Kennslan sýnir hvernig á að búa til sérsniðnar gagnaprófunarreglur í Excel. Þú finnur nokkur dæmi um E xcel gagnaprófunarformúlur til að leyfa aðeins tölur eða textagildi í tilteknum hólfum, eða aðeins texta sem byrjar á ákveðnum stöfum, leyfa einstök gögn sem koma í veg fyrir tvítekningar og fleira.

Í kennslunni í gær byrjuðum við að skoða Excel Data Validation - hver tilgangur hennar er, hvernig hún virkar og hvernig á að nota innbyggðar reglur til að sannreyna gögn í vinnublöðunum þínum. Í dag ætlum við að stíga skrefið lengra og tala um hinar næmu hliðar sérsniðinna gagnaprófunar í Excel auk þess að gera tilraunir með handfylli af mismunandi löggildingarformúlum.

Hvernig á að búa til sérsniðna gagnaprófun með formúlu

Microsoft Excel er með nokkrar innbyggðar gagnaprófunarreglur fyrir tölur, dagsetningar og texta, en þær ná aðeins yfir grunnatriði. Ef þú vilt staðfesta frumur með eigin forsendum skaltu búa til sérsniðna löggildingarreglu byggða á formúlu. Svona er það:

1. Veldu eina eða fleiri reiti til að sannprófa.
2. Opnaðu gagnaprófunargluggann. Til þess skaltu smella á hnappinn Data Validation á flipanum Data , í hópnum Data Tools eða ýta á lyklaröðina Alt > D > L (ýta þarf á hvern takka sérstaklega).
3. Á flipanum Stillingar í glugganum Gagnavottun skaltu velja Sérsniðið í Allow kassi og sláðu innstaðsetningu raða og dálka. Þannig, fyrir reit D3 mun formúlan breytast í =A3/B3 , og fyrir D4 verður hún =A4/B4 , sem gerir gagnaprófun allt rangt!

   Til að laga formúluna skaltu bara slá inn "$" á undan dálknum og línutilvísunum til að læsa þær: =$A$2/$B$2 . Eða ýttu á F4 til að skipta á milli mismunandi tilvísunartegunda.

   Í aðstæðum þegar þú vilt sannprófa hverja reit út frá eigin forsendum, notaðu hlutfallslegar frumutilvísanir án $ tákns til að fá formúluna til að laga fyrir hver röð eða/og dálkur:

   

   Eins og þú sérð er enginn "algjör sannleikur", sama formúlan gæti verið rétt eða röng eftir aðstæðum og tilteknu verkefni þínu.

   Svona á að nota gagnaprófun í Excel með eigin formúlum. Til að öðlast meiri skilning skaltu ekki hika við að hlaða niður sýnishornsvinnubókinni okkar hér að neðan og skoða reglustillingarnar. Ég þakka þér fyrir lesturinn og vonast til að sjá þig á blogginu okkar í næstu viku!

   Æfa vinnubók til niðurhals

   Excel Data Validation dæmi (.xlsx skrá)

   gagnaprófunarformúlan þín í Formula reitnum.
4. Smelltu á OK .

Valfrjálst, þú getur bætt við sérsniðnum innsláttarskilaboðum og villuviðvörun sem mun birtast þegar notandi velur staðfesta reitinn eða slær inn ógild gögn, í sömu röð.

Hér fyrir neðan finnur þú nokkur dæmi um sérsniðnar löggildingarreglur fyrir mismunandi gagnategundir.

Athugið. Allar Excel gagnaprófunarreglur, innbyggðar og sérsniðnar, sannreyna aðeins ný gögn sem eru slegin inn í reit eftir að reglu er búin til. Afrituð gögn eru ekki staðfest, né er inntak gagna í reitnum áður en reglan er gerð. Til að festa fyrirliggjandi færslur sem uppfylla ekki gagnastaðfestingarskilyrðin þín skaltu nota eiginleikann Hring ógild gögn eins og sýnt er í Hvernig á að finna ógild gögn í Excel.

Excel gagnaprófun til að leyfa aðeins tölur

Það kemur á óvart að engin af innbyggðu Excel gagnastaðfestingarreglunum gerir ráð fyrir mjög dæmigerðum aðstæðum þegar þú þarft að takmarka notendur við að slá aðeins inn tölur í sérstakar reiti. En þetta er auðvelt að gera með sérsniðinni gagnastaðfestingarformúlu sem byggir á ISNUMBER aðgerðinni, eins og þessari:

=ISNUMBER(C2)

Þar sem C2 er efsta reitinn á sviðinu sem þú vilt staðfesta.

