L'esercitazione spiega come utilizzare l'Incolla speciale in Excel e come rendere più efficiente il processo utilizzando le scorciatoie per incollare valori, formule, commenti, formati, larghezza delle colonne e altro ancora.

Copiare e incollare in Excel è facile. Credo che tutti conoscano la scorciatoia per copiare una cella ( Ctrl+C ) e per incollarla ( Ctrl+V ). Ma sapevate che, oltre a incollare un'intera cella, potete incollare solo un determinato attributo, come un valore, una formula, una formattazione o un commento? È qui che entra in gioco Paste Special.

Excel Incolla speciale rende più agevole l'operazione di incollaggio, consentendo di scegliere quale formattazione (sorgente o destinazione) mantenere o di eliminare tutta la formattazione e incollare solo i valori o le formule.

Che cos'è l'Incolla speciale in Excel?

Nelle situazioni in cui un copia/incolla standard non è appropriato, la funzione Incolla speciale di Excel offre un'ampia gamma di opzioni per incollare soltanto elementi specifici delle celle copiate o eseguire un operazione matematica con i dati copiati.

Ad esempio, è possibile copiare dati basati su formule e incollare solo i valori calcolati nella stessa cella o in celle diverse. Oppure, è possibile copiare la larghezza di una colonna e applicarla a tutte le altre colonne del set di dati. O ancora, è possibile trasporre l'intervallo copiato, cioè convertire le righe in colonne e viceversa. La schermata seguente mostra tutte le opzioni di Incolla speciale disponibili:

Tutti i comandi di Incolla speciale funzionano sia all'interno dello stesso foglio di lavoro sia tra fogli e cartelle di lavoro diversi.

Come incollare gli speciali in Excel

L'uso di Incolla speciale in Excel si riduce a quanto segue:

1. Copiare la cella di partenza o un intervallo di celle (il modo più rapido è selezionare la cella o le celle e premere la scorciatoia Ctrl + C).
2. Selezionare le celle di destinazione.
3. Aprire la sezione Incolla speciale utilizzando uno dei metodi descritti di seguito (il modo più veloce è premere la scorciatoia Incolla speciale).
4. Selezionare l'opzione di incollaggio desiderata e fare clic su OK o premere il tasto Invio.

Sì, è così semplice!

3 modi per accedere a Incolla speciale in Excel

Di solito Microsoft Excel offre diversi modi per utilizzare una stessa funzione, e Incolla speciale non è da meno. È possibile accedere alle sue funzioni tramite la barra multifunzione, il menu del tasto destro del mouse e le scorciatoie da tastiera.

1. Pulsante Incolla speciale sulla barra multifunzione

Il modo più ovvio per aprire la finestra di dialogo Incolla speciale è fare clic su Incolla > Incolla speciale sul Casa nella scheda Appunti gruppo:

2. Comando Incolla speciale nel menu del tasto destro del mouse.

In alternativa, è possibile fare clic con il tasto destro del mouse su una cella in cui si desidera incollare i dati copiati, quindi fare clic su Incolla speciale nel menu contestuale.

Come avrete notato, le 6 opzioni di incollamento più diffuse appaiono direttamente nel menu a comparsa, alla voce Opzioni di incollaggio : incolla tutto (equivalente a CTRL + V), incolla valori, incolla formule, trasponi, incolla formattazione e incolla link:

Se si inizia a passare sopra il Incolla speciale... nel menu contestuale, viene visualizzato un menu a comparsa che offre altre 14 opzioni di incollamento:

Per sapere che cosa fa una determinata icona, passateci sopra il mouse: apparirà un messaggio di risposta e Anteprima dal vivo Questo metodo è particolarmente utile quando si è appena iniziato a imparare la funzione.

Ad esempio, se si passa il mouse sulla voce pasta trasporre si vedrà un'anteprima di come verranno trasposti esattamente i dati copiati:

Suggerimento: se non siete amanti del clic con il tasto destro del mouse e preferite avere le mani sulla tastiera per la maggior parte del tempo, potete aprire il menu contestuale premendo la scorciatoia Shift+F10 oppure menu contestuale invece di fare clic con il tasto destro del mouse sulla cella di destinazione. Sulla maggior parte delle tastiere, il tasto del menu contestuale si trova a destra della barra spaziatrice, tra Alt e Ctrl .

