Este tutorial explica los conceptos básicos del formato numérico de Excel y proporciona una guía detallada para crear formatos personalizados. Aprenderá a mostrar el número requerido de decimales, cambiar la alineación o el color de la fuente, mostrar un símbolo de moneda, redondear números por miles, mostrar ceros a la izquierda y mucho más.

Microsoft Excel tiene muchos formatos incorporados para números, divisas, porcentajes, contabilidad, fechas y horas. Pero hay situaciones en las que necesitas algo muy específico. Si ninguno de los formatos incorporados de Excel satisface tus necesidades, puedes crear tu propio formato de número.

El formato numérico en Excel es una herramienta muy poderosa, y una vez que aprendes a usarla bien, tus opciones son casi ilimitadas. El objetivo de este tutorial es explicar los aspectos más esenciales del formato numérico en Excel y ponerte en el camino correcto para dominar el formato numérico personalizado.

Cómo crear un formato de número personalizado en Excel

Para crear un formato personalizado de Excel, abra el libro en el que desea aplicar y almacenar su formato, y siga estos pasos:

1. Seleccione una celda para la que desee crear un formato personalizado y pulse Ctrl+1 para abrir la pantalla Formatear celdas diálogo.
2. En Categoría seleccione A medida .
3. Escriba el código de formato en el campo Tipo caja.
4. Haga clic en Aceptar para guardar el formato recién creado.

¡Hecho!

Sugerencia: en lugar de crear un formato numérico personalizado desde cero, elija un formato incorporado en Excel que se aproxime al resultado deseado y personalícelo.

Espera, espera, pero ¿qué hacen todos esos símbolos en el Tipo ¿Y cómo los pongo en la combinación correcta para que los números se muestren como yo quiero? Pues de esto trata el resto de este tutorial :)

Comprender el formato numérico de Excel

Para poder crear un formato personalizado en Excel, es importante que entienda cómo ve Microsoft Excel el formato numérico.

Un formato de número Excel consta de 4 secciones de código, separadas por punto y coma, en este orden:

POSITIVO; NEGATIVO; CERO; TEXTO

He aquí un ejemplo de código de formato Excel personalizado:

1. Formato para números positivos (muestra 2 decimales y un separador de miles).
2. Formato para números negativos (el mismo que para números positivos, pero entre paréntesis).
3. Formato para ceros (mostrar guiones en lugar de ceros).
4. Formato para valores de texto (mostrar texto en color de fuente magenta).

Reglas de formato de Excel

Cuando cree un formato de número personalizado en Excel, recuerde estas reglas:

1. Un formato de número Excel personalizado sólo cambia el representación visual El valor subyacente almacenado en una celda no se modifica.
2. Cuando personalizar un formato Excel incorporado, se crea una copia de ese formato. El formato numérico original no puede modificarse ni borrarse.
3. El formato de número personalizado de Excel no tiene por qué incluir las cuatro secciones.

   Si un formato personalizado contiene sólo 1 sección Ese formato se aplicará a todos los tipos de números: positivos, negativos y ceros.

   Si un formato de número personalizado incluye 2 secciones La primera sección se utiliza para números positivos y ceros, y la segunda para números negativos.

   Se aplica un formato personalizado a valores de texto sólo si contiene las cuatro secciones.

4. Para aplicar el por defecto Formato de número Excel para cualquiera de las secciones intermedias, escriba General en lugar del código de formato correspondiente.

   Por ejemplo, para mostrar ceros como guiones y mostrar todos los demás valores con el formato predeterminado, utilice este código de formato: General; -General; "-"; General

   Nota. El formato General incluido en la 2ª sección del código de formato no muestra el signo menos, por lo que lo incluimos en el código de formato.

5. A ocultar un(os) determinado(s) tipo(s) de valor, omita la sección de código correspondiente y escriba sólo el punto y coma final.

   Por ejemplo, para ocultar ceros y valores negativos, utilice el siguiente código de formato: General; ; ; General Como resultado, los ceros y los valores negativos aparecerán sólo en la barra de fórmulas, pero no serán visibles en las celdas.

