นี่คืออีกหนึ่งโพสต์ที่ต่อเนื่องจากหัวข้อการแนบไฟล์กับข้อความอีเมลใน Outlook ฉันหวังว่าคุณจะมีโอกาสอ่านบทความก่อนหน้าของฉันเกี่ยวกับ OneDrive และ SharePoint แต่คราวนี้ฉันอยากจะครอบคลุมอีกหนึ่งวิธีในการแทรกไฟล์แนบด้วย Add-in ของเทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกัน

เทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกันในฐานะผู้ช่วยส่วนตัวของคุณ

ผู้ใช้ Outlook ส่วนใหญ่ต้องรับมือกับการแนบเอกสาร รูปภาพ และวิดีโอไปกับข้อความอีเมลในแต่ละวัน หากคุณเบื่อกับขั้นตอนด้วยตนเองซ้ำๆ ให้ลองใช้เทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกัน ให้ฉันสรุปประโยชน์บางอย่าง และบางทีคุณอาจพบว่ามันเคลื่อนที่ได้และประหยัดเวลามาก:

• ส่วนเสริมที่ทำงานบน Outlook สำหรับ Windows สำหรับ Mac หรือ Outlook ทางออนไลน์
• ช่วยให้สามารถสร้างทีมและแชร์เทมเพลตทั่วไปกับเพื่อนร่วมทีมได้
• สุดท้าย คุณสามารถติดตั้งมาโครหลายรายการ ทางลัดส่วนบุคคล และชุดข้อมูลให้กับเทมเพลตของคุณ

ตามให้ทันในวันนี้ ฉันมุ่งเน้นไปที่การแนบไฟล์จากลิงค์ URL เพื่อช่วยงานของฉัน ฉันสร้างเทมเพลตโดยใช้มาโครไฟล์แนบพิเศษ บันทึกและวางได้ทุกเมื่อที่ต้องการ:

เร็วมาก! ลองทำเช่นเดียวกัน แล้วผู้รับอีเมลหรือเพื่อนร่วมทีมของคุณจะสามารถส่งและดูข้อมูลเพิ่มเติมได้โดยไม่จำกัดโดยสิทธิ์การเข้าถึง

วิธีสั้นๆ โดยใช้มาโคร ~%ATTACH_FROM_URL[]

ในข้อความนี้ ฉันกำลังขยายประเด็นไปที่ขั้นตอนและสิ่งที่สำคัญบันทึกที่ทุกคนควรจำไว้ เพื่อให้ง่าย ฉันจะยกตัวอย่างตามประสบการณ์ของฉันเอง

ในบางครั้ง เราทุกคนจำเป็นต้องดึงและส่งเอกสารเดียวกันเพื่อใช้งานสาธารณะจากเพจหรือเว็บไซต์ต่างๆ ฉันก็เช่นกัน เทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกัน – EULA เป็นหนึ่งในความต้องการที่ได้รับความนิยมมากที่สุด นั่นคือสิ่งที่ฉันทำ:

1. สำหรับการเริ่มต้น ฉันต้องการเตรียมข้อมูลอ้างอิงไปยังแหล่งข้อมูลของฉัน ฉันจึงคลิกขวาที่ไฟล์และคัดลอกที่อยู่:

   

   ดูสิ่งนี้ด้วย: วิธีสร้างแผนภูมิใน Excel จากหลายแผ่น

   หมายเหตุ ขนาดไฟล์แนบของคุณต้องไม่เกิน 10 MB (10240 KB)

2. จากนั้นฉันเปิดบานหน้าต่างเทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกันและสร้างเทมเพลตใหม่
3. แตะไอคอน แทรกมาโคร และเลือกมาโคร ~%ATTACH_FROM_URL[] จาก รายการแบบเลื่อนลง:

   

4. ตอนนี้ให้แทนที่ข้อความเริ่มต้นในวงเล็บเหลี่ยมด้วย URL ที่บันทึกไว้แล้วในคลิปบอร์ดของคุณโดยกดแป้นพิมพ์ Ctrl+V ทางลัด:

   

5. ฉันปรับแต่งเทมเพลตด้วยการตั้งชื่อ เพิ่มเนื้อหาข้อความ และกด บันทึก :

   

เส้นทางที่ยุ่งยากนี้จะทำให้คุณสนใจเพียงเล็กน้อย แต่อาจช่วยประหยัดเวลาของคุณได้หลายชั่วโมง ทีมของคุณจะได้รับประโยชน์เช่นกันเนื่องจากไม่จำเป็นต้องมีสิทธิ์การเข้าถึงหรือเข้าสู่ระบบ ไฟล์ URL จะถูกเพิ่มในข้อความ Outlook ปัจจุบันทุกครั้งที่คุณวางเทมเพลต

คำเตือนที่โปร่งใส

อาจเกิดขึ้นที่คุณจะเห็นคำเตือนประเภทนี้เมื่อวางเทมเพลตสำเร็จรูป:

โปรดเรียกคืนบันทึกของฉันจากขั้นตอนที่ 1: ขนาดไฟล์แนบของคุณต้องไม่เกิน 10 MB (10240 KB)

และหากคุณได้รับข้อความนี้:

ฉันเกรงว่าคุณต้องแก้ไขลิงก์ของคุณ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ใส่ลิงก์ที่คัดลอกมาจาก OneDrive หรือ SharePoint จะไม่ทำงานเลย! คุณสามารถค้นหาบทความที่เกี่ยวข้องกับแพลตฟอร์มเหล่านี้ได้ด้านล่าง

โดยสรุป ฉันควรจะพูดว่ามันไม่ง่ายเลยที่จะครอบคลุมทุกกรณีและทุกแง่มุมในโพสต์เดียว ฉันยินดีที่จะช่วยเหลือคุณหากคุณมีคำถามใด ๆ ส่วนความคิดเห็นเป็นของคุณทั้งหมด!