Spero che abbiate letto i miei precedenti articoli relativi a OneDrive e SharePoint, ma questa volta vorrei illustrare un altro modo di inserire gli allegati con il componente aggiuntivo Modelli di e-mail condivisi.

Modelli di e-mail condivisi come compagni di lavoro personali

La maggior parte degli utenti di Outlook ha a che fare quotidianamente con l'allegazione di documenti, immagini e video ai messaggi di posta elettronica. Se vi siete stufati di ripetere i passaggi manuali, date una possibilità ai modelli di posta elettronica condivisi. Vi illustrerò alcuni vantaggi e forse li troverete mobili e molto efficienti:

• il componente aggiuntivo funziona su Outlook per Windows, per Mac o Outlook online;
• consente di creare team e di condividere modelli comuni con i propri compagni di squadra;
• Infine, è possibile dotare i modelli di molteplici macro, scorciatoie personali e set di dati.

Per rimanere in linea, oggi mi concentro sull'allegazione di file da collegamenti URL. Per facilitare il mio compito, creo un modello utilizzando la macro speciale Allegato, lo salvo e lo incollo quando voglio:

Provate a fare lo stesso e i vostri destinatari di e-mail o i vostri compagni di squadra saranno in grado di inviare e visualizzare dati extra non limitati dalle loro autorizzazioni di accesso.

Modo breve utilizzando la macro ~%ATTACH_FROM_URL[]

In questo passaggio, approfondisco i passaggi e alcune note importanti che ognuno dovrebbe tenere a mente. Per semplificare, vi fornirò un esempio basato sulla mia esperienza personale.

Di tanto in tanto tutti noi abbiamo bisogno di estrarre e inviare gli stessi documenti di uso pubblico da diverse pagine o siti web. Io non faccio eccezione, i modelli di e-mail condivisi - EULA sono una delle richieste più diffuse. Ecco cosa faccio:

1. Per iniziare, preferisco preparare il riferimento alla mia risorsa, quindi faccio clic con il pulsante destro del mouse sul mio file e copio il suo indirizzo:

   

   Nota: le dimensioni dell'allegato non devono superare i 10 MB (10240 KB).

2. Quindi apro il riquadro Modelli di e-mail condivisi e creo un nuovo modello.
3. Toccare il tasto Inserisci macro e scegliere la macro ~%ATTACH_FROM_URL[] dall'elenco a discesa:

   

4. Ora sostituite il testo predefinito tra parentesi quadre con l'URL già salvato negli appunti, premendo il tasto Ctrl+V scorciatoia da tastiera:

   

5. Per mettere a punto il mio modello, gli do un nome, aggiungo il corpo del messaggio e clicco su Risparmiare :

   

Questo percorso complicato richiede solo un po' di attenzione, ma può farvi risparmiare ore di tempo. Anche il vostro team ne trarrà vantaggio, poiché non sono necessari permessi di accesso o login. Il file URL verrà aggiunto a un messaggio corrente di Outlook ogni volta che incollerete il modello.

Avvertenze trasparenti

Può capitare di vedere questo tipo di avviso quando si incolla un modello già pronto:

Ricordate la mia nota al punto 1: la dimensione dell'allegato non deve essere superiore a 10 MB (10240 KB).

E se si riceve questo messaggio:

Temo che dobbiate rivedere il vostro link: assicuratevi di non inserire un link copiato da OneDrive o SharePoint, non funzionerà affatto! Potete trovare gli articoli relativi a queste piattaforme qui sotto.

Per concludere, devo dire che non è facile coprire tutti i casi e gli aspetti in un solo post. Sarò lieta di aiutarvi se avete domande, la sezione Commenti è tutta vostra!