Štai dar vienas pranešimas, kuriame tęsiama failų pridėjimo prie el. pašto pranešimų "Outlook" programoje tema. Tikiuosi, kad turėjote galimybę perskaityti mano ankstesnius straipsnius, susijusius su "OneDrive" ir "SharePoint", tačiau šį kartą norėčiau aptarti dar vieną priedų įterpimo būdą naudojant priedą "Shared Email Templates".

Bendrai naudojami el. pašto šablonai - jūsų asmeninis pagalbininkas

Dauguma "Outlook" naudotojų kasdien susiduria su dokumentų, vaizdų ir vaizdo įrašų pridėjimu prie el. pašto pranešimų. Jei jums nusibodo kartoti rankinius veiksmus, suteikite galimybę bendriems el. pašto šablonams. Pateiksiu keletą privalumų ir, galbūt, rasite juos mobilius ir labai taupančius laiką:

• papildinys veikia "Outlook for Windows", "Mac" arba "Outlook online";
• galima kurti komandas ir dalytis bendrais šablonais su komandos nariais;
• galiausiai šablonus galite papildyti daugybe makrokomandų, asmeninių nuorodų ir duomenų rinkinių.

Laikydamasis linijos, šiandien daugiausia dėmesio skiriu failų pridėjimui iš URL nuorodų. Kad būtų lengviau atlikti užduotį, naudodamasis specialiu pridėjimo makru susikuriu šabloną, jį išsaugau ir įklijuoju, kada panorėjęs:

Tai buvo greita! Išbandykite tą patį ir jūsų el. laiškų gavėjai ar komandos draugai galės siųsti ir peržiūrėti papildomus duomenis, kurių neriboja jų prieigos teisės.

Trumpas būdas naudojant makrokomandą ~%ATTACH_FROM_URL[]

Šioje ištraukoje toliau pereinu prie žingsnių ir kelių svarbių pastabų, kurių kiekvienas turėtų nepamiršti. Kad būtų paprasčiau, pateiksiu pavyzdį, paremtą savo patirtimi.

Kartais mums visiems reikia ištraukti ir siųsti tuos pačius viešai naudojamus dokumentus iš skirtingų puslapių ar svetainių. Aš nesu išimtis, Bendrai naudojami el. pašto šablonai - EULA yra vienas iš populiariausių reikalavimų. Dabar tai darau aš:

1. Pradžiai pageidauju paruošti nuorodą į savo išteklių. Taigi dešiniuoju pelės klavišu spusteliu savo failą ir nukopijuoju jo adresą:

   

   Pastaba. Jūsų priedo dydis negali būti didesnis nei 10 MB (10240 KB).

2. Tada atidarau bendrųjų el. pašto šablonų skydelį ir sukuriu naują šabloną.
3. Bakstelėkite Įterpti makrokomandą piktogramą ir iš išskleidžiamajame sąraše pasirinkite makrokomandą ~%ATTACH_FROM_URL[]:

   

4. Dabar pakeiskite numatytąjį tekstą laužtiniuose skliaustuose URL adresu, jau išsaugotu iškarpinėje, paspausdami Ctrl+V sparčioji klaviatūros kombinacija:

   

5. Šabloną derinu suteikdamas jam pavadinimą, pridėdamas žinutės tekstą ir paspausdamas Išsaugoti :

   

Šis sudėtingas kelias pareikalaus tik šiek tiek jūsų dėmesio, bet gali sutaupyti valandų valandas jūsų laiko. Jūsų komandai tai taip pat būtų naudinga, nes nereikia jokių prieigos leidimų ar prisijungimo. URL failas bus pridėtas prie dabartinio "Outlook" pranešimo kiekvieną kartą, kai įklijuosite šabloną.

Skaidrūs įspėjimai

Gali atsitikti taip, kad šį įspėjimą pamatysite įklijuodami paruoštą šabloną:

Prisiminkite mano pastabą iš 1 žingsnio: priedo dydis neturi būti didesnis nei 10 MB (10240 KB).

Jei gausite šį pranešimą:

Bijau, kad turite pataisyti savo nuorodą: įsitikinkite, kad neįdėjote nuorodos, nukopijuotos iš "OneDrive" arba "SharePoint", nes ji neveiks! Su šiomis platformomis susijusius straipsnius rasite toliau.

Baigdamas turėčiau pasakyti, kad viename pranešime nėra lengva aprėpti visus atvejus ir aspektus. Jei turite klausimų, mielai jums padėsiu, komentarų skiltis yra jūsų!