Í dag skoðum við setningafræði og dæmigerða notkun á nýju kraftmiklu fylkinu SORTBY fallinu. Þú munt læra hvernig á að sérsníða í Excel með formúlu, raða lista af handahófi, raða hólfum eftir textalengd og fleira.

Microsoft Excel býður upp á ýmsar leiðir til að raða textagögnum í stafrófsröð, dagsetningar tímaröð og tölur frá minnstu til stærstu eða frá hæstu til lægstu. Það er líka leið til að raða eftir eigin sérsniðnum listum. Til viðbótar við hefðbundna flokkunarvirkni kynnir Excel 365 glænýja leið til að flokka gögn með formúlum - mjög þægilegt og ótrúlega einfalt í notkun!

Excel SORTBY aðgerð

SORTBY aðgerðin í Excel er hönnuð til að flokka eitt svið eða fylki út frá gildum í öðru svið eða fylki. Hægt er að flokka eftir einum eða mörgum dálkum.

SORTBY er ein af sex nýjum virkum fylkisaðgerðum sem eru fáanlegar í Excel fyrir Microsoft 365 og Excel 2021. Niðurstaðan er kraftmikið fylki sem lekur í nágrannafrumur og uppfærist sjálfkrafa þegar frumgögnin breytast.

SORTBY fallið hefur breytilegan fjölda frumbreyta - fyrstu tvær eru nauðsynlegar og hinar eru valfrjálsar:

Fylki (áskilið) - svið frumna eða fylki gilda sem á að raða.

Eftir_fylki1 (áskilið) - svið eða fylki að flokkaeftir.

Röð_röð1 (valfrjálst) - flokkunarröð:

• 1 eða sleppt (sjálfgefið) - hækkandi
• -1 - lækkandi

Eftir_fylki2 / Röðun2 , … (valfrjálst) - viðbótarfylki / pöntunarpör til að nota til að flokka.

Mikilvægt athugið! Eins og er er SORTBY aðgerðin aðeins fáanleg með Microsoft 365 áskriftum og Excel 2021. Í Excel 2019, Excel 2016 og fyrri útgáfum er SORTBY aðgerðin ekki tiltæk.

SORTBY aðgerð - 4 atriði til að muna

Til þess að Excel SORTBY formúla virki rétt eru nokkur mikilvæg atriði sem þarf að taka eftir:

• By_array rök ættu að vera annaðhvort ein röð á hæð eða einn dálkur á breidd.
• fylki og öll by_array rök verða að hafa samhæfðar víddir. Til dæmis, þegar flokkað er eftir tveimur dálkum, ættu fylki , eftir_fylki1 og eftir_fylki2 að hafa sama fjölda raða; annars mun #VALUE villa eiga sér stað.
• Ef fylkið sem SORTBY skilar er lokaniðurstaðan (úttak í reit og ekki sent í aðra aðgerð), býr Excel til kraftmikið lekasvið og fyllir það út með niðurstöðunum. Svo, vertu viss um að þú sért með nóg af tómum hólfum niður og/eða hægra megin við reitinn þar sem þú slærð inn formúluna, annars færðu #SPILL villu.
• Niðurstöður SORTBY formúla uppfærast sjálfkrafa í hvert sinn sem breyting á upprunagögnum. Hins vegar nýjar færslur sem bætast við utanfylkið sem vísað er til í formúlunni er ekki innifalið í niðurstöðunum nema þú uppfærir fylkis tilvísunina. Til að fylkið sem vísað er til stækki sjálfkrafa, umbreyttu upprunasviðinu í Excel töflu eða búðu til kraftmikið nefnt svið.

Grunn SORTBY formúla í Excel

Hér er dæmigerð atburðarás fyrir notkun SORTBY formúla í Excel:

Svo sem þú ert með lista yfir verkefni með Value reitnum. Þú vilt flokka verkefnin eftir gildi þeirra á sérstöku blaði. Þar sem aðrir notendur þurfa ekki að sjá tölurnar, viltu helst ekki hafa Value dálkinn með í niðurstöðunum.

