Ce tutoriel explique comment effectuer la validation des données dans Excel : créer une règle de validation pour les nombres, les dates ou les valeurs de texte, créer des listes de validation des données, copier la validation des données dans d'autres cellules, trouver les entrées non valides, corriger et supprimer la validation des données.

Lorsque vous configurez un classeur pour vos utilisateurs, vous souhaitez souvent contrôler l'entrée d'informations dans des cellules spécifiques afin de vous assurer que toutes les entrées de données sont exactes et cohérentes. Vous pouvez, entre autres, n'autoriser qu'un type de données particulier, tel que des nombres ou des dates, dans une cellule, ou limiter les nombres à une certaine plage et le texte à une longueur donnée. Vous pouvez même fournir une liste prédéfinie de données acceptables.Excel Data Validation vous permet de faire toutes ces choses dans toutes les versions de Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, 20013, 2010 et inférieures.

Qu'est-ce que la validation des données dans Excel ?

Validation des données Excel est une fonction qui limite (valide) les entrées de l'utilisateur dans une feuille de calcul. Techniquement, vous créez une règle de validation qui contrôle le type de données qui peuvent être entrées dans une certaine cellule.

Voici quelques exemples de ce que la validation des données d'Excel peut faire :

• N'autoriser que numérique ou texte valeurs dans une cellule.
• N'autoriser que les nombres compris dans un intervalle de temps donné gamme .
• Autoriser les entrées de données d'un longueur .
• Restreindre les dates et les heures en dehors d'un gamme .
• Restreindre les entrées à une sélection d'un liste déroulante .
• Valider une entrée sur la base de une autre cellule .
• Montrer un message de saisie lorsque l'utilisateur sélectionne une cellule.
• Montrer un message d'avertissement lorsque des données incorrectes ont été saisies.
• Trouvez entrées incorrectes dans des cellules validées.

Par exemple, vous pouvez définir une règle qui limite la saisie de données à des nombres à 4 chiffres compris entre 1000 et 9999. Si l'utilisateur tape quelque chose de différent, Excel affichera une alerte d'erreur expliquant ce qu'il a fait de mal :

Comment effectuer la validation des données dans Excel

Pour ajouter la validation des données dans Excel, effectuez les étapes suivantes.

1) Ouvrez la boîte de dialogue Validation des données

Sélectionnez une ou plusieurs cellules à valider, passez à l'onglet Données tab> ; Outils de données et cliquez sur le bouton Validation des données bouton.

Vous pouvez également ouvrir la boîte de dialogue Validation des données en appuyant sur Alt> ; D> ; L , chaque touche étant enfoncée séparément.

2. créer une règle de validation Excel

Sur le Paramètres Définissez les critères de validation en fonction de vos besoins. Dans les critères, vous pouvez fournir l'un des éléments suivants :

• Valeurs - tapez des chiffres dans les cases de critères comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous.
• Références des cellules - établir une règle sur la base d'une valeur ou d'une formule dans une autre cellule.
• Formules - permettent d'exprimer des conditions plus complexes comme dans cet exemple.

Par exemple, établissons une règle qui limite les utilisateurs à la saisie d'un nombre entier compris entre 1000 et 9999 :

Une fois la règle de validation configurée, cliquez soit sur OK pour fermer le Validation des données ou passez à un autre onglet pour ajouter un message de saisie ou/et une alerte d'erreur.

3. ajouter un message d'entrée (facultatif)

Si vous souhaitez afficher un message expliquant à l'utilisateur quelles données sont autorisées dans une cellule donnée, ouvrez le menu contextuel de l'option Message d'entrée et faites ce qui suit :

• Assurez-vous que le Afficher le message de saisie lorsque la cellule est sélectionnée est cochée.
• Saisissez le titre et le texte de votre message dans les champs correspondants.
• Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre de dialogue.

Dès que l'utilisateur sélectionne la cellule validée, le message suivant s'affiche :

4. afficher une alerte d'erreur (facultatif)

En plus du message de saisie, vous pouvez afficher l'une des alertes d'erreur suivantes lorsque des données non valides sont saisies dans une cellule.

