Här är ytterligare ett inlägg som fortsätter på temat att bifoga filer till e-postmeddelanden i Outlook. Jag hoppas att du hade en chans att läsa mina tidigare artiklar om OneDrive och SharePoint, men den här gången vill jag ta upp ytterligare ett sätt att infoga bilagor med tillägget Shared Email Templates.

Delade e-postmallar som din personliga hjälpreda

De flesta Outlook-användare hanterar dagligen att bifoga dokument, bilder och videor till e-postmeddelanden. Om du tröttnat på upprepade manuella steg, ge en chans till delade e-postmallar. Låt mig beskriva några fördelar och kanske kommer du att finna dem mobila och mycket tidsbesparande:

• tillägget fungerar i Outlook för Windows, för Mac eller Outlook online;
• Det gör det möjligt att skapa team och dela gemensamma mallar med dina lagkamrater;
• Slutligen kan du utrusta dina mallar med flera makron, personliga genvägar och datamängder.

I dag fokuserar jag på att bifoga filer från URL-länkar. För att underlätta min uppgift skapar jag en mall med hjälp av det särskilda bifogningsmakron, sparar den och klistrar in den när jag vill:

Det gick snabbt! Gör samma sak och dina e-postmottagare eller lagkamrater kommer att kunna skicka och visa extra data som inte begränsas av deras åtkomstbehörigheter.

Kort sätt med hjälp av makro ~%ATTACH_FROM_URL[]

I det här avsnittet går jag vidare med stegen och några viktiga noter som alla bör tänka på. För att göra det enkelt kommer jag att ge dig ett exempel som bygger på min egen erfarenhet.

Då och då behöver vi alla dra och skicka samma dokument i offentlig användning från olika sidor eller webbplatser. Jag är inget undantag, Shared Email Templates - EULA är ett av de mest populära kraven. Nu är det vad jag gör:

1. Till att börja med föredrar jag att förbereda referensen till min resurs, så jag högerklickar på min fil och kopierar dess adress:

   

   Observera: Bilagan får inte vara större än 10 MB (10240 KB).

2. Sedan öppnar jag rutan Delade e-postmallar och skapar en ny mall.
3. Tryck på Infoga makro och välj makro ~%ATTACH_FROM_URL[] från rullgardinslistan:

   

4. Ersätt nu standardtexten inom hakparenteser med den URL som redan finns sparad i klippbordet genom att trycka på Ctrl+V kortkommando:

   

5. Jag finjusterar min mall genom att ge den ett namn, lägga till meddelandet och trycka på Spara :

   

Den här knepiga vägen tar bara lite av din uppmärksamhet, men den kan spara timmar av din tid. Ditt team skulle också gynnas eftersom inga åtkomstbehörigheter eller inloggningar krävs. URL-filen kommer att läggas till ett aktuellt Outlook-meddelande varje gång du klistrar in mallen.

Genomskinliga varningar

Det kan hända att du får den här typen av varning när du klistrar in en färdig mall:

Kom ihåg min anmärkning från steg 1: storleken på din bilaga får inte vara större än 10 MB (10240 KB).

Och om du får det här meddelandet:

Jag är rädd att du måste revidera din länk: se till att du inte lägger in en länk som kopierats från OneDrive eller SharePoint, det kommer inte att fungera alls! Du kan hitta artiklar om dessa plattformar nedan.

Avslutningsvis vill jag säga att det inte är lätt att täcka alla fall och aspekter i ett inlägg. Jag hjälper dig gärna om du har några frågor, kommentarsfältet är ditt!