6. A borrar un formato de número personalizado, abra el Formatear celdas seleccione A medida en el Categoría busque el formato que desea eliminar en la lista Tipo y haga clic en el botón Borrar botón.

Marcadores de posición de cifras y texto

Para empezar, vamos a aprender 4 marcadores de posición básicos que puede utilizar en su formato personalizado de Excel.

Si escribe 5,5 en una celda, se mostrará como 5,50. # Marcador de posición de dígitos que representa dígitos opcionales y no muestra ceros adicionales.

Es decir, si un número no necesita un dígito determinado, no se mostrará. #.## - muestra hasta 2 decimales.

Si escribe 5,5 en una celda, se mostrará como 5,5.

Si escribe 5,555, aparecerá como 5,56. ? Marcador de posición de dígitos que deja un espacio para ceros insignificantes a ambos lados del punto decimal, pero no los muestra. A menudo se utiliza para alinear números en una columna por punto decimal. #.??? - muestra un máximo de 3 decimales y alinea los números de una columna por decimales. @ Marcador de texto 0.00; -0.00; 0; [Rojo]@ - aplica el color de fuente rojo para los valores de texto.

La siguiente captura de pantalla muestra algunos formatos numéricos en acción:

Como habrá observado en la captura de pantalla anterior, los marcadores de posición de dígitos se comportan de la siguiente manera:

• Si un número introducido en una celda tiene más dígitos a la derecha del punto decimal que marcadores de posición en el formato, el número se "redondea" a tantos decimales como marcadores de posición haya.

  Por ejemplo, si escribe 2,25 en una celda con #.# el número aparecerá como 2,3.

• Todos los dígitos a la izquierda del punto decimal se muestran independientemente del número de marcadores de posición.

  Por ejemplo, si escribe 202,25 en una celda con #.# el número aparecerá como 202.3.

A continuación encontrará algunos ejemplos más que esperamos que arrojen más luz sobre el formato numérico en Excel.

2.5

0.5556 2.000

2.500

.556 #.0# Muestra un mínimo de 1 y un máximo de 2 decimales. 2

2.205

0.555 2.0

2.21

.56 ???.??? Visualización de hasta 3 decimales con decimales alineados . 22.55

2.5

2222.5555

0.55 22.55

2.5

2222.556

.55

Consejos y directrices sobre el formato de Excel

Teóricamente, existe un número infinito de formatos de números personalizados de Excel que puede realizar utilizando un conjunto predefinido de códigos de formato que se enumeran en la tabla siguiente. Y los siguientes consejos explican las implementaciones más comunes y útiles de estos códigos de formato.

Cómo controlar el número de decimales

La ubicación del punto decimal en el código de formato numérico se representa mediante un periodo (.). El número necesario de decimales se define por ceros (0). Por ejemplo:

• 0 o # - mostrar el número entero más próximo sin decimales.
• 0.0 o #.0 - mostrar 1 decimal.
• 0.00 o #.00 - mostrar 2 decimales, etc.

La diferencia entre 0 y # en la parte de números enteros del código de formato es la siguiente. Si el código de formato sólo tiene signos de almohadilla (#) a la izquierda del punto decimal, los números menores que 1 comienzan con un punto decimal. Por ejemplo, si escribe 0,25 en una celda con #.00 el número aparecerá como 0,25. Si utiliza el formato 0.00 el número aparecerá como 0,25.

Cómo mostrar un separador de miles

Para crear un formato numérico personalizado de Excel con un separador de miles, incluya un campo coma (,) en el código de formato. Por ejemplo:

• #,### - mostrar un separador de miles y sin decimales.
• #,##0.00 - mostrar un separador de miles y 2 decimales.

Redondea los números por mil, millón, etc.

Como se demostró en el consejo anterior, Microsoft Excel separa los millares por comas si una coma va acompañada de cualquier marcador de posición de dígitos: almohadilla (#), signo de interrogación (?) o cero (0). Si ningún marcador de posición de dígitos sigue a una coma, escala el número por millar, dos comas consecutivas escalan el número por millón, y así sucesivamente.