Type d'alerte	Description
Stop (par défaut)	Le type d'alerte le plus strict qui empêche les utilisateurs de saisir des données non valides. Vous cliquez Réessayer pour saisir une autre valeur ou Annuler pour supprimer l'entrée.
Avertissement	Avertit les utilisateurs que les données ne sont pas valides, mais n'empêche pas de les saisir. Vous cliquez Oui pour saisir l'entrée non valide, Non pour le modifier, ou Annuler pour supprimer l'entrée.
Information	Le type d'alerte le plus permissif qui informe uniquement les utilisateurs d'une entrée de données invalide. Vous cliquez OK pour entrer la valeur invalide ou Annuler pour le retirer de la cellule.

Pour configurer un message d'erreur personnalisé, accédez à l'onglet Alerte d'erreur et définissez les paramètres suivants :

• Vérifiez le Afficher une alerte d'erreur après la saisie de données invalides (généralement sélectionné par défaut).
• Dans le Style sélectionnez le type d'alerte souhaité.
• Saisissez le titre et le texte du message d'erreur dans les cases correspondantes.
• Cliquez sur OK .

Et maintenant, si l'utilisateur saisit des données invalides, Excel affichera une alerte spéciale expliquant l'erreur (comme indiqué au début de ce tutoriel).

Remarque : si vous ne tapez pas votre propre message, l'écran d'accueil de l'UE est le suivant par défaut Alerte d'arrêt avec le texte suivant s'affichera : Cette valeur ne correspond pas aux restrictions de validation des données définies pour cette cellule. .

Exemples de validation de données Excel

Lorsque vous ajoutez une règle de validation des données dans Excel, vous pouvez choisir l'un des paramètres prédéfinis ou spécifier des critères personnalisés basés sur votre propre formule de validation. Nous examinerons ci-dessous chacune des options intégrées, et la semaine prochaine nous examinerons de plus près la validation des données Excel avec des formules personnalisées dans un tutoriel séparé.

Comme vous le savez déjà, les critères de validation sont définis dans le champ Paramètres de l'onglet Validation des données boîte de dialogue ( Données tab> ; Validation des données ).

Nombres entiers et décimaux

Pour limiter la saisie de données à un nombre entier ou décimal sélectionnez l'élément correspondant dans le menu Autoriser Et ensuite, choisissez l'un des critères suivants dans le champ Données boîte :

• Égal à ou non égal à le nombre spécifié
• Supérieur à ou moins de le nombre spécifié
• Entre les deux chiffres ou pas entre pour exclure cette plage de chiffres

Par exemple, voici comment créer une règle de validation Excel qui autorise tout nombre entier supérieur à 0 :

Validation de la date et de l'heure dans Excel

Pour valider les dates, sélectionnez Date dans le Autoriser et choisissez ensuite un critère approprié dans le champ Données Il existe un grand nombre d'options prédéfinies parmi lesquelles vous pouvez choisir : autoriser uniquement les dates comprises entre deux dates, égales à, supérieures ou inférieures à une date spécifique, etc.

De même, pour valider les heures, sélectionnez Temps dans le Autoriser puis définissez les critères requis.

Par exemple, pour n'autoriser que les dates comprises entre Date de début en B1 et Date de fin dans B2, appliquez cette règle de validation de date Excel :

Pour valider les entrées sur la base des données du jour et de l'heure actuelle, créez vos propres formules de validation des données, comme le montrent ces exemples :

• Valider les dates en fonction de la date du jour
• Valider les heures en fonction de l'heure actuelle

Longueur du texte

Pour permettre la saisie de données d'une longueur spécifique, sélectionnez Longueur du texte dans le Autoriser et choisissez les critères de validation en fonction de votre logique d'entreprise.

Par exemple, pour limiter la saisie à 10 caractères, créez cette règle :

Note. Le Longueur du texte L'option limite le nombre de caractères mais pas le type de données, ce qui signifie que la règle ci-dessus autorisera à la fois le texte et les nombres inférieurs à 10 caractères ou 10 chiffres, respectivement.

Liste de validation des données Excel (liste déroulante)

Pour ajouter une liste déroulante d'éléments à une cellule ou à un groupe de cellules, sélectionnez les cellules cibles et procédez comme suit :

1. Ouvrez le Validation des données boîte de dialogue ( Données tab> ; Validation des données ).
2. Sur le Paramètres sélectionnez Liste dans le Autoriser boîte.
3. Dans le Source : tapez les éléments de votre liste de validation Excel, séparés par des virgules. Par exemple, pour limiter la saisie de l'utilisateur à trois choix, tapez Oui, Non, N/A .
4. Assurez-vous que le Liste déroulante dans une cellule doit être sélectionnée pour que la flèche déroulante apparaisse à côté de la cellule.
5. Cliquez sur OK .

