Kennsluforritið sýnir hvernig á að halda áfram að forsníða tölur, dagsetningar, prósentu og gjaldmiðil þegar þú sameinar póst frá Excel í Word eða breytir því eftir þínum smekk.

Í einum af okkar fyrri greinar, skoðuðum við hvernig á að sameina póst frá Excel í Word til að senda persónuleg bréf eða tölvupóstskeyti. Eins og það kom í ljós, að nota Word's Mail Merge til að gera sjálfvirkan sköpun skjals úr Excel vinnublaði getur valdið miklum áskorunum. Sumir reitir gætu ekki verið útfylltir eða fylltir með röngum upplýsingum. Tölur sem eru rétt sniðnar í Excel birtast kannski ekki rétt í Word skjali. Póstnúmer gætu tapað núllum í upphafi. Úrræðaleitarráðin hér að neðan munu hjálpa þér að laga dæmigerð sniðsvandamál með póstsamruna.

Hvernig á að sameina póst og halda áfram að forsníða

Þegar póstsamruni er framkvæmdur úr Excel vinnublaði, af tölulegum gögnum gæti tapað sniði eftir að hafa komist í gegnum sameininguna. Vandamálin eiga sér stað venjulega með tölum sem eru sniðnar sem prósentur eða gjaldmiðill, eða tölur sem innihalda núll í fremstu röð eins og póstnúmer.

Orsök : Sjálfgefið er að Microsoft Word notar OLE DB tenginguna, sem togar inn upplýsingarnar en ekki snið. Þar af leiðandi birtast gögnin í Word skjali á því formi sem þau eru geymd innbyrðis í Excel, en ekki á því sniði sem notað er á frumur.

Til að sýna vandamálið skaltu skoða upprunagagnasnið í Excel vinnublaði:

Sjáðu nú hvað gerist í Word póstsameiningarskjali:

• Póstnúmer - birtist án upphafsnúlls. Í Excel birtist upphafsnúll vegna þess að hólf hefur sérsniðið talnasnið eins og 00000. Í Word birtist undirliggjandi gildi (2451).
• Gjaldmiðill - birtist án gjaldmiðils tákn, þúsund skil og aukastafi. Í Excel er númerið sniðið sem Gjaldmiðill ($3.000,00). Í Word er tala á hreinu formi sýnd (3000).
• Prósenta - venjulega, birtist sem aukastafur sem samsvarar prósentunni; í sumum tilfellum - flottala. Til dæmis geta 30% sniðin sem Prósenta í Excel birst sem 0,3 eða 0,299999999 í Word.
• Dagsetning - birtist á sjálfgefna sniðinu sem er stillt í svæðisstillingunum þínum. Í okkar tilviki er dagsetning Excel 20. maí-22. breytt í 20.5.2022 í Word.

Lausn : Til að Word birti póstnúmer, dagsetningar, verð, prósentur og önnur tölugildi á réttu sniði, tengdu við Excel vinnubókina þína með Dynamic Data Exchange (DDE).

Hvernig á að nota Dynamic Data Exchange til að tengjast Excel blaði

Áður en póstsamruni hefst skaltu framkvæma eftirfarandi skref í Microsoft Word.

1. Farðu í Skrá > Valkostir > Ítarlegt .
2. Skrunaðu niður að Almennt hlutanum, veldu gátreitinn Staðfestu umbreytingu skráarsniðs við opið og smelltu á Í lagi .
3. Startaðu póstsamrunann þinn eins og venjulega (nákvæm skref eru hér). Þegar kemur að því að velja viðtakendur skaltu velja Nota fyrirliggjandi lista .
4. Smelltu á töflureikni, veldu hann og smelltu á Opna (eða tvísmelltu á skrána) .
5. Í Staðfesta gagnaheimild svarglugganum sem opnast skaltu haka við Sýna allt í neðra vinstra horninu og velja síðan MS Excel vinnublöð í gegnum DDE (*.xls) og smelltu á Í lagi .
6. Smelltu á Allur töflureiknið og Í lagi .

