Tässä opetusohjelmassa valaisemme hieman yhtä Excel-universumin salaperäisimmistä asukkaista - OFFSET-funktiota.

Mikä on OFFSET Excelissä? Lyhyesti sanottuna OFFSET-kaava palauttaa viittauksen alueeseen, joka on siirtynyt lähtösolusta tai solualueesta määritetyllä määrällä rivejä ja sarakkeita.

OFFSET-funktio voi olla hieman hankala, joten käydään ensin läpi lyhyt tekninen selitys (yritän parhaani mukaan pitää sen yksinkertaisena), ja sen jälkeen käsitellään muutamia tehokkaimpia tapoja käyttää OFFSET-funktiota Excelissä.

Excelin OFFSET-funktio - syntaksi ja peruskäytöt

Excelin OFFSET-funktio palauttaa solun tai solualueen, joka on tietty määrä rivejä ja sarakkeita tietystä solusta tai alueesta.

OFFSET-toiminnon syntaksi on seuraava:

Kolme ensimmäistä argumenttia ovat pakollisia ja kaksi viimeistä ovat valinnaisia. Kaikki argumentit voivat olla viittauksia muihin soluihin tai muiden kaavojen palauttamia tuloksia.

Näyttää siltä, että Microsoft on pyrkinyt antamaan parametrien nimille jonkinlaisen merkityksen, ja ne antavat vihjeen siitä, mitä kussakin parametrissa on tarkoitus määritellä.

Tarvittavat argumentit:

• Viite - solu tai vierekkäisten solujen alue, jonka perusteella määrität siirtymän. Voit ajatella sitä lähtöpisteenä.
• Rivit - Rivien määrä, joka siirretään lähtöpisteestä ylös- tai alaspäin. Jos rivit on positiivinen luku, kaava siirtyy lähtöviitteen alapuolelle, jos luku on negatiivinen, se siirtyy lähtöviitteen yläpuolelle.
• Cols - Sarakkeiden määrä, jonka haluat kaavan siirtyvän lähtöpisteestä. Rivien lisäksi sarakkeet voivat olla positiivisia (lähtöviitteestä oikealle) tai negatiivisia (lähtöviitteestä vasemmalle).

Valinnaiset argumentit:

• Korkeus - palautettavien rivien määrä.
• Leveys - palautettavien sarakkeiden määrä.

Sekä korkeus- että leveysargumenttien on aina oltava positiivisia lukuja. Jos jompikumpi jätetään pois, oletusarvona käytetään korkeutta tai leveyttä, joka on viite .

Huomautus: OFFSET on haihtuva funktio ja voi hidastaa laskentataulukkoa. Hitauden määrä on suoraan verrannollinen uudelleen laskettavien solujen määrään.

Ja nyt havainnollistetaan teoriaa esimerkillä yksinkertaisimmasta OFFSET-kaavasta.

Excel OFFSET-kaavan esimerkki

Seuraavassa on esimerkki yksinkertaisesta OFFSET-kaavasta, joka palauttaa soluviittauksen määrittämäsi lähtöpisteen, rivien ja sarakkeiden perusteella:

=OFFSET(A1,3,1)

Kaava käskee Excelin ottaa solun A1 lähtökohdaksi (viite), siirtää sen jälkeen 3 riviä alaspäin (rows-argumentti) ja 1 sarakkeen vasemmalle (cols-argumentti). Tuloksena tämä OFFSET-kaava palauttaa arvon solussa B4.

Vasemmanpuoleisessa kuvassa näkyy funktion reitti ja oikeanpuoleisessa kuvakaappauksessa näytetään, miten voit käyttää OFFSET-kaavaa tosielämän tietoihin. Ainoa ero näiden kahden kaavan välillä on se, että toinen (oikeanpuoleinen) kaava sisältää soluviittauksen (E1) rivien argumentissa. Mutta koska solu E1 sisältää numeron 3, ja täsmälleen sama numero esiintyy ensimmäisen kaavan rivien argumentissa,molemmat palauttaisivat identtisen tuloksen - B4:n arvon.