La liste de validation des données Excel qui en résulte ressemblera à ceci :

Remarque. Veuillez faire attention à la Ignorer le blanc Si vous créez une liste déroulante basée sur une plage nommée comportant au moins une cellule vide, le fait de cocher cette case permet de saisir n'importe quelle valeur dans la cellule validée. Dans de nombreuses situations, cela est également vrai pour les formules de validation : si une cellule référencée dans la formule est vide, n'importe quelle valeur sera autorisée dans la cellule validée.

Autres moyens de créer une liste de validation des données dans Excel

Fournir des listes séparées par des virgules directement dans le champ Source : est le moyen le plus rapide et fonctionne bien pour les petites listes déroulantes qui ne changeront probablement jamais. Dans d'autres scénarios, vous pouvez procéder de l'une des manières suivantes :

• Liste de validation des données de la liste déroulante à partir d'une plage de cellules
• Liste dynamique de validation des données à partir d'une plage nommée
• Liste dynamique de validation des données à partir d'un tableau Excel
• Liste déroulante en cascade (dépendante)

Règles de validation des données personnalisées

En plus des règles de validation des données intégrées à Excel présentées dans ce tutoriel, vous pouvez créer règles personnalisées avec vos propres formules de validation des données, dont voici quelques exemples :

• N'autoriser que les chiffres
• Autoriser uniquement le texte
• Autoriser les textes commençant par des caractères spécifiques
• N'autoriser que les entrées uniques et interdire les doublons.

Pour plus d'exemples, veuillez consulter la section Règles et formules de validation des données personnalisées.

Comment modifier la validation des données dans Excel

Pour modifier une règle de validation Excel, procédez comme suit :

1. Sélectionnez l'une des cellules validées.
2. Ouvrez le Validation des données boîte de dialogue ( Données tab> ; Validation des données ).
3. Effectuez les modifications requises.
4. Sélectionnez le Appliquez ces modifications à toutes les autres cellules avec les mêmes paramètres. pour copier les modifications que vous avez apportées à toutes les autres cellules avec les critères de validation originaux.
5. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.

Par exemple, vous pouvez modifier votre liste de validation de données Excel en ajoutant ou en supprimant des éléments de la liste de validation de données. Source : et que ces modifications soient appliquées à toutes les autres cellules contenant la même liste déroulante :

Comment copier la règle de validation des données d'Excel dans d'autres cellules ?

Si vous avez configuré la validation des données pour une cellule et que vous souhaitez valider d'autres cellules avec les mêmes critères, vous n'avez pas besoin de recréer la règle depuis le début.

Pour copier la règle de validation dans Excel, effectuez ces 4 étapes rapides :

1. Sélectionnez la cellule à laquelle s'applique la règle de validation et appuyez sur Ctrl + C pour la copier.
2. Sélectionnez d'autres cellules que vous souhaitez valider. Pour sélectionner des cellules non adjacentes, maintenez la touche Ctrl enfoncée tout en sélectionnant les cellules.
3. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la sélection, puis cliquez sur Collage spécial puis sélectionnez l'option Validation option.

   Vous pouvez également appuyer sur la touche Collage spécial > ; Validation raccourci : Ctrl + Alt + V , puis N .

4. Cliquez sur OK .

Conseil : au lieu de copier la validation des données dans d'autres cellules, vous pouvez convertir votre ensemble de données en un tableau Excel. Au fur et à mesure que vous ajoutez des lignes au tableau, Excel applique automatiquement votre règle de validation aux nouvelles lignes.

Comment trouver des cellules avec validation de données dans Excel

Pour localiser rapidement toutes les cellules validées dans la feuille de calcul actuelle, allez dans la section Accueil tab> ; Modification de et cliquez sur Trouver et sélectionner > ; Validation des données :

Cette opération permet de sélectionner toutes les cellules auxquelles sont appliquées des règles de validation des données :

Comment supprimer la validation des données dans Excel

Globalement, il y a deux façons de supprimer la validation dans Excel : l'approche standard conçue par Microsoft et la technique sans souris conçue par les geeks d'Excel qui ne retirent jamais leurs mains du clavier sauf en cas d'absolue nécessité (par exemple pour prendre une tasse de café :).

