In questa esercitazione troverete tutti i dettagli su come condividere una cartella di lavoro di Excel con altre persone salvandola su una rete locale o su OneDrive, su come controllare l'accesso degli utenti a un file Excel condiviso e su come risolvere le modifiche in conflitto.

Al giorno d'oggi sempre più persone utilizzano Microsoft Excel per il lavoro di gruppo. In passato, quando era necessario condividere una cartella di lavoro di Excel con qualcuno, era possibile inviarla come allegato di posta elettronica o salvare i dati di Excel in formato PDF per la stampa. Sebbene sia veloce e conveniente, il primo metodo creava più versioni dello stesso documento, mentre il secondo produceva una copia sicura ma non modificabile.

Le recenti versioni di Excel 2010, 2013 e 2016 consentono di condividere e collaborare facilmente con le cartelle di lavoro. Condividendo un file Excel, si consente ad altri utenti di accedere allo stesso documento e di modificarlo simultaneamente, evitando così di dover tenere traccia di più versioni.

Come condividere un file Excel

Questa sezione mostra come condividere una cartella di lavoro di Excel per più utenti, salvandola in una posizione di rete locale dove altre persone possono accedervi e apportarvi modifiche. È possibile tenere traccia di tali modifiche e accettarle o rifiutarle.

Con la cartella di lavoro aperta, eseguire le seguenti operazioni per condividerla:

1. Sul Recensione nella scheda Cambiamenti fare clic sul gruppo Condividere la cartella di lavoro pulsante.

   

2. Il Condividere la cartella di lavoro Viene visualizzata la finestra di dialogo e si seleziona l'opzione Consente le modifiche da parte di più utenti contemporaneamente. Consente anche l'unione delle cartelle di lavoro. sulla casella di controllo Editing scheda.

   

3. Opzionalmente, si può passare all'opzione Avanzato selezionare le impostazioni desiderate per il monitoraggio delle modifiche e fare clic su OK .

   Ad esempio, si può desiderare che le modifiche vengano aggiornate automaticamente ogni n minuti (tutte le altre impostazioni della schermata sottostante sono quelle predefinite).



4. Salvate il file Excel in una posizione di rete in cui gli altri possano accedervi (il modo più veloce è usare la scorciatoia Ctrl + S).

Se l'operazione è stata eseguita correttamente, a destra del nome della cartella di lavoro apparirà la parola [Condivisa], come mostrato nella schermata seguente:

Ora voi e i vostri colleghi potete lavorare contemporaneamente sullo stesso file Excel. Siete liberi di accettare o rifiutare le loro modifiche e, dopo che le modifiche desiderate sono state incorporate, potete interrompere la condivisione della cartella di lavoro. Più avanti in questa esercitazione troverete i dettagli su come fare tutto questo.

Nota: se Microsoft Excel si rifiuta di condividere una determinata cartella di lavoro, molto probabilmente il motivo è uno dei seguenti:

1. Le cartelle di lavoro che contengono tabelle o mappe XML non possono essere condivise. Assicuratevi quindi di convertire le tabelle in intervalli e di rimuovere le mappe XML prima di condividere il file Excel.
2. Per poter condividere una cartella di lavoro, è necessario disattivare alcune impostazioni di privacy. Andare a File > Opzioni di Excel > Centro fiduciario , fare clic sul pulsante Impostazioni del Trust Center... e sotto il pulsante Opzioni per la privacy deselezionare la categoria Rimuovere le informazioni personali dalle proprietà dei file al momento del salvataggio scatola.

Come condividere la cartella di lavoro di Excel e proteggere il tracciamento delle modifiche

Se desiderate non solo condividere un file Excel, ma anche assicurarvi che nessuno disattivi la cronologia delle modifiche o rimuova la cartella di lavoro dall'uso condiviso, procedete in questo modo:

1. Sul Recensione nella scheda Cambiamenti fare clic sul gruppo Cartella di lavoro Proteggi e condividi pulsante.
2. Il Proteggere la cartella di lavoro condivisa Viene visualizzata la finestra di dialogo e si seleziona la voce Condivisione con modifiche alla traccia casella di controllo.
3. Digitare una password nel campo Password (opzionale) fare clic su OK e quindi digitare nuovamente la password per confermarla.