Excelin OFFSET-kaavat - muistettavat asiat

• Excelin OFFSET-funktio ei varsinaisesti siirrä soluja tai alueita, vaan palauttaa vain viittauksen.
• Kun OFFSET-kaava palauttaa solualueen, rows- ja cols-argumentit viittaavat aina palautetun alueen vasemmanpuoleisimpaan soluun.
• Viiteargumentin on sisällettävä solu tai vierekkäisten solujen alue, muuten kaava palauttaa #VALUE! -virheen.
• Jos määritetyt rivit ja/tai sarakkeet siirtävät viitteen laskentataulukon reunan yli, Excelin OFFSET-kaava palauttaa #REF! -virheen.
• OFFSET-funktiota voidaan käyttää missä tahansa muussa Excel-funktiossa, joka hyväksyy solu- tai alueviittauksen argumenteissaan.

Jos esimerkiksi yrität käyttää kaavaa nimeltä =OFFSET(A1,3,1,1,1,3) yksinään, se heittää #VALUE! -virheen, koska palautettava alue (1 rivi, 3 saraketta) ei mahdu yhteen soluun. Jos kuitenkin upotat sen SUM-funktioon, esimerkiksi näin:

=SUMMA(OFFSET(A1,3,1,1,1,3))

Kaava palauttaa arvojen summan 1 rivin ja 3 sarakkeen alueella, joka on 3 riviä solun A1 alapuolella ja 1 sarake sen oikealla puolella, eli solujen B4:D4 arvojen summan.

Miksi käytän OFFSET-arvoa Excelissä?

Nyt kun tiedät, mitä OFFSET-funktio tekee, saatat kysyä itseltäsi: "Miksi vaivautua käyttämään sitä?" Miksi et yksinkertaisesti kirjoita suoraa viittausta, kuten B4:D4?

Excelin OFFSET-kaava on erittäin hyvä:

Dynaamisten alueiden luominen : Viittaukset, kuten B1:C4, ovat staattisia, eli ne viittaavat aina tiettyyn alueeseen. Jotkin tehtävät on kuitenkin helpompi suorittaa dynaamisten alueiden avulla. Näin on erityisesti silloin, kun työskentelet muuttuvien tietojen kanssa, esimerkiksi kun sinulla on työarkki, johon lisätään uusi rivi tai sarake joka viikko.

Alueen saaminen aloitussolusta Joskus et ehkä tiedä alueen todellista osoitetta, mutta tiedät, että se alkaa tietystä solusta. Tällaisissa tilanteissa Excelin OFFSET-menetelmä on oikea tapa toimia.

Miten OFFSET-funktiota käytetään Excelissä - kaavaesimerkkejä

Toivottavasti et ole kyllästynyt tuohon määrään teoriaa. Joka tapauksessa, nyt pääsemme jännittävimpään osaan - OFFSET-funktion käytännön käyttöön.

Excel OFFSET- ja SUM-funktiot

Hetki sitten käsittelemämme esimerkki havainnollistaa OFFSET & SUM yksinkertaisinta käyttöä. Katsotaanpa nyt näitä funktioita toisesta näkökulmasta ja katsotaan, mitä muuta niillä voi tehdä.

Esimerkki 1. Dynaaminen SUMMA / OFFSET-kaava

Kun työskentelet jatkuvasti päivitettävien työarkkien kanssa, saatat haluta SUMMA-kaavan, joka poimii automaattisesti kaikki äskettäin lisätyt rivit.

Oletetaan, että sinulla on lähdetiedot, jotka ovat samanlaiset kuin alla olevassa kuvakaappauksessa. Joka kuukausi lisätään uusi rivi juuri SUM-kaavan yläpuolelle, ja haluat luonnollisesti sisällyttää sen yhteenlaskettuun summaan. Kaiken kaikkiaan on kaksi vaihtoehtoa - joko päivittää SUM-kaavan alue joka kerta manuaalisesti tai antaa OFFSET-kaavan tehdä tämän puolestasi.

