Оглавление
Надеюсь, вы успели прочитать мои предыдущие статьи, связанные с OneDrive и SharePoint, но в этот раз я хотел бы рассказать еще об одном способе вставки вложений с помощью надстройки Shared Email Templates.
Общие шаблоны электронной почты как ваш личный помощник
Большинство пользователей Outlook ежедневно имеют дело с прикреплением документов, изображений и видео к сообщениям электронной почты. Если вам надоели повторяющиеся вручную действия, дайте шанс общим шаблонам электронной почты. Позвольте мне описать некоторые преимущества, и, возможно, вы найдете их мобильными и очень экономящими время:
- надстройка работает в Outlook для Windows, для Mac или Outlook online;
- позволяет создавать команды и обмениваться общими шаблонами с членами команды;
- Наконец, вы можете оснастить свои шаблоны множеством макросов, персональных ярлыков и наборов данных.
Не отставая от линии, сегодня я сосредоточился на вложении файлов в URL-ссылки. Чтобы облегчить себе задачу, я создаю шаблон с помощью специального макроса вложения, сохраняю его и вставляю, когда захочу:
Это было быстро! Попробуйте сделать то же самое, и ваши получатели электронной почты или члены команды смогут отправлять и просматривать дополнительные данные, не ограниченные их правами доступа.
Короткий способ с использованием макроса ~%ATTACH_FROM_URL[]
В этом отрывке я рассказываю о шагах и некоторых важных примечаниях, которые каждый должен иметь в виду. Чтобы упростить ситуацию, я приведу пример, основанный на моем собственном опыте.
Время от времени всем нам нужно доставать и отправлять одни и те же документы общего пользования с разных страниц или сайтов. Я не исключение, общие шаблоны электронной почты - EULA - один из самых популярных запросов. Теперь это то, что я делаю:
- Для начала я предпочитаю подготовить ссылку на свой ресурс. Поэтому я щелкаю правой кнопкой мыши на своем файле и копирую его адрес:
Примечание. Размер вашего вложения не должен превышать 10 МБ (10240 КБ).
- Затем я открываю панель "Общие шаблоны электронной почты" и создаю новый шаблон.
- Нажмите кнопку Вставить макрос и выберите макрос ~%ATTACH_FROM_URL[] из выпадающего списка:
- Теперь замените текст по умолчанию в квадратных скобках на URL, уже сохраненный в буфере обмена, нажав клавишу Ctrl+V сочетание клавиш:
- Я настраиваю свой шаблон, давая ему имя, добавляя тело сообщения и нажимая кнопку Сохранить :
Этот хитрый путь потребует немного вашего внимания, но может сэкономить часы вашего времени. Ваша команда также будет в выигрыше, поскольку не требуется никаких разрешений доступа или входа в систему. URL-файл будет добавляться в текущее сообщение Outlook каждый раз, когда вы вставляете шаблон.
Прозрачные предупреждения
Может случиться так, что вы увидите это предупреждение при вставке готового шаблона:
Вспомните мое замечание из шага 1: размер вложения не должен превышать 10 МБ (10240 КБ).
И если вы получите это сообщение:
Боюсь, вам нужно пересмотреть вашу ссылку: убедитесь, что вы не ставите ссылку, скопированную из OneDrive или SharePoint, она вообще не будет работать! Вы можете найти статьи, связанные с этими платформами, ниже.
В заключение хочу сказать, что в одном посте нелегко охватить все случаи и аспекты. Я буду рад помочь вам, если у вас возникнут вопросы, раздел комментариев в вашем распоряжении!
