Tutorial ini menunjukkan cara membuat aturan Validasi Data kustom di Excel. Anda akan menemukan beberapa contoh E rumus validasi data xcel untuk mengizinkan hanya angka atau nilai teks dalam sel tertentu, atau hanya teks yang dimulai dengan karakter tertentu, mengizinkan data unik yang mencegah duplikat, dan banyak lagi.

Dalam tutorial kemarin, kita mulai melihat Validasi Data Excel - apa tujuannya, bagaimana cara kerjanya, dan bagaimana menggunakan aturan bawaan untuk memvalidasi data di lembar kerja Anda. Hari ini, kita akan melangkah lebih jauh dan berbicara tentang aspek-aspek rumit dari validasi data kustom di Excel serta bereksperimen dengan beberapa rumus validasi yang berbeda.

Cara membuat validasi data kustom dengan formula

Microsoft Excel memiliki beberapa aturan validasi data bawaan untuk angka, tanggal, dan teks, tetapi hanya mencakup skenario paling dasar. Jika Anda ingin memvalidasi sel dengan kriteria Anda sendiri, buat aturan validasi kustom berdasarkan rumus. Begini caranya:

1. Pilih satu sel atau lebih untuk divalidasi.
2. Buka kotak dialog Validasi Data. Untuk ini, klik tombol Validasi Data tombol pada Data tab, di tab Alat Data atau tekan urutan tombol Alt> D> L (masing-masing tombol harus ditekan secara terpisah).
3. Pada Pengaturan tab dari Validasi Data jendela dialog, pilih Adat di Izinkan kotak, dan masukkan rumus validasi data Anda di kotak Rumus kotak.
4. Klik OK .

Secara opsional, Anda dapat menambahkan pesan input kustom dan peringatan Kesalahan yang masing-masing akan muncul ketika pengguna memilih sel yang divalidasi atau memasukkan data yang tidak valid.

Di bawah ini, Anda akan menemukan beberapa contoh aturan validasi kustom untuk tipe data yang berbeda-beda.

Catatan. Semua aturan validasi data Excel, built-in dan kustom, hanya memverifikasi data baru yang diketikkan dalam sel setelah membuat aturan. Data yang disalin tidak divalidasi, begitu pula input data dalam sel sebelum membuat aturan. Untuk menjabarkan entri yang ada yang tidak memenuhi kriteria validasi data Anda, gunakan perintah Lingkari Data Tidak Valid fitur seperti yang ditunjukkan pada Cara menemukan data yang tidak valid di Excel.

Validasi data Excel untuk memungkinkan angka saja

Anehnya, tidak ada aturan validasi data bawaan Excel yang memenuhi situasi yang sangat umum ketika Anda perlu membatasi pengguna untuk hanya memasukkan angka di sel tertentu. Tetapi ini dapat dengan mudah dilakukan dengan rumus validasi data kustom berdasarkan fungsi ISNUMBER, seperti ini:

=ISNUMBER(C2)

Di mana C2 adalah sel paling atas dari rentang yang ingin Anda validasi.

Catatan Fungsi ISNUMBER memungkinkan nilai numerik apa pun dalam sel yang divalidasi, termasuk bilangan bulat, desimal, pecahan serta tanggal dan waktu, yang juga merupakan angka dalam istilah Excel.

Validasi data Excel untuk memungkinkan teks saja

Jika Anda mencari kebalikannya - untuk mengizinkan hanya entri teks dalam rentang sel tertentu, maka buat aturan khusus dengan fungsi ISTEXT, misalnya:

=ISTEXT(D2)

Di mana D2 adalah sel paling atas dari rentang yang dipilih.