Auðveldlega er hægt að framkvæma verkefnið með SORTBY aðgerðinni, sem þú notar gefðu upp eftirfarandi rök:

• Array er A2:A10 - þar sem þú vilt ekki að Value dálkurinn birtist í niðurstöðunum, skilurðu hann eftir út úr fylkinu.
• Eftir_fylki1 er B2:B10 - raða eftir Value .
• Röð_röð1 er -1 - lækkandi, þ.e.a.s. frá hæsta til lægsta.

Til að setja rökin saman fáum við þessa formúlu:

=SORTBY(A2:B10, B2:B10, -1)

Til einföldunar notum við formúluna á sama blað - sláðu það inn í D2 og ýttu á Enter takkann. Niðurstöðurnar „hella“ sjálfkrafa í eins margar frumur og þarf (D2:D10 í okkar tilfelli). En tæknilega séð er formúlan aðeins í fyrsta reitnum og ef henni er eytt úr D2 verður öllum niðurstöðum eytt.

Þegar hún er notuð á öðru blaði tekur formúlan viðeftirfarandi lögun:

=SORTBY(Sheet1!A2:A10, Sheet1!B2:B10, -1)

Þar sem Sheet1 er vinnublaðið sem inniheldur upprunalegu gögnin.

Notkun SORTBY falls í Excel - formúludæmi

Hér fyrir neðan finnurðu nokkur dæmi í viðbót um notkun SORTBY, sem vonandi mun reynast gagnlegt og innsæi.

Raða eftir mörgum dálkum

Grunnformúlan sem fjallað er um hér að ofan flokkar gögn eftir einum dálki. En hvað ef þú þarft að bæta við einu flokkunarstigi í viðbót?

Að því gefnu að sýnistaflan okkar hafi tvo reiti, Staða (dálkur B) og Gildi (dálkur C) , við viljum fyrst raða eftir Stöðu í stafrófsröð og síðan eftir Gildi lækkandi.

Til að raða eftir tveimur dálkum bætum við bara einu pari í viðbót af by_array / sort_order rök:

• Array er A2:C10 - að þessu sinni viljum við hafa alla þrjá dálkana með í niðurstöðunum.
• Eftir_fylki1 er B2:B10 - fyrst, raða eftir Stöðu .
• Raða_röð1 er 1 - raða í stafrófsröð frá A til Z.
• Eftir_fylki2 er C2:C10 - þá skaltu raða eftir Value .
• Röð_röð2 er -1 - flokka frá stærstu til minnstu.

Sem afleiðing fáum við eftirfarandi formúlu:

=SORTBY(A2:B10, B2:B10, 1, C2:C10, -1)

Sem endurraðar gögnunum okkar nákvæmlega eins og við sögðum þeim:

Sérsniðin flokkun í Excel með formúlu

Til að flokka gögn í sérsniðinni röð geturðu annað hvort notað sérsniðna flokkunareiginleika Excel eða byggt upp SORTBY MATCH formúlu á þennan hátt:

Ef þú skoðar gagnasettið okkar nánar, þá muntu líklega finna það þægilegra að raða verkefnum eftir stöðu þeirra "rökrétt" , t.d. eftir mikilvægi, frekar en í stafrófsröð.

Til að gera það búum við fyrst til sérsniðinn lista í viðeigandi röðunarröð ( Í vinnslu , Lokið , Í bið ) slá inn hvert gildi í sérstakan reit á bilinu E2:E4.

Og síðan, með almennu formúlunni hér að ofan, gefum við upprunasviðið fyrir fylki (A2) :C10), dálkinn Staða fyrir svið_að_flokka (B2:B10), og sérsniðna listann sem við bjuggum til fyrir sérsniðna_lista (E2:E4).