Það gæti tekið Word töluverðan tíma að tengjast Excel gagnagjafanum þínum í gegnum DDE, svo vertu þolinmóður - þetta mun spara þér enn meiri tíma til lengri tíma litið :)

Ábending. Til að koma í veg fyrir að Word birtist í hvert skipti sem þú opnar gagnaskrána skaltu hreinsa gátreitinn Staðfesta umbreytingu skráarsniðs við opið eftir tengingu við póstlistann.

Nú eru öll tölugildi í Word sameiningarskjalið heldur upprunalegu sniði sínu.

Hvernig á að forsníða sérstaka póstsamrunareiti

Tenging við Excel vinnublað í gegnum DDE er fljótlegasta leiðin til að laga öll sniðvandamál í einu lagi. Ef þessi lausn á ekki við þig af einhverjum ástæðum geturðu stjórnað sniði Excel gagna í Word með því að bæta talnarofi (áður kallaður myndrofi) við tiltekinn samrunareit.

A tölurofi er eins konar gríma sem gerir þér kleift að forsníða innihald areit í Word skjali eins og þú vilt. Til að bæta við talnarofi skaltu framkvæma þessi skref:

1. Veldu sameiningarreitinn sem þú vilt breyta sniðinu á. Þetta getur verið Dagsetning , Gjaldmiðill , Prósenta eða einhver annar reitur.
2. Ýttu á Shift + F9 til að birta kóðun valins reits eða Alt + F9 til að birta kóða allra reita í skjalinu þínu. Almennur reitkóði lítur eitthvað út eins og { MERGEFIELD Name }.
3. Bættu tölulegum rofakóða við lok reitsins.
4. Þegar bendilinn er staðsettur hvar sem er í reitnum, ýttu á F9 til að uppfæra hann .
5. Ýttu aftur á Shift + F9 eða Alt + F9 til að fela reitkóðann og forskoðaðu síðan niðurstöðuna.

Eftirfarandi dæmi munu leiða þig í gegnum nokkrar dæmigerðar aðstæður.

Póstsamruni: númerasnið

Til að fá tölur til að birtast á réttu sniði (sama eða öðruvísi en í Excel-skránni þinni), notaðu eftirfarandi talnaskiptakóða.

Til dæmis til að forsníða heil tala með þúsund skiljum, notaðu tölurofann \# ,0 þannig að Tala ld breytingartil:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

Póstsamruni: gjaldmiðilssnið

Til að forsníða gjaldmiðil í póstsamruna eru þessir kóðar sem á að nota:

Til dæmis, til að nota dollarasnið í póstsamruna skaltu bæta tölurofanum \# $,0 við reitinn Gjaldmiðill:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

Þar af leiðandi verður talan 3000 sniðin sem $3.000 án aukastafa.

Ábending. Dæmin hér að ofan eru fyrir póstsamrunann dollarsniði . Í staðinn fyrir dollaramerkið ($) er hægt að nota hvaða önnur myntákn sem er, t.d. € eða £ .

Póstsamruni: prósentusnið

Hvernig þú forsníðar prósentur í Word sameiningarskjali fer eftir því hvernig upprunagildin eru eru sniðin í Excel blaðinu þínu.

Ef General eða Number sniðið er notað í Excel birtist samsvarandi tala í Word. Til að forsníða þá tölu sem prósentu, bætið við einum af eftirfarandi tölurofum.

Til dæmis til að forsníða tölu sem heilt prósent, breyttu Prósenta reitnum á eftirfarandi hátt:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

Þar af leiðandi er talan 50 sniðin sem 50%.

Ef prósentusniðið er notað á Excel frumur mun Word sýna raungildi á bak við prósentusniðið, sem er aukastaf. Til dæmis mun Excel gildi 50% birtast sem 0,5 í Word. Til að breyta því í prósentu þarftu fyrst að margfalda aukastaf með 100 og nota síðan viðeigandi tölurofa. Hér eru ítarleg skref:

1. Veldu sameiningarreitinn sem þú vilt forsníða sem prósentu, t.d. "Prósenta". Athugið að gæsalappirnar ættu að vera með í valinu.
2. Ýttu á Ctrl + F9 til að vefja valinn reit inn í annan eins og þessa: { «Percent»
3. Breyttu reitnum þannig að þú fáðu eitt af eftirfarandi:
   • Rundað heilt prósent: {=«Prósenta»*100 \# 0%}
   • Prósenta með tveimur aukastöfum: {=«Prósenta»*100 \# 0,00 %}
4. Settu bendilinn hvar sem er í reitnum og ýttu á F9 til að uppfæra hann.

