آؤٹ لک میں ای میل پیغامات میں فائلوں کو منسلک کرنے کے موضوع کو جاری رکھنے کے لیے یہاں ایک اور پوسٹ ہے۔ مجھے امید ہے کہ آپ کو OneDrive اور SharePoint سے متعلق میرے پچھلے مضامین پڑھنے کا موقع ملا تھا لیکن اس بار میں شیئرڈ ای میل ٹیمپلیٹس ایڈ ان کے ساتھ منسلکات داخل کرنے کے ایک اور طریقے کا احاطہ کرنا چاہوں گا۔

آپ کے ذاتی مددگار کے طور پر مشترکہ ای میل ٹیمپلیٹس

آؤٹ لک کے زیادہ تر صارفین روزانہ کی بنیاد پر ای میل پیغامات کے ساتھ دستاویزات، تصاویر اور ویڈیوز منسلک کرنے کا معاملہ کرتے ہیں۔ اگر آپ بار بار دستی اقدامات سے بور ہو گئے ہیں، تو مشترکہ ای میل ٹیمپلیٹس کو موقع دیں۔ مجھے کچھ فوائد کا خاکہ پیش کرنے دیں اور، ہو سکتا ہے، آپ کو وہ موبائل اور بہت وقت بچانے والے پائیں:

• آؤٹ لک کے لیے ونڈوز، میک کے لیے، یا آؤٹ لک آن لائن پر ایڈ ان ورکس؛
• یہ ٹیمیں بنانے اور آپ کے ساتھیوں کے ساتھ مشترکہ ٹیمپلیٹس کا اشتراک کرنے کی اجازت دیتا ہے؛
• آخر میں، آپ اپنے ٹیمپلیٹس کو متعدد میکروز، ذاتی شارٹ کٹس اور ڈیٹا سیٹس سے آراستہ کر سکتے ہیں۔

آج لائن کے ساتھ رہنا میں URL لنکس سے فائلوں کو بند کرنے پر توجہ مرکوز کر رہا ہوں۔ اپنے کام میں مدد کرنے کے لیے میں خصوصی اٹیچمنٹ میکرو کا استعمال کرتے ہوئے ایک ٹیمپلیٹ بناتا ہوں، اسے محفوظ کرتا ہوں اور جب چاہوں پیسٹ کرتا ہوں:

یہ تیز تھا! اسے آزمائیں اور آپ کے ای میل وصول کنندگان یا ٹیم کے ساتھی اضافی ڈیٹا بھیجنے اور دیکھنے کے قابل ہو جائیں گے جو ان کی رسائی کی اجازتوں سے محدود نہیں ہے۔

~%ATTACH_FROM_URL[] میکرو کا استعمال کرنے کا مختصر طریقہ

اس حوالے میں، میں بات کو مزید مراحل اور کچھ اہم باتوں کی طرف لے جا رہا ہوںنوٹ ہر ایک کو ذہن میں رکھنا چاہئے۔ اسے آسان بنانے کے لیے، میں آپ کو اپنے تجربے کی بنیاد پر ایک مثال دوں گا۔

وقتاً فوقتاً ہم سب کو مختلف صفحات یا ویب سائٹس سے عوامی استعمال میں ایک ہی دستاویزات کو کھینچ کر بھیجنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ میں مستثنیٰ نہیں ہوں، مشترکہ ای میل ٹیمپلیٹس – EULA مقبول ترین مطالبات میں سے ایک ہے۔ اب میں یہی کرتا ہوں:

1. شروع کے لیے میں اپنے وسائل کا حوالہ تیار کرنے کو ترجیح دیتا ہوں۔ لہذا میں اپنی فائل پر دائیں کلک کرتا ہوں اور اس کا پتہ کاپی کرتا ہوں:

   

   نوٹ۔ آپ کے اٹیچمنٹ کا سائز 10 MB (10240 KB) سے زیادہ نہیں ہونا چاہیے۔

   >>>> ڈراپ ڈاؤن فہرست:

   

2. اب اسکوائر بریکٹ میں پہلے سے طے شدہ متن کو Ctrl+V کی بورڈ دبا کر اپنے کلپ بورڈ میں پہلے سے محفوظ کردہ URL سے تبدیل کریں۔ شارٹ کٹ:

   

3. میں اپنے ٹیمپلیٹ کو ایک نام دے کر، میسج باڈی کو شامل کرکے اور محفوظ کریں :

   <1 کو دبا کر ٹھیک کرتا ہوں۔

یہ مشکل راستہ آپ کی توجہ کا تھوڑا سا وقت لے گا، لیکن یہ آپ کے وقت کے گھنٹوں کو بچا سکتا ہے۔ آپ کی ٹیم کو بھی فائدہ ہوگا کیونکہ رسائی کی اجازت یا لاگ ان کی ضرورت نہیں ہے۔ ہر بار جب آپ ٹیمپلیٹ کو پیسٹ کریں گے تو URL فائل کو موجودہ آؤٹ لک پیغام میں شامل کیا جائے گا۔

شفاف انتباہات

ایسا ہو سکتا ہے کہ آپ کو اس قسم کی وارننگ تب نظر آئے گی جبایک ریڈی میڈ ٹیمپلیٹ چسپاں کرنا:

براہ کرم مرحلہ 1 سے میرا نوٹ یاد کریں: آپ کے اٹیچمنٹ کا سائز 10 MB (10240 KB) سے زیادہ نہیں ہونا چاہیے۔

اور اگر آپ کو یہ پیغام ملتا ہے:

مجھے ڈر ہے کہ آپ کو اپنے لنک پر نظر ثانی کرنے کی ضرورت ہے: اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ نے اس سے کاپی کیا ہوا کوئی لنک نہیں لگایا ہے۔ OneDrive یا SharePoint، یہ بالکل کام نہیں کرے گا! آپ ذیل میں ان پلیٹ فارمز سے متعلق مضامین تلاش کر سکتے ہیں۔

اختتام میں، مجھے یہ کہنا چاہیے کہ ایک پوسٹ میں تمام معاملات اور پہلوؤں کا احاطہ کرنا آسان نہیں ہے۔ اگر آپ کے کوئی سوالات ہیں تو مجھے آپ کی مدد کرنے میں خوشی ہوگی، تبصرہ سیکشن آپ کا ہے!