   Anche se l'inserimento di una password è facoltativo, è meglio farlo, altrimenti non ha senso utilizzare questa opzione, perché chiunque sarebbe in grado di rimuovere la protezione e quindi di interrompere la condivisione della cartella di lavoro.

4. Salvare la cartella di lavoro.

Cliccando OK nella finestra di dialogo precedente modificherà il valore Cartella di lavoro Proteggere e condividere sulla barra multifunzione per Disattivare la cartella di lavoro condivisa Facendo clic su questo pulsante si rimuove la protezione dalla cartella di lavoro condivisa e si interrompe la condivisione.

Nota: se la cartella di lavoro è già stata condivisa e si desidera proteggere la condivisione con una password, è necessario prima togliere la condivisione alla cartella di lavoro.

Proteggi foglio di lavoro vs. proteggi cartella di lavoro condivisa

Il Cartella di lavoro per la protezione e la condivisione impedisce solo di disattivare il monitoraggio delle modifiche in una cartella di lavoro condivisa, ma non impedisce ad altri utenti di modificare o eliminare il contenuto della cartella di lavoro.

Se volete evitare che qualcuno modifichi informazioni importanti nel vostro documento Excel, dovrete bloccare alcune aree prima di condividerlo (il termine "prima" è importante, poiché la protezione del foglio di lavoro non può essere applicata a una cartella di lavoro Excel condivisa). Per le istruzioni dettagliate passo per passo, consultate:

• Come bloccare alcune celle in Excel
• Come bloccare le formule in Excel

Limitazioni della cartella di lavoro condivisa di Excel

Quando decidete di condividere il vostro file Excel, sappiate che potrebbe causare alcuni problemi ai vostri utenti perché non tutte le funzioni sono pienamente supportate nelle cartelle di lavoro condivise. Ecco alcune limitazioni:

Infatti, sarà possibile utilizzare le funzioni esistenti, ma non sarà possibile aggiungerle o modificarle. Quindi, se si desidera beneficiare di una delle opzioni di cui sopra, assicurarsi di applicarle. prima L'elenco completo delle funzioni non supportate nelle cartelle di lavoro condivise è disponibile sul sito Web di Microsoft.

Come modificare una cartella di lavoro condivisa di Excel

Dopo aver aperto una cartella di lavoro condivisa, è possibile inserire nuovi dati o modificare quelli esistenti in modo regolare.

È inoltre possibile identificare il proprio lavoro in una cartella di lavoro condivisa:

1. Fare clic sul pulsante File scheda> Opzioni .
2. Nel Generale scorrere verso il basso fino alla categoria Personalizzate la vostra copia di Office sezione.
3. Nel Nome utente inserire il nome dell'utente che si desidera visualizzare e fare clic su OK .

Ora è possibile inserire e modificare i dati come di consueto, tenendo presente le seguenti limitazioni delle cartelle di lavoro condivise.

Come risolvere le modifiche in conflitto in un file Excel condiviso

Quando due o più utenti modificano contemporaneamente la stessa cartella di lavoro, alcune modifiche possono riguardare le stesse celle. In queste situazioni, Excel mantiene le modifiche dell'utente che salva per primo la cartella di lavoro. Quando un altro utente tenta di salvare la cartella di lavoro, Excel visualizza la dicitura Risolvere i conflitti con i dettagli di ciascuna modifica in conflitto:

Per risolvere le modifiche in conflitto, eseguire una delle seguenti operazioni:

• Per mantenere la modifica, fare clic su Accetta il mio .
• Per mantenere la modifica dell'altro utente, fare clic su Accettare Altro .
• Per mantenere tutte le modifiche, fare clic su Accettare tutto il mio .
• Per mantenere tutte le modifiche dell'altro utente, fare clic su Accettare tutti gli altri .

Suggerimento: per salvare un copia della cartella di lavoro condivisa con tutte le modifiche, fare clic sul pulsante Annullamento nella sezione Risolvere i conflitti e quindi salvare la cartella di lavoro con un nome diverso ( File > Salva con nome ). Sarà possibile unire le modifiche in un secondo momento.

