यह संक्षिप्त ट्यूटोरियल एक्सेल की सेव अस फीचर, एडोब सॉफ्टवेयर, ऑनलाइन एक्सेल को पीडीएफ कन्वर्टर्स और डेस्कटॉप टूल्स का उपयोग करके एक्सेल फाइलों को पीडीएफ में बदलने के 4 संभावित तरीकों का वर्णन करता है।

एक परिवर्तित करना एक्सेल वर्कशीट टू पीडीएफ अक्सर आवश्यक होता है यदि आप अन्य उपयोगकर्ताओं को अपना डेटा देखने देना चाहते हैं लेकिन इसे संपादित नहीं करना चाहते हैं। आप अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट को मीडिया किट, प्रेजेंटेशन और रिपोर्ट के लिए एक साफ-सुथरे पीडीएफ फॉर्मेट में बदलना चाह सकते हैं, या एक ऐसी फाइल बना सकते हैं, जिसे सभी यूजर्स खोल सकते हैं और पढ़ सकते हैं, भले ही उनके पास माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल इंस्टॉल न हो, उदाहरण के लिए टैबलेट या फोन पर।

इन दिनों पीडीएफ यकीनन सबसे लोकप्रिय फ़ाइल स्वरूपों में से एक है। Google के अनुसार, वेब पर 153 मिलियन से अधिक पीडीएफ फाइलें हैं, और केवल 2.5 मिलियन एक्सेल फाइलें (.xls और .xlsx) हैं।

इस लेख में आगे, मैं एक्सेल निर्यात करने के कई संभावित तरीकों की व्याख्या करूंगा। विस्तृत चरणों और स्क्रीनशॉट के साथ PDF में:

एक्सेल दस्तावेज़ों को PDF फ़ाइलों के रूप में सहेजें

हालांकि .pdf और .xls प्रारूप काफी समय से मौजूद हैं और दोनों में हमेशा उपयोगकर्ताओं के बीच लोकप्रिय रहा है, एक्सेल फ़ाइलों को सीधे पीडीएफ में निर्यात करने की संभावना एक्सेल 2007 में दिखाई दी। इसलिए, यदि आपके पास एक्सेल 2007 से 365 का कोई संस्करण है, तो आप पीडीएफ रूपांतरण को त्वरित और सरल तरीके से कर सकते हैं।

Microsoft Excel चयनित श्रेणियों या तालिकाओं को निर्यात करने के साथ-साथ एक या कई कार्यपत्रकों या संपूर्ण कार्यपुस्तिका को PDF के रूप में सहेजने की अनुमति देता हैया ग्रिडलाइन वगैरह छुपाएं।

जब सारे बदलाव हो जाएं , फाइल को सेव करने के लिए प्रिंट बटन पर क्लिक करें। यह मानक एक्सेल इस रूप में सहेजें संवाद विंडो खोलेगा जहां आप एक गंतव्य फ़ोल्डर चुनते हैं और फ़ाइल का नाम टाइप करते हैं।

प्रिमो पीडीएफ - एक छद्म प्रिंटर एक्सेल को पीडीएफ में बदलें

प्रिमोपीडीएफ एक और छद्म प्रिंटर है जो आपके एक्सेल दस्तावेजों को पीडीएफ प्रारूप में निर्यात करने में आपकी मदद कर सकता है। इस सॉफ़्टवेयर द्वारा प्रदान की जाने वाली सुविधाएँ और विकल्प फॉक्सिट रीडर के समान हैं, और आप इसे ठीक उसी तरह सेट करते हैं - PrimoPDF प्रिंटर के तहत चुनें और सेटिंग्स के साथ खेलें।<3

उम्मीद है, डेस्कटॉप और ऑनलाइन एक्सेल टू पीडीएफ कन्वर्टर्स की इस त्वरित समीक्षा ने आपको अपना विजेता चुनने में मदद की है। यदि प्रस्तुत किए गए टूल में से कोई भी आपके कार्य के लिए उपयुक्त नहीं है, तो आप कुछ वैकल्पिक तरीकों को आज़मा सकते हैं, उदाहरण के लिए, अपनी एक्सेल फ़ाइलों को Google पत्रक पर अपलोड करना और फिर उन्हें पीडीएफ में निर्यात करना, या ओपन ऑफ़िस के माध्यम से एक्सेल को पीडीएफ में बदलना।

