Ovo je još jedan post koji nastavlja temu prilaganja fajlova porukama e-pošte u Outlooku. Nadam se da ste imali priliku da pročitate moje prethodne članke koji se odnose na OneDrive i SharePoint, ali ovaj put bih želeo da pokrijem još jedan način umetanja priloga sa dodatkom Shared Email Templates.

Dijeljeni šabloni e-pošte kao vaš lični pomoćnik

Većina korisnika Outlooka svakodnevno se bavi prilaganjem dokumenata, slika i video zapisa u poruke e-pošte. Ako su vam dosadili ponovljeni ručni koraci, dajte priliku dijeljenim predlošcima e-pošte. Dozvolite mi da navedem neke prednosti i možda ćete ih pronaći kao mobilne i koji štede vrijeme:

• dodaci rade na Outlook za Windows, za Mac ili Outlook na mreži;
• omogućava kreiranje timova i dijeljenje zajedničkih predložaka sa saigračima;
• konačno, možete opremiti svoje predloške s više makroa, ličnim prečicama i skupovima podataka.

U korak s linijom, danas Fokusiran sam na zatvaranje fajlova sa URL linkova. Da bih pomogao svom zadatku, kreiram predložak pomoću posebnog makroa za priloge, spremim ga i zalijepim kad god želim:

To je bilo brzo! Pokušajte isto i vaši primaoci e-pošte ili saigrači će moći slati i pregledavati dodatne podatke koji nisu ograničeni njihovim dozvolama za pristup.

Kratak način pomoću ~%ATTACH_FROM_URL[] makronaredbe

U ovom odlomku, poentiram dalje korake i neke važnenapomene koje bi svi trebali imati na umu. Da pojednostavim, dat ću vam primjer na osnovu vlastitog iskustva.

S vremena na vrijeme svi moramo izvući i poslati iste dokumente u javnoj upotrebi sa različitih stranica ili web stranica. Nisam izuzetak, dijeljeni predlošci e-pošte – EULA je jedan od najpopularnijih zahtjeva. To je ono što radim:

1. Za početak radije pripremim referencu na svoj izvor. Zato kliknem desnim tasterom miša na svoj fajl i kopiram njegovu adresu:

   

   Napomena. Veličina vašeg priloga ne smije biti veća od 10 MB (10240 KB).

2. Zatim otvaram okno Zajednički predlošci e-pošte i kreiram novi predložak.
3. Tapnite na ikonu Ubaci makro i izaberite makro ~%ATTACH_FROM_URL[] iz padajuća lista:

   

4. Sada zamijenite zadani tekst u uglastim zagradama URL-om koji je već spremljen u međuspremniku pritiskom na tastaturu Ctrl+V prečica:

   

5. Fino podešavam svoj predložak dajući mu ime, dodajući tijelo poruke i pritisnuvši Sačuvaj :

   

Ovaj lukav put oduzet će vam samo malo pažnje, ali može uštedjeti sate vašeg vremena. Vaš tim bi također bio od koristi jer nisu potrebne dozvole za pristup ili prijava. URL datoteka će se dodati u trenutnu Outlook poruku svaki put kada zalijepite predložak.

Transparentna upozorenja

Može se dogoditi da ćete vidjeti ovu vrstu upozorenja kadazalijepite gotov predložak:

Molimo vas podsjetiti moju napomenu iz koraka 1: veličina vašeg priloga ne smije biti veća od 10 MB (10240 KB).

I ako dobijete ovu poruku:

Bojim se da morate revidirati svoj link: pazite da ne stavite link kopiran sa OneDrive ili SharePoint, to uopće neće raditi! U nastavku možete pronaći članke vezane za ove platforme.

U zaključku, moram reći da nije lako obuhvatiti sve slučajeve i aspekte u jednom postu. Biće mi drago da vam pomognem ako imate bilo kakvih pitanja, deo za komentare je samo vaš!