Obsah
Přináším vám další příspěvek, který pokračuje v tématu připojování souborů k e-mailovým zprávám v aplikaci Outlook. Doufám, že jste měli možnost přečíst si mé předchozí články týkající se služby OneDrive a SharePoint, ale tentokrát bych se rád věnoval ještě jednomu způsobu vkládání příloh pomocí doplňku Šablony sdílených e-mailů.
Sdílené e-mailové šablony jako váš osobní pomocník
Většina uživatelů aplikace Outlook se denně potýká s připojováním dokumentů, obrázků a videí k e-mailovým zprávám. Pokud vás nudí opakované ruční kroky, dejte šanci sdíleným e-mailovým šablonám. Dovolte mi nastínit některé výhody a možná je shledáte mobilními a velmi úspornými:
- doplněk funguje v aplikaci Outlook pro Windows, Mac nebo Outlook online;
- umožňuje vytvářet týmy a sdílet společné šablony s kolegy v týmu;
- nakonec můžete své šablony vybavit několika makry, osobními zkratkami a datovými sadami.
Držím se linie, dnes se zaměřím na přikládání souborů z odkazů URL. Abych si usnadnil práci, vytvořím si šablonu pomocí speciálního makra pro přikládání, uložím ji a kdykoli ji vložím:
To bylo rychlé! Zkuste to také a vaši příjemci e-mailů nebo spoluhráči budou moci odesílat a zobrazovat další data, která nejsou omezena jejich přístupovými právy.
Krátký způsob pomocí makra ~%ATTACH_FROM_URL[]
V tomto úryvku se dále věnuji jednotlivým krokům a některým důležitým poznámkám, které by měl mít každý na paměti. Pro zjednodušení uvedu příklad vycházející z vlastních zkušeností.
Čas od času všichni potřebujeme vytáhnout a odeslat stejné dokumenty ve veřejném použití z různých stránek nebo webů. Nejsem výjimkou, sdílené šablony e-mailů - EULA jsou jedním z nejoblíbenějších požadavků. Nyní to dělám já:
- Pro začátek si raději připravím odkaz na svůj zdroj. Kliknu tedy pravým tlačítkem myši na svůj soubor a zkopíruji jeho adresu:
Poznámka: Velikost přílohy nesmí být větší než 10 MB (10240 KB).
- Poté otevřu panel Šablony sdílených e-mailů a vytvořím novou šablonu.
- Klepněte na možnost Vložit makro a z rozevíracího seznamu vyberte makro ~%ATTACH_FROM_URL[]:
- Nyní nahraďte výchozí text v hranatých závorkách adresou URL již uloženou ve schránce stisknutím tlačítka Ctrl+V klávesová zkratka:
- Svou šablonu doladím tak, že ji pojmenuji, přidám tělo zprávy a stisknu tlačítko. Uložit :
Tato složitá cesta vám zabere jen trochu pozornosti, ale může ušetřit hodiny vašeho času. Výhodou bude i pro váš tým, protože nejsou vyžadována žádná přístupová oprávnění ani přihlášení. Soubor URL bude přidán do aktuální zprávy aplikace Outlook pokaždé, když vložíte šablonu.
Transparentní varování
Může se stát, že se tento typ upozornění zobrazí při vkládání hotové šablony:
Připomeňte si prosím mou poznámku z kroku 1: velikost přílohy nesmí být větší než 10 MB (10240 KB).
A pokud se vám zobrazí tato zpráva:
Obávám se, že musíte svůj odkaz opravit: ujistěte se, že jste nevložili odkaz zkopírovaný z OneDrive nebo SharePoint, nebude vůbec fungovat! Články týkající se těchto platforem najdete níže.
Na závěr bych měl říct, že není snadné obsáhnout všechny případy a aspekty v jednom příspěvku. Pokud budete mít nějaké dotazy, rád vám pomohu, sekce komentářů je jen vaše!