Athugið. ISNUMBER aðgerðin leyfir hvaða tölugildi sem er í fullgiltum hólfum, þar á meðal heiltölur, aukastafir, brot auk dagsetningar og tíma, sem eru einnig tölur hvað varðar Excel.

Excel gagnaprófun til að leyfaaðeins texti

Ef þú ert að leita að hinu gagnstæða - til að leyfa aðeins textafærslur á tilteknu reitumsviði skaltu búa til sérsniðna reglu með ISTEXT aðgerðinni, til dæmis:

=ISTEXT(D2)

Þar sem D2 er efsti reitinn á valnu sviði.

Leyfa texta sem byrjar á ákveðnum staf(um)

Ef öll gildi í ákveðnu svið ætti að byrja á tilteknum staf eða undirstreng, gerðu síðan Excel gagnaprófun byggt á COUNTIF fallinu með algildisstaf:

Til dæmis, til að tryggja að öll pöntunsauðkenni í dálki A byrji á „AA-“, „aa-“, „Aa-“ eða „aA-“ forskeytinu (óhá- og hástöfum), skilgreindu sérsniðna reglu með þessu gagnaprófunarformúla:

=COUNTIF(A2,"aa-*")

Staðfestingarformúla með OR rökfræði (mörg skilyrði)

Ef það eru 2 eða fleiri gildar forskeyti, bætið saman nokkrum COUNTIF aðgerðum, þannig að Excel gagnastaðfestingarreglan þín virki með OR rökfræðinni:

=COUNTIF(A2,"aa-*")+COUNTIF(A2,"bb-*")

Staðfestingarformúla sem er há- og lágstöfum>

Ef stafurinn skiptir máli, notaðu þá EXACT ásamt VINSTRI aðgerðinni til að búa til stafnæma staðfestingarformúlu fyrir færslur sem byrja á tilteknum texta:

EXACT(LEFT( reitur , number_of_chars ), text )

Til dæmis, til að leyfa aðeins þau röðunarauðkenni sem byrja á "AA-" (hvorki "aa-" né "Aa-" er leyfilegt), notaðu þetta formúla:

=EXACT(LEFT(A2,3),"AA-")

Í formúlunni hér að ofan,VINSTRI aðgerðin dregur út fyrstu 3 stafina úr reit A2 og EXACT framkvæmir samanburð á hástöfum við harðkóðaða undirstrenginn ("AA-" í þessu dæmi). Ef undirstrengirnir tveir passa nákvæmlega, skilar formúlan TRUE og staðfestingin stenst; annars er FALSE skilað og staðfestingin mistekst.

Leyfa færslur sem innihalda ákveðinn texta

Til að leyfa færslur sem innihalda ákveðinn texta hvar sem er í reit (í upphafi , miðja eða enda), notaðu ISNUMBER aðgerðina ásamt annaðhvort FIND eða SEARCH eftir því hvort þú vilt samsvörun með hástöfum eða hástöfum:

• Staðfesting sem er óháð hástöfum: ISNUMBER(SEARCH( texti , hólf ))
• Staðfesting sem er há- og hástafagild: ISNUMBER(FINDA( texti , hólf ))

Í sýnishornsgagnasettinu okkar, til að leyfa aðeins færslur sem innihalda textann "AA" í hólfum A2:A6, notaðu eina af þessum formúlum:

Ónæmt hástöfum:

=ISNUMBER(SEARCH("AA", A2))

Hástafir og hástafir:

=ISNUMBER(FIND("AA", A2))

Formúlurnar virka með eftirfarandi rökfræði:

Þú leitar í undirstrengnum "AA" í reit A2 með því að nota FIND eða SEARCH, og bæði skila staðsetningu fyrsta stafs í undirstrengnum. Ef textinn finnst ekki kemur villa til baka. Fyrir öll tölugildi sem skilað er af leitinni gefur ISNUMBER aðgerðin TRUE og sannprófun gagna hefur tekist. Ef um villu er að ræða skilar ISNUMBER FALSE og færslan verður ekki leyfð í areit.