Come forzare le modifiche recenti a sovrascrivere automaticamente quelle precedenti

Per fare in modo che le modifiche più recenti sovrascrivano automaticamente le modifiche precedenti (apportate dall'utente o da altri utenti), senza visualizzare la dicitura Risolvere i conflitti fare quanto segue:

1. Sul Recensione nella scheda Cambiamenti gruppo, fare clic su Condividere la cartella di lavoro .
2. Passare alla schermata Avanzato selezionare la scheda Le modifiche salvate vincono sotto Modifiche in conflitto tra utenti e fare clic su OK .

Per visualizzare tutte le modifiche apportate alla cartella di lavoro condivisa, utilizzare il comando Traccia delle modifiche sulla funzione Recensione nella scheda Cambiamenti Il programma mostra quando è stata apportata una determinata modifica, chi l'ha fatta e quali dati sono stati modificati. Per ulteriori informazioni, consultare il sito:

• Visualizzare la cronologia delle modifiche su un foglio separato
• Accettare o rifiutare le modifiche apportate da altri

Come unire diverse copie di una cartella di lavoro condivisa

In alcune situazioni, può essere più conveniente salvare diverse copie di una cartella di lavoro condivisa e quindi unire le modifiche apportate da diversi utenti. Ecco come fare:

1. Condividere il file Excel in una posizione di rete locale.
2. Gli altri utenti possono ora aprire il file condiviso e lavorarci; ciascuno salva la propria copia della cartella di lavoro condivisa nella stessa cartella, ma con un nome diverso.
3. Aggiungere il Confronto e unione di cartelle di lavoro La procedura dettagliata per l'aggiunta di questa funzione alla barra degli strumenti di accesso rapido è riportata qui.
4. Aprire la versione primaria della cartella di lavoro condivisa.
5. Fare clic sul pulsante Confronto e unione di cartelle di lavoro sulla barra degli strumenti di accesso rapido.

   

6. Nel Selezionare i file da unire selezionare tutte le copie che si desidera unire (per selezionare più file, tenere premuto il tasto Maiusc mentre si fa clic sui nomi dei file, quindi fare clic su OK) .

Le modifiche apportate dai diversi utenti sono state unite in un'unica cartella di lavoro. Ora è possibile evidenziare le modifiche, in modo da poterle visualizzare tutte in un colpo d'occhio.

Come rimuovere gli utenti da una cartella di lavoro Excel condivisa

La condivisione di un file Excel da parte di più utenti può comportare molte modifiche in conflitto tra loro. Per evitare questo inconveniente, si consiglia di scollegare alcune persone dalla cartella di lavoro condivisa.

Per rimuovere un utente da una cartella di lavoro condivisa, procedere come segue:

1. Sul Recensione nella scheda Cambiamenti fare clic sul gruppo Condividere la cartella di lavoro pulsante.
2. Sul Editing selezionare il nome dell'utente che si desidera disconnettere e fare clic sul pulsante Pulsante Rimuovi utente .

Nota: questa azione disconnette gli utenti solo per la sessione corrente, ma non impedisce loro di riaprire e modificare nuovamente il file Excel condiviso.

Se l'utente selezionato sta modificando la cartella di lavoro condivisa, Microsoft Excel avvisa che le modifiche non salvate di quell'utente andranno perse. Si fa clic su OK per continuare o Annullamento per interrompere l'operazione e consentire all'utente di salvare il proprio lavoro.

Se siete voi a essere stati disconnessi, potete preservare il vostro lavoro salvando la cartella di lavoro condivisa con un nome diverso, quindi riaprire la cartella di lavoro condivisa originale e unire le vostre modifiche alla copia salvata.

Se si vuole eliminare le opinioni personali dell'utente rimosso, passare all'opzione Vista scheda> Visualizzazioni della cartella di lavoro e fare clic su Visualizzazioni personalizzate . nella Personalizzato Visualizzazioni selezionare le viste che si desidera rimuovere e fare clic su Cancellare .