Por ejemplo, si el formato de una celda es #.00, y escribe 5000 en esa celda, aparecerá el número 5,00. Para ver más ejemplos, consulte la captura de pantalla siguiente:

Texto y espaciado en formato numérico personalizado de Excel

Para mostrar texto y números en una celda, haga lo siguiente:

• Para añadir un carácter único preceda ese carácter con una barra invertida (\).
• Para añadir un cadena de texto enciérrelo entre comillas dobles (" ").

Por ejemplo, para indicar que los números se redondean por miles y millones, puede añadir \K y \M a los códigos de formato, respectivamente:

• Para mostrar miles: #.00,\K
• Para mostrar millones: #.00,,\M

Consejo: para que el formato numérico sea más legible, incluya un espacio entre una coma y una barra oblicua.

La siguiente captura de pantalla muestra los formatos anteriores y un par de variaciones más:

Y aquí tenemos otro ejemplo que demuestra cómo mostrar texto y números dentro de una misma celda. Supongamos que desea añadir la palabra " Aumentar " para números positivos, y " Disminuir "Todo lo que tiene que hacer es incluir el texto entre comillas dobles en la sección apropiada de su código de formato:

#.00" Aumento"; -#.00" Disminución"; 0

Consejo: para incluir un espacio entre un número y un texto, escriba un espacio después de la comilla inicial o antes de la comilla final, dependiendo de si el texto precede o sigue al número, como en " Aumentar ".

Además, los siguientes caracteres pueden incluirse en los códigos de formato personalizados de Excel sin utilizar barras invertidas ni comillas:

Un formato numérico personalizado de Excel también puede aceptar otros símbolos especiales, como moneda, copyright, marca comercial, etc. Estos caracteres pueden introducirse escribiendo sus códigos ANSI de cuatro dígitos mientras se mantiene pulsada la tecla ALT. A continuación se indican algunos de los más útiles:

Por ejemplo, para mostrar las temperaturas, puede utilizar el código de formato #"°F" o #"°C" y el resultado será similar a éste:

También puede crear un formato personalizado de Excel que combine algún texto específico y el texto escrito en una celda. Para ello, introduzca el texto adicional entre comillas dobles en la 4ª sección del código de formato, antes o después del marcador de posición de texto (@), o ambos.

Por ejemplo, para sustituir el texto escrito en la celda por otro, diga " Enviado en ", utilice el siguiente código de formato:

General; General; General; "Enviado en"@

Incluir símbolos monetarios en un formato numérico personalizado

Para crear un formato de número personalizado con el signo del dólar ($), basta con escribirlo en el código de formato donde corresponda. Por ejemplo, el formato $#.00 mostrará 5 como 5,00 $.

La mayoría de los teclados estándar no disponen de otros símbolos de divisa, pero puedes introducir las divisas más populares de esta forma:

• Activar BLOq NUM y
• Utilice el teclado numérico para introducir el código ANSI del símbolo monetario que desea visualizar.

Los formatos numéricos resultantes pueden tener un aspecto similar al siguiente:

Si desea crear un formato Excel personalizado con alguna otra moneda, siga estos pasos:

• Abra el Formatear celdas seleccione Moneda en Categoría y seleccione la divisa deseada en el menú Símbolo lista desplegable, por ejemplo, Rublo ruso:

Cómo mostrar ceros a la izquierda con el formato personalizado de Excel

Si intenta introducir los números 005 o 00025 en una celda con el valor por defecto General se dará cuenta de que Microsoft Excel elimina los ceros a la izquierda porque el número 005 es igual a 5. Pero a veces queremos 005, ¡no 5!

La solución más sencilla es aplicar el formato Texto a dichas celdas. Alternativamente, puede escribir un apóstrofo (') delante de los números. De cualquier forma, Excel entenderá que desea que cualquier valor de celda se trate como una cadena de texto. Como resultado, cuando escriba 005, se conservarán todos los ceros a la izquierda y el número aparecerá como 005.

