L'esercitazione mostra come raggruppare le righe in Excel per facilitare la lettura di fogli di calcolo complicati. Scoprite come nascondere rapidamente le righe all'interno di un determinato gruppo o come comprimere l'intero contorno a un determinato livello.

I fogli di lavoro con molte informazioni complesse e dettagliate sono difficili da leggere e analizzare. Fortunatamente, Microsoft Excel offre un modo semplice per organizzare i dati in gruppi, consentendo di comprimere ed espandere le righe con contenuti simili per creare visualizzazioni più compatte e comprensibili.

Raggruppare le righe in Excel

Il raggruppamento in Excel funziona meglio con fogli di lavoro strutturati con intestazioni di colonna, senza righe o colonne vuote e con una riga di riepilogo (subtotale) per ogni sottoinsieme di righe. Una volta organizzati correttamente i dati, utilizzate uno dei seguenti modi per raggrupparli.

Come raggruppare automaticamente le righe (creare un contorno)

Se l'insieme di dati contiene un solo livello di informazioni, il modo più rapido è quello di lasciare che Excel raggruppi automaticamente le righe. Ecco come fare:

1. Selezionare una cella qualsiasi in una delle righe che si desidera raggruppare.
2. Vai al sito Dati scheda> Schema gruppo, fare clic sulla freccia sotto Gruppo e selezionare Schema automatico .

Non c'è altro da fare!

Ecco un esempio del tipo di righe che Excel può raggruppare:

Come mostrato nella schermata sottostante, le righe sono state raggruppate perfettamente e a sinistra della colonna A sono state aggiunte le barre di contorno che rappresentano i diversi livelli di organizzazione dei dati.

Nota: se le righe di riepilogo si trovano sopra un gruppo di righe di dettaglio, prima di creare un contorno, andare alla voce Dati scheda> Schema fare clic sul gruppo Finestra di dialogo Contorno e cancellare il campo Righe di riepilogo sotto il dettaglio casella di controllo.

Una volta creato il contorno, è possibile nascondere o mostrare rapidamente i dettagli all'interno di un determinato gruppo facendo clic sul meno o più per quel gruppo. È inoltre possibile comprimere o espandere tutte le righe a un determinato livello facendo clic sui pulsanti di livello nell'angolo in alto a sinistra del foglio di lavoro. Per ulteriori informazioni, consultate la sezione Come comprimere le righe in Excel.

Come raggruppare manualmente le righe

Se il foglio di lavoro contiene due o più livelli di informazioni, la funzione di Excel Schema automatico In questo caso, è possibile raggruppare manualmente le righe eseguendo i passaggi seguenti.

Nota: quando si crea un contorno manualmente, assicurarsi che il set di dati non contenga righe nascoste, altrimenti i dati potrebbero essere raggruppati in modo errato.

1. Creare gruppi esterni (livello 1)

Selezionare uno dei sottoinsiemi di dati più grandi, comprese tutte le righe di riepilogo intermedie e le relative righe di dettaglio.

Nel set di dati sottostante, per raggruppare tutti i dati della riga 9 ( Est Totale ), selezioniamo le righe da 2 a 8.

Sul Dati nella scheda Schema fare clic sul gruppo Gruppo selezionare il tasto Righe e fare clic su OK .

In questo modo si aggiunge una barra sul lato sinistro del foglio di lavoro che copre le righe selezionate:

In modo analogo, si creano tutti i gruppi esterni necessari.

In questo esempio, abbiamo bisogno di un altro gruppo esterno per l'elemento Nord Per questo, selezioniamo le righe da 10 a 16 e facciamo clic su Dati scheda> Gruppo pulsante> Righe .

Anche questo gruppo di righe è ora raggruppato:

Suggerimento: per creare un nuovo gruppo più velocemente, premere la scorciatoia Maiusc + Alt + Freccia destra invece di fare clic sul pulsante Gruppo sulla barra multifunzione.

2. Creare gruppi annidati (livello 2)

Per creare un gruppo annidato (o interno), selezionare tutte le righe di dettaglio sopra la relativa riga di riepilogo e fare clic sul pulsante Gruppo pulsante.

Ad esempio, per creare il file Mele gruppo all'interno del Est selezionare le righe 2 e 3 e premere Gruppo Per realizzare il Arance selezionare le righe da 5 a 7 e premere il tasto Gruppo di nuovo il pulsante.