कुछ स्थितियों में, आपको एक्सेल वर्कशीट को जेपीजी, पीएनजी, या जीआईएफ छवि में बदलने में मदद मिल सकती है।

अगले लेख में, हम विपरीत कार्य को संभालेंगे और आयात की विशिष्टताओं का पता लगाएंगे। एक्सेल में पीडीएफ फाइलें। मैं आपको पढ़ने के लिए धन्यवाद देता हूं और आशा करता हूं कि अगले सप्ताह आपसे फिर मिलूंगा!

1. अपनी एक्सेल वर्कबुक खोलें और उन रेंज या शीट का चयन करें जिन्हें आप पीडीएफ फाइल में बदलना चाहते हैं।
   • यदि आप तालिका निर्यात करना चाहते हैं, तो तालिका के भीतर किसी भी कक्ष में कर्सर रखें।
   • विशेष कार्यपत्रक निर्यात करने के लिए, बस बनाएं यह इस शीट के टैब पर क्लिक करके सक्रिय हो जाता है।
   • कई वर्कशीट कन्वर्ट करने के लिए , उन सभी का चयन करें। सन्निकट शीट्स का चयन करने के लिए, पहली शीट के लिए टैब पर क्लिक करें, Shift दबाए रखें और उस अंतिम वर्कशीट के टैब पर क्लिक करें जिसे आप चुनना चाहते हैं। गैर-सन्निकट शीट का चयन करने के लिए, उस प्रत्येक शीट के टैब पर क्लिक करते हुए Ctrl दबाए रखें जिसे आप PDF के रूप में सहेजना चाहते हैं।
   • यदि आप संपूर्ण कार्यपुस्तिका को एक PDF फ़ाइल के रूप में सहेजना चाहते हैं, इस चरण को छोड़ दें: )
2. फ़ाइल > के रूप में सहेजें।
3. इस रूप में सहेजें संवाद विंडो में, PDF (.*pdf) " Save as type"<2 से चुनें> ड्रॉप-डाउन सूची।

   

   यदि आप सहेजने के बाद परिणामी PDF फ़ाइल देखना चाहते हैं, तो सुनिश्चित करें कि प्रकाशन के बाद फ़ाइल खोलें चेक बॉक्स चयनित है।<3

   के लिए ऑप्टिमाइज़ करें के अंतर्गत निम्न विकल्पों में से एक का चयन करें:

   • यदि परिणामी PDF दस्तावेज़ को उच्च प्रिंट गुणवत्ता की आवश्यकता है, तो मानक पर क्लिक करें (ऑनलाइन प्रकाशित करना) और मुद्रण)।
   • अगर पीडीएफ फाइल का आकार प्रिंट गुणवत्ता से अधिक महत्वपूर्ण है, तो न्यूनतम आकार (ऑनलाइन प्रकाशन) का चयन करें।
4. क्लिक करें। विकल्प... विंडो के निचले बाएँ हिस्से में बटन(कृपया ऊपर का स्क्रीनशॉट देखें)।
5. विकल्प संवाद बॉक्स खुलेगा और आप अपनी आवश्यकताओं के अनुसार विकल्पों में से एक का चयन करें:
   • चयन - यह निर्यात करेगा वर्तमान में चयनित रेंज।
   • सक्रिय पत्रक - यह या तो वर्तमान कार्यपत्रक या सभी चयनित पत्रकों को एक पीडीएफ फाइल में सहेज लेगा।
   • तालिका - यह सक्रिय निर्यात करेगा टेबल, यानी एक टेबल जहां आपका माउस पॉइंटर इस समय रहता है। डायलॉग को बंद करने के लिए ओके बटन और आपका काम हो गया।

