Съдържание
Ето още една публикация, която продължава темата за прикачване на файлове към имейл съобщения в Outlook. Надявам се, че сте имали възможност да прочетете предишните ми статии, свързани с OneDrive и SharePoint, но този път бих искал да разгледам още един начин за вмъкване на прикачени файлове с добавката Shared Email Templates.
Споделени шаблони за имейли като ваш личен помощник
Повечето от потребителите на Outlook се занимават с прикачване на документи, изображения и видеоклипове към имейл съобщения ежедневно. Ако сте се отегчили от повтарящи се ръчни стъпки, дайте шанс на Споделени имейл шаблони. Нека очертая някои предимства и, може би, ще ги намерите мобилни и много спестяващи време:
- добавката работи в Outlook за Windows, за Mac или Outlook онлайн;
- позволява създаване на екипи и споделяне на общи шаблони със съотборниците ви;
- накрая можете да оборудвате шаблоните си с множество макроси, лични преки пътища и набори от данни.
Продължавайки в крак с редицата, днес съм се съсредоточил върху прикачването на файлове от URL връзки. За да улесня задачата си, създавам шаблон с помощта на специалния макрос за прикачване, запазвам го и го поставям, когато пожелая:
Това беше бързо! Опитайте да направите същото и вашите получатели на имейли или съотборници ще могат да изпращат и разглеждат допълнителни данни, които не са ограничени от техните права за достъп.
Кратък начин с помощта на макроса ~%ATTACH_FROM_URL[]
В този пасаж доразвивам въпроса до стъпките и някои важни бележки, които всеки трябва да има предвид. За да го опростя, ще ви дам пример, основан на собствения ми опит.
От време на време на всички ни се налага да изтегляме и изпращаме едни и същи документи за публична употреба от различни страници или уебсайтове. Аз не съм изключение, Шаблони за споделени имейли - EULA е едно от най-популярните искания. Сега това е, което правя:
- За начало предпочитам да подготвя препратката към моя ресурс. Затова щраквам с десния бутон на мишката върху моя файл и копирам адреса му:
Забележка: Размерът на прикачения файл не трябва да надвишава 10 MB (10240 KB).
- След това отварям прозореца Шаблони за споделени имейли и създавам нов шаблон.
- Докоснете Вмъкване на макрос и изберете макроса ~%ATTACH_FROM_URL[] от падащия списък:
- Сега заменете текста по подразбиране в квадратните скоби с URL адреса, който вече е записан в клипборда, като натиснете бутона Ctrl+V бърза клавишна комбинация:
- Настройвам шаблона си, като му давам име, добавям тялото на съобщението и натискам Запазете :
Този сложен път ще отнеме само малко от вниманието ви, но може да спести часове от времето ви. Екипът ви ще бъде от полза, както и тъй като не се изискват разрешения за достъп или влизане в системата. URL файлът ще бъде добавен към текущото съобщение на Outlook всеки път, когато поставите шаблона.
Прозрачни предупреждения
Възможно е да видите този тип предупреждение, когато поставяте готов шаблон:
Моля, припомнете си забележката ми от стъпка 1: размерът на прикачения файл не трябва да е по-голям от 10 MB (10240 KB).
И ако получите това съобщение:
Опасявам се, че трябва да преработите връзката си: уверете се, че не поставяте връзка, копирана от OneDrive или SharePoint, защото тя няма да работи изобщо! По-долу можете да намерите статиите, свързани с тези платформи.
В заключение трябва да кажа, че не е лесно да се обхванат всички случаи и аспекти в една публикация. Ще се радвам да ви помогна, ако имате въпроси, секцията за коментари е изцяло ваша!
