L'unione di righe duplicate nei fogli di calcolo può diventare una delle operazioni più complesse. Vediamo cosa possono fare le formule di Google e conosciamo un componente aggiuntivo intelligente che fa tutto il lavoro per voi.

Funzioni per combinare le celle con lo stesso valore in Google Sheets

Non pensavate che in Google Sheets mancassero le funzioni per questo tipo di operazioni, vero? Ecco le formule necessarie per consolidare le righe e rimuovere le celle duplicate nei fogli di calcolo.

CONCATENATA - Funzione e operatore di Google Sheets per unire i record

La prima cosa che mi viene in mente quando penso non solo alla rimozione dei duplicati, ma anche all'unione di righe duplicate, è la funzione CONCATENATE di Google Sheets e l'ampersand (&), uno speciale operatore di concatenazione.

Supponiamo di avere un elenco di film da guardare e di volerli raggruppare per genere:

• In Google Sheets è possibile unire celle solo con spazi tra i valori:

  =CONCATENARE(B2," ",C2," ",B8," ",C8)

  =B2&" "&C2&" "&B8&" "&C8

  

• Oppure utilizzare gli spazi con qualsiasi altro segno per combinare insieme le righe duplicate:

  =CONCATENATE(A3,": ",B3," (",C3,"), ",B6," (",C6,") ")

  =A3&": "&B3&" ("&C3&"), "&B6&" ("&C6&") "

  

Una volta unite le righe, è possibile sbarazzarsi delle formule e mantenere solo il testo secondo l'esempio di questo tutorial: Convertire le formule in valori in Google Sheets

Per quanto semplice possa sembrare, questo metodo è ovviamente ben lontano dall'essere ideale: è necessario conoscere le posizioni esatte dei duplicati ed è l'utente a doverle indicare alla formula. Quindi, questo può funzionare per piccoli insiemi di dati, ma cosa fare quando diventano più grandi?

Unire le celle mantenendo i dati con UNIQUE + JOIN

Questo tandem di formule trova i duplicati in Google Sheets (e unisce le celle con record unici) al posto vostro. Tuttavia, siete ancora voi a dover indicare alle formule dove cercare. Vediamo come funziona sullo stesso elenco di cose da vedere.

1. Utilizzo Google Sheets UNIQUE in E2 per controllare i generi nella colonna A:

   =UNIQUE(A2:A)

   

   La formula restituisce l'elenco di tutti i generi, indipendentemente dal fatto che si ripetano o non si ripetano nell'elenco originale. In altre parole, elimina i duplicati dalla colonna A.

   Suggerimento: UNIQUE è sensibile alle maiuscole e alle minuscole, quindi assicuratevi di portare gli stessi record allo stesso caso di testo. Questa esercitazione vi aiuterà a farlo rapidamente in blocco.

   Suggerimento: se si aggiungono altri valori alla colonna A, la formula espanderà automaticamente l'elenco con i record unici.

2. Poi costruisco la mia prossima formula con la funzione JOIN di Google Sheets:

   =CONGIUNZIONE(", ", FILTRO(B:B,A:A=E2))

   

   Come funzionano gli elementi di questa formula?

   • FILTRO esegue una scansione della colonna A per trovare tutte le istanze del valore in E2. Una volta individuate, estrae i record corrispondenti dalla colonna B.
   • JOIN unisce questi valori in una cella con una virgola.

   Copiate la formula e otterrete tutti i titoli ordinati per genere.

   Nota: se avete bisogno anche degli anni, dovrete creare la formula nella colonna vicina, poiché JOIN funziona con una colonna alla volta:

   =CONGIUNZIONE(", ", FILTRO(C:C,A:A=E2))

   

Quindi, questa opzione dota Google Sheets di alcune funzioni per combinare più righe in una sola in base ai duplicati. E avviene automaticamente. Beh, quasi. Intendo rimandare la soluzione perfetta alla fine dell'articolo. Ma sentitevi liberi di saltarla subito ;)

Funzione QUERY per rimuovere le righe duplicate in Google Sheets

C'è un'altra funzione che aiuta a gestire tabelle enormi: QUERY. All'inizio può sembrare un po' complicata, ma una volta imparato a usarla, diventerà la vostra vera compagna nei fogli di calcolo.

Ecco la funzione QUERY vera e propria:

Come funziona:

• dati (obbligatorio) - l'intervallo della tabella di origine.
• interrogazione (obbligatorio) - una serie di comandi che determinano le condizioni per ottenere dati specifici.

  Suggerimento: un elenco completo di tutti i comandi è disponibile qui.

• intestazioni (opzionale) - il numero di righe di intestazione nella tabella di origine.

In parole povere, la QUERY di Google Sheets restituisce una serie di valori in base alle condizioni specificate dall'utente.

Esempio 1

Voglio ottenere solo i film tratti dai fumetti che devo ancora vedere:

=QUERY(A1:C, "selezionare * dove A="Fumetto"")

La formula elabora l'intera tabella di origine (A1:C) e restituisce tutte le colonne (select *) per i film a fumetti (dove A="Fumetto").

Suggerimento: non ho specificato l'ultima riga della mia tabella (A1:C) intenzionalmente, per mantenere la formula flessibile e restituire nuovi record nel caso in cui vengano aggiunte altre righe alla tabella.

