Tässä on vielä yksi viesti, joka jatkaa tiedostojen liittämistä sähköpostiviesteihin Outlookissa. Toivottavasti sinulla oli mahdollisuus lukea aiemmat OneDriveen ja SharePointiin liittyvät artikkelini, mutta tällä kertaa haluaisin käsitellä vielä yhtä tapaa lisätä liitetiedostoja jaettujen sähköpostimallien lisäosan avulla.

Jaetut sähköpostimallit henkilökohtaisena apunasi

Useimmat Outlook-käyttäjät käsittelevät asiakirjojen, kuvien ja videoiden liittämistä sähköpostiviesteihin päivittäin. Jos kyllästyit toistuviin manuaalisiin vaiheisiin, anna mahdollisuus jaettuihin sähköpostimalleihin. Esittelen joitakin etuja ja ehkä löydät ne liikkuviksi ja hyvin aikaa säästäviksi:

• lisäosa toimii Outlook for Windows, for Mac tai Outlook online;
• se mahdollistaa tiimien luomisen ja yhteisten mallien jakamisen joukkuetovereidesi kanssa;
• Lopuksi voit varustaa mallisi useilla makroilla, henkilökohtaisilla pikakuvakkeilla ja tietokokonaisuuksilla.

Tänään keskityn URL-linkkien sisältämien tiedostojen liittämiseen. Tehtäväni helpottamiseksi luon mallin käyttämällä erityistä liitemakroa, tallennan sen ja liitän sen aina halutessani:

Se oli nopeaa! Kokeile samaa, niin sähköpostin vastaanottajat tai joukkuetoverisi voivat lähettää ja katsella ylimääräisiä tietoja, joita heidän käyttöoikeutensa eivät rajoita.

Lyhyt tapa käyttää ~%ATTACH_FROM_URL[] makroa.

Tässä kappaleessa käsittelen asiaa tarkemmin vaiheiden ja joidenkin tärkeiden huomautusten osalta, jotka kaikkien tulisi pitää mielessä. Yksinkertaistaakseni asiaa annan esimerkin, joka perustuu omaan kokemukseeni.

Ajoittain meidän kaikkien on vedettävä ja lähetettävä samoja asiakirjoja julkisessa käytössä eri sivuilta tai verkkosivustoilta. En ole poikkeus, Shared Email Templates - EULA on yksi suosituimmista vaatimuksista. Nyt se on mitä minä teen:

1. Aluksi haluan mieluummin valmistella viittauksen resurssiini, joten napsautan hiiren oikealla painikkeella tiedostoani ja kopioin sen osoitteen:

   

   Huomaa, että liitetiedoston koko saa olla enintään 10 Mt (10240 KB).

2. Sitten avaan Shared Email Templates -ruutu ja luon uuden mallin.
3. Napauta Lisää makro kuvaketta ja valitse avattavasta luettelosta makro ~%ATTACH_FROM_URL[]:

   

4. Korvaa nyt hakasulkeissa oleva oletusteksti leikepöydälle tallennetulla URL-osoitteella painamalla näppäintä Ctrl+V pikanäppäin:

   

5. Hienosäädän malliani antamalla sille nimen, lisäämällä viestin rungon ja painamalla näppäintä Tallenna :

   

Tämä hankala polku vie vain vähän huomiota, mutta se voi säästää tunteja ajastasi. Tiimisi hyötyisi myös, koska mitään käyttöoikeuksia tai kirjautumista ei tarvita. URL-tiedosto lisätään nykyiseen Outlook-viestiin joka kerta, kun liität mallin.

Läpinäkyvät varoitukset

Saatat nähdä tämäntyyppisen varoituksen, kun liität valmista mallia:

Muistathan huomautukseni vaiheesta 1: liitetiedoston koko saa olla enintään 10 Mt (10240 KB).

Ja jos saat tämän viestin:

Pelkäänpä, että sinun on tarkistettava linkkiäsi: varmista, ettet laita OneDrivesta tai SharePointista kopioitua linkkiä, sillä se ei toimi lainkaan! Näihin alustoihin liittyvät artikkelit löydät alta.

Lopuksi minun on sanottava, että ei ole helppoa käsitellä kaikkia tapauksia ja näkökohtia yhdessä viestissä. Autan sinua mielelläni, jos sinulla on kysyttävää, kommenttiosio on kokonaan sinun!