Udžbenik pokazuje kako napraviti prilagođena pravila za provjeru valjanosti podataka u programu Excel. Naći ćete nekoliko primjera E xcel formula za provjeru valjanosti podataka koje dopuštaju samo brojeve ili tekstualne vrijednosti u određenim ćelijama ili samo tekst koji počinje određenim znakovima, dopuštaju jedinstvene podatke koji sprječavaju duplikate i više.

U jučerašnjem vodiču počeli smo razmatrati provjeru valjanosti podataka programa Excel - koja je njena svrha, kako funkcionira i kako koristiti ugrađena pravila za provjeru valjanosti podataka u vašim radnim listovima. Danas ćemo napraviti korak dalje i govoriti o sitnim aspektima prilagođene provjere valjanosti podataka u Excelu, kao i eksperimentirati s nekoliko različitih formula za provjeru valjanosti.

Kako izradite prilagođenu provjeru valjanosti podataka pomoću formule

Microsoft Excel ima nekoliko ugrađenih pravila za provjeru valjanosti podataka za brojeve, datume i tekst, ali ona pokrivaju samo najosnovnije scenarije. Ako želite potvrditi ćelije prema vlastitim kriterijima, stvorite prilagođeno pravilo provjere temeljeno na formuli. Evo kako:

1. Odaberite jednu ili više ćelija za provjeru valjanosti.
2. Otvorite dijaloški okvir Provjera valjanosti podataka. Za to kliknite gumb Provjera valjanosti podataka na kartici Podaci , u grupi Alati za podatke ili pritisnite niz tipki Alt > D > L (svaku tipku treba posebno pritisnuti).
3. Na kartici Postavke dijaloškog prozora Provjera valjanosti podataka odaberite Prilagođeno u Okvir Dopusti i unesitepoložaj redova i stupaca. Dakle, za ćeliju D3 formula će se promijeniti u =A3/B3 , a za D4 će postati =A4/B4 , provjera valjanosti podataka potpuno je pogrešna!

   Da biste popravili formulu, samo upišite "$" prije referenci stupca i retka za zaključavanje njih: =$A$2/$B$2 . Ili pritisnite F4 za prebacivanje između različitih tipova referenci.

   U situacijama kada želite potvrditi svaku ćeliju na temelju vlastitih kriterija, koristite relativne reference ćelija bez znaka $ kako biste dobili formulu za prilagodbu svaki redak i/ili stupac:

   

   Kao što vidite, ne postoji "apsolutna istina", ista formula može biti točna ili pogrešna ovisno o situaciji i vašem konkretnom zadatku.

   Ovo je kako koristiti provjeru podataka u Excelu s vlastitim formulama. Kako biste stekli više razumijevanja, slobodno preuzmite naš primjer radne knjige u nastavku i pregledajte postavke pravila. Zahvaljujem vam na čitanju i nadam se da se vidimo na našem blogu sljedeći tjedan!

   Vježbe za preuzimanje

   Primjeri provjere valjanosti podataka u Excelu (.xlsx datoteka)

   svoju formulu za provjeru valjanosti podataka u okviru Formula .
4. Kliknite U redu .

Po izboru, možete dodati prilagođenu ulaznu poruku i upozorenje o pogrešci koji će se pojaviti kada korisnik odabere potvrđenu ćeliju ili unese nevažeće podatke.

U nastavku ćete pronaći nekoliko primjera prilagođenih pravila provjere valjanosti za različite vrste podataka.

Napomena. Sva pravila za provjeru valjanosti podataka programa Excel, ugrađena i prilagođena, provjeravaju samo nove podatke koji su upisani u ćeliju nakon stvaranja pravila. Kopirani podaci se ne provjeravaju, kao ni podaci uneseni u ćeliju prije izrade pravila. Da biste odredili postojeće unose koji ne zadovoljavaju vaše kriterije provjere valjanosti podataka, upotrijebite značajku Zaokruži nevažeće podatke kao što je prikazano u Kako pronaći nevažeće podatke u programu Excel.