Méthode 1 : Méthode régulière pour supprimer la validation des données

Normalement, pour supprimer la validation des données dans les feuilles de calcul Excel, vous procédez comme suit :

1. Sélectionnez la ou les cellules avec validation des données.
2. Sur le Données cliquez sur l'onglet Validation des données bouton.
3. Sur le Paramètres cliquez sur l'onglet Effacer tout puis cliquez sur OK .

Conseils :

1. Pour supprimer la validation des données de toutes les cellules sur la feuille en cours, utilisez la fonction Rechercher & Sélectionner pour sélectionner toutes les cellules validées.
2. Pour retirer un certaine règle de validation des données sélectionnez n'importe quelle cellule avec cette règle, ouvrez l'onglet Validation des données vérifiez l'option Appliquez ces modifications à toutes les autres cellules avec les mêmes paramètres. puis cliquez sur le bouton Effacer tout bouton.

Comme vous le voyez, la méthode standard est assez rapide, mais elle nécessite quelques clics de souris, ce qui n'est pas très grave à mon avis. Mais si vous préférez travailler avec le clavier plutôt qu'avec la souris, l'approche suivante peut vous intéresser.

Méthode 2 : Collage spécial pour supprimer les règles de validation des données

De jure, Excel Paste Special est conçu pour coller des éléments spécifiques de cellules copiées. De facto, il peut faire beaucoup plus de choses utiles. Entre autres, il peut rapidement supprimer les règles de validation des données dans une feuille de calcul. Voici comment :

1. Sélectionnez une cellule vide sans validation de données, et appuyez sur Ctrl + C pour la copier.
2. Sélectionnez la ou les cellules dont vous souhaitez supprimer la validation des données.
3. Appuyez sur Ctrl + Alt + V , puis N , qui est le raccourci pour Collage spécial > ; Validation des données .
4. Appuyez sur la touche Enter.

Conseils pour la validation des données Excel

Maintenant que vous connaissez les bases de la validation des données dans Excel, permettez-moi de vous donner quelques conseils qui peuvent rendre vos règles beaucoup plus efficaces.

Validation des données Excel basée sur une autre cellule

Au lieu de saisir les valeurs directement dans les cases de critères, vous pouvez les saisir dans certaines cellules, puis vous référer à ces cellules. Si vous décidez de modifier les conditions de validation ultérieurement, il vous suffira de saisir de nouveaux chiffres sur la feuille, sans avoir à modifier la règle.

Pour saisir un référence de la cellule Vous pouvez soit le taper dans la case précédée d'un signe égal, soit cliquer sur la flèche à côté de la case, puis sélectionner la cellule à l'aide de la souris. Vous pouvez également cliquer n'importe où dans la case, puis sélectionner la cellule sur la feuille.

Par exemple, pour autoriser tout nombre entier autre que le nombre en A1, choisissez l'option non égal à critères dans le Données et tapez =$A$1 dans le Valeur boîte :

Pour aller plus loin, vous pouvez saisir une formule dans la cellule référencée, et faire en sorte qu'Excel valide la saisie sur la base de cette formule.

Par exemple, pour restreindre les utilisateurs à la saisie de dates postérieures à la date du jour, saisissez l'option =TODAY() dans une certaine cellule, par exemple B1, puis configurer une règle de validation de la date basée sur cette cellule :

Ou bien, vous pouvez saisir le =TODAY() directement dans la formule Date de début qui aura le même effet.

Règles de validation basées sur des formules

Dans les situations où il n'est pas possible de définir un critère de validation souhaité sur la base d'une valeur ou d'une référence de cellule, vous pouvez l'exprimer à l'aide d'une formule.

Par exemple, pour limiter l'entrée aux valeurs minimale et maximale de la liste de nombres existante, disons A1:A10, utilisez les formules suivantes :

=MIN($A$1:$A$10)

=MAX($A$1:$A$10)

Veuillez noter que nous verrouillons la plage en utilisant le signe $ (références de cellules absolues) afin que notre règle de validation Excel fonctionne correctement pour toutes les cellules sélectionnées.

