Berikut adalah satu posting lagi yang melanjutkan topik melampirkan file ke pesan email di Outlook. Saya harap Anda memiliki kesempatan untuk membaca artikel saya sebelumnya yang terkait dengan OneDrive dan SharePoint, tetapi kali ini saya ingin membahas satu cara lagi untuk memasukkan lampiran dengan add-in Template Email Bersama.

Template Email Bersama sebagai teman bantuan pribadi Anda

Sebagian besar pengguna Outlook berurusan dengan melampirkan dokumen, gambar, dan video ke pesan email setiap hari. Jika Anda bosan dengan langkah-langkah manual yang berulang, berikan kesempatan untuk Template Email Bersama. Izinkan saya menguraikan beberapa manfaat dan, mungkin, Anda akan menemukannya secara mobile dan sangat menghemat waktu:

• add-in berfungsi pada Outlook untuk Windows, untuk Mac, atau Outlook online;
• memungkinkan pembuatan tim dan berbagi templat umum dengan rekan tim Anda;
• akhirnya, Anda bisa melengkapi templat Anda dengan beberapa makro, shortcut pribadi dan dataset.

Untuk membantu tugas saya, saya membuat templat menggunakan makro lampiran khusus, menyimpannya dan menempelkannya kapan pun saya mau:

Coba hal yang sama dan penerima email atau rekan tim Anda akan dapat mengirim dan melihat data tambahan yang tidak dibatasi oleh izin akses mereka.

Cara singkat menggunakan makro ~%ATTACH_FROM_URL[]

Dalam bagian ini, saya akan membahas lebih jauh mengenai langkah-langkah dan beberapa catatan penting yang harus diingat oleh setiap orang. Untuk membuatnya sederhana, saya akan memberi Anda contoh berdasarkan pengalaman saya sendiri.

Dari waktu ke waktu kita semua perlu menarik dan mengirim dokumen yang sama untuk umum dari halaman atau situs web yang berbeda. Saya tidak terkecuali, Template Email Bersama - EULA adalah salah satu permintaan yang paling populer. Sekarang itulah yang saya lakukan:

1. Sebagai permulaan, saya lebih suka menyiapkan referensi ke sumber daya saya. Jadi saya klik kanan pada file saya dan menyalin alamatnya:

   

   Catatan. Ukuran lampiran Anda tidak boleh lebih besar dari 10 MB (10240 KB).

2. Kemudian saya membuka panel Shared Email Templates dan membuat templat baru.
3. Ketuk Sisipkan makro dan pilih makro ~%ATTACH_FROM_URL[] dari daftar drop-down:

   

4. Sekarang ganti teks default dalam tanda kurung siku dengan URL yang sudah tersimpan di clipboard Anda dengan menekan tombol Ctrl+V pintasan keyboard:

   

5. Saya menyempurnakan templat saya dengan memberinya nama, menambahkan isi pesan dan menekan Simpan :

   

Jalur rumit ini hanya akan membutuhkan sedikit perhatian Anda, tetapi mungkin menghemat waktu Anda selama berjam-jam. Tim Anda juga akan diuntungkan karena tidak diperlukan izin akses atau log-in. File URL akan ditambahkan ke pesan Outlook saat ini setiap kali Anda menempelkan templat.

Peringatan yang transparan

Mungkin saja Anda akan melihat jenis peringatan ini ketika menempelkan templat siap pakai:

Harap ingat catatan saya dari langkah 1: ukuran lampiran Anda tidak boleh lebih besar dari 10 MB (10240 KB).

Dan jika Anda mendapatkan pesan ini:

Saya khawatir Anda perlu merevisi tautan Anda: pastikan Anda tidak meletakkan tautan yang disalin dari OneDrive atau SharePoint, itu tidak akan berfungsi sama sekali! Anda dapat menemukan artikel yang terkait dengan platform ini di bawah ini.

Sebagai kesimpulan, saya harus mengatakan bahwa tidak mudah untuk mencakup semua kasus dan aspek dalam satu posting. Saya akan dengan senang hati membantu Anda jika Anda memiliki pertanyaan, bagian Komentar adalah milik Anda!