Si desea que todos los números de una columna contengan un determinado número de dígitos, con ceros a la izquierda si es necesario, cree un formato personalizado que incluya sólo ceros.

Como recordará, en el formato numérico de Excel, el 0 es el marcador de posición que muestra los ceros insignificantes. Por lo tanto, si necesita números formados por 6 dígitos, utilice el siguiente código de formato: 000000

Y ahora, si escribes 5 en una celda, aparecerá como 000005; 50 aparecerá como 000050, y así sucesivamente:

Sugerencia: si introduce números de teléfono, códigos postales o números de la seguridad social que contengan ceros a la izquierda, lo más sencillo es aplicar uno de los formatos especiales predefinidos. También puede crear el formato de número personalizado que desee. Por ejemplo, para mostrar correctamente códigos postales internacionales de siete dígitos, utilice este formato: 0000000 Para los números de la seguridad social con ceros a la izquierda, aplique este formato: 000-00-0000 .

Porcentajes en formato numérico personalizado de Excel

Para mostrar un número como porcentaje de 100, incluya el carácter signo de porcentaje (%) en su formato numérico.

Por ejemplo, para mostrar porcentajes como números enteros, utilice este formato: #% Como resultado, el número 0,25 introducido en una celda aparecerá como 25%.

Para mostrar porcentajes con 2 decimales, utilice este formato: #.00%

Para mostrar porcentajes con 2 decimales y un separador de miles, utilice éste: #,##.00%

Fracciones en formato numérico Excel

Las fracciones son especiales en el sentido de que un mismo número puede mostrarse de varias formas. Por ejemplo, 1,25 puede mostrarse como 1 ¼ o 5/5. La forma exacta en que Excel muestra la fracción viene determinada por los códigos de formato que se utilicen.

Para que los números decimales aparezcan como fracciones, incluya barra oblicua (/) en su código de formato, y separe una parte entera con un espacio. Por ejemplo:

• # #/# - muestra un resto de fracción de hasta 1 dígito.
• # ##/## - muestra un resto de fracción de hasta 2 dígitos.
• # ###/### - muestra un resto de fracción de hasta 3 dígitos.
• ###/### - muestra una fracción impropia (una fracción cuyo numerador es mayor o igual que el denominador) con hasta 3 dígitos.

Para redondear fracciones a un denominador específico, introdúzcalo en su código de formato de número después de la barra. Por ejemplo, para mostrar números decimales como octavos, utilice lo siguiente base fija formato de fracción: # #/8

La siguiente captura de pantalla muestra los códigos de formato anteriores en acción:

Como probablemente sepa, los formatos predefinidos de Fracciones de Excel alinean los números mediante la barra de fracción (/) y muestran el número entero a cierta distancia del resto. Para implementar esta alineación en su formato personalizado, utilice los marcadores de interrogación (?) en lugar de los signos de almohadilla (#) como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

Consejo: para introducir una fracción en una celda formateada como General Por ejemplo, para introducir 4/8 en una celda, escribe 0 4/8. Si escribes 4/8, Excel asumirá que estás introduciendo una fecha y cambiará el formato de la celda en consecuencia.

Crear un formato de Notación Científica personalizado

Para mostrar los números en formato de Notación Científica (formato Exponencial), incluya la letra mayúscula E en su código de formato de número. Por ejemplo:

• 00E+00 - muestra 1.500.500 como 1,50E+06.
• #0.0E+0 - muestra 1.500.500 como 1,5E+6
• #E+# - muestra 1.500.500 como 2E+6

Mostrar números negativos entre paréntesis

Al principio de este tutorial, hablamos de las 4 secciones de código que componen un formato numérico de Excel: Positivo; Negativo; Cero; Texto

La mayoría de los códigos de formato que hemos analizado hasta ahora contenían sólo 1 sección, lo que significa que el formato personalizado se aplica a todos los tipos de números: positivos, negativos y ceros.

Para crear un formato personalizado para números negativos, deberá incluir al menos dos secciones de código: la primera se utilizará para números positivos y ceros, y la segunda para números negativos.