=SORTBY(A2:C10, MATCH(B2:B10, E2:E4, 0))

Í kjölfarið höfum við flokkað verkefnin eftir stöðu þeirra nákvæmlega eftir þörfum:

Til að raða eftir sérsniðnum lista í öfugri röð, setjið -1 fyrir sort_order1 rök:

=SORTBY(A2:C10, MATCH(B2:B10, E2:E4, 0), -1)

Og þú munt flokka verkefnin í gagnstæða átt:

Viltu raða færslum til viðbótar innan hverrar stöðu? Ekkert mál. Bættu einfaldlega einu flokkunarstigi við formúluna, segðu eftir Value (C2:C10), og skilgreindu þá röðun sem óskað er eftir, hækkandi í okkar tilfelli:

=SORTBY(A2:C10, MATCH(B2:B10, E2:E5, 0), 1, C2:C10, 1)

Stór kostur við SORTBY formúluna umfram sérsniðna flokkunareiginleika Excel er að formúlan uppfærist sjálfkrafa í hvert skipti sem upprunalegu gögnin breytast, en eiginleikinn krefst hreinsunar og endurflokkunar við hverja breytingu.

Hvernig þessari formúluvirkar:

Eins og áður hefur verið nefnt getur SORTBY aðgerð Excel aðeins unnið úr "raða eftir" fylki sem eru í samræmi við upprunafylki. Þar sem frumfylki okkar (C2:C10) inniheldur 9 raðir og sérsniðinn listi (E2:E4) aðeins 3 raðir, getum við ekki gefið það beint í by_array rökin. Þess í stað notum við MATCH fallið til að búa til 9 raða fylki:

MATCH(B2:B10, E2:E5, 0)

Hér notum við Status dálkinn (B2:B10) sem uppflettingargildi og sérsniðinn listi okkar (E2:E5) sem uppflettifylki. Síðasta viðfangið er stillt á 0 til að leita að nákvæmum samsvörun. Fyrir vikið fáum við fylki með 9 tölum, sem hver táknar hlutfallslega stöðu tiltekins Status gildis í sérsniðnum lista:

{1;3;2;1;3;2;2;1;2}

Þessi fylking fer beint við by_array röksemdafærslu SORTBY fallsins og þvingar hana til að setja gögnin í röð sem samsvarar söfnum fylkisins, þ.e.a.s. fyrst færslur táknaðar með 1, síðan færslur táknaðar með 2, og svo framvegis.

Röðun af handahófi í Excel með formúlu

Í fyrri útgáfum Excel er hægt að raða af handahófi með RAND fallinu eins og útskýrt er í þessari kennslu: Hvernig á að raða lista af handahófi í Excel.

Í nýja Excel er hægt að nota öflugri RANDARRAY aðgerð ásamt SORTBY:

Þar sem fylki er upprunagögnin sem þú vilt stokka upp.

Þessi almenna formúla virkar fyrir lista sem samanstendur afeinn dálk sem og fyrir margra dálka svið.

Til dæmis, til að raða lista af handahófi í A2:A10, notaðu þessa formúlu:

=SORTBY(A2:A10, RANDARRAY(ROWS(A2:A10)))

Til að stokka upp gögn í A2:C10 halda línunum saman, notaðu þetta:

=SORTBY(A2:C10, RANDARRAY(ROWS(A2:C10)))

Hvernig þessi formúla virkar:

RANDARRAY fallið framleiðir fylki af handahófskenndum tölum til að nota til að flokka, og þú sendir það í by_array röksemdafærslu SORTBY. Til að tilgreina hversu margar handahófskenndar tölur á að búa til, telurðu fjölda lína í upprunasviðinu með því að nota ROWS fallið og "fæða" þá tölu í raðir rökin RANDARRAY. Það er það!