Izinkan teks yang diawali dengan karakter tertentu

Jika semua nilai dalam rentang tertentu harus dimulai dengan karakter atau substring tertentu, maka lakukan validasi data Excel berdasarkan fungsi COUNTIF dengan karakter wildcard:

Misalnya, untuk memastikan bahwa semua id pesanan di kolom A dimulai dengan awalan "AA-", "aa-", "Aa-", atau "aA-" (tidak peka huruf besar-kecil), tentukan aturan khusus dengan rumus validasi data ini:

=COUNTIF(A2, "aa-*")

Rumus validasi dengan logika OR (kriteria ganda)

Jika ada 2 atau lebih awalan yang valid, tambahkan beberapa fungsi COUNTIF, sehingga aturan validasi data Excelmu bekerja dengan logika OR:

=COUNTIF(A2,"aa-*")+COUNTIF(A2,"bb-*")

Formula validasi peka huruf besar-kecil

Jika kasus karakter penting, maka gunakan EXACT dalam kombinasi dengan fungsi LEFT untuk membuat formula validasi case-sensitive untuk entri yang dimulai dengan teks tertentu:

Misalnya, untuk mengizinkan hanya order id yang dimulai dengan "AA-" (tidak ada "aa-" atau "Aa-" yang diizinkan), gunakan rumus ini:

=EXACT(LEFT(A2,3), "AA-")

Dalam rumus di atas, fungsi LEFT mengekstrak 3 karakter pertama dari sel A2, dan EXACT melakukan perbandingan peka huruf besar-kecil dengan substring yang dikodekan dengan keras ("AA-" dalam contoh ini). Jika kedua substring sama persis, rumus mengembalikan TRUE dan validasi berlalu; jika tidak, FALSE dikembalikan dan validasi gagal.

Izinkan entri yang berisi teks tertentu

Untuk mengizinkan entri yang berisi teks tertentu di mana saja dalam sel (di awal, tengah, atau akhir), gunakan fungsi ISNUMBER yang dikombinasikan dengan FIND atau SEARCH, tergantung pada apakah Anda menginginkan pencocokan case-sensitive atau case-insensitive:

• Validasi kasus tidak sensitif: ISNUMBER(SEARCH( teks , sel ))
• Validasi peka huruf besar-kecil: ISNUMBER(FIND( teks , sel ))

Pada kumpulan data sampel kita, untuk hanya mengizinkan entri yang berisi teks "AA" di sel A2:A6, gunakan salah satu rumus ini:

Tidak peka huruf besar-kecil:

=ISNUMBER(PENCARIAN("AA", A2))

Peka huruf besar-kecil:

=ISNUMBER(FIND("AA", A2))

Rumus-rumus bekerja dengan logika berikut ini:

Anda mencari substring "AA" di sel A2 menggunakan FIND atau SEARCH, dan keduanya mengembalikan posisi karakter pertama dalam substring. Jika teks tidak ditemukan, kesalahan dikembalikan. Untuk nilai numerik apa pun yang dikembalikan sebagai hasil pencarian, fungsi ISNUMBER menghasilkan TRUE, dan validasi data berhasil. Jika terjadi kesalahan, ISNUMBER mengembalikan FALSE, dan entri tidak akan diizinkan dalam sel.

Validasi data untuk hanya mengizinkan entri unik dan tidak mengizinkan duplikat

Dalam situasi ketika kolom atau rentang sel tertentu tidak boleh berisi duplikat apa pun, konfigurasikan aturan validasi data kustom untuk hanya mengizinkan entri unik. Untuk ini, kita akan menggunakan rumus COUNTIF klasik untuk mengidentifikasi duplikat:

Misalnya, untuk memastikan bahwa hanya id pesanan unik yang dimasukkan di sel A2 hingga A6, buat aturan kustom dengan rumus validasi data ini:

=COUNTIF($A$2:$A$6, A2)<=1

Jika nilai unik dimasukkan, rumus mengembalikan TRUE dan validasi berhasil. Jika nilai yang sama sudah ada dalam rentang yang ditentukan (hitungan lebih besar dari 1), COUNTIF mengembalikan FALSE dan input gagal validasi.

Harap perhatikan bahwa kami mengunci rentang dengan referensi sel absolut (A $ 2: $ A $ 6) dan menggunakan referensi relatif untuk sel atas (A2) agar rumus menyesuaikan dengan benar untuk setiap sel dalam rentang yang divalidasi.

Catatan. Rumus validasi data ini adalah tidak peka huruf besar-kecil , tidak membedakan teks huruf besar dan huruf kecil.

Rumus validasi untuk tanggal dan waktu

Validasi tanggal bawaan menyediakan cukup banyak kriteria yang sudah ditentukan sebelumnya untuk membatasi pengguna agar hanya memasukkan tanggal di antara dua tanggal yang Anda tentukan, lebih besar dari, kurang dari, atau sama dengan tanggal tertentu.

