Tutorial langkah demi langkah bagi pemula untuk merekam, melihat, menjalankan, dan menyimpan makro. Anda juga akan mempelajari beberapa mekanisme bagian dalam tentang cara kerja makro di Excel.

Makro adalah cara yang bagus untuk mengotomatiskan tugas yang berulang-ulang di Excel. Jika Anda menemukan diri Anda melakukan hal yang sama berulang-ulang, rekam gerakan Anda sebagai makro dan tetapkan pintasan keyboard untuk itu. Dan sekarang, Anda dapat memiliki semua tindakan yang direkam dilakukan secara otomatis, dengan satu penekanan tombol!

Cara merekam makro di Excel

Seperti perkakas VBA lainnya, makro Excel berada pada Pengembang Jadi, hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah menambahkan tab Developer ke pita Excel Anda.

Untuk merekam makro di Excel, lakukan langkah-langkah ini:

1. Pada Pengembang tab, di tab Kode kelompok, klik tombol Rekam Makro tombol.

   

   Atau, klik tombol Rekam Makro tombol di sisi kiri Status bar:

   

   Jika Anda lebih suka bekerja dengan keyboard daripada mouse, tekan urutan tombol berikut Alt , L , R (satu per satu, tidak semua tombol sekaligus).

2. Dalam Rekam Makro kotak dialog yang muncul, konfigurasikan parameter utama makro Anda:
   • Dalam Makro nama Coba buatlah nama untuk makro Anda. Cobalah untuk membuatnya bermakna dan deskriptif, sehingga nantinya Anda akan dapat dengan cepat menemukan makro dalam daftar.

     Dalam nama makro, Anda dapat menggunakan huruf, angka, dan garis bawah; karakter pertama harus berupa huruf. Spasi tidak diperbolehkan, jadi Anda harus membuat nama dengan satu kata yang dimulai dengan huruf kapital di setiap bagiannya (mis. MyFirstMacro ) atau pisahkan kata-kata dengan garis bawah (mis. My_First_Macro ).

   • Dalam Tombol pintas kotak, ketik huruf apa saja untuk menetapkan pintasan keyboard ke makro (opsional).

     Baik huruf besar atau huruf kecil diperbolehkan, tetapi Anda sebaiknya menggunakan kombinasi tombol huruf besar (Ctrl + Shift + huruf) karena pintasan makro mengesampingkan pintasan Excel default apa pun saat buku kerja yang berisi makro terbuka. Misalnya, jika Anda menetapkan Ctrl + S ke makro, Anda akan kehilangan kemampuan untuk menyimpan file Excel Anda dengan pintasan. Menugaskan Ctrl + Shift + S akan menyimpan file Excel Anda dengan pintasan.pintasan penyimpanan standar.

   • Dari Menyimpan makro di daftar drop-down, pilih tempat Anda ingin menyimpan makro Anda:
     • Buku Kerja Makro Pribadi - menyimpan makro ke buku kerja khusus yang disebut Pribadi.xlsb Semua makro yang disimpan dalam buku kerja ini tersedia kapan pun Anda menggunakan Excel.
     • Buku Kerja ini (default) - makro akan disimpan di buku kerja saat ini dan akan tersedia saat Anda membuka kembali buku kerja atau membaginya dengan pengguna lain.
     • Buku Kerja Baru - membuat buku kerja baru dan merekam makro ke buku kerja itu.
   • Dalam Deskripsi kotak, ketik deskripsi singkat tentang apa yang dilakukan makro Anda (opsional).

     Meskipun bidang ini opsional, saya sarankan Anda selalu memberikan deskripsi singkat. Ketika Anda membuat banyak makro yang berbeda, ini akan membantu Anda dengan cepat memahami apa yang dilakukan setiap makro.

   • Klik OK untuk mulai merekam makro.