Athugið. Eins og forveri hans er RANDARRAY óstöðugt fall og það býr til nýjan fjölda af handahófi í hvert skipti sem vinnublaðið er endurreiknað. Fyrir vikið verður gripið til gagna þinna við hverja breytingu á blaðinu. Til að koma í veg fyrir sjálfvirkt úrræði geturðu notað eiginleikann Paste Special > Values til að skipta út formúlum fyrir gildi þeirra.

Raða hólf eftir lengd streng

Til að raða frumum eftir lengd textastrengja sem þeir innihalda, notaðu LEN fallið til að telja fjölda stafa í hverjum reit og gefðu út reiknaðar lengdir í by_array rökin SORTBY. sort_order röksemdin er hægt að stilla á annað hvort 1 eða -1, allt eftir valinni röðun.

Til að raða eftir textastreng frá minnstu til stærstu:

Til að raða eftirtextastrengur frá stærsta til minnstu:

Og hér er formúla sem sýnir þessa nálgun á raunverulegum gögnum:

=SORTBY(A2:A7, LEN(A2:A7), 1)

Þar sem A2:A7 eru upprunalegu frumurnar sem þú vilt raða eftir textalengd í hækkandi röð:

SORTBY vs. SORT

Í hópi nýrra Excel dynamic fylkisaðgerða eru tvær hannað til flokkunar. Hér að neðan listum við mikilvægustu muninn og líkindin sem og hvenær best er að nota hvern þeirra.

• Ólíkt SORT aðgerðinni þarf SORTBY ekki að "raða eftir" fylkinu sé hluti af upprunanum. fylki, né þarf það að birtast í niðurstöðum. Svo, þegar verkefni þitt er að raða svið byggt á öðru sjálfstæðu fylki eða sérsniðnum lista, er SORTBY rétta aðgerðin til að nota. Ef þú ert að leita að því að raða svið út frá eigin gildum, þá er SORT hentugra.
• Báðar aðgerðirnar styðja mörg stig flokkunar og hægt er að hlekkja báðar saman við önnur kraftmikil fylki og hefðbundnar aðgerðir.
• Báðar aðgerðir eru aðeins tiltækar fyrir notendur Excel 365 og Excel 2021.

Excel SORTBY aðgerð virkar ekki

Ef SORTBY formúlan þín skilar villu, er það líklegast vegna ein af eftirfarandi ástæðum.

Ógild by_array argument

by_array rökin verða að vera ein röð eða einn dálkur og samhæfa að stærð við array rök. Til dæmis, ef fylki hefur 10raðir, by_array ætti einnig að innihalda 10 raðir. Annars #VERÐI! villa kemur upp.

Ógildarröðunarröðun

röðunarröð rökin geta aðeins verið 1 (hækkandi) eða -1 (lækkandi). Ef ekkert gildi er stillt er SORTBY sjálfgefið í hækkandi röð. Ef eitthvað annað gildi er stillt, er #VALUE! villa er skilað.

Það er ekki nóg pláss fyrir niðurstöður

Eins og hver önnur kvik fylkisaðgerð, hellir SORTBY niðurstöðunum niður í sjálfkrafa breytanlegt og uppfæranlegt svið. Ef það eru ekki nógu margir tómir reiti til að birta öll gildi, er #SPILL! villa er hent.

Upprunavinnubók er lokuð

Ef SORTBY formúla vísar í aðra Excel skrá, þurfa báðar vinnubækurnar að vera opnar. Ef frumvinnubókin er lokuð er #REF! villa kemur upp.

Excel útgáfan þín styður ekki kvik fylki

Þegar það er notað í forvirkri útgáfu af Excel, skilar SORT fallið #NAME? villa.

Svona á að nota SORTBY aðgerðina í Excel til að gera sérsniðna flokkun og annað. Ég þakka þér fyrir lesturinn og vonast til að sjá þig á blogginu okkar í næstu viku!

Æfingabók til niðurhals

Excel SORTBY formúlur (.xlsx skrá)