Allo stesso modo, si creano gruppi nidificati per i file Nord e otteniamo il seguente risultato:

3. Se necessario, aggiungere altri livelli di raggruppamento

In pratica, le serie di dati sono raramente complete. Se a un certo punto si aggiungono altri dati al foglio di lavoro, probabilmente si vorranno creare altri livelli di contorno.

A titolo di esempio, inseriamo l'elemento Totale generale nella nostra tabella e poi aggiungere il livello di contorno più esterno. Per farlo, selezionare tutte le righe ad eccezione della riga Totale generale (righe da 2 a 17) e fare clic su Dati scheda> Gruppo pulsante> Righe .

Come mostrato nella schermata seguente, i dati sono ora raggruppati in 4 livelli:

• Livello 1: Totale generale
• Livello 2: totali della regione
• Livello 3: Subtotali degli articoli
• Livello 4: righe di dettaglio

Ora che abbiamo un contorno di righe, vediamo come questo rende i nostri dati più facili da visualizzare.

Come comprimere le righe in Excel

Una delle caratteristiche più utili dei raggruppamenti di Excel è la possibilità di nascondere e mostrare le righe di dettaglio di un particolare gruppo, nonché di comprimere o espandere l'intero contorno a un determinato livello con un semplice clic del mouse.

Chiudere le righe all'interno di un gruppo

Per ridurre le righe di un particolare gruppo, è sufficiente fare clic sul pulsante meno. in fondo alla barra del gruppo.

Ad esempio, è possibile nascondere rapidamente tutte le righe di dettaglio per l'oggetto Est regione, compresi i subtotali, e mostrare solo i dati di Est Totale fila:

Un altro modo per comprimere le righe in Excel è quello di selezionare una cella qualsiasi del gruppo e fare clic sul pulsante Nascondi dettaglio sul pulsante Dati nella scheda Schema gruppo:

In ogni caso, il gruppo sarà ridotto a una riga di riepilogo e tutte le righe di dettaglio saranno nascoste.

Chiudere o espandere l'intero schema a un livello specifico.

Per ridurre o espandere tutti i gruppi di un determinato livello, fate clic sul numero di contorno corrispondente nell'angolo superiore sinistro del foglio di lavoro.

Il livello 1 visualizza la minor quantità di dati, mentre il numero più alto espande tutte le righe. Ad esempio, se il profilo ha 3 livelli, si fa clic sul numero 2 per nascondere il terzo livello (righe di dettaglio) e visualizzare gli altri due livelli (righe di riepilogo).

Nel nostro set di dati di esempio, abbiamo 4 livelli di contorno, che funzionano in questo modo:

• Solo spettacoli di livello 1 Totale generale (riga 18) e nasconde tutte le altre righe.
• Display di livello 2 Totale generale e Regione subtotali (righe 9, 17 e 18).
• Display di livello 3 Totale generale , Regione e Articolo subtotali (righe 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 e 18).
• Il livello 4 mostra tutte le righe.

La seguente schermata mostra il contorno collassato al livello 3.

Come espandere le righe in Excel

Per espandere le righe all'interno di un determinato gruppo, fare clic su una cella qualsiasi della riga di riepilogo visibile, quindi fare clic sul pulsante Mostra Dettaglio sul pulsante Dati nella scheda Schema gruppo:

Oppure fare clic sul segno più per il gruppo di righe collassate che si desidera espandere:

Come rimuovere il contorno in Excel

Se si desidera rimuovere tutti i gruppi di righe in una volta sola, cancellare il contorno. Se si desidera rimuovere solo alcuni dei gruppi di righe (ad esempio, i gruppi annidati), disassociare le righe selezionate.

Come rimuovere l'intero contorno

Vai al sito Dati scheda> Schema gruppo, fare clic sulla freccia sotto Non raggruppati e quindi fare clic su Schema chiaro .

Note :

1. La rimozione del contorno in Excel non elimina alcun dato.
2. Se si rimuove un contorno con alcune righe chiuse, queste potrebbero rimanere nascoste dopo la cancellazione del contorno. Per visualizzare le righe, utilizzare uno dei metodi descritti in Come nascondere le righe in Excel.
3. Una volta rimosso il contorno, non sarà più possibile recuperarlo facendo clic sul tasto Annullamento o premendo la scorciatoia Annulla ( Ctrl + Z ), sarà necessario ricreare il contorno da zero.