Come si può vedere, il funzionamento è simile a quello di un filtro, ma nella pratica i dati possono essere molto più grandi, con numeri da calcolare.

Suggerimento: in questo articolo troverete altri modi per trovare i duplicati nelle tabelle di Google Sheets.

Esempio 2

Supponiamo di fare una piccola ricerca e di tenere traccia degli incassi del fine settimana dei film più recenti nelle sale:

Uso le QUERY di Google Sheets per rimuovere i duplicati e contare la somma totale di denaro guadagnata per ogni film per tutti i fine settimana. Li metto anche in ordine alfabetico per genere:

=QUERY(B1:D, "select B,C, SUM(D) group by B,C")

Nota: per il gruppo da è necessario enumerare tutte le colonne dopo il comando selezionare altrimenti la formula non funzionerà.

Per ordinare i record in base al film, invece, è sufficiente cambiare l'ordine delle colonne per il file gruppo da :

=QUERY(B1:D, "select B,C, SUM(D) group by C,B")

Esempio 3

Supponiamo che si gestisca con successo una libreria e che si tenga traccia di tutti i libri che sono in stock in tutte le filiali. L'elenco arriva a centinaia di libri:

• A causa del clamore suscitato dalla serie di Harry Potter, decidete di controllare quanti libri vi sono rimasti scritti da J.K. Rowling:

  =QUERY('Copia di In stock'!A1:D, "selezionare A,B,C,D dove A="Rowling"")

  

• Decidete di andare oltre e di tenere solo la serie di Harry Potter omettendo altri racconti:

  =QUERY('In stock'!A1:D, "selezionare A,B,C,D dove (A='Rowling' e C contiene 'Harry Potter')")

  

• Utilizzando la funzione QUERY di Google Sheets, è possibile contare tutti questi libri:

  =QUERY('In stock'!A1:D, "select A,B, sum(D) where (A='Rowling' e C contiene 'Harry Potter') group by A,B")

  Guarda anche: Come rimuovere le celle vuote in Excel

  

Immagino che per ora abbiate un'idea di come la funzione QUERY "rimuova i duplicati" in Google Sheets. Sebbene sia un'opzione disponibile per tutti, per me è più che altro una via di mezzo per combinare le righe duplicate.

Suggerimento: QUERY è così potente che può unire non solo i duplicati all'interno di un foglio, ma anche abbinare & unire le intere tabelle.

Inoltre, finché non si imparano le query utilizzate e le regole per applicarle, la funzione non sarà di grande aiuto.

Il modo più veloce per combinare le righe duplicate

Quando si perde ogni speranza di trovare una soluzione semplice per combinare più righe in base ai duplicati, il nostro componente aggiuntivo per Google Sheets è un ottimo ingresso. :)

Combina righe duplicate analizza una colonna con record ripetuti, unisce le celle corrispondenti di altre colonne, separa questi record con delimitatori e consolida i numeri, il tutto contemporaneamente e con pochi clic del mouse!

Ricordate il mio elenco di libri in negozio con qualche centinaio di righe? Vediamo come lo strumento lo gestirà.

Suggerimento: poiché l'utilità fa parte di Power Tools, installatela prima e passate direttamente alla sezione Unire e combinare gruppo:

Quindi fare clic sull'icona del componente aggiuntivo per aprirlo:

1. Una volta avviato il componente aggiuntivo, selezionare l'intervallo in cui si desidera combinare le righe duplicate:

• colonne con valori che riunirete
• modi per combinare questi record: unire o calcolare
• delimitatore per unire le celle con il testo
• funzione per calcolare i numeri

Per me, vorrei che tutti i libri appartenenti a un autore fossero riuniti in una cella e separati da linee di interruzione. Se alcuni titoli si ripetono, il componente aggiuntivo li mostrerà una sola volta.

Per quanto riguarda la quantità, mi va bene totalizzare tutti i libri per autore. I numeri dei titoli doppi, se ci sono, saranno sommati.

Lo strumento ha unito le righe duplicate nel mio elenco di libri. Ecco una parte dell'aspetto dei miei dati:

In alternativa, è possibile dividere un foglio in più fogli in modo da avere una tabella separata con tutti i libri per autore, oppure evidenziare le righe duplicate in Google Sheets.

Suggerimento: date un'occhiata a come ho utilizzato il componente aggiuntivo:

Oppure guardate un breve video di presentazione dello strumento:

Utilizzare gli scenari per unire in modo semi-automatico i duplicati

Un'altra possibilità che offre Combine Duplicate Rows è quella di semi-automatizzare il suo utilizzo.

Se si ripetono spesso i passaggi e si selezionano le stesse opzioni, è possibile salvarle in scenari. Gli scenari consentono di riutilizzare senza problemi le stesse impostazioni sullo stesso set di dati o su set di dati diversi.

È necessario dare un nome allo scenario e specificare un foglio e un intervallo da elaborare:

Le impostazioni salvate qui possono essere richiamate rapidamente dal menu di Google Fogli. Il componente aggiuntivo inizierà subito a combinare le righe duplicate, risparmiando tempo:

Vi incoraggio davvero a conoscere meglio lo strumento e le sue opzioni, perché Google Fogli è "oscuro e pieno di terrori", se capite cosa intendo ;)