Gagnaprófun til að leyfa aðeins einstakar færslur og banna tvítekningar

Í aðstæðum þar sem ákveðinn dálkur eða reitsvið ætti ekki að innihalda neinar afrit, stilla sérsniðna gagnastaðfestingarreglu til að leyfa aðeins einstakar færslur. Til þess ætlum við að nota klassísku COUNTIF formúluna til að bera kennsl á tvítekningar:

Til dæmis til að gera Gakktu úr skugga um að aðeins einkvæm pöntunsauðkenni séu sett inn í reiti A2 til A6, búðu til sérsniðna reglu með þessari gagnaprófunarformúlu:

=COUNTIF($A$2:$A$6, A2)<=1

Þegar einkvæmt gildi er slegið inn skilar formúlan TRUE og staðfesting tekst. Ef sama gildi er þegar til á tilgreindu bili (fjöldi meiri en 1), skilar COUNTIF FALSE og inntakið mistekst staðfestingu.

Vinsamlegast athugaðu að við læsum sviðinu með algerum frumutilvísunum (A$2:$A $6) og notaðu hlutfallslega tilvísun fyrir efsta reitinn (A2) til að fá formúluna til að stilla rétt fyrir hvern reit á staðfestu bilinu.

Athugið. Þessar gagnaprófunarformúlur eru ónæmir fyrir hástöfum og hástöfum , þær gera ekki greinarmun á hástöfum og lágstöfum.

Staðfestingarformúlur fyrir dagsetningar og tíma

Innbyggð dagsetningarprófun veitir töluvert mikið af fyrirfram skilgreind skilyrði til að takmarka notendur við að slá aðeins inn dagsetningar á milli dagsetninganna tveggja sem þú tilgreinir, stærri en, minni en eða jafnt tiltekinni dagsetningu.

Ef þú vilt fá meiri stjórn á gögnumsannprófun í vinnublöðunum þínum geturðu endurtekið innbyggða virknina með sérsniðinni reglu eða skrifað þína eigin formúlu sem fer út fyrir innbyggða möguleika Excel gagnaprófunar.

Leyfa dagsetningar á milli tveggja dagsetninga

Til að takmarka færsluna við dagsetningu innan tiltekins bils geturðu notað annað hvort fyrirframskilgreinda dagsetningarregluna með "milli" viðmiðunum eða búið til sérsniðna staðfestingarreglu með þessari almennu formúlu:

Hvar:

• hólf er efsta hólfið á staðfestu bilinu og
• byrjun og lok dagsetningar eru gildar dagsetningar sem gefnar eru upp með DATE aðgerðinni eða tilvísanir í hólfa sem innihalda dagsetningarnar.

Til dæmis, til að leyfa aðeins dagsetningar í júlímánuði árið 2017, notaðu eftirfarandi formúlu:

=AND(C2>=DATE(2017,7,1),C2<=DATE(2017,7,31))

Eða sláðu inn upphafsdagsetningu og lok dagsetningu í sumum hólfum (F1 og F2 í þessu dæmi), og vísaðu til þeirra hólfa í formúlunni þinni:

=AND(C2>=$F$1, C2<=$F$2)

Vinsamlegast athugaðu að mörkin dagsetningar eru e læst með algerum klefatilvísunum.

Leyfa aðeins virka daga eða helgar

Til að takmarka notanda við að slá aðeins inn virka daga eða helgar skaltu stilla sérsniðna staðfestingarreglu byggða á WEEKDAY fallinu.

Með return_type frumbreytuna stillt á 2, WEEKDAY skilar heiltölu á bilinu 1 (mánudagur) til 7 (sunnudagur). Svo, fyrir virka daga (mán til föstudags) ætti niðurstaða formúlunnar að verafærri en 6, og um helgar (lau og sun) meira en 5.

Leyfa aðeins virka daga :

Leyfa aðeins helgar :

Til dæmis, til að leyfa aðeins að slá inn virka daga í hólf C2:C6, notaðu þetta formúla:

=WEEKDAY(C2,2)<6

Staðfestu dagsetningar miðað við dagsetningu í dag

Í mörgum tilfellum gætirðu viljað nota dagsetninguna í dag sem upphaf dagsetning leyfis tímabils. Til að fá núverandi dagsetningu, notaðu TODAY aðgerðina og bættu síðan við þann fjölda daga sem óskað er eftir til að reikna út lokadagsetningu.

