El tutorial explica cómo escribir fórmulas en Excel, empezando por unas muy sencillas. Aprenderá a crear una fórmula en Excel utilizando constantes, referencias a celdas y nombres definidos. También verá cómo hacer fórmulas utilizando el asistente de funciones o introducir una función directamente en una celda.

En el artículo anterior hemos empezado a explorar una palabra fascinante de las fórmulas de Microsoft Excel. ¿Por qué fascinante? Porque Excel proporciona fórmulas para casi cualquier cosa. Así que, sea cual sea el problema o el reto al que te enfrentes, lo más probable es que se pueda resolver utilizando una fórmula. Sólo tienes que saber cómo hacer una adecuada :) Y es exactamente lo que vamos a discutir en este tutorial.

Para empezar, cualquier fórmula de Excel comienza con el signo igual (=). Por lo tanto, sea cual sea la fórmula que vayas a escribir, comienza escribiendo =, ya sea en la celda de destino o en la barra de fórmulas de Excel. Y ahora, echemos un vistazo más de cerca a cómo puedes hacer diferentes fórmulas en Excel.

Cómo hacer una fórmula sencilla de Excel utilizando constantes y operadores

En las fórmulas de Microsoft Excel, constantes son números, fechas o valores de texto que se introducen directamente en una fórmula. Para crear una fórmula sencilla de Excel utilizando constantes, basta con hacer lo siguiente:

• Seleccione una celda en la que desee imprimir el resultado.
• Escriba el símbolo igual (=) y, a continuación, la ecuación que desea calcular.
• Pulsa la tecla Intro para completar la fórmula. ¡Listo!

He aquí un ejemplo de un fórmula de la resta en Excel:

=100-50

Cómo escribir fórmulas en Excel utilizando referencias de celdas

En lugar de introducir los valores directamente en la fórmula de Excel, puede se refieren a las celdas que contiene esos valores.

Por ejemplo, si quieres restar un valor de la celda B2 del valor de la celda A2, escribe la siguiente fórmula de resta: =A2-B2

Al crear una fórmula de este tipo, puede escribir las referencias de celda directamente en la fórmula, o bien haga clic en la celda y Excel insertará una referencia de celda correspondiente en su fórmula. Para añadir gama referencia seleccione el rango de celdas de la hoja.

Nota. Por defecto, Excel añade referencias relativas a las celdas. Para cambiar a otro tipo de referencia, pulse la tecla F4.

Una gran ventaja de utilizar referencias a celdas en las fórmulas de Excel es que cada vez que se cambia un valor en la celda referida, la fórmula la fórmula se recalcula automáticamente sin que tengas que actualizar manualmente todos los cálculos y fórmulas de tu hoja de cálculo.

Cómo crear una fórmula de Excel utilizando nombres definidos

Para ir un paso más allá, puedes crear un nombre para una celda determinada o un rango de celdas, y luego referirte a esa(s) celda(s) en tus fórmulas de Excel simplemente escribiendo el nombre.

La forma más rápida de crear un nombre en Excel es seleccionar una o varias celdas y escribir el nombre directamente en el campo Nombre Por ejemplo, así es como se crea un nombre para la celda A2:

Una forma profesional de definir un nombre es mediante la función Fórmulas tab> Nombres definidos o el atajo de teclado Ctrl+F3. Para conocer los pasos detallados, consulte crear un nombre definido en Excel.

En este ejemplo, he creado los 2 nombres siguientes:

• ingresos para la celda A2
• gastos para la celda B2

Y ahora, para calcular los ingresos netos, puedes escribir la siguiente fórmula en cualquier celda de cualquier hoja dentro del libro de trabajo en el que se crearon esos nombres: =ingresos-gastos

Del mismo modo, puede utilizar nombres en lugar de referencias a celdas o rangos en los argumentos de las funciones de Excel.

Por ejemplo, si crea el nombre ventas_2015 para las celdas A2:A100, puedes encontrar un total de esas celdas utilizando la siguiente fórmula SUMA: =SUMA(2015_ventas)

Por supuesto, puede obtener el mismo resultado proporcionando el rango a la función SUMA: =SUMA(A2:A100)

Sin embargo, los nombres definidos hacen que las fórmulas de Excel sean más comprensibles. Además, pueden agilizar considerablemente la creación de fórmulas en Excel, especialmente cuando se utiliza el mismo rango de celdas en varias fórmulas. En lugar de navegar entre diferentes hojas de cálculo para buscar y seleccionar el rango, basta con escribir su nombre directamente en la fórmula.

Cómo hacer fórmulas de Excel utilizando funciones

Las funciones de Excel no son más que fórmulas predefinidas que realizan los cálculos necesarios entre bastidores.

Cada fórmula comienza con un signo igual (=), seguido del nombre de la función y los argumentos de la función introducidos entre paréntesis. Cada función tiene argumentos y sintaxis específicos (orden particular de los argumentos).

Para obtener más información, consulte una lista de las funciones más populares de Excel con ejemplos de fórmulas y capturas de pantalla.

En sus hojas de cálculo Excel, puede crear una fórmula basada en una función de 2 maneras:

Crear una fórmula en Excel utilizando el Asistente para funciones

Si aún no se siente muy cómodo con las fórmulas de las hojas de cálculo de Excel, la herramienta Función de inserción te echará una mano.

