این روزها که ایمیل به ابزار اصلی ارتباطات شخصی و تجاری تبدیل شده است و سرقت اطلاعات همان چیزی است که جرایم اسرار تجاری در آن رشد می کند، مشکلات ایمن سازی ایمیل و حفظ حریم خصوصی در ذهن همه است.

حتی اگر شغل شما به معنای ارسال اسرار شرکت شما نیست که باید از چشمان ناخواسته محافظت شود، ممکن است به دنبال کمی حریم خصوصی شخصی باشید. دلیل شما هر چه باشد، مطمئن ترین راه برای ایمن سازی ارتباطات شما با همکاران، دوستان و خانواده رمزگذاری نامه و امضای دیجیتال است. رمزگذاری ایمیل Outlook از محتوای پیام‌های شما در برابر خواندن غیرمجاز محافظت می‌کند، در حالی که امضای دیجیتال تضمین می‌کند که پیام اصلی شما تغییر نکرده و از طرف فرستنده خاصی می‌آید.

رمزگذاری ایمیل آن Outlook ممکن است کاری دلهره‌آور به نظر برسد. اما در واقع بسیار ساده است. چند روش برای ارسال ایمیل های ایمن در Outlook وجود دارد و در ادامه این مقاله قصد داریم به اصول اولیه هر کدام بپردازیم:

دریافت یک شناسه دیجیتال برای Outlook (رمزگذاری و امضای گواهی ها)

برای اینکه بتوانید ایمیل های مهم Outlook را رمزگذاری کنید، اولین چیزی که باید دریافت کنید یک شناسه دیجیتال است که به عنوان گواهی نامه ایمیل نیز شناخته می شود. شما می توانید شناسه دیجیتال را از یکی از منابع توصیه شده توسط مایکروسافت دریافت کنید. شما می توانید از این شناسه ها نه تنها برای ارسال پیام های Outlook ایمن، بلکه برای محافظت از اسناد استفاده کنیدادعا می شود که رمزگذاری هر دو مشکل ذکر شده در بالا را برطرف کرده است. برای یافتن اطلاعات بیشتر در مورد آن، از وب سایت رسمی یا این وبلاگ دیدن کنید.

اگر هیچ یک از تکنیک های محافظت از ایمیل که در این مقاله توضیح داده شده است، نیاز شما را به طور کامل برآورده نمی کند، می توانید از روش های پیچیده تر دیگری استفاده کنید. مانند Steganography . این کلمه سخت تلفظ به معنای پنهان کردن یک پیام یا فایل دیگر در یک پیام یا فایل دیگر است. تکنیک‌های پنهان‌نگاری دیجیتالی مختلفی وجود دارد، به‌عنوان مثال پنهان کردن محتوای ایمیل در کمترین بیت‌های تصاویر پر سر و صدا، در داده‌های رمزگذاری‌شده یا تصادفی و غیره. اگر علاقه مند به کسب اطلاعات بیشتر هستید، این مقاله ویکی پدیا را بررسی کنید.

و این همه برای امروز است، از شما برای خواندن متشکرم!

فرایند دریافت شناسه دیجیتال بستگی به این دارد که کدام سرویس را انتخاب کرده اید. به طور معمول، یک شناسه در قالب یک نصب اجرایی ارائه می شود که به طور خودکار گواهی را به سیستم شما اضافه می کند. پس از نصب، شناسه دیجیتال شما در Outlook و سایر برنامه های Office در دسترس خواهد بود.

نحوه تنظیم گواهی نامه ایمیل در Outlook

برای تأیید اینکه آیا یک شناسه دیجیتال در Outlook شما موجود است یا خیر. ، مراحل زیر را انجام دهید. ما توضیح می دهیم که چگونه این کار در Outlook 2010 انجام می شود، اگرچه دقیقاً به همان روش در Outlook 2013 - 365 و با تفاوت های ناچیز در Outlook 2007 کار می کند. بنابراین امیدواریم برای پیکربندی گواهی رمزگذاری خود در هیچ نسخه Outlook مشکلی نداشته باشید. .

1. به برگه File بروید، سپس به گزینه ها > Trust Center و روی دکمه Trust Center Settings کلیک کنید.
2. در پنجره گفتگوی Trust Center، E-mail Security را انتخاب کنید.
3. در برگه E-mail Security، روی Settings کلیک کنید. در زیر ایمیل رمزگذاری شده .

   توجه: اگر قبلاً یک شناسه دیجیتال دارید، تنظیمات به طور خودکار برای شما پیکربندی می شود. اگر می خواهید از گواهی نامه ایمیل دیگری استفاده کنید، مراحل باقی مانده را دنبال کنید.