Til dæmis, til að takmarka innslátt gagna við 6 daga héðan í frá (7 dagar þ.m.t. í dag), ætlum við að nota innbyggðu dagsetningarregluna með formúluviðmiðunum:

1. Veldu Date í Allow
2. Veldu milli í Gögnum
3. Í reitnum Upphafsdagur skaltu slá inn =TODAY()
4. Í Lokadagsetning reit, sláðu inn =TODAY() + 6

Á svipaðan hátt geturðu takmarkað notendur við að slá inn dagsetningar fyrir eða eftir dagsetningu í dag. Til þess skaltu velja annað hvort minna en eða stærra en í reitnum Gögn og sláðu síðan inn =TODAY() í lokadagsetningu eða Start dagsetningarreitur, í sömu röð.

Staðfestu tíma byggt á núverandi tíma

Til að sannreyna gögn byggð á núverandi tíma skaltu nota fyrirfram skilgreinda tímareglu með eigin gagnastaðfestingarformúlu:

1. Í Leyfa reitnum skaltu velja Tími .
2. Í reitnum Gögn skaltu velja annað hvort minna en til að leyfa aðeins tíma fyrir núverandi tíma, eða stærri en til að leyfa tíma eftir núverandi tíma.
3. Í Lokatími eða Upphafstími (fer eftir því hvaða forsendur þú valdir í fyrra skrefi), sláðu inn eina af eftirfarandi formúlum:
   • Til að sannreyna dagsetningar og tíma miðað við núverandi dagsetningu og tíma:

     =NOW()

   • Til að sannreyna sinnum miðað við núverandi tíma:

     =TIME( HOUR(NOW()), MINUTE(NOW()), SECOND(NOW()))

Skjámyndin hér að neðan sýnir reglu sem leyfir aðeins lengri tíma en núverandi tíma:

Sérsniðin Excel gagnaprófunarregla virkar ekki

Ef formúlubundin gagnaprófunarregla þín virkar ekki eins og búist var við, þá eru 3 aðalatriði sem þarf að athuga:

• Gagnaprófunarformúla er rétt
• Staðfestingarformúla vísar ekki til tóms hólfs
• Viðeigandi frumutilvísanir eru notaðar

Athugaðu réttmæti af Excel gagnaprófunarformúlunni þinni

Til að byrja, afritaðu staðfestingarformúluna þína í einhvern reit til að tryggja að hún skili ekki villu eins og #N/A, #VALUE eða #DIV/0!.

Ef þú ert að búa til sérsniðna reglu , ætti formúlan að skila rökréttum gildum TRUE og FALSE eða gildin 1 og 0 sem jafngilda þeim, í sömu röð.

Ef þú notar formúlumiðað viðmið í innbyggðri reglu (eins og við gerðum til að staðfesta tíma byggt ánúverandi tíma), getur það líka skilað öðru tölugildi.

Excel gagnaprófunarformúla ætti ekki að vísa til tóms hólfs

Í mörgum tilvikum, ef þú velur Hunsa auða kassi þegar þú skilgreinir regluna (venjulega valin sjálfgefið) og einn eða fleiri reiti sem vísað er til í formúlunni þinni er auður, hvaða gildi verður leyft í staðfesta reitnum.

Hér er dæmi á einfaldasta formi:

Algjörar og afstæðar frumutilvísanir í gagnaprófunarformúlum

Þegar þú setur upp formúlubyggða Excel-staðfestingarreglu skaltu hafa í huga að allar frumutilvísanir í formúlur eru miðað við efri vinstra hólf á völdu bili.

Ef þú ert að búa til reglu fyrir fleiri en eina hólf og staðfestingarviðmiðin þín eru háð sértækum hólfum , vertu viss um að nota algjörar frumutilvísanir (með $ tákninu eins og $A$1), annars virkar reglan þín rétt aðeins fyrir fyrsta reitinn. Til að útskýra málið betur skaltu íhuga eftirfarandi dæmi.

Svo sem þú vilt takmarka innslátt gagna í hólfum D2 til D5 við heilar tölur á milli 1 (lágmarksgildi) og niðurstöðu þess að deila A2 með B2. Svo þú reiknar út hámarksgildið með þessari einföldu formúlu =A2/B2 , eins og sýnt er á skjámyndinni hér að neðan:

Vandamálið er að þessi virðist rétta formúla virkar ekki fyrir frumur D3 til D5 vegna þess að hlutfallslegar tilvísanir breytast miðað við ættingja