent u een nieuwe account aan het opzetten. Wat de reden ook is, Outlook biedt een eenvoudige manier om al uw contactpersonen in één keer te importeren.

Tip. Als uw contactpersonen in Excel zijn opgeslagen, is de volgende handleiding nuttig: Hoe importeer ik contactpersonen naar Outlook vanuit Excel?

Contacten voorbereiden voor import in Outlook

Microsoft Outlook kan contacten importeren uit twee bestandstypen, PST en CSV.

PST (Personal Storage Table). Het is een speciaal bestandsformaat voor het opslaan van gegevens in Outlook, Exchange Client en andere Microsoft-software. In een .pst-bestand zijn de contacten al in het juiste formaat en hoeven ze niet meer te worden aangepast.

Voor meer informatie, zie Hoe Outlook-contacten exporteren naar PST-bestand.

CSV (Comma Separated Values). Als u uw contactgegevens in Excel of een ander spreadsheetprogramma bewaart of uw contacten hebt geëxporteerd van een andere e-mailprovider, zoals Gmail of Yahoo Mail, staan ze meestal in een .csv-bestand, dat met een paar aanpassingen in Outlook kan worden geïmporteerd:

• Als contactgegevens bepaalde tekens bevatten die niet bestaan in het Engelse alfabet, bijvoorbeeld Arabisch, Cyrillisch, Chinees of Japans, worden deze contacten mogelijk niet correct geïmporteerd. Om mogelijke problemen te voorkomen, exporteert u contacten naar een CSV UTF-8 bestand als die optie beschikbaar is, of zet CSV om naar UTF-8 met Excel.
• Zorg ervoor dat de waarden in uw CSV-bestand worden gescheiden door komma's Afhankelijk van uw locatie, een andere lijstscheidingsteken In veel Europese landen is het standaard lijstscheidingsteken bijvoorbeeld de puntkomma. Maar Outlook ondersteunt alleen de komma als veldscheidingsteken, dus u moet puntkomma's of andere scheidingstekens vervangen door komma's voordat u uw CSV-bestand in Outlook importeert.

In de onderstaande tutorials vindt u gedetailleerde richtlijnen voor het exporteren van contactpersonen naar een CSV-bestand:

• Hoe contacten exporteren vanuit Outlook desktop
• Hoe contactpersonen exporteren vanuit Outlook Online
• Contacten exporteren vanuit Excel
• Hoe contacten exporteren uit Gmail

In zijn eenvoudigste vorm kan uw .csv-bestand er als volgt uitzien:

Hoe importeer je contacten naar Outlook vanuit een CSV-bestand?

Om contactpersonen uit een CSV-bestand te importeren in Outlook 2019, Outlook 2016 of Outlook 2013, voert u de volgende stappen uit:

1. Klik in Microsoft Outlook op Bestand > Openen en exporteren > Importeren/exporteren .

   

2. De Invoer en uitvoer wizard start. U kiest Importeren uit een ander programma of bestand en klik op Volgende .

   

3. Om CSV-contacten naar Outlook te importeren, kiest u Komma gescheiden waarden en klik op Volgende .

   

4. In deze stap moet je een paar keuzes maken:
   • Klik op de Bladeren op knop, zoek en dubbelklik op uw .csv-bestand om het te selecteren.
   • Kiezen hoe om te gaan met dubbele contactpersonen .

   Wanneer u klaar bent, klikt u op Volgende .

   

   Zie ook: Google Sheets draaitabel tutorial - hoe te maken en voorbeelden

   Hoe om te gaan met dubbele contacten:

   • Duplicaten vervangen door geïmporteerde items Kies deze optie als de informatie in het .csv-bestand vollediger of actueler is dan de informatie in uw Outlook.
   • Duplicaten toestaan (standaard). Als u geen enkel stukje informatie wilt verliezen, kunt u Outlook toestaan dubbele items te maken, deze te bekijken en de details voor dezelfde persoon te combineren tot één item.
   • Importeer geen dubbele items Dit is de optie die u moet kiezen als u alleen nieuwe contacten wilt importeren en alle bestaande contacten intact wilt laten.
5. Selecteer onder het doel-e-mailaccount de Contacten map en klik op Volgende .

   

6. Als u CSV-contacten importeert die u eerder uit Outlook hebt geëxporteerd, is de lijst met contactpersonen in het vereiste formaat, zodat u kunt klikken op Afwerking om onmiddellijk te beginnen met het importeren van de contacten.

   Als u contactpersonen importeert vanuit Excel of vanuit een andere mailapplicatie dan Outlook, moet u mogelijk enkele kolommen in uw CSV-bestand toewijzen aan de contactpersonenvelden van Outlook. Klik in dat geval op Kaart aangepaste velden en doorgaan met de volgende stap.

