J'espère que vous avez eu l'occasion de lire mes articles précédents sur OneDrive et SharePoint, mais cette fois, je voudrais vous présenter une autre façon d'insérer des pièces jointes avec le module complémentaire Modèles d'e-mail partagés.

Modèles d'e-mails partagés, votre compagnon de travail personnel

La plupart des utilisateurs d'Outlook doivent quotidiennement joindre des documents, des images et des vidéos à leurs messages électroniques. Si vous vous lassez des étapes manuelles répétées, donnez une chance aux modèles d'e-mails partagés. Laissez-moi vous présenter quelques avantages et, peut-être, vous les trouverez mobiles et très rapides :

• L'add-in fonctionne sur Outlook pour Windows, pour Mac, ou sur Outlook online ;
• il permet de créer des équipes et de partager des modèles communs avec vos coéquipiers ;
• enfin, vous pouvez équiper vos modèles de multiples macros, raccourcis personnels et ensembles de données.

Pour m'aider dans ma tâche, je crée un modèle en utilisant la macro spéciale pièce jointe, je l'enregistre et je le colle quand je veux :

C'était rapide ! Faites de même et vos destinataires de courrier électronique ou vos coéquipiers pourront envoyer et visualiser des données supplémentaires non limitées par leurs autorisations d'accès.

Méthode courte utilisant la macro ~%ATTACH_FROM_URL[].

Dans ce passage, j'approfondis le sujet en précisant les étapes et certaines notes importantes que chacun devrait garder à l'esprit. Pour faire simple, je vais vous donner un exemple basé sur ma propre expérience.

De temps en temps, nous avons tous besoin de tirer et d'envoyer les mêmes documents à usage public à partir de différentes pages ou sites web. Je ne suis pas une exception, les modèles d'e-mails partagés - EULA est l'une des demandes les plus populaires. Maintenant, c'est ce que je fais :

1. Pour commencer, je préfère préparer la référence à ma ressource, je fais donc un clic droit sur mon fichier et je copie son adresse :

   

   Remarque : la taille de votre pièce jointe ne doit pas être supérieure à 10 Mo (10240 Ko).

2. Ensuite, j'ouvre le volet des modèles d'e-mails partagés et je crée un nouveau modèle.
3. Tapez sur le Insérer une macro et choisissez la macro ~%ATTACH_FROM_URL[] dans la liste déroulante :

   

4. Remplacez maintenant le texte par défaut entre crochets par l'URL déjà enregistrée dans votre presse-papiers en appuyant sur la touche Ctrl+V raccourci clavier :

   

5. Je peaufine mon modèle en lui donnant un nom, en ajoutant le corps du message et en appuyant sur la touche Sauvez :

   

Ce chemin délicat ne vous demandera qu'un peu d'attention, mais il peut vous faire gagner des heures. Votre équipe en profitera également puisqu'aucune autorisation d'accès ou connexion n'est requise. Le fichier URL sera ajouté à un message Outlook en cours chaque fois que vous collerez le modèle.

Avertissements transparents

Il peut arriver que vous voyiez ce type d'avertissement lorsque vous collez un modèle prêt à l'emploi :

Rappelez-vous ma remarque de l'étape 1 : la taille de votre pièce jointe ne doit pas être supérieure à 10 Mo (10240 Ko).

Et si tu reçois ce message :

J'ai bien peur que vous deviez revoir votre lien : veillez à ne pas mettre un lien copié depuis OneDrive ou SharePoint, il ne fonctionnera pas du tout ! Vous pouvez trouver les articles relatifs à ces plateformes ci-dessous.

En conclusion, je dois dire qu'il n'est pas facile de couvrir tous les cas et aspects en un seul post. Je serai heureux de vous aider si vous avez des questions, la section des commentaires est à vous !