जैसा कि आप देखते हैं, बिल्ट-इन एक्सेल का उपयोग करके एक्सेल फाइल को पीडीएफ में एक्सपोर्ट करना आसान है। बेशक, माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल केवल कुछ बुनियादी सेटिंग्स प्रदान करता है, लेकिन थोड़े से अनुभव के साथ, कोई स्रोत फ़ाइलों को इस तरह तैयार करना सीख सकता है कि कोई और समायोजन की आवश्यकता नहीं होगी। वैसे भी, यदि आप एक्सेल की इस रूप में सहेजें सुविधा की क्षमताओं से खुश नहीं हैं, तो आइए एडोब के प्रस्तावों की जांच करें।

एडोब टूल्स का उपयोग करके एक्सेल फाइलों को पीडीएफ में निर्यात करें

अफसोस की बात है, एडोब एक्सेल से पीडीएफ रूपांतरण के मामले में माइक्रोसॉफ्ट जितना उदार नहीं है और इसके लिए कोई मुफ्त साधन प्रदान नहीं करता है। हालांकि, उनके पास यह सुविधा सशुल्क टूल या सब्सक्रिप्शन में शामिल है, जो - उन्हें उनका हक देना चाहिए - काम वास्तव में अच्छी तरह से करें।

Adobe Reader

Adobe Reader X और पुराने संस्करण शामिल हैं करने का विकल्पएडोब पीडीएफ प्रिंटर स्थापित करें, जिसका उपयोग एक्सेल फाइलों को पीडीएफ में निर्यात करने के लिए किया जा सकता है। हालाँकि, यह सुविधा Adobe Reader XI के नवीनतम संस्करण में उपलब्ध नहीं है।

इसके बजाय, उन्होंने PDF बनाएँ टैब पेश किया जो आपको .xls या .xlsx फ़ाइलों से PDF बनाने में सक्षम बनाता है। एक बटन क्लिक, बशर्ते कि आपके पास सशुल्क सदस्यता हो।

Adobe Acrobat XI Pro

यदि आप इस शक्तिशाली सूट के कुछ भाग्यशाली उपयोगकर्ताओं में से एक हैं , एक्सेल वर्कशीट से एक पीडीएफ फाइल बनाना उतना ही आसान है, जितना कि क्रिएट टूलबार के तहत पीडीएफ फ्रॉम फाइल... क्लिक करना।

वैकल्पिक रूप से, Adobe Acrobat Pro आपको निम्न में से किसी एक तरीके से सीधे Excel से PDF फ़ाइल बनाने देता है:

• Acrobat<पर PDF बनाएँ बटन पर क्लिक करें एक्सेल रिबन पर 2> टैब।
• फ़ाइल टैब पर स्विच करें और Adobe PDF के रूप में सहेजें पर क्लिक करें।
• फ़ाइल > पर क्लिक करें ; प्रिंट करें, Adobe PDF चुनें और सेटिंग्स कॉन्फ़िगर करें।

यदि आप Adobe Acrobat XI का 30-दिवसीय परीक्षण संस्करण प्राप्त करने में रुचि रखते हैं, तो आप इसे यहां डाउनलोड कर सकते हैं। यदि आप एक्रोबैट XI प्रो सब्सक्रिप्शन के लिए $20 मासिक शुल्क का भुगतान करने के लिए तैयार नहीं हैं, तो आइए देखें कि एक्सेल से पीडीएफ कन्वर्टर्स के पास क्या मुफ्त है।

मुफ्त एक्सेल से पीडीएफ ऑनलाइन कन्वर्टर्स

सौभाग्य से हमें, बहुत सारे मुफ्त एक्सेल से पीडीएफ कन्वर्टर्स ऑनलाइन हैं जो एक्सेल दस्तावेजों को पीडीएफ फाइलों में बदलने के लिए विभिन्न विकल्प प्रदान करते हैं। नीचे आप पाएंगे4 सबसे लोकप्रिय ऑनलाइन कन्वर्टर्स की समीक्षा।

विभिन्न डेटा प्रकारों पर ऑनलाइन पीडीएफ कन्वर्टर्स की क्षमताओं का परीक्षण करने के लिए, मैंने निम्नलिखित दो वर्कबुक बनाई:

टेस्ट वर्कबुक 1: इसमें कुछ टेबल विभिन्न प्रारूप

परीक्षण कार्यपुस्तिका 2: Microsoft का हॉलिडे गिफ्ट प्लानर टेम्पलेट

अब जब तैयारी पूरी हो गई है, तो देखते हैं कैसे ऑनलाइन एक्सेल टू पीडीएफ कन्वर्टर्स इस चुनौती का सामना करेंगे।

पीडीएफ कन्वर्टर

एक और ऑनलाइन एक्सेल टू पीडीएफ कन्वर्टर्स www.freepdfconvert.com पर उपलब्ध है। एक्सेल शीट के अलावा, यह टूल वर्ड डॉक्यूमेंट, पॉवरपॉइंट प्रेजेंटेशन के साथ-साथ वेब पेज और इमेज को भी पीडीएफ में बदल सकता है।

जैसा कि आप ऊपर की छवि में देखते हैं, इंटरफ़ेस भी बहुत स्पष्ट है और शायद ही किसी स्पष्टीकरण की आवश्यकता है। आप उचित रूपांतरण प्रकार चुनने के लिए बस टैब के बीच नेविगेट करते हैं, फिर मूल फ़ाइल के लिए ब्राउज़ करें, वांछित प्रारूप का चयन करें और कन्वर्ट पर क्लिक करें।

रूपांतरण समाप्त होने पर, आप या तो डाउनलोड कर सकते हैं आपके कंप्यूटर पर परिणामी पीडीएफ फाइल या इसे Google डॉक्स में सहेजें:

इस एक्सेल से पीडीएफ कनवर्टर के पास एक मुफ्त संस्करण और भुगतान सदस्यता है। नि:शुल्क संस्करण की मुख्य सीमाएं यहां दी गई हैं:

• दूसरी फ़ाइल को परिवर्तित करने के लिए आपको 30 मिनट तक प्रतीक्षा करनी होगी।
• रूपांतरणों की सीमित संख्या - 10 प्रति माह।

अगर आप इस टूल के बारे में और जानना चाहते हैं, तो आप ऐसा कर सकते हैंसंपूर्ण फीचर सूची के साथ-साथ उपलब्ध सब्सक्रिप्शन और कीमतों की सूची यहां देखें।

परिणाम:

पिछले पीडीएफ कनवर्टर के विपरीत, इसने पहली कार्यपुस्तिका पर बहुत अच्छे परिणाम दिए हैं, बिना किसी भी स्वरूप की विकृतियाँ या त्रुटियाँ।

दूसरी कार्यपुस्तिका के लिए, इसे सटीक और त्रुटिपूर्ण रूप से... एक Word दस्तावेज़ (.docx) में रूपांतरित किया गया था। मेरा पहला हालांकि यह था कि मैंने गलती से रूपांतरण के लिए एक गलत प्रारूप चुना था, इसलिए मैंने प्रक्रिया को दोहराया और वही परिणाम मिला, जैसा कि आप नीचे स्क्रीनशॉट में देख सकते हैं:

इसे दूसरा विचार देते हुए, मैं निम्नलिखित निष्कर्ष पर पहुंचा। कन्वर्टर मेरी एक्सेल शीट के कस्टम फॉर्मेट को पीडीएफ में ठीक से एक्सपोर्ट नहीं कर सका, इसलिए उसने इसे निकटतम फॉर्मेट में बदल दिया। Word के इस रूप में सहेजें संवाद का उपयोग करके Word दस्तावेज़ को PDF के रूप में सहेजना और परिणाम के रूप में अच्छी तरह से स्वरूपित PDF फ़ाइल प्राप्त करना वास्तव में कुछ सेकंड का मामला था।

सोडा पीडीएफ ऑनलाइन कन्वर्टर

यह ऑनलाइन पीडीएफ कन्वर्टर आपको माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल, वर्ड और पॉवरपॉइंट के साथ-साथ जेपीईजी, पीएनजी छवियों और एचटीएमएल पेजों सहित कई प्रारूपों से पीडीएफ दस्तावेज़ बनाने की अनुमति देता है।