4. در پنجره گفتگوی تغییر تنظیمات امنیتی ، روی جدید در زیر کلیک کنید. تنظیمات تنظیمات امنیتی .
5. نامی را برای گواهی دیجیتال جدید خود در کادر Security Settings Name تایپ کنید.
6. مطمئن شوید که S/MIME در فهرست فرمت رمزنگاری . اکثر شناسه های دیجیتال از نوع SMIME هستند و به احتمال زیاد این تنها گزینه در دسترس شما خواهد بود. اگر نوع گواهی شما Exchange Security است، به جای آن آن را انتخاب کنید.
7. روی Choose در کنار Encryption Certificate کلیک کنید تا گواهی دیجیتال خود را برای رمزگذاری ایمیل‌ها اضافه کنید.

   توجه: برای اطلاع از اینکه آیا گواهی برای امضای دیجیتال یا رمزگذاری معتبر است یا هر دو، روی پیوند مشاهده خصوصیات گواهی در کادر گفتگوی Select Certificate کلیک کنید.

   

   معمولاً، گواهی‌ای که برای پیام‌های رمزنگاری شده (مانند رمزگذاری ایمیل Outlook و امضای دیجیتال) در نظر گرفته شده است، چیزی شبیه " از پیام‌های ایمیل محافظت می‌کند " می‌گوید.

8. اگر می خواهید پیام های ایمیل رمزگذاری شده Outlook را خارج از شرکت خود ارسال کنید، کادر انتخاب ارسال این گواهی ها با پیام های امضا شده را انتخاب کنید. سپس روی OK کلیک کنید و کار تمام است!

   نکته: اگر می‌خواهید این تنظیمات به‌طور پیش‌فرض برای همه پیام‌های رمزگذاری‌شده و امضاشده دیجیتالی که در Outlook ارسال می‌کنید استفاده شود، کادر انتخاب تنظیمات پیش‌فرض امنیت برای این قالب پیام رمزنگاری‌شده را انتخاب کنید.

نحوه رمزگذاری ایمیل در Outlook

رمزگذاری ایمیل در Outlook از حریم خصوصی محافظت می کندپیام هایی که با تبدیل آنها از متن قابل خواندن به متن رمزگذاری شده درهم ارسال می کنید.

برای اینکه بتوانید پیام های ایمیل رمزگذاری شده را ارسال و دریافت کنید، به دو چیز اساسی نیاز دارید:

• شناسه دیجیتال (گواهی ایمیل رمزگذاری). ما در قسمت اول مقاله درباره نحوه دریافت شناسه دیجیتال و تنظیم گواهی در Outlook بحث کرده ایم.
• کلید عمومی خود را (که بخشی از گواهینامه است) به اشتراک بگذارید خبرنگارانی که می خواهید پیام های رمزگذاری شده را از آنها دریافت کنید. دستورالعمل های گام به گام نحوه اشتراک گذاری کلیدهای عمومی را ببینید.

شما باید گواهی ها را با مخاطبین خود به اشتراک بگذارید زیرا فقط گیرنده ای که کلید خصوصی را دارد مطابقت دارد. کلید عمومی فرستنده مورد استفاده برای رمزگذاری ایمیل می تواند آن پیام را بخواند. به عبارت دیگر، شما کلید عمومی خود را (که بخشی از شناسه دیجیتال شما است) به گیرندگان خود می دهید و خبرنگاران کلید عمومی خود را به شما می دهند. فقط در این صورت می توانید ایمیل های رمزگذاری شده را برای یکدیگر ارسال کنید.

اگر گیرنده ای که کلید خصوصی مطابق با کلید عمومی استفاده شده توسط فرستنده را ندارد، سعی کند یک ایمیل رمزگذاری شده باز کند، آنها این پیام را مشاهده خواهد کرد:

" با عرض پوزش، ما برای باز کردن این مورد مشکل داریم. این ممکن است موقتی باشد، اما اگر دوباره آن را مشاهده کردید، ممکن است بخواهید Outlook را مجددا راه اندازی کنید. نام شناسه دیجیتال شما نمی تواند باشد. توسط سیستم امنیتی زیربنایی پیدا شده است."

بنابراین، بیایید نحوه اشتراک گذاری را ببینیمشناسه های دیجیتال در Outlook انجام می شود.

نحوه افزودن شناسه دیجیتالی گیرنده (کلید عمومی)

برای اینکه بتوانید پیام های رمزگذاری شده را با مخاطبین خاصی مبادله کنید، باید عمومی خود را به اشتراک بگذارید کلیدها ابتدا. شما با مبادله ایمیل‌های امضا شده دیجیتال (نه رمزگذاری شده!) با شخصی که می‌خواهید ایمیل‌های رمزگذاری شده را برای او ارسال کنید، شروع می‌کنید.