Koska yhteenlaskettavan alueen ensimmäinen solu määritetään suoraan SUM-kaavassa, sinun tarvitsee vain päättää parametrit Excelin OFFSET-funktiolle, joka saa alueen viimeisen solun:

• Viite - solu, joka sisältää kokonaissumman, tässä tapauksessa B9.
• Rivit - solu suoraan summan yläpuolella, mikä edellyttää negatiivista lukua -1.
• Cols - se on 0, koska saraketta ei haluta muuttaa.

Tässä on siis SUM / OFFSET-kaavamalli:

Yllä olevaa esimerkkiä varten muokattu kaava näyttää seuraavalta:

=SUMMA(B2:(OFFSET(B9, -1, 0)))

Ja kuten alla oleva kuvakaappaus osoittaa, se toimii moitteettomasti:

Esimerkki 2. Excelin OFFSET-kaava viimeisten N rivin summaamiseksi

Yllä olevassa esimerkissä oletetaan, että haluat tietää bonusten määrän viimeisen N kuukauden ajalta eikä kokonaissummaa. Haluat myös, että kaava ottaa automaattisesti huomioon kaikki uudet rivit, jotka lisäät taulukkoon.

Tässä tehtävässä käytämme Excelin OFFSET-toimintoa yhdessä SUMMA- ja COUNT/ COUNTA-funktioiden kanssa:

=SUMMA(OFFSET(B1,COUNT(B:B)-E1+1,0,E1,1)))

tai

=SUMMA(OFFSET(B1,COUNTA(B:B)-E1,0,E1,1)))

Seuraavat tiedot voivat auttaa sinua ymmärtämään kaavoja paremmin:

• Viite - sen sarakkeen otsikko, jonka arvot haluat laskea yhteen, tässä esimerkissä solu B1.
• Rivit - Jos haluat laskea siirrettävien rivien määrän, käytät joko COUNT- tai COUNTA-funktiota.

  COUNT palauttaa sarakkeen B numeroita sisältävien solujen lukumäärän, josta vähennetään viimeiset N kuukautta (numero on solussa E1) ja lisätään 1.

  Jos valitsemasi funktio on COUNTA, sinun ei tarvitse lisätä 1:tä, koska tämä funktio laskee kaikki ei-tyhjät solut, ja otsikkorivi, jossa on tekstiarvo, lisää ylimääräisen solun, jota kaava tarvitsee. Huomaa, että tämä kaava toimii oikein vain samankaltaisella taulukkorakenteella - yksi otsikkorivi, jota seuraavat numerorivit. Erilaisissa taulukkoasetteluissa saatat joutua tekemään joitain mukautuksia funktioonOFFSET/COUNTA-kaava.

• Cols - siirtyvien sarakkeiden määrä on nolla (0).
• Korkeus - yhteenlaskettavien rivien määrä on määritelty kohdassa E1.
• Leveys - 1 sarake.

OFFSET-toiminnon käyttäminen AVERAGE-, MAX- ja MIN-arvojen kanssa.

Samalla tavalla kuin laskimme bonukset viimeisten N kuukauden ajalta, voit saada keskiarvon viimeisten N päivän, viikon tai vuoden ajalta sekä löytää niiden maksimi- tai minimiarvot. Ainoa ero kaavojen välillä on ensimmäisen funktion nimi:

= KESKIARVO(OFFSET(B1,COUNT(B:B)-E1+1,0,E1,1)))

=MAX(OFFSET(B1,COUNT(B:B)-E1+1,0,E1,1)))

=MIN(OFFSET(B1,COUNT(B:B)-E1+1,0,E1,1)))

Näiden kaavojen tärkein etu tavalliseen AVERAGE(B5:B8) tai MAX(B5:B8) -kaavaan verrattuna on se, että sinun ei tarvitse päivittää kaavaa joka kerta, kun lähdetaulukkosi päivittyy. Riippumatta siitä, kuinka monta uutta riviä lisätään tai poistetaan laskentataulukkoon, OFFSET-kaavat viittaavat aina sarakkeen viimeisten (alimpien) solujen määritettyyn määrään.

Excelin OFFSET-kaava dynaamisen alueen luomiseksi

Yhdessä COUNTA-toiminnon kanssa käytettynä OFFSET-toiminto voi auttaa luomaan dynaamisen alueen, joka voi osoittautua hyödylliseksi monissa tilanteissa, esimerkiksi automaattisesti päivittyvien pudotusluetteloiden luomisessa.

