در اینجا یک پست دیگر در ادامه موضوع پیوست کردن فایل‌ها به پیام‌های ایمیل در Outlook است. امیدوارم فرصتی برای خواندن مقالات قبلی من در رابطه با OneDrive و SharePoint داشته باشید، اما این بار می‌خواهم روش دیگری را برای درج پیوست‌ها با افزونه Shared Email Templates پوشش دهم.

الگوهای ایمیل مشترک به عنوان کمک شخصی شما

اکثر کاربران Outlook روزانه با پیوست کردن اسناد، تصاویر و ویدئوها به پیام‌های ایمیل سر و کار دارند. اگر از تکرار مراحل دستی خسته شدید، به قالب‌های ایمیل مشترک فرصت دهید. اجازه دهید برخی از مزایا را بیان کنم و شاید آنها را برای موبایل و زمان بسیار کم پیدا کنید:

• افزونه های Outlook برای Windows، برای Mac، یا Outlook آنلاین؛
• این امکان ایجاد تیم ها و به اشتراک گذاری الگوهای مشترک با هم تیمی های خود را فراهم می کند؛
• در نهایت، می توانید الگوهای خود را با چندین ماکرو، میانبرهای شخصی و مجموعه داده مجهز کنید.

همگام با خط، امروز من روی محصور کردن فایل ها از لینک های URL متمرکز هستم. برای کمک به کارم، یک الگو با استفاده از ماکرو پیوست ویژه ایجاد می‌کنم، آن را ذخیره می‌کنم و هر زمان که بخواهم آن را جای‌گذاری می‌کنم:

سریع بود! همین کار را امتحان کنید و گیرندگان ایمیل یا هم تیمی‌های شما می‌توانند داده‌های اضافی را بدون محدودیت مجوز دسترسی خود ارسال و مشاهده کنند.

راه کوتاه با استفاده از ماکرو ~%ATTACH_FROM_URL[]

در این قسمت، من به مراحل و موارد مهم اشاره می کنمنکاتی که همه باید در نظر داشته باشند برای ساده تر شدن آن، بر اساس تجربه خودم برای شما مثالی می زنم.

هر از گاهی همه ما نیاز داریم که اسناد مشابهی را برای استفاده عمومی از صفحات یا وب سایت های مختلف بکشیم و ارسال کنیم. من یک استثنا نیستم، الگوهای ایمیل مشترک - EULA یکی از محبوب ترین خواسته ها است. اکنون کاری که من انجام می دهم این است:

1. برای شروع ترجیح می دهم مرجع منبع خود را آماده کنم. بنابراین من روی فایلم راست کلیک می کنم و آدرس آن را کپی می کنم:

   

   Note. حجم پیوست شما نباید از 10 مگابایت (10240 کیلوبایت) بیشتر باشد.

2. سپس صفحه الگوهای ایمیل مشترک را باز می‌کنم و یک الگوی جدید ایجاد می‌کنم.
3. روی نماد درج ماکرو ضربه بزنید و ماکرو ~%ATTACH_FROM_URL[] را از بین انتخاب کنید. لیست کشویی:

   

   همچنین ببینید: تابع را در اکسل با مثال های فرمول انتخاب کنید
4. اکنون با فشار دادن صفحه کلید Ctrl+V ، متن پیش‌فرض در پرانتز را با URL ذخیره شده در کلیپ‌بورد جایگزین کنید. میانبر:

   

5. من الگوی خود را با نامگذاری، اضافه کردن متن پیام و فشار دادن ذخیره :

   <1 تنظیم دقیق می کنم>

این مسیر دشوار فقط کمی از توجه شما را به خود جلب می کند، اما ممکن است ساعت ها در وقت شما صرفه جویی کند. تیم شما نیز سود خواهد برد زیرا هیچ مجوز دسترسی یا ورود به سیستم مورد نیاز نیست. هر بار که الگو را جای‌گذاری می‌کنید، فایل URL به پیام فعلی Outlook اضافه می‌شود.

هشدارهای شفاف

ممکن است زمانی که این نوع هشدار را مشاهده کنیدچسباندن یک الگوی آماده:

لطفاً یادداشت من را از مرحله 1 به یاد بیاورید: اندازه پیوست شما نباید بیشتر از 10 مگابایت (10240 کیلوبایت) باشد.

و اگر این پیام را دریافت کردید:

می ترسم پیوند خود را اصلاح کنید: مطمئن شوید که پیوند کپی شده از آن را قرار ندهید OneDrive یا SharePoint، اصلاً کار نمی کند! در زیر می توانید مقالات مربوط به این پلتفرم ها را بیابید.

در خاتمه باید بگویم که پرداختن به همه موارد و جوانب در یک پست آسان نیست. خوشحال می شوم اگر سوالی داشتید به شما کمک کنم، بخش نظرات متعلق به شماست!