فيما يلي منشور آخر يستمر في موضوع إرفاق الملفات برسائل البريد الإلكتروني في Outlook. أتمنى أن تكون قد أتيحت لك الفرصة لقراءة مقالاتي السابقة المتعلقة بـ OneDrive و SharePoint ، لكنني أود هذه المرة تغطية طريقة أخرى لإدراج المرفقات باستخدام الوظيفة الإضافية لقوالب البريد الإلكتروني المشتركة.

قوالب البريد الإلكتروني المشتركة كشريك مساعد شخصي لك

يتعامل معظم مستخدمي Outlook مع إرفاق المستندات والصور ومقاطع الفيديو برسائل البريد الإلكتروني بشكل يومي. إذا شعرت بالملل من الخطوات اليدوية المتكررة ، فامنح فرصة لقوالب البريد الإلكتروني المشتركة. دعني أوضح بعض المزايا ، وربما ستجدها محمولة وموفرة للوقت:

• الوظائف الإضافية في Outlook for Windows أو Mac أو Outlook عبر الإنترنت ؛
• يسمح بإنشاء فرق ومشاركة القوالب المشتركة مع زملائك في الفريق ؛
• أخيرًا ، يمكنك تزويد القوالب الخاصة بك بوحدات ماكرو متعددة واختصارات شخصية ومجموعات بيانات.

مواكبة الخط ، اليوم أنا أركز على إرفاق الملفات من روابط URL. للمساعدة في مهمتي ، أقوم بإنشاء قالب باستخدام ماكرو المرفق الخاص ، وحفظه ولصقه متى أردت:

كان ذلك سريعًا! جرب الأمر نفسه وسيتمكن مستلمو البريد الإلكتروني أو زملائك في الفريق من إرسال وعرض بيانات إضافية لا تقتصر على أذونات الوصول الخاصة بهم.

الطريق القصير باستخدام ~٪ ATTACH_FROM_URL [] الماكرو

في هذا المقطع ، سأأخذ النقطة إلى أبعد من ذلك إلى الخطوات وبعضها مهمملاحظات يجب على الجميع وضعها في الاعتبار. لتبسيط الأمر ، سأعطيك مثالًا بناءً على تجربتي الخاصة.

نحتاج جميعًا من وقت لآخر إلى سحب وإرسال نفس المستندات للاستخدام العام من صفحات أو مواقع ويب مختلفة. أنا لست استثناءً ، قوالب البريد الإلكتروني المشتركة - اتفاقية ترخيص المستخدم النهائي (EULA) هي واحدة من أكثر المطالب شيوعًا. الآن هذا ما أفعله:

1. بالنسبة للبداية ، أفضل إعداد المرجع لموردي. لذلك أنقر بزر الماوس الأيمن على ملفي وأنسخ عنوانه:

   

   أنظر أيضا: كيفية إنشاء حدود الخلية في Excel

   ملاحظة. يجب ألا يزيد حجم المرفق عن 10 ميغا بايت (10240 كيلو بايت).

2. ثم أفتح جزء قوالب البريد الإلكتروني المشتركة وأنشئ قالبًا جديدًا.
3. انقر فوق رمز إدراج الماكرو واختر الماكرو ~٪ ATTACH_FROM_URL [] من القائمة المنسدلة:

   

4. الآن استبدل النص الافتراضي بين قوسين مربعين بعنوان URL المحفوظ بالفعل في الحافظة الخاصة بك عن طريق الضغط على لوحة المفاتيح Ctrl + V الاختصار:

   

5. أقوم بضبط القالب بدقة من خلال إعطائه اسمًا وإضافة نص الرسالة والضغط على حفظ :

   

سيستغرق هذا المسار الصعب القليل من انتباهك ، ولكنه قد يوفر ساعات من وقتك. سيكون فريقك مفيدًا أيضًا لأنه لا يلزم أذونات الوصول أو تسجيل الدخول. ستتم إضافة ملف URL إلى رسالة Outlook الحالية في كل مرة تقوم فيها بلصق القالب.

تحذيرات شفافة

قد يحدث أن ترى هذا النوع من التحذير عندمالصق قالب جاهز:

الرجاء تذكر ملاحظتي من الخطوة 1: يجب ألا يزيد حجم المرفق عن 10 ميجا بايت (10240 كيلو بايت).

وإذا تلقيت هذه الرسالة:

أخشى أنك بحاجة إلى مراجعة الرابط الخاص بك: تأكد من عدم وضع رابط منسوخ من OneDrive أو SharePoint ، لن يعمل على الإطلاق! يمكنك العثور على المقالات المتعلقة بهذه الأنظمة الأساسية أدناه.

في الختام ، يجب أن أقول إنه ليس من السهل تغطية جميع الحالات والجوانب في منشور واحد. يسعدني مساعدتك إذا كان لديك أي أسئلة ، فإن قسم التعليقات هو كل شيء لك!