Dynaamisen alueen OFFSET-kaava on seuraava:

=OFFSET(Sheet_Name!$A$1, 0, 0, COUNTA(Sheet_Name!$A:$A), 1)

Tämän kaavan ytimessä käytät COUNTA-funktiota saadaksesi kohdesarakkeen tyhjien solujen lukumäärän. Tämä luku syötetään OFFSETin height-argumenttiin, joka määrittää, kuinka monta riviä palautetaan.

Sitä lukuun ottamatta se on tavallinen Offset-kaava, jossa:

• Viite on lähtöpiste, josta offset lasketaan, esimerkiksi Sheet1!$A$1.
• Rivit ja Cols ovat molemmat 0, koska ei ole sarakkeita tai rivejä, jotka voitaisiin siirtää.
• Leveys on 1 sarake.

Huomautus: Jos teet dynaamisen alueen nykyisellä arkilla, arkiston nimeä ei tarvitse sisällyttää viittauksiin, Excel tekee sen automaattisesti, kun se luo nimettyä aluetta. Muussa tapauksessa muista sisällyttää arkin nimi ja sen jälkeen huutomerkki, kuten tässä kaavaesimerkissä.

Kun olet luonut dynaamisen nimetyn alueen edellä mainitulla OFFSET-kaavalla, voit käyttää Data Validation -ohjelmaa dynaamisen pudotusluettelon luomiseen, joka päivittyy automaattisesti heti, kun lisäät tai poistat kohteita lähdeluettelosta.

Yksityiskohtaista vaiheittaista opastusta Excelin pudotusluetteloiden luomiseen saat seuraavista opetusohjelmista:

• Pudotusluetteloiden luominen Excelissä - staattinen, dynaaminen ja toisesta työkirjasta peräisin oleva luettelo
• Riippuvaisen pudotusluettelon tekeminen

Excel OFFSET & VLOOKUP

Kuten kaikki tietävät, yksinkertaiset pysty- ja vaakasuuntaiset hakutoiminnot suoritetaan VLOOKUP- tai HLOOKUP-toiminnolla. Näillä toiminnoilla on kuitenkin liikaa rajoituksia, ja ne kompastuvat usein tehokkaampiin ja monimutkaisempiin hakukaavoihin. Jos haluat suorittaa kehittyneempiä hakuja Excel-taulukoissa, sinun on etsittävä vaihtoehtoja, kuten INDEX, MATCH ja OFFSET.

Esimerkki 1. OFFSET-kaava vasemmanpuoleista Vlookup-kaavaa varten Excelissä.

Yksi VLOOKUP-funktion pahamaineisimmista rajoituksista on kyvyttömyys katsoa vasemmalle puolelle, mikä tarkoittaa, että VLOOKUP voi palauttaa arvon vain hakusarakkeen oikealle puolelle.

Esimerkkitaulukossamme on kaksi saraketta - kuukauden nimet (sarake A) ja bonukset (sarake B). Jos haluat saada tietyn kuukauden bonuksen, tämä yksinkertainen VLOOKUP-kaava toimii ongelmitta:

=VLOOKUP(B1, A5:B11, 2, FALSE)

Kun kuitenkin vaihdat hakutaulukon sarakkeita, tämä johtaa välittömästi #N/A-virheeseen:

Vasemmanpuoleisen hakutoiminnon käsittelyyn tarvitaan monipuolisempi funktio, joka ei oikeastaan välitä siitä, missä paluusarakkeessa paluusarake sijaitsee. Yksi mahdollisista ratkaisuista on käyttää INDEX- ja MATCH-funktioiden yhdistelmää. Toinen lähestymistapa on käyttää OFFSET-, MATCH- ja ROWS-funktioita:

Missä:

• Lookup_col_offset - on sarakkeiden lukumäärä, joka siirretään alkupisteestä hakusarakkeeseen.
• Return_col_offset - on sarakkeiden lukumäärä, joka siirretään lähtöpisteestä paluusarakkeeseen.