هنگامی که یک ایمیل با امضای دیجیتالی از مخاطب خود دریافت کردید، باید گواهی شناسه دیجیتال مخاطب را اضافه کنید. به مورد تماس خود در دفترچه آدرس شما. برای انجام این کار، لطفاً مراحل زیر را دنبال کنید:

1. در Outlook، پیامی را باز کنید که به صورت دیجیتالی امضا شده است. شما می توانید پیام امضا شده دیجیتالی را با نماد امضا تشخیص دهید.
2. روی نام فرستنده در قسمت های از کلیک راست کرده و سپس را کلیک کنید. افزودن به Outlook Contacts .

   وقتی فرد به مخاطبین Outlook شما اضافه می شود، گواهی دیجیتال او همراه با ورودی مخاطب ذخیره می شود.

   توجه: اگر از قبل ورودی برای این کاربر در لیست مخاطبین خود دارید، انتخاب کنید اطلاعات را در گفتگوی تشخیص تماس تکراری به روز کنید.

برای مشاهده گواهی یک مخاطب خاص، روی نام شخص دوبار کلیک کنید و سپس بر روی برگه گواهی ها کلیک کنید.

هنگامی که شناسه های دیجیتال را با یک مخاطب خاص به اشتراک گذاشتید، می توانید پیام های رمزگذاری شده را برای یکدیگر ارسال کنید و دو بخش بعدی نحوه انجام این کار را توضیح می دهد.

چگونه یک ایمیل را رمزگذاری کنیمپیام در Outlook

در پیام ایمیلی که در حال نوشتن هستید، به برگه گزینه ها گروه > مجوزها بروید و روی دکمه رمزگذاری کلیک کنید. سپس ایمیل رمزگذاری شده را همانطور که معمولاً در Outlook انجام می دهید، با کلیک بر روی دکمه ارسال ارسال کنید. بله، به همین راحتی: )

اگر دکمه Encrypt را نمی بینید، پس موارد زیر را انجام دهید:

1. به Options بروید برگه > More Options را گروه کنید و روی Pssage Options Dialog Box Launcher در گوشه پایین کلیک کنید.
2. در پنجره گفتگوی Properties، روی دکمه Security Settings کلیک کنید.
3. در پنجره گفتگوی خصوصیات امنیتی ، کادر علامت رمزگذاری محتویات و پیوست‌های پیام را علامت بزنید و روی OK کلیک کنید.

   توجه: این فرآیند همچنین پیوست‌هایی را که با پیام‌های ایمیل رمزگذاری‌شده در Outlook ارسال می‌کنید رمزگذاری می‌کند.

4. نوشتن پیام خود را به پایان برسانید و آن را طبق معمول ارسال کنید.

   برای بررسی اینکه آیا رمزگذاری ایمیل کار می کند، به پوشه موارد ارسال شده بروید و اگر ایمیل شما با موفقیت رمزگذاری شد، نماد رمزگذاری را در کنار آن خواهید دید.

   توجه: اگر می‌خواهید یک پیام رمزگذاری شده برای گیرنده‌ای ارسال کنید که کلید عمومی را با شما به اشتراک نگذارده است، به شما پیشنهاد می‌شود پیام را در قالب رمزگذاری نشده ارسال کنید. در این صورت، یا گواهی خود را با مخاطب به اشتراک بگذارید یا پیام را بدون رمز ارسال کنید:

رمزگذاری تمام پیام‌های ایمیلی که در Outlook ارسال می‌کنید

اگر متوجه شدید که رمزگذاری هر ایمیل به‌صورت جداگانه فرآیندی بسیار دشوار است، می‌توانید رمزگذاری خودکار همه را انتخاب کنید. پیام های ایمیلی که در Outlook ارسال می کنید. با این حال، لطفاً توجه داشته باشید که در این مورد، همه گیرندگان شما باید شناسه دیجیتال شما را داشته باشند تا بتوانند ایمیل رمزگذاری شده شما را رمزگشایی کرده و بخوانند. اگر از یک حساب Outlook ویژه فقط برای ارسال ایمیل در سازمان خود استفاده می کنید، این احتمالاً رویکرد درستی است.

شما می توانید رمزگذاری خودکار ایمیل Outlook را به روش زیر فعال کنید:

1. پیمایش به برگه فایل > گزینه ها > مرکز اعتماد > تنظیمات مرکز اعتماد .
2. به برگه امنیت ایمیل بروید و رمزگذاری محتویات و پیوست‌ها برای پیام‌های خروجی در ایمیل رمزگذاری‌شده را انتخاب کنید. سپس روی OK کلیک کنید و به پایان کار نزدیک هستید.

   نکته: در صورتی که می‌خواهید تنظیمات بیشتری داشته باشید، به عنوان مثال برای انتخاب گواهی دیجیتال دیگری، روی دکمه تنظیمات کلیک کنید.