Para mostrar valores negativos entre paréntesis, basta con incluirlos en la segunda sección de su código de formato, por ejemplo: #.00; (#.00)

Sugerencia: para alinear números positivos y negativos en el punto decimal, añada una sangría a la sección de valores positivos, por ejemplo 0.00_); (0.00)

Mostrar ceros como guiones o espacios en blanco

El formato incorporado de Contabilidad de Excel muestra los ceros como guiones. Esto también se puede hacer en su formato personalizado de números de Excel.

Como recordarás, la disposición de los ceros viene determinada por la 3ª sección del código de formato. Así, para forzar que los ceros aparezcan como guiones Tipo "-" en esa sección. Por ejemplo: 0.00;(0.00);"-"

El código de formato anterior indica a Excel que muestre 2 decimales para los números positivos y negativos, que encierre los números negativos entre paréntesis y que convierta los ceros en guiones.

Si no desea ningún formato especial para los números positivos y negativos, escriba General en las secciones 1ª y 2ª: General; -General; "-"

Para convertir ceros en espacios en blanco omita la tercera sección del código de formato y escriba sólo el punto y coma final: General; -General; ; General

Añadir sangrías con formato Excel personalizado

Si no desea que el contenido de la celda quede pegado al borde de la misma, puede aplicar una sangría dentro de la celda. Para añadir una sangría, utilice la tecla guión bajo (_) para crear un espacio igual a la anchura del carácter que le sigue.

Los códigos de sangría más utilizados son los siguientes:

• Para sangrar desde el borde izquierdo: _(
• Para sangrar desde el borde derecho: _)

La mayoría de las veces, la sangría derecha se incluye en un formato de número positivo, para que Excel deje espacio para los paréntesis que encierran los números negativos.

Por ejemplo, para sangrar números positivos y ceros por la derecha y texto por la izquierda, puede utilizar el siguiente código de formato:

0.00_);(0.00); 0_);_(@

También puede añadir sangrías a ambos lados de la celda:

_(0.00_);_((0.00);_(0_);_(@_)

Los códigos de sangría desplazan los datos de la celda un carácter de ancho. Para desplazar los valores de los bordes de la celda más de un carácter de ancho, incluya 2 o más códigos de sangría consecutivos en su formato numérico. La siguiente captura de pantalla demuestra la sangría del contenido de la celda en 1 y 2 caracteres:

Cambiar el color de la fuente con formato de número personalizado

Cambiar el color de la fuente para un determinado tipo de valor es una de las cosas más sencillas que puede hacer con un formato de número personalizado en Excel, que admite 8 colores principales. Para especificar el color, sólo tiene que escribir uno de los siguientes nombres de color en una sección apropiada de su código de formato de número.

[Verde]

[Blanco]

[Azul] [Magenta]

[Amarillo]

[Cyan]

[Rojo]

Nota. El código de color debe ser el primer punto en la sección.

Por ejemplo, para dejar el formato General por defecto para todos los tipos de valores, y cambiar sólo el color de la fuente, utilice el código de formato similar a éste:

[Verde]General;[Rojo]General;[Negro]General;[Azul]General

También puede combinar códigos de color con el formato numérico que desee, por ejemplo, mostrar el símbolo de moneda, 2 decimales, un separador de miles y mostrar los ceros como guiones:

[Azul]$#,##0.00; [Rojo]-$#,##0.00; [Negro]"-"; [Magenta]@

Repetir caracteres con códigos de formato personalizados

Para repetir un carácter específico en su formato personalizado de Excel de forma que llene el ancho de la columna, escriba un carácter asterisco (*) antes del carácter.

Por ejemplo, para incluir suficientes signos de igualdad después de un número para llenar la celda, utilice este formato de número: #*=

También puede incluir ceros a la izquierda añadiendo *0 antes de cualquier formato numérico, por ejemplo *0#

Esta técnica de formato se utiliza habitualmente para cambiar la alineación de las celdas, como se muestra en el siguiente consejo de formato.