     

3. Lakukan tindakan yang ingin Anda otomatisasi (lihat contoh makro rekaman).
4. Setelah selesai, klik tombol Hentikan Perekaman tombol pada Pengembang tab:

   

   Atau tombol analog pada Status bar:

   

Contoh merekam makro di Excel

Untuk melihat cara kerjanya dalam praktik, mari kita rekam makro yang menerapkan beberapa pemformatan ke sel yang dipilih. Untuk ini, lakukan hal berikut:

1. Pilih satu sel atau lebih yang ingin Anda format.
2. Pada Pengembang tab atau Status bar, klik Rekam Makro .
3. Dalam Rekam Makro kotak dialog, konfigurasikan pengaturan berikut ini:
   • Beri nama makro Header_Formatting (karena kita akan memformat tajuk kolom).
   • Tempatkan kursor di bagian Tombol pintas kotak, dan tekan tombol Shift + F secara bersamaan. Ini akan menetapkan pintasan Ctrl + Shift + F ke makro.
   • Pilih untuk menyimpan makro dalam buku kerja ini.
   • Untuk Deskripsi , gunakan teks berikut yang menjelaskan apa yang dilakukan makro: Membuat teks menjadi tebal, menambahkan warna isian, dan memusatkan .
   • Klik OK untuk mulai merekam.

     

4. Format sel yang telah dipilih sebelumnya seperti yang Anda inginkan. Untuk contoh ini, kami menggunakan pemformatan teks tebal, warna isian biru muda, dan perataan tengah.

   Tip. Jangan pilih sel apa pun setelah Anda mulai merekam makro. Ini akan memastikan bahwa semua pemformatan diterapkan pada sel yang Anda pilih. seleksi , bukan kisaran tertentu.

   

5. Klik Hentikan Perekaman pada salah satu Pengembang atau tab Status bar.

Sekarang, Anda dapat memilih rentang sel mana pun di lembar mana pun, tekan pintasan yang ditetapkan ( Ctrl + Shift + F ), dan pemformatan kustom Anda akan segera diterapkan ke sel yang dipilih.

Cara bekerja dengan makro yang direkam di Excel

Semua opsi utama yang disediakan Excel untuk makro bisa diakses melalui tombol Makro Untuk membukanya, klik tombol Makro tombol pada Pengembang atau tekan pintasan Alt+ F8.

Dalam kotak dialog yang terbuka, Anda dapat melihat daftar makro yang tersedia di semua buku kerja yang terbuka atau yang terkait dengan buku kerja tertentu dan memanfaatkan opsi berikut:

• Lari - mengeksekusi makro yang dipilih.
• Melangkah ke dalam - memungkinkan Anda untuk men-debug dan menguji makro dalam Visual Basic Editor.
• Edit - membuka makro yang dipilih dalam Editor VBA, di mana Anda dapat melihat dan mengedit kode.
• Hapus - menghapus secara permanen makro yang dipilih.
• Opsi - memungkinkan perubahan properti makro seperti properti yang terkait dengan Jalan pintas kunci dan Deskripsi .

Cara melihat makro di Excel

Kode makro Excel dapat dilihat dan dimodifikasi di Editor Visual Basic. Untuk membuka Editor, tekan Alt + F11 atau klik tombol Visual Basic tombol pada Pengembang tab.

Jika Anda melihat Editor VB untuk pertama kalinya, jangan merasa kecil hati atau terintimidasi. Kami tidak akan berbicara tentang struktur atau sintaksis bahasa VBA. Bagian ini hanya akan memberi Anda beberapa pemahaman dasar tentang cara kerja makro Excel dan apa yang sebenarnya dilakukan oleh perekaman makro.

Editor VBA memiliki beberapa jendela, tetapi kita akan fokus pada dua jendela utama:

Penjelajah Proyek - menampilkan daftar semua buku kerja yang terbuka dan sheetnya. Selain itu, ini menunjukkan modul, formulir pengguna dan modul kelas.

Jendela Kode - di sinilah Anda dapat melihat, mengedit dan menulis kode VBA untuk setiap objek yang ditampilkan di Project Explorer.

Ketika kami merekam contoh makro, hal-hal berikut ini terjadi di backend:

• Sebuah modul baru ( Moduel1 ) telah dimasukkan.
• Kode VBA makro ditulis di jendela Code.

Untuk melihat kode modul tertentu, klik dua kali modul ( Modul1 dalam kasus kita) di jendela Project Explorer. Biasanya, kode makro memiliki bagian-bagian ini:

Nama makro

Dalam VBA, makro apa pun dimulai dengan Sub diikuti dengan nama makro dan diakhiri dengan Akhiri Sub , di mana "Sub" adalah kependekan dari Subrutin (juga disebut Prosedur ). Makro sampel kami diberi nama Header_Formatting() , jadi kode dimulai dengan baris ini:

Jika Anda ingin mengganti nama makro , cukup hapus nama saat ini dan ketik nama baru secara langsung di jendela Code.