3. Scorciatoia per l'Incolla speciale

Il modo più rapido per incollare un aspetto specifico dei dati copiati in Excel è utilizzare una delle seguenti scorciatoie.

• Scorciatoia per l'incollamento speciale per Excel 2016 - 2007: Ctrl+Alt+V
• Scorciatoia per l'incollamento speciale per tutte le versioni di Excel: Alt+E , quindi S

Entrambe le scorciatoie di cui sopra aprono la finestra di Excel Incolla speciale dove è possibile selezionare l'opzione desiderata con il mouse o premere un tasto di scelta rapida corrispondente. Nella sezione seguente è riportato un elenco completo delle opzioni di incollamento disponibili e dei relativi tasti di scelta rapida.

Tasti di scelta rapida Excel Paste Special

Come già sapete, la funzione di Excel Incolla speciale La finestra di dialogo può essere aperta con la combinazione di tasti Ctrl+Alt+V. Dopodiché, è possibile scegliere un'opzione di incollaggio specifica premendo un solo tasto della tastiera.

Si tenga presente che un tasto di scelta rapida per l'incollamento speciale funziona solo quando l'opzione Incolla speciale è già aperta e alcuni dati sono stati precedentemente copiati negli appunti.

A prima vista, sembrano molti tasti da ricordare, ma con un po' di pratica sarete in grado di incollare speciali in Excel più velocemente di quanto un utente medio riesca a fare con il mouse. Per cominciare, potete imparare il comando incollare valori speciali scorciatoia ( Ctrl+Alt+V , poi V ) che probabilmente utilizzerete più volte al giorno.

Se si dimentica un tasto di scelta rapida, è sufficiente dare un'occhiata all'opzione richiesta nella finestra di dialogo Incolla speciale e notate una finestra di dialogo lettera sottolineata Come si ricorderà, il tasto di scelta rapida per incollare i valori è V e questa lettera è sottolineata in "Valori".

Suggerimento: altre utili scorciatoie da tastiera si trovano in 30 scorciatoie da tastiera più utili di Excel.

Esempi di utilizzo di Incolla speciale in Excel

Per passare dalla teoria alla pratica, vediamo in azione alcune delle funzioni speciali più diffuse di paste. Semplici e diretti, questi esempi possono comunque insegnare un paio di usi non ovvi.

Come copiare i commenti in Excel

Se si desidera copiare solo i commenti, ignorando i valori e la formattazione delle celle, procedere in questo modo:

1. Selezionare le celle da cui si desidera copiare i commenti e premere Ctrl + C per copiare le celle.
2. Selezionare la cella di destinazione o la cella in alto a sinistra dell'intervallo di destinazione.
3. Premere la scorciatoia speciale per incollare ( Ctrl + Alt + V ), quindi premere C per incollare solo i commenti.
4. Premete il tasto Invio.

Come mostrato nella schermata seguente, i commenti vengono copiati nelle celle di un'altra colonna (dalla colonna A alla C) e tutti i valori esistenti nelle celle di destinazione vengono conservati.

Come copiare i valori in Excel

Supponiamo di aver creato un report di riepilogo da diverse fonti e di doverlo inviare al cliente o al supervisore. Il report contiene un mucchio di formule che estraggono informazioni da altri fogli e un numero ancora maggiore di formule che calcolano i dati di partenza. La domanda è: come si può inviare il report con i numeri finali senza ingombrarlo con tonnellate di dati iniziali? Sostituendo le formulecon i valori calcolati!

Di seguito sono riportati i passaggi per incollare solo i valori in Excel:

1. Selezionare le celle con le formule e premere Ctrl + C per copiarle.
2. Se non è necessario conservare le formule, è possibile selezionare lo stesso intervallo appena copiato (celle con formule).
3. Premete il tasto incollare la scorciatoia per i valori: Ctrl + Alt + V , quindi V .
4. Premere Invio .