Esimerkissämme hakutaulukko on A5:B9 ja hakuarvo on solussa B1, hakusarakkeen siirtymä on 1 (koska etsimme hakuarvoa toisesta sarakkeesta (B), meidän on siirrettävä yksi sarake oikealle taulukon alusta), paluusarakkeen siirtymä on 0, koska palautamme arvot ensimmäisestä sarakkeesta (A):

=OFFSET(A5:B9, MATCH(B1, OFFSET(A5:B9, 0, 1, ROWS(A5:B9), 1) ,0) -1, 0, 1, 1, 1)

Tiedän, että kaava näyttää hieman kömpelöltä, mutta se toimii :)

Esimerkki 2. Ylemmän hakutoiminnon tekeminen Excelissä

Kuten VLOOKUP ei pysty katsomaan vasemmalle, sen vaakasuora vastine - HLOOKUP-funktio - ei pysty katsomaan ylöspäin palauttaakseen arvon.

Jos sinun on etsittävä ylemmältä riviltä osumia, OFFSET MATCH -kaava voi jälleen auttaa, mutta tällä kertaa sinun on täydennettävä sitä COLUMNS-toiminnolla seuraavasti:

Missä:

• Lookup_row_offset - rivien lukumäärä, joka siirretään lähtöpisteestä hakuriville.
• Return_row_offset - rivien lukumäärä, joka siirretään lähtöpisteestä paluuriville.

Jos oletetaan, että hakutaulukko on B4:F5 ja hakuarvo on solussa B1, kaava on seuraava:

=OFFSET(B4:F5, 0, MATCH(B1, OFFSET(B4:F5, 1, 0, 1, COLUMNS(B4:F5)), 0) -1, 1, 1, 1))

Meidän tapauksessamme hakurivin siirtymä on 1, koska hakualueemme on yksi rivi alempana aloituspisteestä, ja palautusrivin siirtymä on 0, koska palautamme osumat taulukon ensimmäiseltä riviltä.

Esimerkki 3. Kaksisuuntainen haku (sarakkeen ja rivin arvojen mukaan)

Kaksisuuntainen haku palauttaa arvon, joka perustuu sekä rivien että sarakkeiden vastaavuuksiin. Voit käyttää seuraavaa kaksoishakumassakaavaa löytääksesi arvon tietyn rivin ja sarakkeen leikkauspisteestä:

Koska:

• Hakutaulukko on A5:G9
• Riveillä täsmäävä arvo on B2-kohdassa.
• Sarakkeissa täsmäävä arvo on B1-kirjaimessa.

Saat seuraavan kaksiulotteisen hakukaavan:

=OFFSET(A5:G9, MATCH(B2, OFFSET(A5:G9, 0, 0, RIVIT(A5:G9), 1), 0)-1, MATCH(B1, OFFSET(A5:G9, 0, 0, 1, SARAKKEET(A5:G9)), 0) -1) -1)

Se ei ole kaikkein helpointa muistaa, vai mitä? Lisäksi tämä on matriisikaava, joten älä unohda painaa Ctrl + Shift + Enter, jotta voit syöttää sen oikein.

Tämä pitkä OFFSET-kaava ei tietenkään ole ainoa mahdollinen tapa tehdä kaksinkertainen haku Excelissä. Voit saada saman tuloksen käyttämällä VLOOKUP- ja MATCH-funktioita, SUMPRODUCT- tai INDEX- ja MATCH-funktioita. On jopa kaavaton tapa - käyttää nimettyjä alueita ja leikkausoperaattoria (välilyönti). Seuraavassa opetusohjelmassa kerrotaan kaikista vaihtoehtoisista ratkaisuista yksityiskohtaisesti: Kuinka tehdä kaksisuuntainen haku?Excelin haku.

OFFSET-toiminto - rajoitukset ja vaihtoehdot

Toivottavasti tämän sivun kaavaesimerkit ovat valaisseet hieman OFFSETin käyttöä Excelissä. Jotta voit hyödyntää funktiota tehokkaasti omissa työkirjoissasi, sinun on kuitenkin tunnettava sen vahvuudet ja varottava myös sen heikkouksia.