Come rimuovere la condivisione di un file Excel

Una volta terminato il lavoro di gruppo, si può smettere di condividere la cartella di lavoro in questo modo:

Aprire la sezione Condividere la cartella di lavoro ( Recensione scheda> Cambiamenti gruppo). Sul Editing cancellare la scheda Consentire le modifiche a più utenti contemporaneamente... e fare clic su OK .

Excel visualizzerà un avviso che indica che si sta per rimuovere il file dall'uso condiviso e cancellare la cronologia delle modifiche. Se questo è ciò che si desidera, fare clic su Sì , altrimenti No .

Note:

1. Prima di deselezionare questa casella, accertarsi di essere l'unica persona elencata sotto la voce Chi ha questa cartella di lavoro aperta ora Se ci sono altri utenti, disconnetterli prima.
2. Se la casella è deselezionata (grigia), molto probabilmente la protezione della cartella di lavoro condivisa è attiva. Per togliere la protezione alla cartella di lavoro, fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Condividere la cartella di lavoro e quindi fare clic sul pulsante Pulsante di sprotezione della cartella di lavoro condivisa sul Recensione nella scheda Cambiamenti gruppo.

Come condividere una cartella di lavoro di Excel con OneDrive

Un altro modo per condividere una cartella di lavoro di Excel è quello di salvarla su OneDrive, invitare i colleghi a lavorarci e vedere istantaneamente le modifiche apportate dagli altri. Microsoft lo chiama coautorato .

Salvare e condividere una cartella di lavoro

In Excel 2013 e Excel 2010 Per salvare una cartella di lavoro in OneDrive, eseguire le seguenti operazioni:

1. Cliccare File > Condividi > Salva nel cloud .
2. Invitate le persone a collaborare alla cartella di lavoro digitando i loro nomi o indirizzi e-mail nella casella corrispondente.
3. Assicurarsi che Può modificare è selezionato nell'elenco a discesa a destra (impostazione predefinita) e fare clic su Condividi .

In Excel 2016 è sufficiente fare clic sul pulsante Condividi nell'angolo in alto a destra, salvare la cartella di lavoro in una posizione cloud (OneDrive, OneDrive for Business o libreria di SharePoint Online), digitare gli indirizzi di posta elettronica nella finestra di dialogo Invitare le persone separando ciascuno di essi con un punto e virgola, quindi fare clic sul pulsante Condividi sul riquadro (vedere la schermata seguente).

Facendo clic sul pulsante Condividi invierà un messaggio di posta elettronica a ciascuna persona; una copia verrà inviata anche a voi, per sicurezza. Se preferite inviare voi stessi il link, fate clic su Ottenere un link di condivisione in fondo al riquadro.

Co-autore con altre persone

Quando i colleghi ricevono un invito, devono semplicemente fare clic sul link per aprire la cartella di lavoro in Excel Online, quindi fare clic su Modifica della cartella di lavoro > Modifica nel browser per modificare il file.

Gli abbonati a Excel 2016 per Office 365 (così come gli utenti di Excel Mobile, Excel per iOS e Excel per Android) possono essere co-autori nell'applicazione desktop di Excel facendo clic su Modifica della cartella di lavoro > Modifica in Excel.

Suggerimento: se si utilizza Excel 2016, è anche possibile fare clic su File > Aperto , quindi selezionare Condiviso con me .

Ora, non appena altre persone iniziano a modificare la cartella di lavoro, i loro nomi appaiono nell'angolo in alto a destra (a volte immagini, iniziali o anche "G", che sta per ospite). Le selezioni degli altri utenti sono di colori diversi, mentre la propria selezione è tradizionalmente verde:

Nota: se si utilizza una versione diversa da Excel 2016 per Office 365 o Excel Online, è possibile che non si vedano le selezioni degli altri, ma tutte le loro modifiche alla cartella di lavoro condivisa vengono visualizzate in tempo reale.

Se più utenti sono coautori e si perde di vista chi sta modificando una cella specifica, fare clic su quella cella e il nome della persona verrà rivelato.

Per passare alla cella modificata da qualcuno, fare clic sul suo nome o sulla sua immagine, quindi fare clic sulla casella verde con l'indirizzo della cella.

In questo modo è possibile condividere un file Excel con altri utenti. Vi ringrazio per la lettura e spero di vedervi sul nostro blog la prossima settimana!