1. Ejecute el asistente de funciones.

Para ejecutar el asistente, haga clic en el botón Función de inserción en el botón Fórmulas tab> Biblioteca de funciones o elija una función de una de las categorías:

También puede pulsar el botón Función de inserción botón a la izquierda de la barra de fórmulas.

O bien, escriba el signo igual (=) en una celda y seleccione una función del menú desplegable situado a la izquierda de la barra de fórmulas. Por defecto, el menú desplegable muestra las 10 funciones utilizadas más recientemente; para acceder a la lista completa, haga clic en Más funciones...

2. Busque la función que desea utilizar.

Cuando el Función de inserción haga lo siguiente:

• Si conoce el nombre de la función, escríbalo en el campo Buscar una función y pulse Vaya a .
• Si no está seguro de qué función debe utilizar exactamente, escriba una breve descripción de la tarea que desea resolver en el campo Buscar una función y haga clic en Vaya a Por ejemplo, puede escribir algo como esto: " suma celdas" o " contar celdas vacías" .
• Si sabe a qué categoría pertenece la función, haga clic en la pequeña flecha negra situada junto a Seleccione una categoría y elija una de las 13 categorías que aparecen en ella. Las funciones pertenecientes a la categoría seleccionada aparecerán en la pantalla Seleccione una función

Puede leer una breve descripción de la función seleccionada justo debajo del botón Seleccione una función Si necesita más información sobre esa función, pulse el botón Ayuda sobre esta función situado en la parte inferior del cuadro de diálogo.

Cuando hayas encontrado la función que deseas utilizar, selecciónala y haz clic en Aceptar.

3. Especifique los argumentos de la función.

En el segundo paso del asistente de funciones de Excel, debe especificar los argumentos de la función. La buena noticia es que no es necesario conocer la sintaxis de la función. Basta con introducir las referencias de celda o rango en los cuadros de argumentos y el asistente se encargará del resto.

A introducir un argumento puede escribir una referencia de celda o un rango directamente en el cuadro. Como alternativa, haga clic en el icono de selección de rango situado junto al argumento (o simplemente coloque el cursor en el cuadro del argumento) y, a continuación, seleccione una celda o un rango de celdas de la hoja de cálculo con el ratón. Al hacerlo, el asistente de funciones se reducirá a una ventana de selección de rango reducida. Cuando suelte el botón del ratón, aparecerá el cuadro de diálogose restablecerá a su tamaño original.

Justo debajo de la descripción de la función aparece una breve explicación del argumento seleccionado. Para obtener más información, haga clic en el botón Ayuda sobre esta función en la parte inferior.

Las funciones de Excel le permiten realizar cálculos con celdas que residen en la misma hoja de cálculo, diferentes hojas e incluso diferentes libros de trabajo. En este ejemplo, estamos calculando el promedio de las ventas de los años 2014 y 2015 ubicados en dos hojas de cálculo diferentes, razón por la cual las referencias de rango en la captura de pantalla anterior incluyen los nombres de las hojas. Obtenga más información sobre cómo hacer referencia a otra hoja o libro de trabajoen Excel.

En cuanto haya especificado un argumento, el valor o la matriz de valores de la(s) celda(s) seleccionada(s) se mostrará justo en la casilla del argumento.

4. Completa la fórmula.

Cuando haya especificado todos los argumentos, haga clic en el botón Aceptar (o simplemente pulse la tecla Intro), y la fórmula completa se introducirá en la celda.

Escribir una fórmula directamente en una celda o barra de fórmulas

Como acabas de ver, crear una fórmula en Excel utilizando el asistente de funciones es fácil, aunque es un proceso largo de varios pasos. Cuando tengas algo de experiencia con las fórmulas de Excel, puede que te guste una forma más rápida: escribir una función directamente en una celda o barra de fórmulas.

Como de costumbre, empieza escribiendo el signo igual (=) seguido del nombre de la función. Al hacerlo, Excel realizará algún tipo de búsqueda incremental y mostrará una lista de funciones que coincidan con la parte del nombre de la función que ya has escrito:

Por lo tanto, puede terminar de escribir el nombre de la función por su cuenta o seleccionarla de la lista que se muestra. De cualquier forma, en cuanto escriba un paréntesis de apertura, Excel mostrará la función función pantalla consejo resaltando el argumento que debe introducir a continuación. Puede escribir el argumento en la fórmula manualmente, o hacer clic en una celda (seleccionar un rango) de la hoja para que se añada la celda o referencia de rango correspondiente al argumento.

Una vez introducido el último argumento, escribe el paréntesis de cierre y pulsa Intro para completar la fórmula.

Consejo: si no está familiarizado con la sintaxis de la función, haga clic en el nombre de la función y en el botón Tema de ayuda de Excel aparecerá de inmediato.

Así es como se crean fórmulas en Excel. Nada difícil en absoluto, ¿verdad? En los próximos artículos, continuaremos nuestro viaje en el intrigante reino de las fórmulas de Microsoft Excel, pero van a ser pequeños consejos para que tu trabajo con fórmulas de Excel sea más eficiente y productivo. Por favor, ¡permanece atento!