Inhoudsopgave
Ik hoop dat u mijn vorige artikelen over OneDrive en SharePoint hebt gelezen, maar deze keer wil ik nog een manier behandelen om bijlagen in te voegen met de invoegtoepassing Gedeelde e-mailsjablonen.
Gedeelde e-mailsjablonen als uw persoonlijke helper
De meeste Outlook-gebruikers hebben dagelijks te maken met het bijvoegen van documenten, afbeeldingen en video's aan e-mailberichten. Als u zich verveelt met herhaalde handmatige stappen, geef dan een kans aan Gedeelde e-mailsjablonen. Laat me enkele voordelen schetsen en misschien vindt u ze mobiel en zeer tijdbesparend:
- de invoegtoepassing werkt op Outlook voor Windows, voor Mac, of Outlook online;
- het maakt het mogelijk teams te vormen en gemeenschappelijke sjablonen te delen met uw teamgenoten;
- Ten slotte kunt u uw sjablonen uitrusten met meerdere macro's, persoonlijke snelkoppelingen en datasets.
De lijn doortrekkend, richt ik me vandaag op het bijvoegen van bestanden uit URL-links. Om mijn taak te vergemakkelijken maak ik een sjabloon met behulp van de speciale bijlage-macro, sla het op en plak het wanneer ik maar wil:
Dat was snel! Probeer hetzelfde en uw e-mailontvangers of teamgenoten kunnen extra gegevens verzenden en bekijken die niet worden beperkt door hun toegangsrechten.
Korte manier met behulp van de ~%ATTACH_FROM_URL[] macro
In deze passage ga ik verder in op de stappen en enkele belangrijke opmerkingen die iedereen in gedachten moet houden. Om het eenvoudig te houden, geef ik een voorbeeld dat gebaseerd is op mijn eigen ervaring.
Van tijd tot tijd moeten we allemaal dezelfde documenten voor publiek gebruik van verschillende pagina's of websites halen en versturen. Ik ben geen uitzondering, gedeelde e-mailsjablonen - EULA is een van de meest populaire eisen. Nu is dat wat ik doe:
- Om te beginnen bereid ik liever de verwijzing naar mijn bron voor. Dus ik klik met de rechtermuisknop op mijn bestand en kopieer het adres ervan:
Opmerking. De grootte van uw bijlage mag niet groter zijn dan 10 MB (10240 KB).
- Dan open ik het deelvenster Gedeelde e-mailsjablonen en maak een nieuwe sjabloon.
- Tik op de Macro invoegen en kies de macro ~%ATTACH_FROM_URL[] uit de keuzelijst:
- Vervang nu de standaardtekst tussen vierkante haken door de URL die al in uw klembord is opgeslagen door op de knop Ctrl+V sneltoets:
- Ik verfijn mijn sjabloon door het een naam te geven, een bericht toe te voegen en op Sla :
Dit lastige pad vergt slechts een beetje van uw aandacht, maar het kan uren van uw tijd besparen. Ook uw team heeft er baat bij, omdat er geen toegangsrechten of inlog nodig zijn. Het URL-bestand wordt toegevoegd aan een huidig Outlook-bericht, telkens wanneer u de sjabloon plakt.
Transparante waarschuwingen
Het kan gebeuren dat u dit soort waarschuwing ziet wanneer u een kant-en-klaar sjabloon plakt:
Herinner u mijn opmerking uit stap 1: de grootte van uw bijlage mag niet groter zijn dan 10 MB (10240 KB).
En als je dit bericht krijgt:
Ik ben bang dat je je link moet herzien: zorg ervoor dat je geen link plaatst die gekopieerd is van OneDrive of SharePoint, het zal helemaal niet werken! Je kunt de artikelen met betrekking tot deze platforms hieronder vinden.
Tot slot moet ik zeggen dat het niet gemakkelijk is om alle gevallen en aspecten in één bericht te behandelen. Ik help u graag als u vragen hebt, de commentaarsectie is helemaal van u!