Comment trouver les données invalides sur la feuille

Bien que Microsoft Excel permette d'appliquer la validation des données à des cellules contenant déjà des données, il ne vous avertit pas si certaines des valeurs existantes ne répondent pas aux critères de validation.

Pour trouver les données non valides qui se sont glissées dans vos feuilles de calcul avant que vous n'ayez ajouté la validation des données, allez dans l'onglet Données et cliquez sur Validation des données > ; Cercle Données non valides .

Cela mettra en évidence toutes les cellules qui ne répondent pas aux critères de validation :

Dès que vous aurez corrigé une entrée invalide, le cercle sera automatiquement supprimé. Pour supprimer tous les cercles, allez dans la rubrique Données et cliquez sur Validation des données > ; Cercles de validation clairs .

Comment protéger une feuille de calcul avec la validation des données

Si vous souhaitez protéger une feuille de calcul ou un classeur par un mot de passe, configurez d'abord les paramètres de validation des données souhaités, puis protégez la feuille. Il est important que vous débloquer les cellules validées avant de protéger la feuille de calcul, sinon vos utilisateurs ne pourront pas saisir de données dans ces cellules. Pour des instructions détaillées, veuillez consulter la rubrique Comment déverrouiller certaines cellules d'une feuille protégée.

Comment partager un classeur avec validation des données

Pour permettre à plusieurs utilisateurs de collaborer sur le classeur, assurez-vous de partager le classeur après avoir effectué la validation des données. Après avoir partagé le classeur, vos règles de validation des données continueront de fonctionner, mais vous ne pourrez pas les modifier, ni en ajouter de nouvelles.

La validation des données Excel ne fonctionne pas

Si la validation des données ne fonctionne pas correctement dans vos feuilles de calcul, c'est très probablement pour l'une des raisons suivantes.

La validation des données ne fonctionne pas pour les données copiées

La validation des données dans Excel est conçue pour interdire saisie de données non valides directement dans une cellule, mais il ne peut pas empêcher les utilisateurs de copier des données non valides. Bien qu'il n'y ait aucun moyen de désactiver les raccourcis copier/coller (autrement qu'en utilisant VBA), vous pouvez au moins empêcher la copie de données par glisser-déposer de cellules. Pour ce faire, allez dans Fichier > ; Options > ; Avancé > ; Options d'édition et effacer les Activation de la poignée de remplissage et du glisser-déposer de cellules la case à cocher.

La validation des données Excel n'est pas disponible en mode d'édition des cellules.

La commande Validation des données n'est pas disponible (grisée) si vous êtes en train de saisir ou de modifier des données dans une cellule. Une fois que vous avez fini de modifier la cellule, appuyez sur Entrée ou Echap pour quitter le mode de modification, puis effectuez la validation des données.

La validation des données ne peut pas être appliquée à un classeur protégé ou partagé.

Bien que les règles de validation existantes continuent de fonctionner dans les classeurs protégés et partagés, il n'est pas possible de modifier les paramètres de validation des données ou de définir de nouvelles règles. Pour ce faire, commencez par dé-partager et/ou déprotéger votre classeur.

Formules de validation des données incorrectes

Lorsque vous effectuez une validation de données basée sur une formule dans Excel, il y a trois éléments importants à vérifier :

• Une formule de validation ne renvoie pas d'erreurs.
• Une formule ne fait pas référence aux cellules vides.
• Les références de cellules appropriées sont utilisées.

Pour plus d'informations, veuillez consulter la rubrique Règle de validation des données personnalisée ne fonctionnant pas.

Le recalcul manuel est activé

Si le mode de calcul manuel est activé dans votre Excel, les formules non calculées peuvent empêcher les données d'être validées correctement. Pour remettre l'option de calcul d'Excel en mode automatique, allez dans l'onglet "Calculs". Formules tab> ; Calcul cliquez sur le bouton Options de calcul puis cliquez sur Automatique .

Pour plus d'informations, veuillez consulter la section Calcul automatique ou calcul manuel.

Voilà comment ajouter et utiliser la validation des données dans Excel. Je vous remercie de votre lecture et j'espère vous voir sur notre blog la semaine prochaine !