Pokračujme v našem seriálu návodů o obrázcích ve sdílených e-mailových šablonách a podívejme se na několik dalších rychlých způsobů jejich vkládání do zpráv aplikace Outlook. Uvidíte výhody a nevýhody jednotlivých metod, porovnáte je a rozhodnete se, která z nich je pro vás lepší.

Jak si možná vzpomínáte z mých předchozích příruček, náš nástroj Sdílené šablony vám může pomoci přidávat obrázky do zpráv aplikace Outlook z online úložišť, jako je OneDrive a SharePoint. Ačkoli je to poměrně jednoduché, někteří z vás si možná myslí, že je třeba provést příliš mnoho kroků, abyste mohli vložit pouze jeden obrázek.

Dnes vám tedy ukážu, jak do těla e-mailu v aplikaci Outlook přidat obrázek z internetu a vložit obrázek přímo ze schránky. Žádné sdílené složky, oprávnění a přihlašování. Stačí odkaz a obrázek. Je to hračka!

O sdílených e-mailových šablonách

Nejprve bych rád utrousil pár řádků o sdílených šablonách e-mailů pro ty, kteří se s naším novým doplňkem ještě neseznámili. Tento nástroj jsme vytvořili proto, aby vám ušetřil čas a pomohl vám rychle a bez námahy psát a odesílat e-maily. Nejde jen o slova.

Představte si následující situaci: vydali jste nový produkt a všichni vaši zákazníci mají jednu a tutéž otázku - v čem je lepší než váš předchozí produkt a čím se od něj liší? Podívejme se na vaše možnosti:

• Každému můžete odpovědět osobně tím, že budete stále dokola psát totéž jinými slovy.
• Můžete vytvořit vzorovou odpověď a zkopírovat ji z nějakého dokumentu a vložit ji do e-mailu, přičemž formátování, hypertextové odkazy a obrázky obnovíte ručně.
• Nebo můžete spustit aplikaci Sdílené šablony e-mailů, vybrat předem uloženou šablonu a vložit ji. Stačí několik kliknutí a e-mail je připraven k odeslání. Několik kliknutí a práce je hotová.

Jediné, co musíte udělat, je vytvořit šablonu. Sdílené šablony e-mailů se postarají o zbytek :) Jedním kliknutím myši vložíte dokonale naformátovaný text se zachováním všech potřebných hypertextových odkazů a obrázků. A pokud jste součástí týmu a chcete, aby ostatní také používali vaše fráze, nebude to žádný problém!

Nyní se vrátíme k obrázkům a jejich vkládání do e-mailu pomocí Šablon sdílených e-mailů. Protože se jedná o náš nový doplněk Outlooku, rád bych o něm rozšířil povědomí a rozeslal pár e-mailů svým přátelům, které by to mohlo zajímat. Napíšu tedy nějaký text, použiji nějaké barvy, vytvořím odkaz, aby ho mí přátelé nemuseli hledat na Googlu. Pak se na svůj text podívám a uvědomím si to. Je to totižtrochu nudné číst text bez obrázků. Obrázky jsou poutavé a dávají vizuální obraz vašich myšlenek. Takže vložím obrázek, aby mé sdělení bylo úplné a informativní. Teď se mi líbí, co vidím :)

Protože nejsem kouzelník, s chutí vám prozradím "tajemství" vytvoření šablony s obrázky ;)

Vložení obrázku do zprávy aplikace Outlook z adresy URL

Tuto kapitolu věnuji ještě jednomu způsobu, jak umístit obrázky do sdílených e-mailových šablon. Není třeba vytvářet složku v cloudovém umístění, není třeba mít na paměti možnosti sdílení a e-maily vašich spoluhráčů. Stačí odkaz na obrázek, to je vše, jen odkaz, bez legrace :).

Ukážu vám makro ~%INSERT_PICTURE_FROM_URL[]. Jak jste možná pochopili z jeho názvu, pomůže vám vložit do e-mailů v aplikaci Outlook obrázek z adresy URL. Pojďme postupovat krok za krokem:

1. Spusťte funkci Sdílené e-mailové šablony a začněte vytvářet šablonu.
2. Klikněte na Vložit makro a ze seznamu vyberte možnost ~%INSERT_PICTURE_FROM_URL[]:
3. Makro se vás zeptá na odkaz a velikost obrázku, který chcete vložit. Zde můžete také nastavit šířku a délku obrázku nebo je ponechat tak, jak jsou:

   

Poznámka: Obrázek by měl být v jednom z následujících formátů: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg, jinak makro nebude fungovat.