Provjera valjanosti podataka programa Excel za dopuštanje samo brojeva

Iznenađujuće, nijedno od ugrađenih pravila za provjeru valjanosti podataka programa Excel ne zadovoljava vrlo tipičnu situaciju kada trebate ograničiti korisnike na unos samo brojeva u određene ćelije. Ali to se može lako učiniti s prilagođenom formulom za provjeru valjanosti podataka koja se temelji na funkciji ISNUMBER, poput ove:

=ISNUMBER(C2)

Gdje je C2 najgornja ćelija raspona koji želite potvrditi.

Napomena. Funkcija ISNUMBER dopušta bilo koje numeričke vrijednosti u potvrđenim ćelijama, uključujući cijele brojeve, decimale, razlomke, kao i datume i vremena, koji su također brojevi u smislu programa Excel.

Provjera valjanosti podataka programa Excel koja omogućujesamo tekst

Ako tražite suprotno - dopustiti samo tekstualne unose u danom rasponu ćelija, tada izgradite prilagođeno pravilo s funkcijom ISTEXT, na primjer:

=ISTEXT(D2)

Gdje je D2 najgornja ćelija odabranog raspona.

Dopusti tekst koji počinje s određenim znakovima

Ako su sve vrijednosti u određenom raspon bi trebao započeti određenim znakom ili podnizom, a zatim izvršite provjeru valjanosti podataka programa Excel na temelju funkcije COUNTIF sa zamjenskim znakom:

Na primjer, kako biste osigurali da svi ID-ovi narudžbi u stupcu A počinju s prefiksom "AA-", "aa-", "Aa-" ili "aA-" (neosjetljivo na velika i mala slova), definirajte prilagođeno pravilo s ovim formula za provjeru valjanosti podataka:

=COUNTIF(A2,"aa-*")

Formula za provjeru valjanosti s logikom ILI (višestruki kriteriji)

U slučaju da postoje 2 ili više valjanih prefikse, dodajte nekoliko funkcija COUNTIF kako bi vaše pravilo provjere valjanosti podataka programa Excel radilo s logikom OR:

=COUNTIF(A2,"aa-*")+COUNTIF(A2,"bb-*")

Formula provjere valjanosti koja razlikuje velika i mala slova

Ako su velika i mala slova bitna, tada upotrijebite EXACT u kombinaciji s funkcijom LEFT za izradu formule za provjeru valjanosti koja razlikuje velika i mala slova za unose koji počinju određenim tekstom:

Na primjer, da biste dopustili samo one ID-ove narudžbi koji počinju s "AA-" (ni "aa-" ni "Aa-" nisu dopušteni), koristite ovo formula:

=EXACT(LEFT(A2,3),"AA-")

U gornjoj formuli,funkcija LEFT izdvaja prva 3 znaka iz ćelije A2, a EXACT izvodi usporedbu koja razlikuje velika i mala slova s ​​tvrdo kodiranim podnizom ("AA-" u ovom primjeru). Ako se dva podniza točno podudaraju, formula vraća TRUE i provjera valjanosti prolazi; inače se vraća FALSE i provjera valjanosti ne uspijeva.

Dopusti unose koji sadrže određeni tekst

Dopusti unose koji sadrže određeni tekst bilo gdje u ćeliji (na početku , sredina ili kraj), upotrijebite funkciju ISNUMBER u kombinaciji s FIND ili SEARCH, ovisno o tome želite li podudaranje s razlikovanjem velikih i malih slova:

• Provjera valjanosti koja ne razlikuje velika i mala slova: ISNUMBER(SEARCH( tekst , ćelija ))
• Provjera osjetljiva na velika i mala slova: ISNUMBER(FIND( tekst , ćelija ))

Na našem uzorku skupa podataka, kako biste dopustili samo unose koji sadrže tekst "AA" u ćelijama A2:A6, koristite jednu od ovih formula:

Neosjetljivo na velika i mala slova:

=ISNUMBER(SEARCH("AA", A2))

Razlikuje velika i mala slova:

=ISNUMBER(FIND("AA", A2))

Formule rade sa sljedećom logikom:

Tražite podniz "AA" u ćeliji A2 koristeći FIND ili SEARCH, a oba vraćaju poziciju prvog znaka u podnizu. Ako tekst nije pronađen, vraća se pogreška. Za bilo koju numeričku vrijednost vraćenu kao rezultat pretraživanja, funkcija ISNUMBER daje TRUE, a provjera valjanosti podataka je uspješna. U slučaju pogreške, ISNUMBER vraća FALSE i unos neće biti dopušten u aćelija.