सोडा पीडीएफ ऑनलाइन सेवाएं मुफ्त और सशुल्क सदस्यता प्रदान करती हैं। मुफ्त में, आप असीमित पीडीएफ निर्माण और सीमित पीडीएफ रूपांतरण प्राप्त कर सकते हैं, हर 30 मिनट में एक फाइल। यदि आप और अधिक चाहते हैं, तो आपको प्रीमियम (लगभग $10 प्रति 3 महीने) में अपग्रेड करना होगा। ऐसे में आपको मर्ज करने की क्षमता भी मिल जाएगी औरपीडीएफ फाइलों को विभाजित करें।

परिणाम:

यह ऑनलाइन एक्सेल से पीडीएफ कनवर्टर लगभग त्रुटिहीन था। पहली कार्यपुस्तिका को पीडीएफ में गलती से परिवर्तित कर दिया गया था, दूसरी कार्यपुस्तिका को भी बिना किसी त्रुटि के परिवर्तित कर दिया गया था, लेकिन एक शब्द में पहला अक्षर छोटा कर दिया गया था:

जैसा कि आप देखते हैं, इनमें से कोई भी नहीं मुफ्त एक्सेल टू पीडीएफ ऑनलाइन कन्वर्टर्स एकदम सही है, हालांकि सोडा पीडीएफ बहुत करीब है। कोई सोच सकता है कि समस्या मेरे मूल एक्सेल दस्तावेज़ों के साथ है। मैं सहमत हूं, दूसरी कार्यपुस्तिका में काफी परिष्कृत कस्टम प्रारूप है। ऐसा इसलिए है क्योंकि मेरा उद्देश्य पीडीएफ से एक्सेल ऑनलाइन कन्वर्टर्स की वास्तविक क्षमता को प्रकट करने के लिए किसी प्रकार का "तनाव परीक्षण" करना था क्योंकि आपकी वास्तविक कार्यपुस्तिकाएं सामग्री और प्रारूप के मामले में कहीं अधिक जटिल और परिष्कृत हो सकती हैं।

प्रयोग के लिए, मैंने एक्सेल के सेव अस डायलॉग का उपयोग करके दोनों परीक्षण कार्यपुस्तिकाओं को पीडीएफ में बदल दिया और यह कार्य के साथ पूरी तरह से ठीक हो गया - परिणामी पीडीएफ फाइलें मूल एक्सेल दस्तावेजों की सटीक प्रतिकृतियां थीं।

एक्सेल से पीडीएफ डेस्कटॉप कन्वर्टर्स

ऑनलाइन एक्सेल से पीडीएफ कन्वर्टर्स के अलावा, एक्सेल फाइलों को पीडीएफ दस्तावेजों में बदलने के लिए विभिन्न प्रकार के डेस्कटॉप टूल मौजूद हैं जो अंतिम दस्तावेज में आपकी अपेक्षा के आधार पर विभिन्न विकल्प प्रदान करते हैं: मुफ्त एक-क्लिक उपयोगिताओं से लेकर उद्यम स्तर के पेशेवर पैकेज। चूंकि हम मुख्य रूप से मुफ्त एक्सेल से पीडीएफ कन्वर्टर्स में रुचि रखते हैं, आइए एक करीब से देखेंऐसे कुछ उपकरण।

फॉक्सिट रीडर - मुफ्त डेस्कटॉप एक्सेल से पीडीएफ कन्वर्टर

फॉक्सिट रीडर एक छोटा पीडीएफ व्यूअर है जो आपको पीडीएफ फाइलों को देखने, हस्ताक्षर करने और प्रिंट करने के साथ-साथ पीडीएफ दस्तावेज बनाने की अनुमति देता है। एक्सेल वर्कबुक से। यह आपको एक्सेल स्प्रेडशीट को या तो फॉक्सिट रीडर से या सीधे एक्सेल से पीडीएफ में बदलने की सुविधा देता है। केवल 3 त्वरित चरण।