Le formule sono sostituite da valori calcolati.

Suggerimento: se si stanno copiando i valori in un altro intervallo e si desidera mantenere i formati originali dei numeri, come i simboli di valuta o il numero di cifre decimali, premere Ctrl+Alt+V , e poi U per incollare valori e formati numerici.

Come trasporre rapidamente in Excel

Esistono alcuni modi per cambiare le colonne in righe in Excel, il più veloce dei quali è l'utilizzo del comando Incolla trasponi opzione. Ecco come:

1. Selezionare la tabella da trasporre e premere Ctrl + C per copiarla.
2. Selezionare la cella in alto a sinistra dell'intervallo in cui si desidera incollare i dati trasposti.
3. Premere lo speciale incolla scorciatoia per la trasposizione: Ctrl + Alt + V , quindi E .
4. Premere Invio .

Il risultato sarà simile a questo:

Come si può vedere nella schermata qui sopra, nella tabella convertita, i formati originali delle celle e dei numeri sono mantenuti al loro posto, un tocco piccolo ma utile!

Per conoscere altri modi di trasporre in Excel, consultate questa esercitazione: Come scambiare colonne e righe in Excel.

Come copiare la larghezza delle colonne in Excel

Questo esempio vi insegnerà come impostare rapidamente la larghezza desiderata per tutte le colonne della vostra tabella Excel.

1. Impostare la larghezza di una colonna nel modo desiderato.
2. Selezionare la colonna con la larghezza modificata (o selezionare una singola cella all'interno della colonna) e premere Ctrl + C .
3. Selezionare la colonna o le colonne in cui si desidera copiare la larghezza. Per selezionare colonne non adiacenti, tenere premuto CTRL durante la selezione.
4. Premete la scorciatoia speciale per l'incollamento Ctrl + Alt + V , quindi W .
5. Fare clic su Invio .

Solo la larghezza della colonna viene copiata in altre colonne, ma non i dati contenuti nella colonna di origine.

Come copiare la larghezza e il contenuto di una colonna

Spesso, quando si copiano i dati da una colonna a un'altra, è necessario regolare manualmente la larghezza della colonna di destinazione per adattarla ai nuovi valori. In questo caso, si può scegliere il modo seguente per copiare i dati di origine e la larghezza della colonna in un colpo solo.

1. Selezionare i dati da copiare e premere Ctrl + C .
2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cella in alto a sinistra dell'intervallo di destinazione.
3. Passare il mouse su Incolla speciale e quindi fare clic sul pulsante Mantenere la larghezza della colonna sorgente icona sotto Incolla , oppure premere il tasto W della tastiera.

I dati di origine e la larghezza della colonna vengono copiati in un'altra colonna con un paio di clic del mouse!

Come incollare e aggiungere/sottrarre/moltiplicare/dividere alla volta

Eseguire operazioni aritmetiche in Excel è facile. Di solito, una semplice equazione come =A1*B1 Ma se i dati risultanti devono essere numeri piuttosto che formule, l'opzione Incolla speciale di Excel vi risparmia la fatica di sostituire le formule con i loro valori.

Esempio 1. Sostituzione di percentuali con importi calcolati

Supponiamo di avere gli importi nella colonna B e le percentuali di imposta nella colonna C. Il vostro compito è quello di sostituire la percentuale di imposta con l'importo effettivo dell'imposta. Il modo più rapido per farlo è questo:

1. Selezionare gli importi (celle B2:B4 in questo esempio) e premere Ctrl + C per copiarli.
2. Selezionare le percentuali di imposta, le celle C2:C4 in questo esempio.
3. Premere la scorciatoia speciale per l'incollamento ( Ctrl + Alt + V ), quindi selezionare Moltiplicare sotto Operazioni oppure premere M. In questo modo si moltiplica ciascuno degli importi copiati dalla colonna B per una percentuale nella colonna C della stessa riga.
4. Fare clic su Invio .