Jika Anda ingin lebih banyak kontrol atas validasi data di lembar kerja Anda, Anda dapat mereplikasi fungsionalitas bawaan dengan aturan khusus atau menulis rumus Anda sendiri yang melampaui kemampuan bawaan validasi data Excel.

Izinkan tanggal di antara dua tanggal

Untuk membatasi entri ke tanggal dalam rentang tertentu, Anda dapat menggunakan aturan Tanggal yang telah ditentukan sebelumnya dengan kriteria "antara" atau membuat aturan validasi khusus dengan rumus umum ini:

Di mana:

• sel adalah sel paling atas dalam rentang yang divalidasi, dan
• mulai dan akhir tanggal adalah tanggal valid yang diberikan melalui fungsi DATE atau referensi ke sel yang berisi tanggal.

Contohnya, untuk hanya memperbolehkan tanggal di bulan Juli tahun 2017, gunakan rumus berikut ini:

=AND(C2>=DATE(2017,7,1),C2<=DATE(2017,7,31))

Atau, masukkan tanggal mulai dan tanggal akhir di beberapa cell (F1 dan F2 dalam contoh ini), dan referensikan cell-cell tersebut dalam rumus Anda:

=AND(C2>=$F$1, C2<=$F$2)

Harap perhatikan bahwa tanggal batas dikunci dengan referensi sel absolut.

Izinkan hari kerja atau akhir pekan saja

Untuk membatasi pengguna agar hanya memasukkan hari kerja atau akhir pekan, konfigurasikan aturan validasi khusus berdasarkan fungsi WEEKDAY.

Dengan return_type argumen disetel ke 2, WEEKDAY mengembalikan bilangan bulat mulai dari 1 (Senin) hingga 7 (Minggu). Jadi, untuk hari kerja (Senin hingga Jumat) hasil rumus harus kurang dari 6, dan untuk akhir pekan (Sabtu dan Minggu) lebih besar dari 5.

Hanya mengizinkan hari kerja :

Hanya mengizinkan akhir pekan :

Misalnya, untuk mengizinkan memasukkan hanya hari kerja di sel C2: C6, gunakan rumus ini:

=HARI MINGGU (C2,2) <6

Validasi tanggal berdasarkan tanggal hari ini

Dalam banyak situasi, Anda mungkin ingin menggunakan tanggal hari ini sebagai tanggal mulai dari rentang tanggal yang diizinkan. Untuk mendapatkan tanggal saat ini, gunakan fungsi TODAY, lalu tambahkan jumlah hari yang diinginkan untuk menghitung tanggal akhir.

Misalnya, untuk membatasi entri data hingga 6 hari dari sekarang (7 hari termasuk hari ini), kita akan menggunakan aturan Tanggal built-in dengan kriteria berbasis formula:

1. Pilih Tanggal di Izinkan
2. Pilih antara di Data
3. Dalam Tanggal mulai kotak, masukkan =TODAY()
4. Dalam Tanggal akhir kotak, masukkan = HARI INI() + 6

Dengan cara yang sama, Anda bisa membatasi pengguna untuk memasukkan tanggal sebelum atau sesudah tanggal hari ini. Untuk ini, pilih salah satu kurang dari atau lebih besar dari di Data kotak, lalu masukkan =TODAY() di Akhir tanggal atau Mulai kotak tanggal, masing-masing.

Validasi waktu berdasarkan waktu saat ini

Untuk memvalidasi data berdasarkan waktu saat ini, gunakan aturan Waktu yang telah ditentukan sebelumnya dengan rumus validasi data Anda sendiri:

1. Dalam Izinkan kotak, pilih Waktu .
2. Dalam Data kotak, pilih salah satu kurang dari untuk hanya mengizinkan waktu sebelum waktu saat ini, atau lebih besar dari untuk mengizinkan waktu setelah waktu saat ini.
3. Dalam Waktu akhir atau Waktu mulai (tergantung pada kriteria yang Anda pilih pada langkah sebelumnya), masukkan salah satu formula berikut ini:
   • Untuk memvalidasi tanggal dan waktu berdasarkan tanggal dan waktu saat ini:

     =SEKARANG()

   • Untuk memvalidasi kali berdasarkan waktu saat ini:

     =TIME( HOUR(NOW()), MINUTE(NOW()), SECOND(NOW()))

Tangkapan layar di bawah ini menunjukkan aturan yang hanya mengizinkan waktu yang lebih besar dari waktu saat ini:

Aturan validasi data Excel kustom tidak berfungsi

Jika aturan validasi data berbasis formula Anda tidak berfungsi seperti yang diharapkan, ada 3 poin utama yang harus diperiksa:

• Formula validasi data sudah benar
• Formula validasi tidak merujuk ke sel kosong
• Referensi sel yang sesuai digunakan

Periksa kebenaran rumus validasi data Excel Anda

Sebagai permulaan, salin rumus validasi Anda ke dalam beberapa sel untuk memastikannya tidak mengembalikan kesalahan seperti #N / A, #VALUE atau #DIV / 0!

Jika Anda membuat aturan khusus , rumus tersebut harus mengembalikan nilai logika TRUE dan FALSE atau nilai 1 dan 0 yang masing-masing setara dengannya.

Jika Anda menggunakan kriteria berbasis formula dalam aturan bawaan (seperti yang kita lakukan untuk memvalidasi waktu berdasarkan waktu saat ini), ia juga dapat mengembalikan nilai numerik lain.

Rumus validasi data Excel tidak boleh merujuk ke sel kosong

Dalam banyak situasi, jika Anda memilih Abaikan kosong saat mendefinisikan aturan (biasanya dipilih secara default) dan satu atau beberapa sel yang direferensikan dalam rumus Anda kosong, nilai apa pun akan diizinkan dalam sel yang divalidasi.

Berikut ini adalah contoh dalam bentuk yang paling sederhana:

Referensi sel absolut dan relatif dalam rumus validasi data

Saat menyiapkan aturan validasi Excel berbasis rumus, harap diingat bahwa semua referensi sel dalam rumus Anda adalah relatif terhadap sel kiri atas dalam kisaran yang dipilih.

Jika Anda membuat aturan untuk lebih dari satu sel dan kriteria validasi Anda bergantung pada sel spesifik Pastikan untuk menggunakan referensi sel absolut (dengan tanda $ seperti $A$1), jika tidak, aturan Anda hanya akan berfungsi dengan benar untuk sel pertama. Untuk mengilustrasikan poinnya dengan lebih baik, harap pertimbangkan contoh berikut.

Misalkan, Anda ingin membatasi entri data di sel D2 hingga D5 ke bilangan bulat antara 1 (nilai minimum) dan hasil pembagian A2 dengan B2. Jadi, Anda menghitung nilai maksimum dengan rumus sederhana ini =A2/B2 seperti ditunjukkan pada gambar di bawah ini:

Masalahnya adalah rumus yang tampaknya benar ini tidak akan berfungsi untuk sel D3 hingga D5 karena referensi relatif berubah berdasarkan posisi relatif baris dan kolom. Dengan demikian, untuk sel D3 rumus akan berubah menjadi =A3/B3 , dan untuk D4 akan menjadi =A4/B4 , melakukan validasi data yang salah!

Untuk memperbaiki rumus, cukup ketik "$" sebelum referensi kolom dan baris untuk menguncinya: =$A$2/$B$2 Atau, tekan F4 untuk beralih di antara jenis referensi yang berbeda.

Dalam situasi ketika Anda ingin memvalidasi setiap sel berdasarkan kriterianya sendiri, gunakan referensi sel relatif tanpa tanda $ untuk mendapatkan rumus untuk menyesuaikan untuk setiap baris atau / dan kolom:

Seperti yang Anda lihat, tidak ada "kebenaran absolut", formula yang sama bisa benar atau salah tergantung pada situasi dan tugas khusus Anda.

Untuk mendapatkan pemahaman lebih lanjut, silakan unduh buku kerja sampel kami di bawah ini dan periksa pengaturan aturannya. Saya berterima kasih telah membaca dan berharap dapat melihat Anda di blog kami minggu depan!

Buku kerja latihan untuk diunduh

Contoh Validasi Data Excel (file .xlsx)