Espero que hayas tenido la oportunidad de leer mis artículos anteriores relacionados con OneDrive y SharePoint, pero esta vez me gustaría cubrir una forma más de insertar archivos adjuntos con el complemento Plantillas de correo electrónico compartidas.

Plantillas de correo electrónico compartidas como compañero de ayuda personal

La mayoría de los usuarios de Outlook se ocupan de adjuntar documentos, imágenes y vídeos a los mensajes de correo electrónico a diario. Si te aburres de los repetidos pasos manuales, dale una oportunidad a las plantillas de correo electrónico compartidas. Permíteme resumir algunas ventajas y, tal vez, las encuentres móviles y te ahorren mucho tiempo:

• el complemento funciona en Outlook para Windows, para Mac o Outlook en línea;
• permite crear equipos y compartir plantillas comunes con tus compañeros de equipo;
• Por último, puede equipar sus plantillas con múltiples macros, atajos personales y conjuntos de datos.

Siguiendo con la línea, hoy me centro en adjuntar archivos desde enlaces URL. Para ayudarme en la tarea creo una plantilla utilizando la macro especial de adjuntar, la guardo y la pego cuando quiero:

Pruebe a hacer lo mismo y sus destinatarios de correo electrónico o compañeros de equipo podrán enviar y ver datos adicionales no limitados por sus permisos de acceso.

Forma abreviada utilizando la macro ~%ATTACH_FROM_URL[].

En este pasaje, profundizaré en los pasos y en algunas notas importantes que todo el mundo debería tener en cuenta. Para hacerlo más sencillo, pondré un ejemplo basado en mi propia experiencia.

De vez en cuando todos necesitamos sacar y enviar los mismos documentos de uso público de diferentes páginas o sitios web. Yo no soy una excepción, Plantillas de correo electrónico compartidas - EULA es una de las demandas más populares. Ahora eso es lo que hago:

1. Para empezar, prefiero preparar la referencia a mi recurso. Así que hago clic con el botón derecho del ratón en mi archivo y copio su dirección:

   

   Nota: el tamaño del archivo adjunto no debe superar los 10 MB (10240 KB).

2. A continuación, abro el panel Plantillas de correo electrónico compartidas y creo una nueva plantilla.
3. Pulse el botón Insertar macro y seleccione la macro ~%ATTACH_FROM_URL[] de la lista desplegable:

   

4. Ahora sustituya el texto por defecto entre corchetes por la URL ya guardada en su portapapeles pulsando la tecla Ctrl+V atajo de teclado:

   

5. Afino mi plantilla dándole un nombre, añadiendo el cuerpo del mensaje y pulsando Guardar :

   

   Ver también: Función COUNTIF de Google Spreadsheet con ejemplos de fórmulas

Esta complicada ruta sólo requerirá un poco de su atención, pero puede ahorrarle horas de su tiempo. Su equipo también se beneficiará, ya que no se requieren permisos de acceso ni inicio de sesión. El archivo URL se añadirá a un mensaje actual de Outlook cada vez que pegue la plantilla.

Advertencias transparentes

Puede ocurrir que vea este tipo de advertencia al pegar una plantilla ya hecha:

Recuerde mi nota del paso 1: el tamaño de su archivo adjunto no debe ser superior a 10 MB (10240 KB).

Y si recibes este mensaje:

Me temo que tienes que revisar tu enlace: asegúrate de no poner un enlace copiado de OneDrive o SharePoint, ¡no funcionará en absoluto! Puedes encontrar los artículos relacionados con estas plataformas más abajo.

Para terminar, debo decir que no es fácil abarcar todos los casos y aspectos en un solo post. Estaré encantado de ayudarte si tienes alguna duda, ¡la sección de comentarios es toda tuya!