3. کلیک کنید OK برای بستن گفتگو. از این پس، همه پیام‌هایی که در Outlook ارسال می‌کنید رمزگذاری خواهند شد.

خب، همانطور که می‌بینید Microsoft Outlook رویکرد نسبتاً سنگینی برای رمزگذاری ایمیل در پیش گرفته است. اما پس از پیکربندی، مطمئناً زندگی شما را آسان‌تر و ارتباطات ایمیل را ایمن‌تر می‌کند.

اما، روش رمزگذاری ایمیلی که اخیراً بررسی کردیم، یکی از این روش‌ها را دارد.محدودیت قابل توجه - فقط برای Outlook کار می کند. اگر گیرندگان شما از برخی سرویس گیرندگان ایمیل دیگر استفاده می کنند، باید از ابزارهای دیگری استفاده کنید.

رمزگذاری ایمیل بین Outlook و سایر سرویس گیرندگان ایمیل

برای ارسال ایمیل رمزگذاری شده بین Outlook و سایر ایمیل های غیر Outlook مشتریان، می توانید از یکی از ابزارهای رمزگذاری نامه شخص ثالث استفاده کنید.

معروف ترین ابزار منبع باز رایگان که از استانداردهای رمزنگاری OpenPGP و S/MIME پشتیبانی می کند و با چندین سرویس گیرنده ایمیل از جمله Outlook کار می کند، GPG4WIn است. نام کامل GNU Privacy Guard برای ویندوز است.

با استفاده از این ابزار می توانید به راحتی یک کلید رمزگذاری ایجاد کنید، آن را صادر کنید و برای مخاطبین خود ارسال کنید. هنگامی که گیرنده شما ایمیل را با کلید رمزگذاری دریافت می کند، باید آن را در یک فایل ذخیره کند و سپس کلید را به سرویس گیرنده ایمیل خود وارد کند.

من به جزئیات زیادی در مورد نحوه کار با آن نمی پردازم. این ابزار از آنجایی که نسبتاً بصری و قابل درک است. اگر به اطلاعات کامل نیاز دارید، می‌توانید دستورالعمل‌ها را به همراه عکس‌های صفحه در وب‌سایت رسمی بیابید.

برای داشتن یک ایده کلی که GPG4OL در Outlook چگونه به نظر می‌رسد، به اسکرین شات زیر مراجعه کنید:

علاوه بر افزودنی GPG4Win، تعداد انگشت شماری ابزار دیگر برای رمزگذاری ایمیل وجود دارد. برخی از این برنامه ها فقط با Outlook کار می کنند، در حالی که برخی دیگر از چندین سرویس گیرنده ایمیل پشتیبانی می کنند:

• Data Motion Secure Mail - از Outlook، Gmail وLotus.
• Cryptshare - برای Microsoft Outlook، IBM Notes و Web کار می کند.
• Sendinc Outlook Add-in - نرم افزار رایگان رمزگذاری ایمیل برای Outlook.
• Virtru - برنامه امنیتی ایمیل برای رمزگذاری پیام های ایمیل ارسال شده از طریق Outlook، Gmail، Hotmail و Yahoo.
• بررسی پنج برنامه رایگان برای رمزگذاری ایمیل
• سرویس های مبتنی بر وب رایگان برای ارسال ایمیل های رمزگذاری شده و ایمن

Exchange hosted encryption

اگر در یک محیط شرکتی کار می کنید، می توانید از سرویس Exchange Hosted Encryption (EHE) برای رمزگذاری/رمزگشایی پیام های ایمیل خود در سرور استفاده کنید. بر اساس قوانین خط‌مشی که سرپرست شما ایجاد می‌کند.

کاربران Outlook که تا به حال این روش رمزگذاری را امتحان کرده‌اند، دو شکایت عمده دارند.

اول، پیکربندی رمزگذاری میزبانی Exchange سخت است. علاوه بر شناسه دیجیتال، به رمز عبور خاصی نیز نیاز دارد که مدیر Exchange شما به شما اختصاص داده است. اگر مدیر Exchange شما مسئول و پاسخگو باشد، رمزگذاری Exchange شما را پیکربندی می کند و شما را از این سردرد رهایی می بخشد: ) اگر آنقدر خوش شانس نیستید، سعی کنید دستورالعمل های مایکروسافت را دنبال کنید ( دریافت یک شناسه دیجیتال برای ارسال پیام با استفاده از Microsoft Exchange بخش نزدیک به پایین صفحه است).

ثانیاً، گیرندگان ایمیل های رمزگذاری شده شما باید از رمزگذاری میزبانی Exchange نیز استفاده کنند، در غیر این صورت بی فایده است.

Office 365 Exchange Hosted