Provjera valjanosti podataka za dopuštanje samo jedinstvenih unosa i onemogućavanje duplikata

U situacijama kada određeni stupac ili raspon ćelija ne bi trebao sadržavati duplikate, konfigurirajte prilagođeno pravilo za provjeru valjanosti podataka kako biste dopustili samo jedinstvene unose. Za ovo ćemo koristiti klasičnu formulu COUNTIF za identifikaciju duplikata:

Na primjer, da bi sigurni da su samo jedinstveni ID-ovi naloga uneseni u ćelije A2 do A6, stvorite prilagođeno pravilo s ovom formulom za provjeru valjanosti podataka:

=COUNTIF($A$2:$A$6, A2)<=1

Kada se unese jedinstvena vrijednost, formula vraća TRUE i provjera valjanosti uspjela. Ako ista vrijednost već postoji u navedenom rasponu (broj veći od 1), COUNTIF vraća FALSE i unos ne prolazi provjeru valjanosti.

Molimo obratite pozornost da zaključavamo raspon s apsolutnim referencama ćelija (A$2:$A $6) i upotrijebite relativnu referencu za gornju ćeliju (A2) kako biste dobili formulu za pravilnu prilagodbu za svaku ćeliju u potvrđenom rasponu.

Napomena. Ove formule za provjeru valjanosti podataka ne razlikuju velika i mala slova , ne razlikuju velika i mala slova u tekstu.

Formule za provjeru valjanosti za datume i vremena

Ugrađena provjera valjanosti datuma pruža dosta unaprijed definirane kriterije za ograničavanje korisnika na unos samo datuma između dva datuma koja navedete, veće od, manje od ili jednako određenom datumu.

Ako želite više kontrole nad podacimavalidaciju u svojim radnim listovima, možete replicirati ugrađenu funkciju s prilagođenim pravilom ili napisati vlastitu formulu koja nadilazi ugrađene mogućnosti Excel validacije podataka.

Dopusti datume između dva datuma

Da biste ograničili unos na datum unutar određenog raspona, možete upotrijebiti unaprijed definirano pravilo datuma s kriterijima "između" ili izraditi prilagođeno pravilo provjere pomoću ove generičke formule:

Gdje:

• cell najviša je ćelija u potvrđenom rasponu, a datumi
• početak i završetak važeći su datumi dostavljeni putem funkcije DATE ili referenci na ćelije koje sadrže datume.

Na primjer, da biste dopustili samo datume u mjesecu srpnju 2017. godine, koristite sljedeću formulu:

=AND(C2>=DATE(2017,7,1),C2<=DATE(2017,7,31))

Ili unesite datum početka i završetka datum u nekim ćelijama ( F1 i F2 u ovom primjeru) i referencirajte te ćelije u svojoj formuli:

=AND(C2>=$F$1, C2<=$F$2)

Primijetite da su granični datumi ar e zaključan s apsolutnim referencama ćelije.

Dopusti samo radnim danima ili vikendima

Da ograničite korisnika na unos samo radnih dana ili vikenda, konfigurirajte prilagođeno pravilo provjere temeljeno na funkciji WEEKDAY.

S argumentom return_type postavljenim na 2, WEEKDAY vraća cijeli broj u rasponu od 1 (ponedjeljak) do 7 (nedjelja). Dakle, za radne dane (od ponedjeljka do petka) rezultat formule trebao bi bitimanje od 6, a za vikende (subota i ned) veće od 5.

Dopusti samo radnim danima :

Dopusti samo vikende :

Na primjer, da biste dopustili unos samo radnih dana u ćelije C2:C6, koristite ovo formula:

=WEEKDAY(C2,2)<6

Potvrdite datume na temelju današnjeg datuma

U mnogim situacijama možda ćete htjeti upotrijebiti današnji datum kao početak datum dopuštenog razdoblja. Da biste dobili trenutni datum, upotrijebite funkciju DANAS, a zatim joj dodajte željeni broj dana da biste izračunali datum završetka.