Come mostrato nella schermata sottostante, per ogni riga viene calcolato l'importo dell'imposta e il risultato dell'operazione è un valore, non una formula:

Utilizzando lo stesso approccio, è possibile aumentare o ridurre rapidamente un'intera colonna di numeri di una certa percentuale. In questo caso, si inserisce la formula della percentuale, ad esempio =1+20% in una cella separata, copiarlo e quindi utilizzare l'Incolla speciale di Excel per moltiplicare i numeri di partenza per il valore nella cella copiata. I passaggi dettagliati si trovano qui: Come aumentare/ridurre una colonna in percentuale.

Esempio 2. Rimozione di più collegamenti ipertestuali in Excel

Questa stessa tecnica (incolla e moltiplica) può essere utilizzata per rimuovere in un colpo solo tutti i collegamenti ipertestuali presenti nel foglio di lavoro. Un modo normale di fare clic con il tasto destro del mouse su ogni cella e poi selezionare Rimuovere il collegamento ipertestuale Invece, è possibile moltiplicare tutti i collegamenti ipertestuali indesiderati per 1. Sembra strano, ma lo è solo finché non lo si prova :) In sintesi, ecco cosa fare:

1. Digitare 1 in una cella vuota e premere Ctrl + C per copiarlo.
2. Selezionare tutti i collegamenti ipertestuali che si desidera rimuovere.
3. Premere Ctrl+Alt+V , quindi M per scegliere Incolla speciale > Moltiplicare .
4. Fare clic su Invio .

Tutti i collegamenti ipertestuali vengono rimossi insieme alla formattazione sottolineata in blu:

Se si desidera mantenere i collegamenti originali e copiare i risultati (cioè i dati senza collegamenti ipertestuali) in un'altra posizione, procedere come segue: copiare i collegamenti ipertestuali, selezionare la cella in alto a sinistra dell'intervallo di destinazione e premere la scorciatoia di Excel per incollare i valori: Ctrl+Alt+V , quindi V .

Per ulteriori informazioni su questo e altri modi per eliminare i collegamenti ipertestuali in Excel, consultate Come rimuovere più collegamenti ipertestuali alla volta.

Incolla speciale non funziona in Excel

Se l'opzione Incolla speciale manca o non funziona correttamente in Excel, è probabile che ciò sia dovuto a uno dei seguenti motivi.

La funzione Incolla speciale è disattivata

Sintomi : Incolla speciale non appare nel menu del tasto destro del mouse, e nemmeno la scorciatoia per incollare speciale funziona.

Soluzione Abilitare l'incollamento speciale, come mostrato di seguito.

Per attivare l'opzione Incolla speciale, fare clic su File > Opzioni > Avanzato Scorrere fino alla voce Tagliare, copiare e incollare e selezionare la sezione Mostra il pulsante Opzioni di incollamento quando il contenuto viene incollato scatola:

I componenti aggiuntivi di terze parti entrano in conflitto con Incolla speciale

Se in Excel sono installati molti add-in di terze parti, è probabile che uno di essi sia la causa del problema. Per individuare il colpevole, eseguite i seguenti passaggi:

1. Eseguite Excel in Modalità provvisoria A tale scopo, tenere premuto il tasto Ctrl e poi fare clic su Excel nell'elenco dei programmi, oppure fare doppio clic sul collegamento a Excel. Verrà chiesto se si desidera aprire Microsoft Excel in modalità provvisoria e si dovrà fare clic su Sì.
2. Verificate se l'Incolla speciale funziona in modalità provvisoria. In caso affermativo, abilitare i componenti aggiuntivi uno per uno fino a individuare quello o quelli che causano il problema. Per accedere all'elenco dei componenti aggiuntivi, fare clic su File > Opzioni > Componenti aggiuntivi , selezionare Componenti aggiuntivi di Excel nel Gestire e fare clic su Vai Poi fare lo stesso per Componenti aggiuntivi COM .
3. Se sono stati rilevati uno o più add-in problematici, lasciarli disattivati o disinstallarli.

Ecco come si usa l'Incolla speciale in Excel. Ora sapete quante potenti funzioni offre e come potete sfruttarle nei vostri fogli di lavoro. Vi ringrazio per la lettura e spero di vedervi sul nostro blog la prossima settimana!