Komentar

Baris yang diawali dengan apostrof (') dan ditampilkan dalam warna hijau secara default tidak dieksekusi. Ini adalah komentar yang ditambahkan untuk tujuan informasi. Baris komentar dapat dihapus dengan aman tanpa mempengaruhi fungsionalitas kode.

Biasanya, makro yang direkam memiliki 1 - 3 baris komentar: nama makro (wajib); deskripsi dan shortcut (jika ditentukan sebelum merekam).

Kode yang dapat dieksekusi

Setelah komentar, muncullah kode yang mengeksekusi tindakan yang telah Anda rekam. Terkadang, makro yang direkam mungkin memiliki banyak kode yang berlebihan, yang mungkin masih berguna untuk mencari tahu cara kerja VBA :)

Gambar di bawah ini menunjukkan apa yang dilakukan oleh setiap bagian dari kode makro kita:

Cara menjalankan makro yang direkam

Dengan menjalankan makro, Anda memberi tahu Excel untuk kembali ke kode VBA yang direkam dan menjalankan langkah yang sama persis. Ada beberapa cara untuk menjalankan makro yang direkam di Excel, dan berikut adalah yang tercepat:

• Jika Anda telah menetapkan pintasan keyboard ke makro, tekan shortcut itu.
• Tekan Alt + 8 atau klik tombol Makro tombol pada Pengembang Pada tab. Makro kotak dialog, pilih makro yang diinginkan dan klik Lari .

  

Dimungkinkan juga untuk menjalankan makro yang direkam dengan mengklik tombol Anda sendiri. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuatnya: Cara membuat tombol makro di Excel.

Bagaimana cara menyimpan makro di Excel

Apakah Anda merekam makro atau menulis kode VBA secara manual, untuk menyimpan makro, Anda perlu menyimpan buku kerja sebagai makro yang diaktifkan (ekstensi .xlms). Begini caranya:

1. Di buku kerja yang berisi makro, klik tombol Simpan atau tekan Ctrl + S .
2. Dalam Simpan sebagai kotak dialog, pilih Buku Kerja Excel yang Diaktifkan Makro (*.xlsm) dari Simpan sebagai tipe daftar drop-down, lalu klik Simpan :

   

Makro Excel: apa yang dicatat dan apa yang tidak dicatat

Seperti yang baru saja Anda lihat, cukup mudah untuk merekam makro di Excel. Tetapi untuk membuat makro yang efektif, Anda perlu memahami apa yang terjadi di balik layar.

Apa yang direkam

Perekam Makro Excel menangkap cukup banyak hal - hampir semua klik mouse dan penekanan tombol. Jadi, Anda harus memikirkan langkah-langkah Anda dengan hati-hati untuk menghindari kelebihan kode yang dapat mengakibatkan perilaku makro Anda yang tidak terduga. Di bawah ini adalah beberapa contoh dari apa yang dicatat Excel:

• Memilih sel dengan mouse atau keyboard. Hanya pilihan terakhir sebelum tindakan yang direkam. Misalnya, jika Anda memilih rentang A1:A10, lalu mengklik sel A11, hanya pilihan A11 yang akan direkam.
• Pemformatan sel seperti warna isian dan font, perataan, batas, dll.
• Pemformatan angka seperti persentase, mata uang, dll.
• Mengedit rumus dan nilai. Perubahan dicatat setelah Anda menekan Enter .
• Menggulir, memindahkan jendela Excel, beralih ke lembar kerja dan buku kerja lain.
• Menambah, menamai, memindahkan dan menghapus lembar kerja.
• Membuat, membuka dan menyimpan buku kerja.
• Menjalankan makro lain.

Apa yang tidak bisa direkam

Meskipun banyak hal berbeda yang dapat direkam oleh Excel, fitur-fitur tertentu berada di luar kemampuan Macro Recorder:

• Kustomisasi pita Excel dan bilah alat Akses Cepat.
• Tindakan di dalam dialog Excel seperti Pemformatan Bersyarat atau Temukan dan Ganti (hanya hasilnya yang dicatat).
• Interaksi dengan program lain. Misalnya, Anda tidak dapat merekam copy/paste dari buku kerja Excel ke dalam dokumen Word.
• Apa pun yang melibatkan Editor VBA. Hal ini memberlakukan batasan yang paling signifikan - banyak hal yang bisa dilakukan pada level pemrograman tidak bisa direkam:
  • Menciptakan fungsi khusus
  • Menampilkan kotak dialog khusus
  • Membuat loop seperti Untuk Berikutnya , Untuk Setiap , Lakukan Sementara dll.
  • Mengevaluasi kondisi. Dalam VBA, Anda bisa menggunakan JIKA Kemudian Lain untuk menguji suatu kondisi dan menjalankan beberapa kode jika kondisinya benar atau kode lain jika kondisinya salah.
  • Menjalankan kode berdasarkan peristiwa. Dengan VBA, Anda dapat menggunakan banyak peristiwa untuk menjalankan kode yang terkait dengan peristiwa itu (seperti membuka buku kerja, menghitung ulang lembar kerja, mengubah pilihan, dan sebagainya).
  • Saat menulis makro di Editor VBA, Anda dapat memberikan argumen input untuk makro untuk melakukan tugas tertentu. Makro yang direkam tidak dapat memiliki argumen apa pun karena bersifat independen dan tidak terhubung ke makro lain.
  • Memahami logika. Misalnya, jika Anda merekam makro yang menyalin sel tertentu, katakanlah di dalam Total Excel hanya akan mencatat alamat sel yang disalin. Dengan VBA, Anda dapat membuat kode logika, yaitu menyalin nilai dalam baris Total barisan.

Meskipun batasan di atas menetapkan banyak batasan untuk makro yang direkam, namun masih merupakan titik awal yang baik. Bahkan jika Anda tidak tahu bahasa VBA, Anda dapat dengan cepat merekam makro, lalu menganalisis kodenya.

Kiat berguna untuk merekam makro di Excel

Di bawah ini Anda akan menemukan beberapa tips dan catatan yang berpotensi menghemat banyak waktu dan saraf sehingga kurva belajar Anda lebih lancar dan makro lebih efisien.

Gunakan referensi relatif untuk perekaman makro

Secara default, Excel menggunakan mutlak referensi Itu berarti kode VBA Anda akan selalu merujuk ke sel yang sama persis dengan yang Anda pilih, di mana pun Anda berada di lembar kerja saat menjalankan makro.

Namun demikian, dimungkinkan untuk mengubah perilaku default ke referensi relatif Dalam hal ini, VBA tidak akan melakukan hardcode alamat sel, tetapi akan bekerja relatif terhadap sel yang aktif (saat ini dipilih).

Untuk merekam makro dengan referensi relatif, klik tombol Gunakan Referensi Relatif tombol pada Pengembang Untuk kembali ke referensi absolut, klik tombol lagi untuk mematikannya.

Misalnya, jika Anda merekam pengaturan tabel dengan referensi absolut default, makro Anda akan selalu membuat ulang tabel di tempat yang sama (dalam kasus ini, Header di A1, Item1 di A2, Item2 di A3).

Sub Absolute_Referencing() Range( "A1" ). Pilih ActiveCell.FormulaR1C1 = "Header" Range( "A2" ). Pilih ActiveCell.FormulaR1C1 = "Item1" Range( "A3" ). Pilih ActiveCell.FormulaR1C1 = "Item2" End Sub

Jika Anda merekam makro yang sama dengan referensi relatif, tabel akan dibuat di mana pun Anda meletakkan kursor sebelum menjalankan makro ( Header dalam sel aktif, Item1 dalam sel di bawahnya, dan seterusnya).

Catatan:

• Saat menggunakan referensi relatif, pastikan untuk memilih sel awal sebelum Anda mulai merekam makro.
• Referensi relatif tidak bekerja untuk semuanya. Beberapa fitur Excel, misalnya mengubah rentang ke tabel, memerlukan referensi absolut.

Pilih rentang dengan menggunakan pintasan keyboard

Ketika Anda memilih sel atau rentang sel menggunakan mouse atau tombol panah, Excel akan menulis alamat sel. Akibatnya, kapan pun Anda menjalankan makro, operasi yang direkam akan dilakukan persis pada sel yang sama. Jika ini bukan yang Anda inginkan, gunakan pintasan untuk memilih sel dan rentang.

