Her er endnu et indlæg, der fortsætter emnet vedhæftning af filer til e-mails i Outlook. Jeg håber, du havde en chance for at læse mine tidligere artikler relateret til OneDrive og SharePoint, men denne gang vil jeg gerne dække endnu en måde at indsætte vedhæftede filer på med tilføjelsen Shared Email Templates.

Delte e-mail-skabeloner som din personlige hjælper

De fleste Outlook-brugere beskæftiger sig dagligt med at vedhæfte dokumenter, billeder og videoer til e-mails. Hvis du er træt af gentagne manuelle trin, så giv en chance til delte e-mailskabeloner. Lad mig skitsere nogle fordele, og måske vil du finde dem mobile og meget tidsbesparende:

• tilføjelsen fungerer i Outlook til Windows, til Mac eller Outlook online;
• det giver mulighed for at oprette hold og dele fælles skabeloner med dine holdkammerater;
• Endelig kan du udstyre dine skabeloner med flere makroer, personlige genveje og datasæt.

I dag fokuserer jeg på at vedlægge filer fra URL-links. Som hjælp til min opgave opretter jeg en skabelon ved hjælp af den særlige vedhæftningsmakro, gemmer den og indsætter den når som helst:

Det var hurtigt! Prøv det samme, og dine e-mail-modtagere eller holdkammerater vil kunne sende og se ekstra data, som ikke er begrænset af deres adgangstilladelser.

Kort måde ved hjælp af makroen ~%ATTACH_FROM_URL[]

I denne passage vil jeg gå videre med de enkelte trin og nogle vigtige bemærkninger, som alle bør huske på. For at gøre det enkelt vil jeg give dig et eksempel baseret på min egen erfaring.

Fra tid til anden har vi alle brug for at trække og sende de samme dokumenter i offentlig brug fra forskellige sider eller websteder. Jeg er ikke en undtagelse, Shared Email Templates - EULA er et af de mest populære krav. Nu er det, hvad jeg gør:

1. Til at starte med foretrækker jeg at forberede referencen til min ressource. Så jeg højreklikker på min fil og kopierer dens adresse:

   

   Bemærk. Din vedhæftede fil må ikke være større end 10 MB (10240 KB).

2. Derefter åbner jeg ruden Delte e-mail-skabeloner og opretter en ny skabelon.
3. Tryk på den Indsæt makro ikonet og vælg makroen ~%ATTACH_FROM_URL[] fra rullelisten:

   

4. Erstat nu standardteksten i firkantede parenteser med den URL, der allerede er gemt i dit udklipsholder, ved at trykke på Ctrl+V tastaturgenvej:

   

5. Jeg finjusterer min skabelon ved at give den et navn, tilføje beskedtekst og trykke på Gem :

   

   Se også: Eksporter kontakter fra Outlook til Excel

Denne vanskelige sti vil kræve en smule af din opmærksomhed, men det kan spare timer af din tid. Dit team vil også være til gavn, da der ikke kræves nogen adgangsrettigheder eller log-in. URL-filen vil blive tilføjet til en aktuel Outlook-besked hver gang du indsætter skabelonen.

Gennemsigtige advarsler

Det kan ske, at du får vist denne type advarsel, når du indsætter en færdigskabt skabelon:

Husk min bemærkning fra trin 1: størrelsen af din vedhæftede fil må ikke være større end 10 MB (10240 KB).

Og hvis du får denne besked:

Jeg er bange for, at du er nødt til at ændre dit link: Sørg for, at du ikke indsætter et link kopieret fra OneDrive eller SharePoint, det vil slet ikke virke! Du kan finde artikler relateret til disse platforme nedenfor.

Afslutningsvis skal jeg sige, at det ikke er let at dække alle sager og aspekter i ét indlæg. Jeg vil med glæde hjælpe dig, hvis du har spørgsmål - kommentarfeltet står til rådighed for dig!