   

7. Als u op de Kaart aangepaste velden knop in de vorige stap, verschijnt het bijbehorende dialoogvenster:
   • In het linkerdeelvenster, onder Van ziet u de kolomnamen uit uw CSV-bestand.
   • In het rechterdeelvenster, onder Naar ziet u de standaard Outlook contactpersonen velden.

   Als een kolomnaam in het CSV-bestand precies overeenkomt met een Outlook-veld, wordt de kolom automatisch in kaart gebracht en verschijnt onder In kaart gebracht van .

   Als een kolomnaam niet overeenkomt met een Outlook-veld, moet u handmatige kartering Hiervoor sleept u de kolom uit het linkerdeelvenster, en zet hem neer naast het overeenkomstige veld in het rechterdeelvenster. Bijvoorbeeld, in ons geïmporteerde CSV-bestand is er een kolom met de naam Positie en we koppelen het aan de Functieomschrijving Om een overeenkomst te vinden, klikt u op het plusteken naast een geschikt veld in het rechterdeelvenster om het uit te breiden.

   

   Wanneer alle kolommen in kaart zijn gebracht, klikt u op OK en terug in de Een bestand importeren dialoogvenster, klik op Afwerking .

8. Outlook toont een voortgangsvenster om u te laten weten dat het is begonnen met het importeren van uw contactpersonen. Wanneer het voortgangsvenster sluit, is het proces voltooid. Wanneer u een zeer kleine lijst met contactpersonen importeert, wordt het voortgangsvenster mogelijk niet weergegeven.

Om er zeker van te zijn dat al uw CSV-contactpersonen in Outlook zijn geïmporteerd, klikt u op de knop Mensen pictogram op de navigatiebalk om uw contactenlijst te bekijken.

Hoe contacten importeren naar Outlook vanuit PST-bestand

In sommige situaties wilt u contactpersonen importeren uit een PST-bestand in plaats van CSV. Dat is vooral handig wanneer:

• U draagt contacten over van de ene Outlook-account naar de andere.
• U verplaatst contacten van de ene computer naar de andere.
• U wilt alle Outlook-items inclusief e-mails, contacten, afspraken en taken overzetten.

In dit geval moet u eerst contactpersonen exporteren naar een PST-bestand, en ze vervolgens importeren naar uw nieuwe account of pc met behulp van het Importeren & Exporteren wizard besproken in het vorige deel.

Hier zijn de stappen om contacten te importeren in Outlook vanuit een .pst-bestand:

1. Klik in Outlook op Bestand > Openen en exporteren > Importeren/exporteren .
2. Kies Importeren uit een ander programma of bestand en klik op Volgende .
3. Kies Outlook gegevensbestand (.pst) en klik op Volgende .

   

4. Klik op de Bladeren op en kies het .pst-bestand dat u wilt importeren.

   Onder Opties kiezen hoe om te gaan met dubbele items en klik dan op Volgende Let op: bij het importeren vanuit PST is de standaardinstelling Duplicaten vervangen door geïmporteerde items .

   

5. Als uw .pst-bestand is beveiligd met een wachtwoord, wordt u gevraagd dit op te geven.
6. Dit is de belangrijkste stap om de contacten correct te importeren, dus zorg ervoor dat je het goed doet:
   • Onder Selecteer de map waaruit u wilt importeren kies Outlook gegevensbestand als u de PST in zijn geheel wilt importeren. Of vouw het uit en kies alleen een bepaalde submap om te importeren, Contacten in ons geval.
   • Als het doelaccount/de doelmailbox momenteel is geselecteerd in het navigatiedeelvenster, kunt u de optie Importeer items in de huidige map optie. Controleer anders Importeer items in dezelfde map in en kies de mailbox of het Outlook-gegevensbestand waarin de contacten moeten worden geïmporteerd.
   • Wanneer u klaar bent, klikt u op Afwerking .

   

Outlook begint meteen met het importeren van de contacten. Als het voortgangsvak verdwijnt, is het importeren voltooid.

Hoe importeer ik contactpersonen naar Outlook Online

Net als bij Outlook desktop, hebt u voor het importeren van contactpersonen in Outlook Online een CSV-bestand nodig. Voor de beste resultaten moet het bestand UTF-8 codering hebben die voor alle talen correct werkt.

Voer de volgende stappen uit om contactpersonen in Outlook Online te importeren:

1. Meld u aan bij uw Outlook op het web of Outlook.com account.
2. Klik linksonder op de pagina op de knop Mensen icoon:

   

3. Klik in de rechterbovenhoek van de pagina op Beheer > Contacten importeren .

   

4. Klik op de Bladeren op knop, selecteer uw CSV-bestand en klik op Open .
5. Met het CSV-bestand in het vak, klik op Import .

   

Als het .csv-bestand contactpersonen bevat die al in uw Outlook-account bestaan, worden er dubbele items aangemaakt, maar geen van uw bestaande contactpersonen wordt vervangen of verwijderd.

Zo importeer je contactpersonen in Outlook desktop en online. Ik dank je voor het lezen en hoop je volgende week op onze blog te zien!