El tutorial explica cómo contar palabras en Excel utilizando la función LEN en combinación con otras funciones de Excel, y proporciona fórmulas que distinguen mayúsculas de minúsculas para contar palabras/texto totales o específicas en una celda o rango.

Microsoft Excel tiene un puñado de funciones útiles que pueden contar casi todo: la función COUNT para contar celdas con números, COUNTA para contar celdas no en blanco, COUNTIF y COUNTIFS para contar celdas condicionalmente, y LEN para calcular la longitud de una cadena de texto.

Desafortunadamente, Excel no proporciona ninguna herramienta incorporada para contar el número de palabras. Por suerte, combinando varias funciones se pueden crear fórmulas más complejas para realizar casi cualquier tarea. Y utilizaremos este enfoque para contar palabras en Excel.

Cómo contar el número total de palabras de una celda

Para contar palabras en una celda, utilice la siguiente combinación de funciones LEN, SUBSTITUTE y TRIM:

Dónde célula es la dirección de la celda en la que desea contar las palabras.

Por ejemplo, para contar palabras en la celda A2, utilice esta fórmula:

=LEN(TRIM(A2))-LEN(SUBSTITUTE(A2," ",""))+1

Y luego, puedes copiar la fórmula hacia abajo para contar palabras en otras celdas de la columna A:

Cómo funciona esta fórmula de recuento de palabras

En primer lugar, se utiliza la función SUBSTITUTE para eliminar todos los espacios de la celda sustituyéndolos por una cadena de texto vacía ("") para que la función LEN devuelva la longitud de la cadena sin espacios:

LEN(SUBSTITUTE(A2," ",""))

A continuación, reste la longitud de la cadena sin espacios a la longitud total de la cadena y añada 1 al recuento final de palabras, ya que el número de palabras de una celda es igual al número de espacios más 1.

Además, puede utilizar la función TRIM para eliminar los espacios sobrantes de la celda, si los hay. A veces, una hoja de cálculo puede contener muchos espacios invisibles, por ejemplo, dos o más espacios entre palabras, o caracteres espaciados escritos accidentalmente al principio o al final del texto (es decir, espacios iniciales y finales). Y todos esos espacios sobrantes pueden hacer que el recuento de palabras se desvíe. Para evitarlo, antes depara calcular la longitud total de la cadena, utilizamos la función TRIM para eliminar todos los espacios sobrantes excepto los espacios simples entre palabras.

Fórmula mejorada que gestiona correctamente las celdas vacías

La fórmula anterior para contar palabras en Excel podría considerarse perfecta si no fuera por un inconveniente: devuelve 1 para las celdas vacías. Para solucionarlo, puede añadir una sentencia IF para comprobar si hay celdas vacías:

=IF(A2="", 0, LEN(TRIM(A2))-LEN(SUBSTITUTE(A2," ",""))+1)

Como puede ver en la captura de pantalla anterior, la fórmula devuelve cero para las celdas en blanco y el recuento de palabras correcto para las celdas no vacías.

Cómo contar palabras específicas en una celda

Para contar cuántas veces aparece una determinada palabra, texto o subcadena en una celda, utiliza la siguiente fórmula:

=(LEN( célula )-LEN(SUSTITUTO( célula , palabra ,""))/LEN( palabra )

Por ejemplo, calculemos el número de " luna "en la celda A2:

=(LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2, "luna","")))/LEN("luna")

En lugar de introducir la palabra a contar directamente en la fórmula, puede escribirla en alguna celda y hacer referencia a esa celda en su fórmula. Como resultado, obtendrá una fórmula más versátil para contar palabras en Excel.

Consejo. Si piensas copiar tu fórmula en varias celdas, asegúrate de fijar la referencia a la celda que contiene la palabra a contar con el signo $. Por ejemplo:

=(LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2, $B$1,"")))/LEN($B$1)

Cómo cuenta esta fórmula las apariciones de un texto específico en una celda

1. La función SUSTITUIR elimina la palabra especificada del texto original.

En este ejemplo, eliminamos la palabra introducida en la celda B1 del texto original situado en A2:

SUBSTITUTE(A2, $B$1,"")

En este ejemplo, LEN(SUBSTITUTE(A2, $B$1,"")) devuelve la longitud del texto de la celda A2 después de eliminar todos los caracteres contenidos en todas las apariciones de la palabra " luna ".

(LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2, $B$1,"")))

El resultado de esta operación es el número de caracteres contenidos en todas las apariciones de la palabra de destino, que es 12 en este ejemplo (3 apariciones de la palabra " luna ", 4 caracteres cada uno).

Aparte de contar el número de determinadas palabras en una celda, puede utilizar esta fórmula para contar las apariciones de cualquier texto (subcadena). Por ejemplo, puede contar cuántas veces aparece el texto " elija " en la celda A2:

Fórmula que distingue mayúsculas de minúsculas para contar palabras concretas en una celda

Como probablemente sepa, SUSTITUIR en Excel es una función que distingue entre mayúsculas y minúsculas, y por lo tanto la fórmula de recuento de palabras basada en SUSTITUIR distingue entre mayúsculas y minúsculas por defecto:

Fórmula que no distingue mayúsculas de minúsculas para contar palabras concretas en una celda

Si necesita contar tanto las apariciones en mayúsculas como en minúsculas de una palabra determinada, utilice la función UPPER o LOWER dentro de SUBSTITUTE para convertir el texto original y el texto que desea contar al mismo caso.

O

Por ejemplo, para contar el número de apariciones de la palabra en B1 dentro de la celda A2 ignorando mayúsculas y minúsculas, utilice esta fórmula:

=(LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(LOWER(A2),LOWER($B$1),"")))/LEN($B$1)

Como se muestra en la siguiente captura de pantalla, la fórmula devuelve el mismo recuento de palabras independientemente de si la palabra se escribe en MAYÚSCULAS (celda B1), minúsculas (celda D1) o mayúsculas y minúsculas de oración (celda C1):

Contar el número total de palabras de un rango

Para averiguar cuántas palabras contiene un rango determinado, tome la fórmula que cuenta el total de palabras de una celda e incrústela dentro de la función SUMPRODUCT o SUM:

O

SUMPRODUCT es una de las pocas funciones de Excel que pueden manejar matrices, y se completa la fórmula de la forma habitual pulsando la tecla Intro.

Para que la función SUMA calcule matrices, debe utilizarse en una fórmula de matriz, que se completa pulsando Ctrl+Mayús+Intro en lugar del trazo habitual de Intro.

Por ejemplo, para contar todas las palabras del rango A2:A4, utilice una de las siguientes fórmulas:

=SUMPRODUCTO(LEN(TRIM(A2:A4))-LEN(SUBSTITUTE(A2:A4," ",""))+1)

=SUMA(LEN(TRIM(A2:A4))-LEN(SUBSTITUTE(A2:A4," ",""))+1)

Contar palabras específicas en un rango

Si quieres contar cuántas veces aparece una palabra o texto concreto en un rango de celdas, utiliza un método similar: toma la fórmula para contar palabras concretas en una celda y combínala con la función SUMA o SUMPRODUCTO:

O

Recuerde pulsar Ctrl+Mayús+Intro para completar correctamente la fórmula SUMA de la matriz.

Por ejemplo, para contar todas las apariciones de la palabra introducida en la celda C1 dentro del intervalo A2:A4, utilice esta fórmula:

=SUMPRODUCTO((LEN(A2:A4)-LEN(SUBSTITUTE(A2:A4, C1,"")))/LEN(C1))

Como recordarás, SUBSTITUTE es un distingue entre mayúsculas y minúsculas por lo que la fórmula anterior distingue entre mayúsculas y minúsculas:

Para hacer la fórmula distingue entre mayúsculas y minúsculas utilice la función UPPER o LOWER:

=SUMPRODUCTO((LEN(A2:A4)-LEN(SUBSTITUTE((UPPER(A2:A4)),UPPER(C1),"")))/LEN(C1))

O

=SUMPRODUCTO((LEN(A2:A4)-LEN(SUBSTITUTE((LOWER(A2:A4)),LOWER(C1),"")))/LEN(C1))

Así es como se cuentan las palabras en Excel. Para entender mejor y probablemente hacer ingeniería inversa con las fórmulas, le invitamos a descargar el libro de Excel de ejemplo para contar palabras.

Si ninguna de las fórmulas comentadas en este tutorial ha resuelto su tarea, consulte la siguiente lista de recursos que muestran otras soluciones para contar celdas, texto y caracteres individuales en Excel.