Tip: Doporučujeme ponechat zaškrtnutou možnost "Jako skrytá příloha", aby příjemci mohli obrázek vidět bez ohledu na jejich e-mailového klienta a jeho nastavení.

Ukážu vám, jak funguje makro ~%INSERT_PICTURE_FROM_URL[]. Například chci poslat odkaz na příspěvek na stránce Ablebits na Facebooku a přidat k němu fotku, aby to vypadalo hezky. Protože proč ne :) Najdu tedy potřebný příspěvek, získám jeho odkaz kliknutím na jeho časové razítko, pak kliknu pravým tlačítkem myši na obrázek a zkopíruji jeho adresu pro makro. Tady je to, co dostanu:

Očekávám však, že obrázek bude vložen pod text, aby moje zpráva vypadala krásně. A to také vypadá!

Poznámka: Na internetu existují nejrůznější adresy URL. Odkaz, který použijete, by měl vést na obrázek, který je možné stáhnout. Víte, že doplněk potřebuje stáhnout obrázek, aby jej mohl vložit do e-mailu. Pokud vás zmátlo slovo "ke stažení" a nevíte, jak zkontrolovat "stažitelnost" obrázku, klikněte na něj pravým tlačítkem myši a zkontrolujte, zda je k dispozici možnost "Uložit obrázek jako...". Pokud ano, váš obrázeklze stáhnout a bude dokonale fungovat pro makro.

Všichni ostatní členové vašeho týmu, kteří by chtěli použít stejnou šablonu a vložit stejný obrázek, se nebudou potýkat s žádnými problémy. Bude to fungovat perfektně pro všechny, není třeba žádných dalších kroků.

Přidání obrázku do e-mailu aplikace Outlook ze schránky

V Outlooku existuje ještě jeden způsob, jak přidat fotografii. Budete překvapeni, jak je to samozřejmé! Obrázek můžete přidat tak, že ho... zkopírujete a vložíte do šablony :) Vložit můžete obrázek libovolného formátu, ale jeho velikost by neměla přesáhnout 64 Kb. To je jediné omezení, na které narazíte.

Stačí vyhledat soubor, otevřít jej v libovolném editoru obrázků a zkopírovat jej přímo odtud. Pak jej jednoduše vložte do šablony, bude vypadat takto:

Tip: Tento obrázek můžete také přetáhnout přímo z Průzkumníka souborů do těla šablony.

Jakmile jsem pozdrav nahradil jasným obrázkem, mé sdělení se stalo méně neformálním. Přesně o to mi šlo!

Hlavní výhodou této metody je možnost vidět samotný obrázek, nikoli makro s náhodnou sadou znaků, a mít jistotu, že přidáte správný obrázek. Vzhledem k limitu 64 Kb však lze tímto způsobem vkládat pouze malé obrázky. Pokud tento limit překonáte, zobrazí se následující chybová zpráva:

V takovém případě si budete muset projít naše příručky k tomuto tématu a zvolit jiný způsob přidání obrázku.

To byly dva způsoby, jak přidat obrázek do e-mailů aplikace Outlook. Pokud jste přehlédli mé předchozí návody, jak vložit obrázek ze služby OneDrive nebo vložit obrázek ze služby SharePoint, podívejte se na ně také a vyberte si metodu, která vám lépe vyhovuje.

Pokud chcete automaticky přidat obrázek v závislosti na aktuálním uživateli, najdete postup v tomto článku: Jak vytvořit dynamickou šablonu aplikace Outlook pro aktuálního uživatele.

A až se rozhodnete přejít od teorie k praxi, stačí si nainstalovat sdílené e-mailové šablony z obchodu Microsoft Store a vyzkoušet je :)

Pokud máte nějaké dotazy nebo třeba návrhy, jak naše sdílené e-mailové šablony ještě vylepšit, zanechte své názory v sekci Komentáře ;)