Πίνακας περιεχομένων
Ακολουθεί ένα ακόμη άρθρο που συνεχίζει το θέμα της επισύναψης αρχείων σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook. Ελπίζω να είχατε την ευκαιρία να διαβάσετε τα προηγούμενα άρθρα μου που σχετίζονται με το OneDrive και το SharePoint, αλλά αυτή τη φορά θα ήθελα να καλύψω έναν ακόμη τρόπο εισαγωγής συνημμένων αρχείων με το πρόσθετο Shared Email Templates.
Κοινόχρηστα πρότυπα email ως προσωπικός σας βοηθός
Οι περισσότεροι χρήστες του Outlook ασχολούνται καθημερινά με την επισύναψη εγγράφων, εικόνων και βίντεο σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αν βαρεθήκατε τα επαναλαμβανόμενα χειροκίνητα βήματα, δώστε μια ευκαιρία στα Κοινόχρηστα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επιτρέψτε μου να σας περιγράψω μερικά πλεονεκτήματα και, ίσως, τα βρείτε κινητά και πολύ χρονοβόρα:
- το πρόσθετο λειτουργεί στο Outlook για Windows, για Mac ή στο Outlook online,
- επιτρέπει τη δημιουργία ομάδων και την κοινή χρήση κοινών προτύπων με τους συναδέλφους σας,
- τέλος, μπορείτε να εξοπλίσετε τα πρότυπά σας με πολλαπλές μακροεντολές, προσωπικές συντομεύσεις και σύνολα δεδομένων.
Συνεχίζοντας τη γραμμή, σήμερα επικεντρώνομαι στην επισύναψη αρχείων από συνδέσμους URL. Για να βοηθήσω το έργο μου δημιουργώ ένα πρότυπο χρησιμοποιώντας την ειδική μακροεντολή επισύναψης, το αποθηκεύω και το επικολλώ όποτε θέλω:
Αυτό ήταν γρήγορο! Δοκιμάστε το ίδιο και οι παραλήπτες του email σας ή οι συνάδελφοί σας θα μπορούν να στέλνουν και να βλέπουν επιπλέον δεδομένα που δεν περιορίζονται από τα δικαιώματα πρόσβασής τους.
Σύντομος τρόπος χρησιμοποιώντας τη μακροεντολή ~%ATTACH_FROM_URL[]
Σε αυτό το απόσπασμα, θα προχωρήσω το θέμα περαιτέρω στα βήματα και σε ορισμένες σημαντικές σημειώσεις που πρέπει να έχει ο καθένας κατά νου. Για να το κάνω πιο απλό, θα σας δώσω ένα παράδειγμα που βασίζεται στη δική μου εμπειρία.
Από καιρό σε καιρό όλοι μας χρειάζεται να τραβήξουμε και να στείλουμε τα ίδια έγγραφα σε δημόσια χρήση από διαφορετικές σελίδες ή ιστότοπους. Δεν αποτελώ εξαίρεση, το Shared Email Templates - EULA είναι ένα από τα πιο δημοφιλή αιτήματα. Τώρα αυτό κάνω εγώ:
- Για αρχή προτιμώ να προετοιμάσω την αναφορά στον πόρο μου. Έτσι, κάνω δεξί κλικ στο αρχείο μου και αντιγράφω τη διεύθυνσή του:
Σημείωση: Το μέγεθος του συνημμένου σας δεν πρέπει να υπερβαίνει τα 10 MB (10240 KB).
Δείτε επίσης: Όρια Google Docs και Google Sheets - όλα σε ένα μέρος - Στη συνέχεια, ανοίγω το παράθυρο Shared Email Templates και δημιουργώ ένα νέο πρότυπο.
- Πατήστε το Εισαγωγή μακροεντολής και επιλέξτε τη μακροεντολή ~%ATTACH_FROM_URL[] από την αναπτυσσόμενη λίστα:
- Τώρα αντικαταστήστε το προεπιλεγμένο κείμενο σε αγκύλες με τη διεύθυνση URL που είναι ήδη αποθηκευμένη στο πρόχειρο σας πατώντας το πλήκτρο Ctrl+V συντόμευση πληκτρολογίου:
- Τελειοποιώ το πρότυπό μου δίνοντάς του ένα όνομα, προσθέτοντας το σώμα του μηνύματος και πατώντας το πλήκτρο Αποθήκευση :
Αυτή η δύσκολη διαδρομή θα απαιτήσει λίγη από την προσοχή σας, αλλά μπορεί να εξοικονομήσει ώρες από το χρόνο σας. Η ομάδα σας θα επωφεληθεί επίσης, καθώς δεν απαιτούνται δικαιώματα πρόσβασης ή σύνδεση. Το αρχείο URL θα προστίθεται σε ένα τρέχον μήνυμα του Outlook κάθε φορά που επικολλάτε το πρότυπο.
Διαφανείς προειδοποιήσεις
Μπορεί να συμβεί να δείτε αυτού του είδους την προειδοποίηση κατά την επικόλληση ενός έτοιμου προτύπου:
Υπενθυμίζω τη σημείωσή μου από το βήμα 1: το μέγεθος του συνημμένου σας δεν πρέπει να υπερβαίνει τα 10 MB (10240 KB).
Και αν λάβετε αυτό το μήνυμα:
Φοβάμαι ότι πρέπει να αναθεωρήσετε τον σύνδεσμό σας: βεβαιωθείτε ότι δεν βάζετε έναν σύνδεσμο αντιγραμμένο από το OneDrive ή το SharePoint, δεν θα λειτουργήσει καθόλου! Μπορείτε να βρείτε τα άρθρα που σχετίζονται με αυτές τις πλατφόρμες παρακάτω.
Εν κατακλείδι, θα πρέπει να πω ότι δεν είναι εύκολο να καλύψω όλες τις περιπτώσεις και τις πτυχές σε μια ανάρτηση. Θα χαρώ να σας βοηθήσω αν έχετε οποιεσδήποτε απορίες, η ενότητα των σχολίων είναι όλη δική σας!