Sebagai contoh, mari kita rekam makro yang menetapkan format tertentu (d-mmm-yy) untuk tanggal dalam tabel di bawah ini:

Untuk ini, Anda merekam operasi berikut ini: tekan Ctrl + 1 untuk membuka Format Sel dialog> Date> pilih format> OK. Jika perekaman Anda termasuk memilih rentang dengan mouse atau tombol panah, Excel akan menghasilkan kode VBA berikut:

Menjalankan makro di atas akan memilih rentang A2:B4 setiap saat. Jika Anda menambahkan beberapa baris lagi ke tabel Anda, baris-baris tersebut tidak akan diproses oleh makro.

Sekarang, mari kita lihat apa yang terjadi apabila Anda memilih tabel menggunakan shortcut.

Letakkan kursor di sel kiri atas dari rentang target (A2 dalam contoh ini), mulailah merekam dan tekan Ctrl + Shift + End . Hasilnya, baris pertama kode akan terlihat seperti ini:

Kode ini memilih semua sel dari sel aktif ke sel yang terakhir digunakan, yang berarti bahwa semua data baru akan dimasukkan dalam pemilihan secara otomatis.

Atau, Anda dapat menggunakan kombinasi Ctrl + Shift + Panah:

• Ctrl + Shift + Panah kanan untuk memilih semua sel yang digunakan ke kanan, diikuti oleh
• Ctrl + Shift + Panah bawah untuk memilih semua sel yang digunakan ke bawah.

Ini akan menghasilkan dua baris kode, bukan satu, tetapi hasilnya akan sama - semua sel dengan data di bawah dan di sebelah kanan sel aktif akan dipilih:

Rekam makro untuk pemilihan daripada sel tertentu

Metode di atas (yaitu memilih semua sel yang digunakan yang dimulai dengan sel aktif) berfungsi dengan baik untuk melakukan operasi yang sama pada seluruh tabel. Namun, dalam beberapa situasi, Anda mungkin ingin makro memproses rentang tertentu daripada seluruh tabel.

Untuk ini, VBA menyediakan Seleksi yang mengacu pada sel yang saat ini dipilih. Sebagian besar hal yang dapat dilakukan dengan rentang, juga dapat dilakukan dengan seleksi. Apa keuntungan yang diberikannya kepada Anda? Dalam banyak kasus, Anda tidak perlu memilih apa pun saat merekam - cukup tulis makro untuk sel aktif. Dan kemudian, pilih rentang apa pun yang Anda inginkan, jalankan makro, dan itu akan memanipulasi seluruh pilihan.

Misalnya, makro satu baris ini dapat memformat sejumlah sel yang dipilih sebagai persentase:

Rencanakan dengan cermat apa yang Anda rekam

Perekam Makro Microsoft Excel menangkap hampir semua aktivitas Anda, termasuk kesalahan yang Anda buat dan perbaiki. Misalnya, jika Anda menekan Ctrl + Z untuk mengurungkan sesuatu, itu juga akan direkam. Akhirnya, Anda mungkin berakhir dengan banyak kode yang tidak perlu. Untuk menghindari hal ini, baik mengedit kode di Editor VB atau menghentikan perekaman, menghapus makro yang kurang dan mulai merekam lagi.

Mencadangkan atau menyimpan buku kerja sebelum menjalankan makro

Hasil makro Excel tidak dapat dibatalkan. Jadi, sebelum menjalankan makro pertama kali, masuk akal untuk membuat salinan buku kerja atau setidaknya menyimpan pekerjaan Anda saat ini untuk mencegah perubahan yang tidak terduga. Jika makro melakukan sesuatu yang salah, cukup tutup buku kerja tanpa menyimpan.

Jaga agar makro yang direkam tetap pendek

Ketika mengotomatisasi urutan tugas yang berbeda, Anda mungkin tergoda untuk merekam semuanya dalam satu makro. Ada dua alasan utama untuk tidak melakukan hal ini. Pertama, sulit untuk merekam makro yang panjang dengan lancar tanpa kesalahan. Kedua, makro yang besar sulit untuk dipahami, diuji, dan di-debug. Oleh karena itu, ada baiknya untuk membagi makro yang besar ke dalam beberapa bagian. Misalnya, ketika membuat tabel ringkasandari beberapa sumber, Anda bisa menggunakan satu makro untuk mengimpor informasi, makro lainnya untuk mengkonsolidasikan data, dan makro ketiga untuk memformat tabel.

Saya harap tutorial ini telah memberi Anda beberapa wawasan tentang cara merekam makro di Excel. Bagaimanapun, saya berterima kasih telah membaca dan berharap dapat melihat Anda di blog kami minggu depan!