Na primjer, da ograničite unos podataka na 6 dana od sada (7 dana uključujući danas), upotrijebit ćemo ugrađeno pravilo datuma s kriterijima temeljenim na formuli:

1. Odaberite Datum u Dopusti
2. Odaberite između u Podacima
3. U okviru Početni datum unesite =TODAY()
4. U Završni datum okvir, unesite =TODAY() + 6

Na sličan način, možete ograničiti korisnike na unos datuma prije ili poslije današnjeg datuma. Za ovo odaberite manje od ili veće od u okviru Podaci , a zatim unesite =TODAY() u datum Kraj ili Početni datumski okvir, redom.

Potvrdite vremena na temelju trenutnog vremena

Za provjeru valjanosti podataka na temelju trenutnog vremena, koristite unaprijed definirano pravilo vremena s vlastitom formulom za provjeru valjanosti podataka:

1. U okviru Dopusti odaberite Vrijeme .
2. U okviru Podaci odaberite manje od kako biste dopustili samo vremena prije trenutnog vremena ili veća od da biste dopustili vremena nakon trenutnog vremena.
3. U okviru Vrijeme završetka ili Vrijeme početka (ovisno o kriterijima koje ste odabrali u prethodnom koraku), unesite jednu od sljedećih formula:
   • Za potvrdu datuma i vremena na temelju trenutnog datuma i vremena:

     =NOW()

   • Za potvrdu puta na temelju trenutnog vremena:

     =TIME( HOUR(NOW()), MINUTE(NOW()), SECOND(NOW()))

Snimak zaslona u nastavku prikazuje pravilo koje dopušta samo puta veća od trenutnog vremena:

Prilagođeno Excel pravilo za provjeru valjanosti podataka ne radi

Ako vaše pravilo za provjeru valjanosti podataka temeljeno na formuli ne radi kako se očekuje, postoje 3 glavne točke koje treba provjeriti:

• Formula za provjeru valjanosti podataka je ispravna
• Formula za provjeru valjanosti ne odnosi se na praznu ćeliju
• Koriste se odgovarajuće reference na ćeliju

Provjerite ispravnost vaše formule za provjeru valjanosti podataka programa Excel

Za početak, kopirajte svoju formulu provjere valjanosti u neku ćeliju kako biste bili sigurni da ne vraća pogrešku kao što je #N/A, #VALUE ili #DIV/0!.

Ako stvarate prilagođeno pravilo , formula bi trebala vratiti logičke vrijednosti TRUE i FALSE ili vrijednosti 1 i 0 koje su im jednake.

Ako koristite kriterij temeljen na formuli u ugrađenom pravilu (kao što smo učinili za provjeru vremena na temeljutrenutno vrijeme), također može vratiti drugu numeričku vrijednost.

Formula za provjeru valjanosti podataka programa Excel ne bi se trebala odnositi na praznu ćeliju

U mnogim situacijama, ako odaberete Zanemari prazno okvir kada definirate pravilo (obično odabrano prema zadanim postavkama) i jedna ili više ćelija na koje se poziva vaša formula su prazne, bilo koja će vrijednost biti dopuštena u potvrđenoj ćeliji.

Evo primjera u najjednostavnijem obliku:

Apsolutne i relativne reference ćelija u formulama za provjeru valjanosti podataka

Prilikom postavljanja pravila provjere valjanosti programa Excel temeljenog na formuli, imajte na umu da sve reference ćelija u formula su u odnosu na gornju lijevu ćeliju u odabranom rasponu.

Ako stvarate pravilo za više od jedne ćelije i vaši kriteriji provjere ovise o specifičnim ćelijama , obavezno koristite apsolutne reference ćelija (sa znakom $ kao što je $A$1), inače će vaše pravilo raditi ispravno samo za prvu ćeliju. Kako biste bolje ilustrirali poantu, razmotrite sljedeći primjer.

Pretpostavimo da želite ograničiti unos podataka u ćelije D2 do D5 na cijele brojeve između 1 (minimalna vrijednost) i rezultata dijeljenja A2 s B2. Dakle, maksimalnu vrijednost izračunavate ovom jednostavnom formulom =A2/B2 , kao što je prikazano na snimci zaslona u nastavku:

Problem je što ova naizgled točna formula neće raditi za ćelije D3 do D5 jer se relativne reference mijenjaju na temelju relativnog