Cómo cambiar la alineación en Excel con formato de número personalizado

Una forma habitual de cambiar la alineación en Excel es utilizar la función Alineación Sin embargo, si es necesario, puede "codificar" la alineación de celdas en un formato numérico personalizado.

Por ejemplo, para alinear los números a la izquierda en una celda, escriba un asterisco y un espacio después del código numérico, por ejemplo: " #,###* "(las comillas dobles sólo se utilizan para indicar que un asterisco va seguido de un espacio, no son necesarias en un código de formato real).

Dando un paso más, podrías tener los números alineados a la izquierda y las entradas de texto alineadas a la derecha utilizando este formato personalizado:

#,###* ; -#,###* ; 0* ;* @

Este método se utiliza en el formato incorporado de Contabilidad de Excel . Si aplica el formato de Contabilidad a alguna celda, a continuación abra la celda Formatear celdas pase al cuadro de diálogo A medida y mire la Tipo verá este código de formato:

_($* #,##0.00_);_($* (#,##0.00);_($* "-"??_);_(@_)

El asterisco que sigue al signo monetario indica a Excel que repita el carácter de espacio subsiguiente hasta llenar el ancho de una celda. Por eso, el formato de número de Contabilidad alinea el símbolo monetario a la izquierda, el número a la derecha y añade tantos espacios intermedios como sean necesarios.

Aplicar formatos numéricos personalizados en función de las condiciones

Para que su formato personalizado de Excel se aplique sólo si un número cumple una determinada condición, escriba la condición consistente en un operador de comparación y un valor, y enciérrela en corchetes [].

Por ejemplo, para mostrar los números inferiores a 10 en un color de fuente rojo, y los números superiores o iguales a 10 en un color verde, utilice este código de formato:

[Rojo][=10]

Además, puede especificar el formato de número deseado, por ejemplo, mostrar 2 decimales:

[Rojo][=10]0.00

Y aquí tienes otro truco de formato extremadamente útil, aunque raramente utilizado. Si una celda muestra tanto números como texto, puedes hacer un formato condicional para mostrar un sustantivo en singular o plural dependiendo del número. Por ejemplo:

[=1]0" milla";0.##" millas"

El código del formato anterior funciona de la siguiente manera:

• Si el valor de una celda es igual a 1, se mostrará como " 1 milla ".
• Si el valor de una celda es mayor que 1, la forma plural " millas "Por ejemplo, el número 3,5 aparecerá como " 5 km ".

Siguiendo con el ejemplo, puede mostrar fracciones en lugar de decimales:

[=1]" milla";# ?/?" millas"

En este caso, el valor 3,5 aparecerá como " 3 millas y media ".

Sugerencia: para aplicar condiciones más sofisticadas, utilice la función Formato condicional de Excel, especialmente diseñada para esta tarea.

Formatos de fechas y horas en Excel

Los formatos de fecha y hora de Excel son un caso muy específico, y tienen sus propios códigos de formato. Para obtener información detallada y ejemplos, consulte los siguientes tutoriales:

• Cómo crear un formato de fecha personalizado en Excel
• Cómo crear un formato de hora personalizado en Excel

Pues bien, así es como puedes cambiar el formato de los números en Excel y crear tu propio formato. Por último, aquí tienes un par de consejos para aplicar rápidamente tus formatos personalizados a otras celdas y libros:

• Un formato Excel personalizado es almacenados en el libro de trabajo Para utilizar un formato personalizado en un nuevo libro, puede guardar el archivo actual como plantilla y utilizarlo como base para un nuevo libro.
• Para aplicar un formato personalizado a otras celdas de un clic, guárdelo como un archivo Estilo Excel - basta con seleccionar cualquier celda con el formato deseado, ir a la opción Inicio tab> Estilos y haga clic en Nuevo estilo de celda... .

Para explorar más a fondo los consejos de formato, puedes descargar una copia del libro de Excel Custom Number Format que utilizamos en este tutorial. Te agradezco tu lectura y ¡espero verte de nuevo la próxima semana!