   Athugið. Sameinareitur sem inniheldur formúlu mun sýna gildi, ekki heiti svæðisins, jafnvel þegar það er ekki í forskoðunarham. Ekki hafa áhyggjur, þetta er eðlileg hegðun. Til að tryggja aðgildi er ekki óstöðugt, smelltu á örvarnar í hópnum Forskoðunarniðurstöður til að skipta á milli viðtakenda. Til að skoða svæðiskóðann, veldu gildið og ýttu Shift + F9 lyklunum saman. Ef allt er gert rétt muntu sjá eitthvað á þessa leið:

   { ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }

Póstsamruni: snið dagsetningar og tíma

Eins og með tölur og gjaldmiðil, þú getur breytt dagsetningarsniði í póstsamruna með því að nota talnarofa. Taflan hér að neðan sýnir kóða fyrir nokkur algeng dagsetningar-/tímasnið.

Til dæmis til að nota fulla dagsetningu sniði, breyttu sniði fyrir samruna dagsetningar reitsins á þennan hátt:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

Ábendingar og athugasemdir:

• Í dagsetningar-/tímanúmeraskipta er hástafur M er notað í mánuði og lágstafir m í mínútur.
• Fyrir utan kóðana sem taldir eru upp hér að ofan geturðu notað hvaða önnur sérsniðin dagsetningar- og tímasnið sem er.

Hvernig á að breyta sniði ánúverandi dagsetning og tími í Word póstsamruna

Til að setja dagsetningu dagsins og núverandi tíma inn í sameiningarskjal geturðu notað eftirfarandi flýtileiðir:

• Alt + Shift + D - setja inn DATE reitinn sem sýnir núverandi dagsetningu.
• Alt + Shift + T - settu inn TIME reitinn sem sýnir núverandi tíma.

Þetta bætir dagsetningu og tíma við sjálfgefna sniði. Til að breyta því geturðu notað talnarofa eins og lýst er hér að ofan. Eða þú getur notað viðeigandi dagsetningar-/tímasnið á sjónrænan hátt.

1. Veldu Dagsetning eða Tími reitinn sem þú vilt breyta .
2. Ýttu á Shift + F9 til að birta reitskóðunina, sem gæti litið út eins og { DATE \@ "M/d/yyyy" }
3. Hægri-smelltu á valinn reit og veldu Breyta reit... úr samhengisvalmyndinni.
4. Í Filed valmyndinni skaltu velja sniðið sem þú vilt fyrir reitinn Date og smella á OK .

   Ábending. Ef þú vilt halda sniði meðan á uppfærslu stendur skaltu velja samsvarandi gátreit neðst í hægra horninu.

Hvernig á að forðast að missa núll í fremstu röð í póstsamruna

Í öllum tölugildum er núll að framan sleppt við póstsamruna. Til þess að póstnúmer og önnur númer komi í gegnum póstsamruna án þess að núll tapist, ættu þau að vera sniðin sem texti .

Til að gera það velurðu dálkinn með tölustöfum og velur Texti í númerinuFormat kassi á flipanum Heima .

Að öðrum kosti geturðu hægrismellt á valda dálkinn og smellt síðan á Format Cells… . Í glugganum Format Cells sem opnast, á flipanum Number , velurðu Texti og smellir síðan á OK .

Mikilvæg athugasemd! Ef Special (eins og Póstnúmer) eða Custom (eins og 00000) sniði er notað á Excel frumurnar þínar, mun það að breyta því í Texti sniðið valda því að upphafsnúll hverfa. Eftir að hólf hafa verið sniðin sem Texti , verður þú að skoða hvern reit og slá inn núll sem vantar handvirkt. Til að forðast þetta skelfilega verkefni skaltu tengjast Excel blaðinu þínu í gegnum DDE. Þetta mun halda upprunalegu Excel tölusniði, þar á meðal undanfarandi núll.

Svona á að leysa sniðmáta póstsamruna og forsníða reitina eins og þú vilt. Þakka þér fyrir að lesa!