Excelin OFFSET-funktion kriittisimmät rajoitukset ovat seuraavat:

• Kuten muutkin haihtuvat funktiot, OFFSET on resursseja vaativa toiminto Aina kun lähdetiedot muuttuvat, OFFSET-kaavasi lasketaan uudelleen, jolloin Excel on hieman pidempään kiireinen. Tämä ei ole ongelma, jos kyseessä on yksittäinen kaava pienessä laskentataulukossa. Mutta jos työkirjassa on kymmeniä tai satoja kaavoja, Microsoft Excelillä voi kestää melko kauan laskea kaavat uudelleen.
• Excelin OFFSET-kaavat ovat vaikea tarkistaa Koska OFFSET-funktion palauttamat viittaukset ovat dynaamisia, suuret kaavat (etenkin jos niissä on sisäkkäisiä OFFSET-arvoja) voivat olla melko hankalia vianmääritykseen.

Vaihtoehtoja OFFSETin käytölle Excelissä

Kuten usein Excelissä, sama tulos voidaan saavuttaa useilla eri tavoilla. Tässä on siis kolme tyylikästä vaihtoehtoa OFFSETille.

1. Excel-taulukot

   Excel 2002:sta lähtien meillä on ollut todella hieno ominaisuus - täysimittaiset Excel-taulukot tavallisten alueiden sijaan. Kun haluat tehdä taulukon strukturoiduista tiedoista, napsauta yksinkertaisesti kohtaa Lisää> Taulukko on Etusivu välilehti tai paina Ctrl + T .

   Kun kirjoitat kaavan Excel-taulukon yhteen soluun, voit luoda niin sanotun "lasketun sarakkeen", joka kopioi kaavan automaattisesti kaikkiin muihin sarakkeen soluihin ja mukauttaa kaavan taulukon jokaiselle riville.

   Lisäksi kaikki kaavat, jotka viittaavat taulukon tietoihin, mukautuvat automaattisesti sisällyttämään taulukkoon lisäämäsi uudet rivit tai jättämään pois poistamasi rivit. Teknisesti ottaen tällaiset kaavat toimivat taulukon sarakkeilla tai riveillä, jotka ovat dynaamiset alueet Jokaisella työkirjan taulukolla on yksilöllinen nimi (oletusnimet ovat Taulukko1, Taulukko2 jne.), ja voit nimetä taulukon vapaasti uudelleen komennolla Suunnittelu tab> Ominaisuudet ryhmä> Taulukon nimi tekstikenttään.

   Seuraava kuvakaappaus havainnollistaa SUM-kaavaa, joka viittaa arvoon Bonus taulukon3 sarakkeessa. Huomaa, että kaava sisältää taulukon sarakkeen nimi eikä solualuetta.

   

2. Excel INDEX-toiminto

   Vaikka se ei ole aivan samanlainen kuin OFFSET, Excelin INDEX-toimintoa voidaan käyttää myös dynaamisten alueviittausten luomiseen. Toisin kuin OFFSET, INDEX-toiminto ei ole haihtuva, joten se ei hidasta Excelin toimintaa.

3. Excel INDIRECT-toiminto

   INDIRECT-toiminnon avulla voit luoda dynaamisia alueviittauksia monista lähteistä, kuten solujen arvoista, solujen arvoista ja tekstistä, nimetyistä alueista. Se voi myös viitata dynaamisesti toiseen Excel-arkkiin tai työkirjaan. Löydät kaikki nämä kaavaesimerkit Excelin INDIRECT-toiminnon opetusohjelmasta.

Muistatko tämän ohjeen alussa kysytyn kysymyksen - Mikä on OFFSET Excelissä? Toivottavasti tiedät nyt vastauksen : ) Jos haluat lisää käytännön kokemusta, voit vapaasti ladata harjoitustyökirjamme (katso alla), joka sisältää kaikki tällä sivulla käsitellyt kaavat, ja kääntää ne taaksepäin syvemmän ymmärryksen saamiseksi. Kiitos lukemisesta!

Käytännön työkirja ladattavissa

Esimerkkejä OFFSET-kaavoista (.xlsx-tiedosto)