Come disaggregare un determinato gruppo di righe

Per rimuovere il raggruppamento per alcune righe senza eliminare l'intero contorno, procedere come segue:

1. Selezionare le righe che si desidera disaggregare.
2. Vai al sito Dati scheda> Schema e fare clic sul pulsante Pulsante di separazione dei gruppi Oppure premete Maiusc + Alt + Freccia sinistra, che è la scorciatoia di Excel per il raggruppamento.
3. Nel Non raggruppati selezionare la finestra di dialogo Righe e fare clic su OK.

Ad esempio, ecco come si possono disaggregare due gruppi di righe annidate ( Mele Subtotale e Arance Subtotale ) mantenendo l'esterno Est Totale gruppo:

Nota: non è possibile disaggregare gruppi di righe non adiacenti alla volta. È necessario ripetere i passaggi sopra descritti per ogni gruppo singolarmente.

Suggerimenti per il raggruppamento in Excel

Come avete appena visto, è piuttosto facile raggruppare le righe in Excel. Di seguito troverete alcuni trucchi utili che renderanno il vostro lavoro con i gruppi ancora più semplice.

Come calcolare automaticamente i subtotali di gruppo

Per far sì che i totali parziali vengano calcolati automaticamente, utilizzare il comando Subtotale con la funzione di riepilogo desiderata, come SOMMA, CONTO, MEDIA, MIN, MAX, ecc. Il comando Subtotale non solo inserisce le righe di riepilogo, ma crea anche un contorno con righe pieghevoli ed espandibili, completando così due compiti in una volta sola!

Applicare gli stili predefiniti di Excel alle righe di riepilogo

Microsoft Excel dispone di stili predefiniti per due livelli di righe di riepilogo: Livello di riga_1 (in grassetto) e Livello di riga_2 (È possibile applicare questi stili prima o dopo il raggruppamento delle righe.

Per applicare automaticamente gli stili di Excel a un file nuovo schema , andare alla pagina Dati scheda> Schema fare clic sul gruppo Schema e selezionare la finestra di dialogo Stili automatici e fare clic su OK Dopo di che si crea uno schema come di consueto.

Per applicare gli stili a un elemento schema esistente , si seleziona anche l'opzione Stili automatici come mostrato sopra, ma facendo clic sul pulsante Applicare gli stili invece di OK .

Ecco come appare uno schema di Excel con gli stili predefiniti per le righe di riepilogo:

Come selezionare e copiare solo le righe visibili

Dopo aver eliminato le righe irrilevanti, si potrebbe voler copiare i dati rilevanti visualizzati da qualche altra parte. Tuttavia, quando si selezionano le righe visibili nel modo consueto con il mouse, in realtà si selezionano anche le righe nascoste.

Per selezionare solo il righe visibili è necessario eseguire alcuni passaggi aggiuntivi:

1. Selezionare le righe visibili con il mouse.

   Ad esempio, sono state chiuse tutte le righe di dettaglio e ora si selezionano le righe di riepilogo visibili:

   

2. Dirigetevi verso il Casa scheda> Editing e fare clic su Trova e seleziona > Vai allo speciale Oppure premere Ctrl + G (scorciatoia per andare a) e fare clic sulla voce Speciale... pulsante.
3. Nel Vai allo speciale selezionare la finestra di dialogo Solo celle visibili e fare clic su OK.

Di conseguenza, vengono selezionate solo le righe visibili (le righe adiacenti a quelle nascoste sono contrassegnate da un bordo bianco):

A questo punto è sufficiente premere Ctrl + C per copia le righe selezionate e Ctrl + V per pasta dove si vuole.

Come nascondere e mostrare i simboli di contorno

Per nascondere o visualizzare le barre di contorno e i numeri di livello in Excel, utilizzare la seguente scorciatoia da tastiera: Ctrl + 8 .

Premendo la scorciatoia per la prima volta, i simboli del contorno vengono nascosti; premendola nuovamente, il contorno viene visualizzato nuovamente.

I simboli di contorno non vengono visualizzati in Excel

Se non si vedono né i simboli più e meno nelle barre di gruppo né i numeri nella parte superiore del contorno, verificare la seguente impostazione in Excel:

1. Vai al sito File scheda> Opzioni > Avanzato categoria.
2. Scorrere fino alla voce Opzioni di visualizzazione per questo foglio di lavoro selezionare il foglio di lavoro di interesse e assicurarsi che la casella di testo Mostra i simboli di contorno se un contorno viene applicato è selezionata.

In questo modo si raggruppano le righe in Excel per comprimere o espandere determinate sezioni del set di dati. In modo simile, si possono raggruppare le colonne nei fogli di lavoro. Vi ringrazio per la lettura e spero di vedervi sul nostro blog la prossima settimana.