Obsah
Tu je ešte jeden príspevok pokračujúci v téme vkladania súborov do e-mailových správ v programe Outlook. Dúfam, že ste mali možnosť prečítať si moje predchádzajúce články týkajúce sa služieb OneDrive a SharePoint, ale tentoraz by som sa chcel venovať ešte jednému spôsobu vkladania príloh pomocou doplnku Šablóny zdieľaných e-mailov.
Zdieľané e-mailové šablóny ako váš osobný pomocník
Väčšina používateľov aplikácie Outlook sa denne zaoberá pripájaním dokumentov, obrázkov a videí k e-mailovým správam. Ak vás opakované manuálne kroky nudia, dajte šancu zdieľaným e-mailovým šablónam. Dovoľte mi načrtnúť niektoré výhody a možno ich nájdete ako mobilné a veľmi šetriace čas:
- doplnok funguje v programe Outlook pre Windows, Mac alebo Outlook online;
- umožňuje vytvárať tímy a zdieľať spoločné šablóny so spoluhráčmi;
- napokon môžete svoje šablóny vybaviť viacerými makrami, osobnými skratkami a súbormi údajov.
Držiac sa línie sa dnes zameriavam na prikladanie súborov z odkazov URL. Aby som si uľahčil úlohu, vytvorím si šablónu pomocou špeciálneho makra prílohy, uložím ju a vložím, kedykoľvek chcem:
To bolo rýchle! Skúste to isté a vaši príjemcovia e-mailov alebo spoluhráči budú môcť odosielať a zobrazovať ďalšie údaje, ktoré nie sú obmedzené ich prístupovými právami.
Krátky spôsob pomocou makra ~%ATTACH_FROM_URL[]
V tomto úryvku posuniem bod ďalej ku krokom a niektorým dôležitým poznámkam, ktoré by mal mať každý na pamäti. Aby som to zjednodušil, uvediem príklad na základe vlastných skúseností.
Z času na čas všetci potrebujeme vytiahnuť a odoslať rovnaké dokumenty na verejné použitie z rôznych stránok alebo webových lokalít. Nie som výnimkou, zdieľané šablóny e-mailov - EULA sú jednou z najobľúbenejších požiadaviek. Teraz to robím ja:
- Na začiatok si radšej pripravím odkaz na svoj zdroj. Kliknem teda pravým tlačidlom myši na svoj súbor a skopírujem jeho adresu:
Poznámka: Veľkosť vašej prílohy nesmie byť väčšia ako 10 MB (10240 KB).
- Potom otvorím panel Zdieľané e-mailové šablóny a vytvorím novú šablónu.
- Ťuknite na položku Vloženie makra a z rozbaľovacieho zoznamu vyberte makro ~%ATTACH_FROM_URL[]:
- Teraz nahraďte predvolený text v hranatých zátvorkách adresou URL už uloženou v schránke stlačením tlačidla Ctrl+V klávesová skratka:
- Svoju šablónu doladím tak, že jej dám názov, pridám telo správy a stlačím tlačidlo Uložiť :
Táto zložitá cesta si vyžiada len trochu vašej pozornosti, ale môže ušetriť hodiny vášho času. Výhodou by bol aj váš tím, pretože sa nevyžadujú žiadne prístupové práva ani prihlásenie. Súbor URL sa pridá do aktuálnej správy programu Outlook vždy, keď vložíte šablónu.
Transparentné upozornenia
Môže sa stať, že sa tento typ upozornenia zobrazí pri vkladaní hotovej šablóny:
Pripomeňte si, prosím, moju poznámku z kroku 1: veľkosť vašej prílohy nesmie byť väčšia ako 10 MB (10240 KB).
A ak sa vám zobrazí táto správa:
Obávam sa, že musíte opraviť svoj odkaz: uistite sa, že ste nevložili odkaz skopírovaný z OneDrive alebo SharePoint, nebude to vôbec fungovať! Články týkajúce sa týchto platforiem nájdete nižšie.
Na záver by som mal povedať, že nie je jednoduché obsiahnuť všetky prípady a aspekty v jednom príspevku. Ak máte akékoľvek otázky, rád vám pomôžem, sekcia komentárov je len vaša!