1. अपनी एक्सेल फ़ाइल खोलें।

   फ़ाइल टैब पर, बनाएँ ><क्लिक करें 1>फ़ाइल से , फिर फ़ाइल से फिर से और उस एक्सेल दस्तावेज़ को ब्राउज़ करें जिसे आप कनवर्ट करना चाहते हैं।

   

2. पीडीएफ फाइल की समीक्षा करें।

   एक बार जब आप एक एक्सेल फाइल का चयन कर लेते हैं, तो फॉक्सिट रीडर इसे तुरंत पीडीएफ प्रारूप में खोल देता है। वास्तव में एक अच्छी विशेषता यह है कि आप एक समय में कई पीडीएफ फाइलों को खोल सकते हैं, प्रत्येक अपने स्वयं के टैब पर रहती है, जैसा कि आप नीचे स्क्रीनशॉट में देख सकते हैं:

   

   कृपया ध्यान दें कि एक्सेल हॉलिडे गिफ्ट लिस्ट, जो अधिकांश ऑनलाइन एक्सेल से पीडीएफ कन्वर्टर्स के लिए क्रैक करने के लिए एक कठिन अखरोट था, इस डेस्कटॉप टूल के लिए बिल्कुल भी मुश्किल नहीं है!

3. पीडीएफ फाइल को सेव करें ।

   यदि सब कुछ ठीक है, तो फ़ाइल टैब पर इस रूप में सहेजें क्लिक करें या फ़ाइल को सहेजने के लिए Ctrl + S दबाएं। हां, यह उतना ही आसान है!

ध्यान दें। फॉक्सिट रीडर चयनित कार्यपुस्तिका की सभी शीटों को पीडीएफ में सहेजता है। तो फिर आपकेवल एक निश्चित कार्यपत्रक को परिवर्तित करना चाहते हैं, पहले इसे एक व्यक्तिगत कार्यपुस्तिका के रूप में सहेजें।

एक्सेल फाइल को एक्सेल से पीडीएफ में कनवर्ट करना

यदि आप पूर्वावलोकन और कस्टमाइज़ परिणामी पीडीएफ दस्तावेज़ के लिए अधिक विकल्प चाहते हैं तो इस दृष्टिकोण की अनुशंसा की जाती है।

स्थापना के बाद Foxit Reader आपके प्रिंटरों की सूची में " Foxit Reader PDF Printer " जोड़ता है, जो वास्तव में, एक छद्म प्रिंटर है जिसका उपयोग आपके PDF दस्तावेज़ के अंतिम स्वरूप को कॉन्फ़िगर करने के लिए किया जा सकता है।

1. पीडीएफ में बदलने के लिए एक एक्सेल फाइल खोलें।

   एक एक्सेल वर्कबुक खोलें, फाइल टैब पर स्विच करें, प्रिंट करें , और प्रिंटर की सूची में Foxit Reader PDF Printer चुनें।

   

2. सेटिंग कॉन्फ़िगर करें।

   सेटिंग अनुभाग के अंतर्गत, आपके पास निम्न विकल्प हैं:

   • एक सक्रिय शीट, संपूर्ण कार्यपुस्तिका या चयन को PDF में कनवर्ट करें।
   • दस्तावेज़ ओरिएंटेशन चुनें - पोर्ट्रेट या लैंडस्केप।
   • कागज के प्रारूप और मार्जिन को परिभाषित करें।
   • एक पृष्ठ पर शीट, सभी कॉलम या सभी पंक्तियों को फ़िट करें।

   जब आप परिवर्तन करते हैं , वे तुरंत प्रतिबिंबित होते हैं दस्तावेज़ में संपादित पूर्वावलोकन दाईं ओर।

   यदि आप अधिक विकल्प चाहते हैं, तो सेटिंग्स के अंतर्गत पेज सेटअप लिंक पर क्लिक करें।

   

3. अतिरिक्त सेटिंग्स कॉन्फ़िगर करें (वैकल्पिक)।

   पेज सेटअप डायलॉग विंडो का उपयोग करके, आप एक कस्टम हेडर जोड़ सकते हैं या/और पादलेख, पृष्ठ क्रम बदलें, दिखाएं